autentikasi

Pembatasan Sosial Berskala Besar

• Tanggal Register : 31 Maret 2020
• Nomor : 21 tahun 2020
• Format naskah dinas : Peraturan Pemerintah 
• Tingkat Perkembangan : Salinan
• Isi ringkas: Pembatasan Sosial Berskala Besar dalam rangka Percepatan Penanganan Virus Corona 2019 (COVID 19)
• diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM RI
• Jabatan pengabsyahan salinan: Deputi Bidang Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara 
• Konteks Hubungan dengan Kejadian 
• Pembatasan pergerakan orang atau barang dalam provinsi atau kabupaten untuk mencegah penyebaran virus 
• Paling sedikit menghentikan sekolah, tempat kerja, dan kegiatan masyarakat di fasilitatif umum
• Koordinasi antara Kepala Daerah (gubernur/walikota/Bupati), Menteri Kesehatan RI, Ketua Pelaksana Gugus Tugas Percepatan penanganan Virus corona (COVID 19) Nasional 
• Berkriteria yakni peningkatan yang signifikan atas kematian dan kasus serta kaitan epidemiologis di suatu wilayah tertentu 
• Mempertimbangkan POLESOSBUDHANKAM
• Berdasarkan teknis operasional, dukungan sumber daya, dan efektivitas 
• Mempertimbangkan kebutuhan pendidikan, produktifitas kerja dan kebutuhan ibadah

Darurat Kesehatan 

• Tanggal register : 31 Maret 2020
• Nomor : 11 Tahun 2020
• Format : Keputusan Presiden, naskah dinas arahan
• Isi ringkas : Penetapan Keadaan Kedaruratan Kesehatan Masyarakat 
• Tingkat perkembangan : Salinan
• Jabatan pengabsyahan : Deputi Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara 
• Konteks Hubungan dengan Kejadian 
  • Penyebaran  Corona VIRUS DISEASE COVID 19
  • Jumlah kematian dan kasus terkonfirmasi semakin meluas lintas wilayah 
  • Berdampak pada  seluruh aspek kehidupan, POLEKSOSBUDHANKAM dan KESRA
  • UUD 1945 pasal 4 ayat 1
  • UU RI No. 6 tahun 2018 tentang Kekarantinaan Kesehatan 
  • Wajib dilakukan upaya pencegahan sesuai ketentuan Perundangan-Undangan 

Gugus Tugas COVID 19 Daerah

• Tanggal registrasi: 29 Maret 2020 
• Nomor : 460/2622/SJ tahun 2020
• Isi ringkas: Pembentukan Gugus Tugas Percepatan penanganan Virus Corona Disease (COVID 19) Daerah
• Nama jabatan penandatangan : Menteri Dalam Negeri 
• Nama Penandatanganan : Muhammad Tito Karnavian, P.hd
• Tujuan : Gubernur dan Walikota /Bupati se Indonesia
• Kertas : Lambang Garuda Emas
• Tembusan : Presiden, Kabinet Kerja, Ketua Gugus Tugas COVID 19 Nasional 
• Cap/stempel : tinta lambang garuda 
• Lampiran : 14 lembar
• Konteks Hubungan dengan Kejadian 
• Keputusan Presiden No. 9 Tahun 2020
• Gubernur sebagai dewan Pengarah Gugus Tugas Nasional COVID 19 
• Gubernur dan Walikota/Bupati sebagai ketua Gugus Tugas COVID 19 Daerah 
• Pemerintah Daerah dapat menetapkan status keadaan darurat bencana atau tanggap darurat 
• Penyusunan organisasi, anggota , jabatan dan tugas Gugus Tugas tingkat provinsi dan kota/Kabupaten 
• Instruksi Presiden No. 4 tahun 2020 tentang refocussing kegiatan, realokasi anggaran serta pengadaan barang dan jasa dalam rangka penanganan COVID 19
• Perumusan kebijakan penanganan dampak penularan virus yakni analisa evidance bassed, Standar Pelayanan Minimum (SPM), Penyiapan Sumber Daya kesehatan (kerjasama Rumah Sakit Swasta dan peningkatan kapasitas PUSKESMAS) 
• Surat Edaran LKPP No. 3 tahun 2020 tentang penjelasan atas pelaksanaan pengadaan barang/Jasa pemerintah dalam rangka penanganan COVID 19 
• Protokol penggunaan belanja tak terduga (BTT) pada fase siaga darurat, fase tanggap darurat dan fase transisi darurat ke pemulihan 
• Sosialisasi pembatasan sosial dan karantina diri
• Protokol tempat umum 
• Protokol acara resmi 
• Protokol kantor pemerintah 
• Protokol kelompok lanjut usia
• Protokol Pelajar
• Protokol karantina mandiri 
• Bantuan sosial kepada masyarakat dampak pembatasan sosial
• Melibatkan asosiasi profesi, tenaga profesional, pelaku usaha, dan masyarakat sipil
• Konsultasi dan Pelaporan berkala kepada Ketua Gugus Tugas COVID 19 

Pembatasan Mudik Lebaran 

• Tanggal Registrasi : 30 Maret 2020 
• Nomor : 36 Tahun 2020
• Isi Ringkas : Pembatasan Bepergian ke Luar Daerah dan atau Mudik bagi Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan Penyebaran COVID 19
• Jabatan Penandatangan: Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN&RB) 
• Nama Penandatanganan: Tjahyo Kumolo
• Tanda tangan: basah /tinta (bukan elektronik) 
• Penggunaan kertas: berlogo garuda emas
• Cap/stempel: Menteri berlambang Garuda
• Konteks Hubungan dengan Kejadian:
• Status Keadaan Darurat (Penetapan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana) 
• Bencana wabah penyakit akibat virus Corona di indonesia sampai dengan 29 Mei 2020
• Lebaran Idul Fitri yang akan datang pada minggu terakhir bulan Mei
• Tindakan pencegahan dan meminimalisir penyebaran Virus COVID 19
• pembatasan mobililitas penduduk dari satu wilayah ke wilayah lainnya di Indonesia. 
• Pejabat pembina kepegawaian ASN tegas dalam penerapan aturan terkait disiplin pegawai

Meng-autentikasi arsip dilakukan saat WFH. Arsiparis pada jenjang penyelia dapat melaksanakan aktivitas kearsipan tersebut dari rumah masing masing. Tata caranya adalah mengisi format isian dengan standar minimal delapan hal sebagai berikut:

1. Nomor urut dan tanggal registrasi 
2. Nomor surat 
3. Isi ringkas
4. Konteks, hubungan dengan kejadian
5. Nama jabatan dan nama penandatanganan surat
6. Penggunaan kertas (lambang garuda dan Logo) 
7. Cap/stempel 
8. Catatan hasil verifikasi

Untuk dapat mengisi isian poin nomor satu, arsiparis perlu mencermati surat yang disahkan oleh pimpinan organisasi masing masing. Pada instansi yang telah mempergunakan otomasi kearsipan secara online, tidak ada kendala untuk mendapatkan surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi. 

Contoh:

• melalui portal resmi https://portal.esdm.go.id, smartphone diarahkan pada tautan aplikasi sistem otomasi persuratan yang diberlakukan di Kementerian ESDM. Aku dapat melihat surat yang telah terdisposisi ke dalam akunku. Salah satunya surat yang diregistrasi pada tanggal 13 Maret 2020. 
• Mengisi nomor surat pada kolom yang tersedia. 2558/18/DMT/2020. Nomor surat terdiri dari nomor urut/kode klasifikasi /kode jabatan/tahun. 
• Isi ringkas : antisipasi penularan COVID 19
• Konteks, hubungan dan kejadian: Kepala Inpeksi Migas di wilayah seluruh Indonesia menyampaikan himbauan kepada para kepala teknik tambang Migas, para direksi badan usaha dan bentuk usaha tetap Migas, serta Direksi Perusahaan Penunjang Migas terkait usaha mengkarantina diri selama 14 hari bagi pekerja Migas yang datang dari negera yg terkonfirmasi terinveksi COVID 19. Himbauan tersebut sebagaimana surat dari Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 
• Nama jabatan penandatangan surat : Direktur Teknik dan Lingkungan Migas selaku kepala Inspeksi Tambang Migas di seluruh wilayah kerja Indonesia 
• Nama penandatanganan surat : Adhi Wibowo
• Cap/stempel: Logo Kementerian ESDM sesuai Tata Naskah Dinas 
• Penggunaan kertas: Logo Kementerian ESDM dan kertas kop telah sesuai dengan tata naskah dinas. 
• Catatan hasil Verifikasi: format, nomor, cap/stempel pengesahan telah sesuai dengan tata naskah dinas. Namun ada satu poin di sifat surat yang perlu diperhatikan dalam penyusunan konsep surat. Sifat surat berdasarkan penyampaian terdiri tiga kategori yakni  Sangat Segera, Segera dan Biasa, sedangkan sifat surat yang tertulis di amplop/sampul surat memiliki Kategori klasifikasi pengamanan informasi yakni Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, Biasa/Terbuka. 
• Untuk itu perlu diperhatikan kembali untuk dapat dikoreksi terkait penuangan sifat surat "penting" 

Akhir tulisan ini, aku pun masih optimis bahwa produktifitas dan kreativitas arsiparis dalam menjalankan tugas kearsipan dapat menyesuaikan dengan kebijakan WFH. 

Autentikasi mempunyai banyak obyek pekerjaan yang dapat diakses dari rumah. Begitu banyak surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi dimana arsiparis bertugas. Semoga COVID 19 segera berlalu, tetap setia di rumah bersama keluarga. Semoga bermanfaat.