Pembuatan daftar berkas demi meraih perubahan wajah perkantoran terus dimonitor oleh Pejabat pengawas urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal Migas. Sebagai tindak lanjut pertemuan tanggal 17 Oktober 2019 dengan kesepakatan membuat 🏡 rumah berkas dengan judul sesuai daftar berkas telah dilaksanakan oleh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas.
Langkah teknis setelah tersedia media simpan sesuai dengan judul daftar berkas adalah pemberkasan naskah kedinasan yang tercipta dan ditempatkan di media simpan yang telah di tentukan.
Contoh 1: nota dinas permintaan pengadaan barang yang diajukan oleh pelaksana kegiatan kepada pimpinan unit kerja disimpan pada media simpan tersebut. Kemudian dokumen tagihan pengadaan pun perlu diberkaskan pada media simpan tersebut. Tidak lupa juga pertanggungjawaban pengguna barang nya.
Contoh 2: nota dinas dan surat tugas pengajuan perjalanan dinas diberkaskan sesuai dengan media simpan yang sesuai dengan judul daftar berkas. Kemudian tagihan perjalanan dinas dan Laporan perjalanan dinas pun diberkaskan dan disimpan pada media sesuai dengan judul daftar berkas.
Contoh 3: nota dinas dan surat penyelenggaraan rapat di dalam maupun di luar kantor dalam pelaksanaan kegiatan anggaran. Arsip tagihan pembayaran hotel beserta laporan rapat, daftar hadir rapat, notulen rapat, undangan rapat, permintaan narasumber, pembayaran honor narasumber tidak luput untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas.
Pelaksanaana contoh tersebut pastinya akan menemukan kendala dalam pemberkasan karena tidak semua dipegang oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penata arsip. Realitas saat ini, arsip berada di masing masing PIC pelaksana kegiatan. Bahkan, karena penugasan yang didasarkan pemerataan pekerjaan, keberadaan arsip dengan kesamaan kegiatan akan berada di beberapa staf.
Dari hal hal diatas, memunculkan pertanyaan tugas baru untuk dilakukan. Beberapa respon orang, pastinya membuat ribet dan susah karena beberapa kondisi.
1. apakah petugas surat/pengadministrasi umum /penatalaksana arsip harus meminta arsip yang dipegang masing masing staf tersebut??
2. Apakah perlu menggandakan atau memfotokopi arsip yang dipegang oleh pelaksanaan kegiatan untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas?
3. Apakah perlu meminta berkas pengadaan dan pembayaran dari bagian keuangan untuk diberkaskan?
4. Apakah perlu menggandakan dan memfotokopi berkas pengadaan dan pembayaran karena yang asli harus dikelola oleh Bagian keuangan dan para Pejabat Pembuat Komitmen/PPK
Pertanyaan diatas tentunya menyelimuti para petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip dalam melanjutkan kegiatan penyusun daftar berkas.
Melalui tulisan ini, penulis akan mengajak berfikir sejenak terkait tujuan pengarsipan yakni untuk menjaga keutuhan dan kelengkapan rekaman kegiatan dalam rangka menjamin ketersediaan arsip.
Jika mendasarkan tujuan pengarsipan diatas, maka hendaknya pertanyaan diatas harus dilaksanakan. Namun demikian, jika belum dapat meminta berkas dari para pelaksana kegiatan, belum bisa mengandalkan berkas pengadaan dari Pejabat Pembuat Komitmen /PPK dan berkas pembayaran dari Bagian Keuangan, maka yang dapat dilakukan adalah menulis dalam daftar isi berkas.
Sebagai analogi, daftar isi berkas itu sama halnya daftar isi buku. Buku yang tebal pasti memiliki daftar isi yang menunjukkan informasi keberadaan halaman.
Maka yang dilakukan oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip, disiplin untuk mengisi daftar isi berkas yang dibuat dan diletakkan pada setiap media simpan sesuai judul daftar isi berkas.
Jangan lupa untuk menuliskan dan mengkonfirmasi keberadaan setiap arsip.
Contohnya:
1. Nota dinas permintaan pengadaan barang yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani tuliskan nomor nota dinas dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai di daftar isi berkas
2. Surat undangan rapat dan permintaan narasumber yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani, tuliskan nomor surat dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai pengonsep di daftar isi berkas.
3. Laporan perjalanan dinas, harus diminta dari pegawai yang melaksanakan tugas.
4. Notulen rapat dan Laporan rapat kepada, harus diminta dari pengkonsep.
Catatan:
🌟 Kedepan, nanti akan dibuatkan edaran dan diingatkan kembali bahwa konsep surat harus dibuat dan ditandatangani lebih dari satu karena kepentingan untuk dikirim, dan untuk diberkaskan.
🌟 Untuk arsip yang menjadi domain tugas PPK dan Bagian Keuangan, sebaiknya secara aktif digandakan untuk diberkaskan dan ditempatkan pada media simpan sesuai judul daftar berkas.
Semoga bermanfaat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar