Rapat Kearsipan

Selain kegiatan pengolahan arsip, adanya rapat atawa pertemuan menjadi usaha untuk berkomunikasi dengan para pihak terkait yang memberikan dan membutuhkan layanan kearsipan.

Berdasarkan rencana kerja anggaran kearsipan maka dilaksanakan beberapa rapat yang bertujuan memberikan dan mendapatkan umpan balik dari perwakilan unit kerja.

Unit kearsipan tidak dapat berjalan tanpa adanya kerjasama dengan unit kerja, untuk itu diperlukan pengkondisian dalam bentuk forum bersama pegawai atau pelaksana urusan arsip pada unit kerja di lingkungan Ditjen Migas

Berikut 📝 Notulen Rapat Kearsipan

1. Sesuai Undangan Bapak Sesditjen Migas tanggal 14 Sept. 18, telah dilaksanakan rapat penyusutan arsip pada Kamis, 20 September 2018 bertempat di Pos Pengamatan Gunung Gede, Kabupaten Cianjur yang dipimpin oleh Kasubag Tata Usaha dan dihadiri oleh petugas arsip, sekretaris dan pengadministrasi di lingkungan Ditjen Migas.

2. kesimpulan rapat antara lain:

2.1. Organisasi Kearsipan terdiri dari Unit Kearsipan yg berada di lantai 4, Gd. Migas dalam manajemen SDMU dan Unit Pengolah yg berada di sekretariat pimpinan eselon 1&2 serta seluruh eselon 3.

2.2. penyusutan arsip dilaksanakan dengan pemindahan dari unit pengolah ke unit kearsipan. 

2.3. Unit Pengolah yg hadir diminta untuk mengecek arsip di lemari pada ruang kerja unit eselon 2 dan sekretariat es. 1 & 2 kemudian menghubungi ekstensi 285 (Unit Kearsipan) atau mengkonsep nota dinas pemindahan arsip yang ditujukan ke SDMU a.l.

🌟 Sdr. Maulana : arsip di scan  dan diupload ke aplikasi e surat paling lambat 1 bulan setelah ditandatangani surat oleh pak dirjen

🌟 Sdr. Kurniawan: arsip di scan dan di upload ke e surat paling lambat 1 bulan setelah ditandatanganinya surat oleh pak Sesditjen Migas

🌟 Sdri. Ana : arsip di scan dan di upload ke e surat paling lambat 1 bulan ditandatangani oleh dir. DMO

🌟 Bp. Suparman: dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip Dmbd paling lambat 2 tahun setelah arsip DMBD selesai proses

🌟 Bp. Suyatno: dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip Dmbd paling lambat 2 tahun setelah arsip DMOH selesai proses

🌟 Bp. Tugiman dan Bu retno :dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip Dmbd paling lambat 2 tahun setelah arsip DMTL& DMTS selesai proses

🌟 Ibu Suparmi, Ibu Esri, Sdr. Joko :dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip DMI paling lambat 1 Minggu sebelum renovasi lantai 9 dimulai

2.4. Diharapkan ruang kerja yg baru tidak ada dokumen atau berkas yg telah selesai pada 2 tahun yang berlalu sehingga menciptakan ruang kerja yang nyaman dan modern.

notulis:

tim arsip Ditjen Migas