Pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik di lingkungan Kemendikbud

Pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik di lingkungan Kemendikbud sebagaimana tertuang dalam Peraturan Menteri nomor 60 tahun 2012, bagi saya menjadi menarik. Alasannya adalah disatukannya bidang kearsipan dengan bidang pelayanan informasi publik. 

Ketertarikan saya karena ada 3 UU RI yang dijadikan konsideran yakni UU ITE 2008, UU KIP 2008, dan UU Kearsipan 2009. dan juga Sistem Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta informasi publik yang terpadu dilaksanakan oleh unit kerja level eselon II yakni Pusat Informasi dan Humas yang didukung oleh organisasi kearsipan. 

Jika selama ini Kementerian kesulitan dalam mengusulkan unit kerja kearsipan selevel eselon II, maka di Kementerian Dikbud pelaksanaan fungsi kearsipan dilaksanakan oleh pusat informasi dan Humas. berikut fakta yang saya kira dapat mendukung analisa saya.

1. Bab II mengenai asas pengorganisasian, tujuan, tanggungjawab dan lingkup peraturan termaksud, yang intinya melaksanakan "kearsipan"
2. Lingkup kebijakan dalam pembangunan sistem pengelolaan arsip dan jaringan informasi arsip, serta SDM kearsipan
3. Bab V mengenai pengelolaan arsip (pendekatan manajemen dan pendekatan daur hidup arsip)
4. unit kearsipan kementerian berada di Pusat Informasi dan Humas

JIKD di DKI JAkarta

Jaringan Informasi Kearsipan yang diatur dalam Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta nomor 35 tahun 2010 mempunyai fungsi sebagai akses dan mutu layanan kearsipan , kemanfaatan arsip bagi pemerintah DKI Jakarta serta merangkul peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.

Kelembagaan dan Anggota Jaringan Informasi yakni terdiri dari anggota pusat inspektorat, BPPD, Dinas, satuan pamong praja, Set DPRD, Biro Setda, Lembaga Teknis Daerah. 

Tugas dan Kewajiban lembaga dan anggiota antara lain mengembangkan, menyusun pedoman teknis, mendiklatkan / mensosialisasikan para pengguna aplikasi JIKD. ada juga kewajiban menganai menginput arsip , merawat arsip melalui sistem aplikasi JIKD

Kepala pusat JIKD dijalankan secara fungsional oleh Kepala BPAD dan melaporkan secara berkala kepada Sekretaris Daerah.

sumber (http://bpadjakarta.net/produk-hukum/peraturan-gubernur)http://bpadjakarta.net/produk-hukum/peraturan-gubernur/

Jenis dan Seri arsip Teknik dan Lingkungan Migas

No.	Jenis / Series Arsip		Jangka Waktu Simpan		Keterangan
			Aktif	Inaktif
D	TEKNIK DAN LINGKUNGAN MIGAS
55	Dokumen Perumusan RSNI /RSKKNI
	a.	Bahan Perumusan	1 Tahun setelah konsensus	1 tahun	Musnah
	b.	Pembahasan Perumusan RSNI	1 Tahun setelah konsensus	1 tahun	Musnah
	c.	Konsensus/konvensi	1 Tahun setelah ditetapkan SNI/SKKNI	1 tahun	Permanen
	d.	Surat Penetapan SNI/SKKNI	1 Tahun setelah SNI/SKKNI diperbarui	1 tahun	Permanen
56	Dokumen Penerapan SNI/SKKNI
	a.	Dokumen Pendukung penerapan	1 Tahun setelah tahun diperbarui	2 tahun	Musnah
	b.	Laporan Monitoring	1 Tahun	2 tahun	Musnah
	c.	Laporan Evaluasi	1 Tahun	2 tahun	Musnah
	d.	Rekomendasi/sanksi	1 Tahun	2 tahun	Musnah
57	Dokumen Pembinaan Penerapan SNI/SKKNI
	a.	Bimbingan teknis	1 Tahun	2 tahun	Musnah
	b.	Sosialisasi	1 Tahun	2 tahun	Musnah
58	Registrasi Nomor Pelumas Terdaftar (NPT)
	a.	Berkas permohonan	1 tahun setelah NPT diterbitkan	1 tahun	Musnah
	b.	Berita Acara Hasil Evaluasi	1 tahun setelah NPT diterbitkan	1 tahun	Musnah
	c.	Sertifikat NPT (Copy)	5 tahun	1 tahun	Musnah
	d.	Register NPT	5 tahun	1 tahun	Musnah
59	Buku Register WPS/PQR		5 tahun	1 tahun	Permanen
60	Register dan Sertifikat Kualifikasi Juru Las		5 tahun	1 tahun	Permanen
61	Dokumen Persetujuan Penunjukkan Kepala/Wakil Kepala Teknik Tambang Hulu dan Hilir
	a.	Dokumen Permohonan Pengajuan persetujuan penunjukkan Calon kepala/waki kepala teknik tambang migas	Selama tidak ada penggantian	1 Tahun	musnah
	b.	Surat Undangan Presentasi	1 Tahun	1 Tahun	musnah
	c.	Makalah Presentasi	Selama tidak ada penggantian	1 Tahun	musnah
	d.	Surat Persetujuan / Pengesahan penunjukan kepala/wakil Kepala Teknik Tambang Migas	Selama tidak ada penggantian	1 Tahun	musnah
62	Pemberian Penghargaan Keselamatan Kerja
	a.	Surat Permohonan Mendapatkan Penghargaan	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	b.	Surat Penugasan Dalam Rangka Verifikasi	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	c.	Berkas Hasil Evaluasi Verifikasi	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	d.	Copy Tanda Penghargaan	5 Tahun	1 tahun	Musnah
	e.	Dokumen Pengajuan dan penilaian Tanda Penghargaan Keselamatan Migas	3 Tahun setelah pelaksanaan	1 tahun	Musnah
63	Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hulu dan Hilir
	a.	Laporan tentang Terjadinya Kecelakaan Kerja.	5 Tahun	1 tahun	Musnah
	b.	Laporan tentang Akibat – Akibat Kecelakaan.	5 Tahun	1 tahun	Musnah
	c.	Laporan tentang Jumlah Pekerja.	5 Tahun	1 tahun	Musnah
	d.	Laporan tentang Kecelakaan Tambang	5 Tahun	1 tahun	Musnah
	e.	Laporan tentang Biaya Kecelakaan.	5 Tahun	1 tahun	Musnah
	f.	Laporan Kecelakaan Pada Kegiatan Usaha Migas (Ip)	5 tahun	1 tahun	Musnah
	g.	Laporan Nomor Urut Kecelakaan (IIp)	5 tahun	1 tahun	Musnah
	h.	Laporan Pemberitahuan Tentang Kecelakaan (IIIp)	5 tahun	1 tahun	Musnah
	i.	Laporan Triwulan dari Akibat-akibat Kecelakaan (Vp)	5 tahun	1 tahun	Musnah
	j.	Laporan Jumlah Rata-Rata dari Tenaga Kerja (VIp)	5 tahun	1 tahun	Musnah
	k.	Laporan Jumlah Tenaga Kerja, Jam kerja, dan Angka Kecelakaan (VIIp)	5 tahun	1 tahun	Musnah
	l.	Laporan Perhitungan Beaya Kecelakaan (VIIIp)	5 tahun	1 tahun	Musnah
	m.	Laporan Bulanan Hasil Pertemuan/Penyuluhan Keselamatan Kerja (Xip)	5 tahun	1 tahun	Musnah
64	Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hulu Migas
	a.	Dokumen Pemeriksaan dan pengujian instalasi dan peralatan migas	1 Tahun setelah pelaksanaan	1 tahun	Musnah
	b.	Sertifikat Kelaikan Konstruksi Platform / Anjungan Lepas Pantai (SKKP).	4 Tahun	1 tahun	Permanen
	c.	Sertifikat Kelaikan Penggunaan Instalasi Eksplorasi (SKPI).	5 Tahun	1 tahun	Musnah
	d.	Surat Izin Masuk Operasi Migas (SIMOM) Untuk Kapal atau Barge.	Selama masih berlaku	1 tahun	Musnah
	e.	Surat Izin Laik Operasi (SILO) Instalasi Pemboran atau Rig.	3 Tahun	3 Tahun	Musnah
	f.	Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Bahan Peledak.	5 Tahun	1 tahun	Dinilai kembali
	g.	Sertifikat kelayakan penggunaan peralatan Pipa Penyalur	3 Tahun	3 Tahun	Musnah
	h.	Sertifikat kelayakan penggunaan peralatan Pesawat Angkat	3 Tahun	3 Tahun	Musnah
	i.	Izin pengelolaan dan juru tembak bahan peledak.	5 Tahun	3 Tahun	Musnah
	j.	Rekomendasi Izin Pembelian dan Penggunaan (P2) Bahan Peledak (Izin dikeluarkan oleh Polri)	3 Tahun	3 Tahun	Musnah
	k.	Rekomendasi Pemusnahan Bahan Peledak (Izin dikeluarkan oleh Polri )	3 Tahun	3 Tahun	Musnah
	l.	Register Nomor Sertifikat dan izin	2 Tahun	2 tahun	Permanen
65	Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hilir Migas
	a.	Surat Permohonan pemeriksaan Teknis dan Pengujian peralatan (bejana Tekan, Tangki Timbun, Peralatan putar, Katup Pengaman, dan peralatan listrik)	3 Tahun	1 Tahun	musnah
	b.	Copy surat persetujuan penunjukan pihak ketiga (PJIT)	3 Tahun	1 Tahun	musnah
	c.	Surat Penugasan pemeriksaan teknis dan pengujian peralatan	3 Tahun	1 Tahun	musnah
	d.	Copy Sertifikat Kelayakan Penggunaan Peralatan (SKPP) untuk bejana Tekan, Tangki Timbun, Peralatan putar, Katup Pengaman, dan peralatan listrik	3 Tahun	1 Tahun	musnah
	e.	Copy Izin Tangki Timbun	5 Tahun	1 Tahun	musnah
	f.	Surat permohonan penerbitan Sertifikat Kelayakan Penggunaan Instalasi (SKPI)	5 Tahun	1 Tahun	musnah
	g.	Copy Dokumen Sertifikat Kelayakan Penggunaan Instalasi (SKPI)	5 Tahun	1 Tahun	musnah
66	Pemeriksaan Kalibrasi Teknis dan Kalibrasi Alat Ukur Kegiatan Migas
	a.	Permohonan persetujuan sistem meter penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	b.	Berita Acara presentasi persetujuan sistem meter	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	c.	Copy surat persetujuan sistem alat ukur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	d.	Surat Permohonan FAT, SIT, kalibrasi atau kalibrasi ulang dan commissioning sistemalat ukur  penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	e.	Copy Sertifikat / kalibrasi ulang alat ukur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	f.	Copy Surat Keterangan hasil pengujian sistem alat ukur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	g.	Permohonan dispensasi penambahan peralatan operasi dan persetujuan untuk rancangan penggunaan sistem meter penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	h.	Permohonan persetujuan alat ukur dengan keagenan	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
		- Berita Acara Presentasi
		- Permohonan Assesment
		-  Berita Acara Assesment
		- Copy Persetujuan Teknis Alat Ukur Migas
	i.	Permohonan Persetujuan Perakit perekayasa	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
		- Berita Acara Presentasi
		- Permohonan Assesment
		- Berita Acara Assesment
		- Copy Persetujuan Perakit Perekayasa Alat Ukur Migas
	j.	zin Penggunaan
		- Bejana Ukur	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Meter Prover	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- ATG/ATC/CTC	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Level Gauge	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		-  Orifice Plate	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		-  Sistem Meter Gas	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		-  Dip Tape	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		-  Tabel Volume Tanki	6 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Sistem Tanki Ukur darat	6 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Sistem Tanki Ukur Terapung Minyak Mentah	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		-  Sistem Tanki Ukur Terapung LNG/LPG	2 Tahun	1 tahun	Musnah
	k.	Register Izin Penggunaan
		- Bejana Ukur	6 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Meter Prover	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		-  ATG/ATC/CTC	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Level Gauge	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Orifice Plate	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Sistem Meter Gas	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Dip Tape	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Tabel Volume Tanki	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Sistem Tanki Ukur darat	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Sistem Tanki Ukur Terapung Minyak Mentah	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		- Sistem Tanki Ukur Terapung LNG/LPG	2 Tahun	1 tahun	Musnah
67	Pengawasan Keselamatan Instalasi dan Peralatan Hulu Migas
	a.	Laporan Bulanan Bahan Peledak	5 Tahun	3 Tahun	Musnah
	b.	Laporan Hasil Pemeriksaan teknis Platform	4 Tahun	4 Tahun	Musnah
	c.	Laporan Hasil Pemeriksaan Keselamatan pada Instalasi Pemboran Daratan	3 Tahun	3 Tahun	Musnah
	d.	Laporan Inspeksi Crane	3 Tahun	3 Tahun	Musnah
68	Pemeriksaan Rutin Keselamatan Operasi Hilir Migas
	a.	Surat tugas inspeksi	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	b.	Berita Acara hasil inspeksi	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	c.	Surat rekomendasi perbaikan hasil inspeksi	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
69	Pengesahan Prosedur Penyerahan atau Pemindahan Migas
	a.	Permohonan pembahasan Prosedur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	b.	Berita acara hasil pembahasan	2 Tahun	1 Tahun	Musnah
	c.	Prosedur penyerahan atau pemindahan minyak mentah, produk kilang, kondensat/gas, LNG dan atau LPG yang telah ditandatangani oleh pejabat BP Migas serta Direktur teknik dan lingkungan Migas	Selama tidak ada penggantian	1 Tahun	Musnah
70	Dokumen Sosialisasi Keselamatan Instalasi dan Peralatan Migas		2 Tahun	1 tahun	Musnah
71	Dokumen Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)
	a.	Surat Rekomendasi teknis studi AMDAL (Kerangka Acuan ANDAL, ANDAL, RKL/RPL)	3 Tahun	5 Tahun	Permanen
	b.	Berita Acara pembahasan dokumen AMDAL	3 Tahun	5 Tahun	Permanen
	c.	Surat Persetujuan dan dokumen AMDAL	3 Tahun	5 Tahun	Permanen
72	Dokumen Upaya Pengelolaan lingkungan dan upaya pemantauan lingkungan
	a.	Surat permohonan persetujuan dokumen UKL/UPL	3 Tahun	5 Tahun	Permanen
	b.	Berita Acara pembahasan dokumen	3 Tahun	5 Tahun	Permanen
	c.	Surat persetujuan dan dokumen UKL/UPL	3 Tahun	5 Tahun	Permanen
73	Rekomendasi Bahan Kimia		1 tahun	5 Tahun	Musnah
74	Pengawasan Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan
	a.	Laporan Pelaksanaan RKL/RPL	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	b.	Laporan Pelaksanaan UKL/UPL	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	c.	Laporan Tumpahan Minyak	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	d.	Laporan Catatan Perusahaan Tentang Terjadinya Pencemaran (KKP-1)	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	e.	Laporan Terjadinya Pencemaran (KKP-2)	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	f.	Laporan Bulanan Terjadinya Pencemaran (KKP-3)	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	g.	Laporan Bulanan Bahan Kimia untuk Penanggulangan Pencemaran dan Proses Produksi  (KKP-4)	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	h.	Laporan Bulanan Analisa air buangan (KKP-5)	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	i.	Laporan Bulanan Analisa Slud (KKP-6)	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	j.	Laporan Tahunan Kelengkapan peralatan penanggulangan pencemaran Mekanis (KKP-7)	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	k.	Laporan Hasil analisa limbah B3	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
	l.	Laporan Pengelolaan Lingkungan	1 Tahun	5 Tahun	Permanen
75	Dokumen Usaha Penunjang Migas
	a.	Surat Permohonan Pendaftaran Usaha Penunjang Migas	3 Tahun	1 tahun	Musnah
	b.	Berita Acara Verifikasi Dalam Rangka Permohonan Pendaftaran Usaha Penunjang Migas	3 Tahun	1 tahun	Musnah
	c.	Surat Keterangan Terdaftar yang Diterbitkan	3 Tahun	1 tahun	Musnah
76	Pembinaan dan Pengawasan Usaha Penunjang Migas
	a.	Laporan Pembinaan Usaha Penunjang Migas	2 Tahun	1 tahun	Musnah
	b.	Laporan Hasil Pemeriksaan	2 Tahun	1 tahun	Musnah
	c.	Laporan Sosialisasi Peraturan Perundang-Undangan tentang Usaha Penunjang Kepada Perusahaan/Perorangan Usaha Penunjang Migas	2 Tahun	1 tahun	Musnah
77	Dokumen Lisensi Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT) Migas
	a.	Surat Permohonan Penunjukkan sebagai Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT) Migas berikut lampirannya	2 Tahun	1 tahun	Musnah
	b.	Berita Acara Verifikasi dalam rangka permohonan lisensi PJIT Migas	2 Tahun	1 tahun	Musnah
	c.	Surat Lisensi Penunjukkan PJIT Migas	2 Tahun	1 tahun	Musnah
78	Pembinaan dan Pengawasan PJIT
	a.	Laporan Pembinaan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik (PJIT)	2 Tahun	1 tahun	Musnah
	b.	Laporan Hasil Pemeriksaan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik (PJIT)	2 Tahun	1 tahun	Musnah
	c.	Laporan sosialisasi peraturan perundang-undangan tentang Perusahaan Jasa Inpeksi Teknis kepada perusahaan/perorangan PJIT	2 Tahun	1 tahun	Musnah
79	Dokumen Rekomendasi Lembaga Sertifikasi
	a.	Surat permohonan rekomendasi untuk lembaga sertifikasi: profesi personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium	2 Tahun	1 tahun	Musnah
	b.	Berita Acara verifikasi dalam rangka permohonan rekomendasi untuk lembaga sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium	2 Tahun	1 tahun	Musnah
	c.	Rekomendasi untuk lembaga sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		bX-3rpsxh
80		Pembinaan dan Pengawasan Lembaga Sertifikasi
		a. Laporan Pembinaan Lembaga Sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		b. Laporan Hasil Pemerikasaan  Lembaga Sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium	2 Tahun	1 tahun	Musnah
		c. Sosialisasi Peraturan perundang-undangan kepada lembaga sertifikasi: Profesi, personil, produk, sistem mutu, dan uji laboratorium	2 Tahun	1 tahun	Musnah