Pengelolaan Arsip untuk mendukung Pelayanan Publik

Peraturan Menpan RI nomor 7 tahun 2010 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik mengatur bahwa Pengelolaan berkas/dokumen merupakan salah satu Istrumen penilaian dalam sistem prosedur baku internal pelayanan. Kondisi yang diharapkan dalam pengelolaan berkas/dokumen adalah

1. adanya tempat berkas/dokumen. Keberadaan tempat berkas/dokumen dalam suatu intansi pemerintah dapat dibuktikan dengan ruangan khusus untuk berkas/dokumen;
2. adanya petugas yang ditunjuk untuk mengelola berkas/dokumen. Penunjukkan petugas bersifat tertulis dengan naskah penetapan/surat keputusan.
3. adanya Petunjuk laksana/juklak pengelolaan berkas/dokumen. Petunjuk laksana/juklak dijelaskan dalam petunjuk teknis dan tata cara pengelolaan berkas/dokumen. keterukurannya adalah adanya kesesuaian antara juklak dan tata cara pengelolaan dan penerapan. penerapan yang terukur adalah petugas yang mengelola dapat memberikan penjelasan.
4. adanya media pencatatan dalam pengelolaan berkas/dokumen.

Undang-undang kearsipan No 43 tahun 2009 tentang kearsipan, menyebutkan bahwa dalam penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya. Artinya penyelenggaraan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Akhirnya Pengeloaan Arsip dapat mendukung Pelayanan Publik karena Ketersediaan Arsip yang utuh, faktual, sistematis, autentik, dan terpercaya yang terukur dan dapat dibuktikan.

Arsip Terjaga dan Arsip Umum

Istilah baru yang masih asing dan kurang familier yakni arsip terjaga. Istilah ini terdapat di dalam UU Kearsipan nomor 43 tahun 2009.
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Apakah istilah ini menggantikan istilah arsip permanen?
Arsip terjaga memiliki kriteria yang kemudian membedakan dengan arsip lainnya. Apa saja yang menjadikan kriteria arsip sehingga menjadi arsip yang terjaga?, apakah sama dengan kriteria arsip permanen?

Kriteria Arsip Permanen adalah berada pada nilai yang terkandung. Apakah munculnya istilah arsip terjaga dilatarbelakangi oleh sebuah prinsip penjagaan Struktur, Kontek, dan Conten dari arsip sehingga arsip dapat terpercaya keautentikannya?
Penilaian arsip yang kemudian menjadikan nasib akhir arsip permanen atau tidak, salah satunya adalah nilai informasional. Ketika nilai informasional itu tidak diikat dengan struktur dan konteknya, maka akan menjadi sangat liar dan tidak terkendali. Nilai Informasional yang disangkutkan atau diikat dengan struktur arsip, dan kontek kegiatan/unit pencipta maka akan didapatkan arsip yang terjaga.

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kriteria arsip terjaga.

Tata Naskah Dinas

Pedoman di dalam membuat dokumen administrasi termuat di dalam tata naskah dinas. Penyebutan naskah mencerminkan keluasan makna. Naskah dinas dapat ditinjau dari bentuk, sifat, jenis, bahasa, dan kewenangan penandatangan.

Naskah menurut bentuk dapat berupa korespondensi, laporan, formulir, dan bentuk lainnya. Jenis bentuk korespondensi antara lain adalah surat, nota dinas, memorandum, fax dan email, sms, mms. Bentuk korespondensi dipergunakan untuk menyampaikan usulan, permohonan, tanggapan, tindak lanjut, koordinasi, sinkronisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Naskah ditinjau dari sifat yakni pengaturan, penetapan, tidak mengatur, dan khusus(kepegawaian & keuangan). Naskah menurut yang bersifat pengaturan antara lain adalah Undang-undang, Peraturan Pengganti Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan Daerah. Naskah bersifat penetapan antara lain Keputusan, Edaran, Pemberitahuan, Pengumuman,dan Edaran.

Naskah Dinas dalam tinjauan kewenangan penandatangan dapat dibedakan menjadi Naskah intern dan ekstern. Pada umumnya, naskah ini berbentuk surat. Surat Intern dipergunakan sebagai alat berkomunikasi antara pejabat satu dengan pejabat yang lain dalam rangka pelaksanaan kegiatan dalam satu instansi/organisasi. Salah satu jenis dari surat intern adalah Nota Dinas.

Jenis korespondesi yang dipergunakan untuk berkomunikasi antar instansi yakni surat atau surat ekstern. Pejabat yang memiliki kewenangan menandatangani surat keluar adalah pejabat yang memiliki fungsi dan tugas organisasi. (bersambung)

Asa penyelenggaraan kearsipan

Sesuai UU nomor 43 tahun 2009, asas penyelenggaraan kearsipan adalah kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal-usul (principle of provenance), aturan asli(principle of original order), keamanan dan keselamatan, keprofesionalan, keresposifan, keantisipatifan, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum.

asas kepastian hukum adalah adanya landasan bagi penyelenggaraan kegiatan kearsipan oleh karena setiap kegiatan pemerintahan harus dilandasi dengan peraturan perundangan.

asas keautentikan dan keterpercayaan, menyangkut tingkat perkembangan arsip, yakni asli, jika copy maka harus terpercaya. dan dalam pelaksanaan arsip dapat dijadikan bahan akuntabilitas.

asas keutuhan arsip yakni, arsip tidak dapat dikurangi, ditambahkan baik dari fisik maupun informasinya. arsip yang utuh akan mendukung keautentikan dan keterpercayaan.

asas asal usul yakni arsip difile sesui dengan penciptanya, tidak dicampur dengan pencipta yang lain gitu loh.....nah setelah dikumpulkan berdasarkan penciptanya, silahkan saja kalo mau dikelompokkan berdasar permasalahan. ini terlihat ketika arsip di kumpulkan atau di simpan di pusat arsip. jadi yang nampak jelas terlihat pembagian kavling penyimpanan adalah nama pencipta.

asas aturan asli. nah apa tuh aturan asli. lihatlah ketika arsip digunakan dan difile dikala masih dinamis. ini menjadi repot, kerena di lapangan, arsiparis mendapatkan arsip yang belum tertata. oleh karenanya kepentingan pengguna dalam penentuan aturan penyimpanan arsip aktif, dapat diperhatikan sehingga ketika melaksanakan aktivitas pengelolaan arsip inaktif, dapat dikembalikan kepada asal usul atau aturan asli.

asas keamanan adalah asas yang akan diberikan kepada pengelola arsip terhadap pemilik arsip. aman secara informasinya, maupun secara fisiknya.

asas keselamatan adalah antisipasi dari bencana yang tidak terduga seperti bancana alam, bencana karena kesalahan manusia seperti kebakaran, pencurian, dlsb.

asas keprofesionalan yakni kompetensi dari pengelola kearsipan mulai dari manajer arsip, arsiparis, petugas arsip, serta pembinaan kearsipan. akreditasi profesi kearsipan dan organisasi profesi arsip hars selayaknya juga untuk segera digaungkan.

asas keantisipasifan, bahwa perkembangan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara semakin pesat, salah satunya perkembangan dunia informasi, ketatanegaraan, manajemen, dan budaya. antisipasi dari dunia kearsipan dalam menyediakan dan mengelola rekaman informasi menjadi pijakan adanya asas ini.

asas kepartisipasifan, bahwa selaras dengan paradigma penyelenggaraan negara yang berdaya saing yakni adanya partisipasi dari seluruh elemen bangsa. dunia akademik perpartisipasi, organisasi profesi arsip ikut berperan, instansi pemerintahan dengan arsiparisnya pun menjadi manajer pemperdayaan masyarakat dalam pengelolaan arsip, dan masyarakat dengan media masa nya menggaungkan kegiatan kearsipan.

Publikasi Arsip

Pengguna arsip mencari arsip dikala membutuhkan. Pengguna arsip akan meninggalkan arsip ketika tidak membutuhkan lagi. Pada kondisi ini, arsip ibarat barang rongsokan atau sampah yang tak dilihat lagi oleh penggunanya. Ibarat kata habis manis sepah dibuang.

Nilai informatif yang terkandung di dalam arsip, kurang menarik lagi bagi pengguna arsip, karena pengguna arsip membutuhkan arsip untuk mencari nilai administratif, nilai keuangan, dan nilai hukum.

Peran publikasi lah yang dapat memasarkan nilai informatif yang terkandung di dalam arsip. publikasi Arsip yang terlihat selama ini ada sseperti Pameran Arsip Foto, Pameran Khasanah Arsip, Penerbitan Arsip di Kalender, pameran monografi arsip, penerbitan buku juklak dan juknis pengelolaan kearsipan, penerbitan buletin arsip, penerbitan company profile, penerbitan buku sejarah perjalanan organisasi, penerbitan jurnal kearsipan, dan penerbitan naskah sumber.

Non Arsip dan tindak lanjutnya

Yang termasuk berkategori non arsip adalah;
1. Copy dokumen/arsip jika terdapat aslinya.
Tindak Lanjut: Simpan satu dan hancurkan yang lain.
2. Amplop surat jika alamat surat yang tertulis di amplop tertulis sama dengan yang ada di surat.
Tindak Lanjut: buang/singkirkan.
3. Bahan Cetakan seperti buku, majalah, buletin, dan brosur.
Tindak Lanjut: serahkan ke Bagian Pustaka.
4. Arsip Pribadi Pegawai/Pejabat.
Tindak Lanjut: Jika Pejabat setingkat Eselon I dan II, harap diteliti dulu.
Jika Pegawai Biasa, segera hancurkan.
5. Sampul dan Map, serta odner yang tak memberikan informasi penjelasan dari arsip/dokumen.
Tindak Lanjut : Buang jika pake aturan Fungsi arsip
Pertahankan jika pake aturan penataan aturan asli

PENILAIAN ARSIP

Pengertian Penilaian Arsip

Analisa informasi yang terkandung di dalam arsip yang bertujuan menentukan nasib arsip setelah dipergunakan dalam kegiatan administrasi (nilai primer) dan pertanggungjawaban hukum dan informasi (nilai skunder). Nasib arsip tersebut berakhir pada dimusnahkan, tetap disimpan, dan dapat diserahkan ke Lembaga Kearsipan Negara.

Peralatan yang digunakan

1. Produk perundang-undangan mengenai kearsipan yakni UU No.7 th 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, PP No.34 Tahun 1979 dan SE. Ka. ANRI Nomor SE/02/1983

2. Peraturan-peraturan organisasi terkait dengan masalah tata persuratan dan kearsipan

3. Formulir inventarisasi arsip

4. Kepanitiaan

5. Daftar Penilaian

Langkah-langkah Penilaian

1. Inventarisasi arsip (Volume, jenis, informasi, lokasi, kondisi, unit pencipta, jumlah berkas, fungsi arsip, pengguna arsip secara langsung dan tidak langsung, kelompok berkas, aturan penyimpanan, aturan pemberkasan, dan media simpan)

2. Pembentukan panitia yang terdiri dari pimpinan organisasi atau yang mewakili unsur organisasi, arsiparis atau manager arsip sebagai pelaksana pengelola arsip

3. Pembuatan daftar penilaian yang berupa daftar dengan kolom kelompok berkas, sub berkas, dan su-sub berkas, umur simpan aktif, umur simpan inaktif, waktu musnah, pertimbangan serah ke lembaga kearsipan negara

4. Sosialisasi produk penilaian arsip ke unit pencipta

5. Perbaikan daftar nilai jika diperlukan

5. Pengesahan penilaian oleh pimpinan organisasi

Gugurnya Pakar Arsip

Setahu penulis, Bapak Sauki adalah ahli arsip. Aliran klasik yang mempertahankan bentuk arsip yang sebenarnya adalah ciri khasnya. Bapak Sauki, tak mau jika kearsipan disamakan dengan penyajian informasi lain seperti dokumentasi atau perpustakaan. Bapak sauki juga gencar memperjuangkan faham bahwa pengelompokkan dan penamaan berkas harus sesui dengan tupoksi organisasi. Berkas kegiatan dari unit kerja dari harus dikembalikan pada fungsi organisasi pencipta. Pengelommpokan arsip dengan logika kehidupan organisasi pencipta arsip. penamaan kelompok berkas tingkat primer harus sama dengan fungsi organisasi tingkat eselon II, kemudian berkas tingkat skunder sama dengan fungsi organisasi tingkat eselon III, dan berkas tingkat tersier sama dengan fungsi organisasi tingkat eselon IV.

Semoga diberikan Alam yang lebih Indah oleh Nya.

Semoga perjuangan bapak, menjadikan terang dan indahnya alam sana.

PENERIMAAN CALONAR SIPARIS

Tahun 2008 ini banyak penerimaan CPNS untuk mengisi jabatan arsiparis di beberapa instansi pemerintahan. Sebut saja seperti departemen ESDM, Depdag, Dephut, Depnakertrans, menko polkam, BKPM, Setneg mencantumkan formasi arsiparis yang direkrut dari lulusan D3 Kearsipan. Merupakan angin yang baik untuk berkembangnya dunia kearsipan Indonesia. Angin yang baik itu terletak pada minimal di instansi tersebut mengetahui bahwa di perguruan tinggi terdapat program studi kearsipan. Masih begitu banyak yang memandang rendah kearsipan karena meraka tidak mengetahui bahwa di perguruan tinggi atau akademik terdapat Program studi D3 kearsipan sejak tahun 90-an. Seperti halnya pepatah "Tak kenal maka tak sayang" mudah-mudahan bidang kearsipan mulai di sayang di Instansi Pemerintahan.

Pengetahuan Arsiparis

Memberikan kode klasifikasi diperlukan pengetahuan mengenai jenis format, kegiatan, dan isi. Pengetahuan mengenai isi arsip berkaitan dengan pengetahuan umum. Pengetahuan umum ini yang akan menggiring kita untuk mencocokkan dengan kode klasifikasi arsip.

Klasifikasi arsip deplu edisi 2007 adalah klasifikasi berorientasi kepada kegiatan. Maka pemberkasan atau pengisian kode klasifikasi selalu dititik beratkan kepada kegiatan. Namun untuk mengetahui kegiatan departemen luar negeri dibutuhkan sedikit kerja keras mengingat luasnya cakupan politik luar negeri. Oleh karena itu, dibutuhkan pengetahuan umum dan pengetahuan analisa dokumen.

Pengetahuan umum di kegiatan politik luar negeri diantaranya dalam bidang teknik politik, ekonomi, keamanan, keuangan, pembangunan, sosial budaya, pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi. Di dalam klasifikasi, bidang-bidang terbagi dalam kelompok-kelompok besar. Coba lihat kode LM, LA. Dalam Tupoksi deplu, tidak akan mungkin lepas dengan kegiatan diplomasi dan kekonsuleran.

Untuk mengetahui kegiatan diplomasi, para arsiparis harus faham kerangka pelaksanaan kegiatannya. Yakni kerangka hubungan bilateral, multilateral, dan regional, organisasi regional, dan organisasi internasional. Di dalam kode klasifikasi terdapat BK(kerangka bilateral, MA(kerangka regional), TI(kerangka multilateral dan organisasi internasional, dan KA(kerangka organisasi regional ASEAN)

Keahlian analisa dokumen. Walaupun arsiparis tidak melaksanakan kegiatan yang menghasilkan arsip secara langsung, akan tetapi arsiparis dibekali dengan keahlian menganalisa dokumen. Analisa dokumen antara lain, analisa keaslian, analisa pencipta atau pemilik arsip / dokumen, analisa keterkaitan hubungan kerja, analisa pelaksanaan kegiatan atau proses administrasi.