“kondisi ketersediaan arsip yang terpercaya sebagai dukungan manajemen pada subdit, bisa dibilang hanya dikuasai beberapa orang saja” kata bos ku saat beberapa pekan setelah dilantik menduduki jabatan pengawas yang menaungi urusan kearsipan Ditjen Migas.
Kala itu, keikutsertaan arsiparis selaku pendamping pejabat pengawas dalam forum kearsipan yang diinisiasi oleh Biro Umum KESDM, muncul ide kecil dalam menggapai perubahan birokrasi (RB)
Setelah satu forum yang terlaksana di ruang strategis lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo pada bulan lalu, maka hari ini Kamis, 17 Oktober 2019 di Ruang Rapat SG2 Gedung Arsip KESDM, Pondok Ranji Tangerang Selatan terlaksana sharing session penyusunan Daftar Berkas.
Meski nafas terendah engah dan mulut seperti berbusa, untuk lebih dari 120 menit berbicara di depan forum, tak ada dalih kuat untuk menyebut diri sebagai narasumber. Aku lebih bisa jika memaknai diri sebagai pemandu sharing session atau pemandu suara di ruangan rapat berkapasitas 30 orang.
Sebagaimana Undangan Bapak Sesditjen Migas pada sepuluh hari yang lalu, para sekretaris pimpinan eselon 1 dan 2, para ASN pada jabatan pengadministrasi umum serta petugas persuratan yang berstatus non ASN mendapatkan kesempatan kembali untuk membahas kembali terkait kearsipan dengan topik yang berkaitan langsung dengan pengelolaan arsip aktif di luar kota.
Kalimat yang terucap kepada peserta forum dengan nada penekanan setelah pembukaan acara oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas adalah “apa tujuan bapak ibu mendatangi forum ini?”
Menampik anggapan bahwa rapat di luar kota hanya sebagai sarana refreshing atau mendapatkan tambahan penghasilan, adalah poin penting agar diri ini selaku pemandu acara semakin sadar akan adanya arah dan tujuan kegiatan. Terlebih kegiatan berbasis anggaran.
Pun halnya terkait kearsipan, arah tujuan kegiatan kearsipan yang telah disepakati secara nasional sejak 48 tahun yang lalu. Kala itu Undang Undang tentang Pokok Pokok Kearsipan di Tahun 1971, kemudian di revisi pada tahun 2009 yang diberikan nama Undang Undang tentang Kearsipan menjadi satu kegiatan yang jelas mempunyai arah dan tujuan.
Arah dan tujuan kearsipan yang PERTAMA ialah menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya pada instansi publik termasuk di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Untuk itu diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan serta sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
Poin tersebut penulis sampaikan untuk menjadi landasan berfikir bagi para petugas surat dan arsip (audien) yang sebagian besar diisi oleh pegawai non ASN.
Pun dalam pelaksanaan pekerjaan sehari hari, tidak bisa tidak seorang pegawai pada instansi pemerintah berpijak pada landasan peraturan perundangan yang berlaku.
Tujuan kearsipan Yang KEDUA adalah mendukung manajemen organisasi dan meningkatkan ketertiban pengelolaan arsip pada birokrasi. Salah satunya perlu dilakukan penataan kembali pemberkasan arsip aktif di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.
Pada tujuan kearsipan yang kedua ini, penulis semakin mengerucutkan diskusi terkait praktik kearsipan pada unit kerja di lingkungan Ditjen Migas. Para peserta sebagai perwakilan unit level eselon 3 dimana tiap harinya melakukan dukungan administrasi diharapkan mampu memberikan gambaran kondisi kearsipan yang nyata.
Dari kondisi nyata tersebut nantinya akan melengkapi topik forum diskusi pada waktu mendatang sehingga tergambar kebutuhan kearsipan. Salah satunya kebutuhan Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Ditjen Migas sebagai acuan bagi Arsiparis dan pengelola arsip dan pengadministrasi umum dalam rangka menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip.
Tak berselang waktu lama dari pancingan pemandu suara pada forum tersebut, bu Suwarti dari Direktorat Program, Pak Rusli dari Direktorat Usaha Hulu, bu Diah dan Indasah Direktorat Teknik, bu Sinta dari Sekretariat Ditjen, bu wati dari Direktorat Usaha Hilir serta bu Wiwit dari Direktorat Infrastruktur menyampaikan tanggapan. Tanggapan yang tak ayal menghidupkan suasana diskusi.
Diskusi yang memiliki cakrawala penyediaan arsip sebagai dukungan pengambilan keputusan pimpinan dengan pembatasan ruang lingkup pengelolaan arsip aktif.
Kondisi kearsipan yang masih jauh antara panggang dengan api disampaikan para perwakilan perserta mencakup prosedur pemberkasan arsip, pembuatan daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas, layanan penggunaan arsip aktif, sarana dan prasarana, pengamanan, dan sumber daya manusia.
Secara teoritik, penulis menyampaikan bahwa kondisi kearsipan Ditjen Migas mempergunakan azas gabungan sentral dan desentral.
1. Asas sentralisasi, digunakan dalam hal penetapan kebijakan sistem pengelolaan arsip aktif, pengorganisasian, sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta pengelolaan arsip secara elektronik.
2. Asas desentralisasi, digunakan dalam hal penataan dan
penyimpanan fisik arsip aktif yang berada di central file Sekretariat eselon I, Sekretariat eselon II dan unit kerja eselon III
Dari beberapa pertanyaan yang diajukan peserta dapat dirumuskan perlunya kesepakatan Pengorganisasian Arsip aktif di lingkungan Ditjen Migas. Arsip aktif dikelola dan disimpan secara terpusat oleh Pengelola Arsip Aktif (PAA), dan atau staf Sekretariat TU eselon I, staf Sekretariat eselon II dan Pengadministrasi umum eselon III dengan pembagian sebagai berikut:
1. Central file: Direktur Jenderal, Direktur dan Kepala Subdit, Sesditjen dan Kepala Bagian menyimpan arsip aktif yang diciptakan dan diproses secara langsung oleh Kepala subdit dan kepala bagian dan tidak berasal dari unit kerja lainnya;
2. Central file Eselon I yakni Sekretariat Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi, menyimpan arsip aktif yang tanda tangani dan diproses oleh Direktur Jenderal
3. Central file Direktorat atau eselon II
menyimpan arsip aktif yang ditandatangani oleh Direktur dan Sesditjen
4. Central File pada Subdit dan bagian menyimpan arsip aktif yang diciptakan dan di proses oleh subdit dan bagian masing masing.
5.dan seterusnya sesuai jenjang jabatan dan fungsi organisasi
Pun pada tataran Tanggung Jawab, perlunya acuan yang disepakati oleh pihak manajemen (pucuk pimpinan Direktorat Jenderal Migas) untuk menyebutkan pihak terkait Pengelolaan Arsip Aktif. Sedari Pejabat eselon II, III, IV sampai dengan staf pelaksana dan berujung pada para pengadministrasi umum, petugas persuratan, sekretaris baik kategori ASN dan non ASN.
Cukup banyak yang dapat dipotret dari sharing session kearsipan pada kesempatan tersebut. Pada bagian penutup, terjaring poin kesimpulan sebagai awal kesepakatan bersama yang akan terus digulirkan pada forum selanjutnya.
Kesimpulan forum tersebut antara lain
1. daftar berkas yang telah tersusun menjadi dasar pembuatan judul berkas di seluruh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas
2. Dalam waktu yang tidak lama, seluruh penamaan berkas (biasa terlihat pada judul punggung odner) di subdit/bagian di Lingkungan Ditjen Migas perlu penyesuaian sebagai daftar berkas yang telah disusun.
3. Setelah tersedia judul berkas, tugas para pengadministrasi umum dan petugas persuratan di subdit/bagian adalah menempatkan arsip serta membuat daftar isi berkas sesuai format yang ditentukan.
4.Daftar berkas diambil dari numenkelatur sub komponen dalam rencana kegiatan anggaran masing masing subdit/bagian
5. Dengan penentuan judul berkas sesuai dengan RKAKL akan menyediakan data untuk pimpinan dan mendukung akuntabilitas pencapaian kinerja pimpinan unit
6. Perlu pendalaman kembali terkait adanya rancangan draft petunjuk teknis pengelolaan arsip aktif untuk dapat ditetapkan Direktur Jenderal sehingga mampu menjamin pelaksanaan pengarsipan di Ditjen Migas
Semoga bermanfaat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar