Para staf pada sekretariat pimpinan & Pengadministrasi Umum selaku petugas persuratan di lingkungan Ditjen migas mengikuti acara monitoring dan evaluasi (Monev) pelaksanaan e-surat di Wisma Energi Bogor, pada hari Rabu, 29 Mei 2019.
Kurang lebih tiga puluh (30) orang perwakilan unit kerja sejak pukul 09.30 WIB mengikuti acara termaksud untuk menyusun kesepakatan dalam pelaksanaan urusan persuratan berbasis teknologi informasi komputer (TIK)
Kesepakatan akan dikompilasi dari keaktifan pengguna & pemanfaatan fitur pada aplikasi sebagai data dukung penilaian Mandiri Reformasi Birokrasi pada indikator perubahan tatalaksana bidang e-government.
Perubahan tatalaksana tersebut ter implementasi dengan wujud pengelolaan aplikasi persuratan dinas secara elektronik atau biasa di sebut dengan e-surat.
Tema yang diusung pada monev kali ini adalah pemanfaatan fitur pengarsipan terhadap naskah dinas yang bertanda tangan pimpinan di lingkungan Ditjen Migas. Sebagai sarana tatalaksana administrasi perkantoran, aplikasi e-surat memiliki fitur antara lain registrasi, disposisi dan distribusi, dan pengarsipan file pdf.
Beberapa contoh kasus pencarian arsip surat yang terjadi di lingkungan Ditjen Migas dapat dilaksanakan dengan baik karena dukungan aplikasi e surat. Selain itu juga memberikan kemudahan dalam penyimpanan dan pendataan sebagai dukungan pelaksanaan administrasi Ditjen Migas.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/25/261/?preview=true .
Kehadiran aplikasi persuratan termaksud menggeser penomoran surat dengan metode buku agenda. Data surat beserta file PDF tersimpan di dalam database dan di server yang terjaga aksesibilitasnya.
Hasil monitoring menunjukkan bahwa sebagian besar surat yang tercipta di Lingkungan Ditjen Migas belum diunggah pada aplikasi persuratan. Hasil uji petik atas pemanfaatan fitur pengarsipan dilaksanakan berdasarkan data pengguna (user pada sekretariat pimpinan Dirjen, Direktur, Kasubdit/Kabag)
Maulana telah mulai melaksanakan scan dan mengunggah untuk surat bertandatangan Dirjen sejak bulan April. Ganjar menyatakan belum memanfaatkan fitur pengarsipan untuk surat bertandatangan Direktur Infrastruktur Migas. Ganjar meminta agar penomoran (register) surat Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dapat melalui aplikasi surat.
Mala merasa telah melaksanakan untuk nota dinas bertandatangan Subdit Pengolahan Migas dan Direktur Pembinaan Usaha Hilir, namun setelah dicek baru beberapa surat yang terlaksana. Suyatno(Jebeng) aktif dalam pengarsipan terhadap nota dinas bertandatangan kepala Subdit Harga dan Subsidi dengan capai an 70% dari jumlah data.
Kasus pencarian nota dinas bertanda tangan kasubdit antara lain pada Subdit Wilayah Kerja Migas untuk data dukung penyelidikan penegak hukum, nota dinas kasubdit terkait perizinan pengangkutan Migas dimana Wati menjadi Pengadministrasi umumnya.
Sedangkan Sustini dan Firman menyampaikan bahwa sejak Januari 2018, nota dinas Kasubdit kepada Direktur terkait izin penyimpanan Migas telah terintegrasi dengan database aplikasi perizinan hilir Migas (bukan bentuk nota dinas)
Lima orang peserta mewakili seluruh Subdit pada Direktorat Pembinaan Program Migas yakni Pipin, Ima, Lala, Laila, Suparman, dan Santi diharapkan segera mengunggah file PDF ke dalam aplikasi. Harapannya adalah tidak ada lagi odner yang berlebihan untuk menyimpan arsip surat. Semoga hari kerja pasca libur Lebaran, fitur pengarsipan dapat dimanfaatkan dengan segera.
Begitu pula Sri Hartini dari Subdit Wilayah Kerja Non Konvensional, satu satunya perwakilan dari Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas, mendapat tugas untuk segera melakukan scan, unggah file PDF ke database aplikasi e surat.
Sedangkan Suratija & Umar mewakili Direktorat Teknik dan Lingkungan asyik memperhatikan uji petik pengarsipan surat secara digital dg sampel unit DMB dan DMO. Begitu juga Sinta & Kabul dari Bagian Hukum.
Dukungan fasilitas pengarsipan secara digital yakni tim arsip di lantai 4 atau ekstensi 285 bersifat sementara sehingga perlu digantikan dengan peran dan tugas yg nyata dari para sekretaris dan pengadministrasi untuk melakukan pengarsipan.
Surat yang akan dikirim ke tujuan, dibawa ke lantai 4 untuk dilakukan perekaman ke bentuk PDF mendukung proses pengarsipan secara digital. Hal tersebut merupakan pendekatan sementara untuk mendorong terciptanya pengarsipan secara digital.
Saat ini dukungan tersebut kurang diminati dan justru menjadikan kesalahan persepsi dan mengaburkan tujuan sebenarnya sebagai usaha pengarsipan secara digital.
Akhir tulisan ini, memberi simpulan bahwa ketatalaksanaan seperti urusan persuratan dapat terjadi perubahan dengan pemanfaatan teknologi informasi komputer. Namun demikian sebagaimana logika komputasi, minimal terdapat tiga hal yang harus menjadi perhatian yakni hardware, software, brainware.
Monitoring brainware atau pengguna, Sub Bagian Tata Usaha Migas melakukan monev kepada sekretaris pimpinan dan pengadmintrasi umum untuk mendapatkan data keaktifan dan pemanfaatan fitur aplikasi e surat bahkan untuk mendapatkan masukan bagi pengembangan aplikasinya.
Semoga bermanfaat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar