Series arsip yang merupakan rekaman kegiatan Hulu Migas adalah wilayah kerja, eksplorasi, pengembangan, dan eksploitasi. Arsip disusun berdasarkan series arsip hulu sebagaimana keputusan Menteri ESDM Nomor 167.K tahun 2020 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian ESDM. Penataan mendasarkan klasifikasi arsip.
Rabu, 30 November 2022 di Ruang Rapat Gedung Pusat Arsip KESDM. Aku memaparkan penataan arsip inaktif Hulu migas kepada unit pengolah dan pelaksana kearsipan di Sekretaris Direktorat Jenderal.
Memulai dengan dasar hukum pelaksanaan kegiatan yang telah diatur dalam peraturan menteri ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, dan dua Keputusan Menteri 167 dan 187 yang menetapkan instrumen wajib kearsipan yakni Klasifikasi arsip, Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis, Jadwal Retensi Arsip.
Secara teknis, istilah "penataan" diperuntukkan untuk arsip inaktif. Sedangkan untuk arsip aktif lebih dikenal dengan istilah "pemberkasan". Langkah penataan arsip dibedakan menjadi dua yakni untuk arsip teratur dan arsip tidak teratur? Apakah perbedaannya?
Arsip teratur merupakan arsip inaktif yang dipindahkan dari unit pengolah disertakan dengan daftar arsip. Sedangkan tidak teratur adalah arsip yang telah berada di ruang pengolah namun tidak diketemukan daftar sehingga memerlukan proses yang lebih banyak ketimbang pada arsip teratur.
Setelah memaparkan langkah langkah penataan arsip, aku pun melanjutkan untuk sedikit mendalami seri arsip yang terdapat dalam klasifikasi. Sejak tahun 2020, Seri arsip hulu migas telah mengalami perubahan dimana sebelum nya berada pada kode 13 yang tertuang dalam peraturan Menteri ESDM nomor 056 tahun 2006.
Pada bagian akhir, paparan dihadapan forum tertuju pada daftar arsip yang menunjukkan volume 566 boks. Daftar arsip yang telah tersusun tersebut masih diperlukan pengolahan data untuk kemudian dikelompokkan sesuai klasifikasi MG.04.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar