Forum diawali dengan pembacaan sambutan Sekretaris Ditjen Migas oleh Bu Ike selaku Sub Koordinator Tata Usaha mewakili Kabag Umum.
Assalamu'alaikum wr wb, Salam Sejahtera untuk Kita Semua. Yth wakil Biro Umum KESDM selaku unit pembina kearsipan di lingkungan Kementerian, khususnya yang hadir adalah Bu Eny Arsiparis. Ysh wakil Direktorat di lingkungan Ditjen Migas yang hadir luar jaringan dan dalam jaringan (daring).
Pengawasan Kearsipan Migas merupakan Helikopter View atas pelaksanaan kearsipan di Ditjen Migas yang dilakukan oleh Biro Umum pada setiap tahun. Pada tahun 2021, Ditjen Migas mendapat nilai memuaskan dengan nilai 87 (obyek Setditjen) . Sedangkan nilai pengawasan dengan obyek Direktorat pada tahun 2021 adalah 68.
Pengawasan Kearsipan merupakan kerangka pembinaan pengelolaan arsip dan sumber daya kearsipan. Pembinaan terhadap praktik kearsipan diharapkan mendekati atau sesuai dengan Kaidahnya yakni Permen ESDM nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
Instrumen pertama penilaian pengawasan antara lain penyusunan surat, dokumentasi berkas kerja, dan maintenance penyimpanan arsip sampai pengurangan kapasitas demi terlaksana konservasi dan preservasi memori kolektif Energi dan Sumber Daya Mineral sektor Migas.
Instrumen kedua adalah sarana prasarana, program anggaran, serta petugas arsip. Kurang lebih terdapat 60 an ASN di Ditjen Migas yang mendukung kearsipan baik PNS dan Non PNS. Pemgadministrasi Umum, Sekretariat Pimpinan, dan staf admin yang tersebar per koordinator di lingkungan Direktorat dan sekretariat Ditjen.
Atas nama Bapak Sekretaris Ditjen Migas selaku Kepala Unit Kearsipan Tingkat II, kami mengucapkan terimakasih atas kehadiran nya dan selamat mengikuti forum pengawasan kearsipan yang nanti akan disampaikan oleh tim Biro Umum sebagai Unit vertikal kearsipan (Unit kearsipan tingkat I).
Terakhir, kami sampaikan bahwa....Demi ketersediaan data dukung dan berkas kerja serta referensi pelayanan sektor Migas yang handal, kami berharap forum pengawasan kearsipan di Bandung hari ini dapat dimanfaatkan dengan baik. menjadi sarana bertukar pikiran, memperlancar berkomunikasi dan koordinasi dalam tugas Bapak Ibu dalam dukungan administrasi Ditjen Migas.
Semoga arsip Migas dapat berperan dalam menjamin ketersediaan rekaman kegiatan sehingga mendukung akuntabilitas organisasi sampai dengan penyelamatan warisan intelektual sektor Migas yang terekam dalam dokumen negara.Sekian, wassalamu'alaikum wr wb.
...............
Sesi pemaparan oleh Tim Biro Umum menyampaikan beberapa rekomendasi antara lain ketelitian dalam pengetikan konsep surat, pembuatan daftar berkas, pemindahan arsip dari ruang kerja ke ruang arsip, sampai dengan ketersediaan petugas yang secara khusus menangani berkas dan arsip.
Rekomendasi penilaian dari Biro Umum KESDM kepada Direktorat dan koordinator sebagai unit pengolah agar dapat memperbaiki nilai pengawasan. Satu diantar yang penting ialah bukti dukung seperti surat surat, daftar arsip aktif, dokumentasi, serta peralatan pendukungnya.
Berlanjut pada sesi pemaparan oleh tim arsip migas yang menyampaikan potret pengawasan kearsipan internal tahun 2021. Inti dari pembinaan kearsipan melalui instrumen penilaian dalam pengawasan ialah ketersediaan program kearsipan yang handal dan berkelanjutan.
Akhirnya, forum evaluasi pengawasan kearsipan berujung pada schedule yang telah ditetapkan melalui Keputusan Menteri ESDM bertanda tangan Sekretaris Jenderal KESDM. Medio Maret - Juli 2022 membutuhkan koordinasi yang ekstra antar petugas administrasi di lingkungan Ditjen Migas dalam pengumpulan bukti penilaian yang nanti akan diverifikasi di bulan Agustus 2022
Tidak ada komentar:
Posting Komentar