Citra Digital

Akses arsip dapat mudah dilakukan jika dikakukan dalam bentuk soft file. di dalam kehidupan sehari hari sering disebut soft copy dalam format PDF atokah TIFF, atokah GIF atokah PNG atokah JPEG. Dalam istilah kearsipan biasa disebut dengan citra digital. Citra Digital adalah hasil penangkapan dari objek Fisik menggunakan peralatan pencitraan digital. kalimat sederhananya, hasil scan gitu...... sedangkan untuk kalimat sederhana peralatan pencitraan digital adalah pemindai atau scanner.

Memang citra digital bisa dihasilkan dari alat pemindai dan kamera digital. namun untuk penangkapan objek fisik yang mempergunakan kamera digital, biasanya masuk kategori arsip foto.

Sebagai pengelola arsip, kita punya ide dan sering mencoba untuk membuat soft file dari arsip atau dokumen. Istilah yang sering dipergunakan adalah digitalisasi. Pernah mencoba bagaimana agar dihasilkan citra digital yang baik. Apa saja yang diperlukan? ato jenis jenis scanner beserta spesifikasinya agar menghasilkan kualitas digital yang baik.

Citra digital yang baik haruslah memperhatikan fisik arsip yang akan dilakukan pemindaian. Karakteristik fisik arsip misalnya arsip 

1. Bentuk lembaran, arsip bentuknya buku, arsip bentuk laporan yang sudah dijilid, dan lain sebagainya. 
2. Kebersihan lembar atau naskah dari bahan bahan yang dapat merusak scanner
3. Fisik arsip berwarna atokah hasil fotokopian saja. Atau  tingkat perkembangan arsip "asli ataukah copy"
4. Ukuran kertas dan ketebalan naskah yang akan discan
5. Struktur berkas, apakah yang discan adalah seluruh berkas berserta dokumen pendukung atau lampiran lampirannya. 

Perlukah untuk membuat master file yang dibedakan dengan acces file?. apakah tujuan dalam pemindaian?

Elemen Informasi

Mengolah arsip, menata arsip untuk menjadi informasi yang bermanfaat diperlukan teknis dan kreatifitas sehingga menjadi bahan baku atau bahan yang sudah bisa dikonsumsi oleh pengguna.

Seperti kayu, kayu diolah menjadi papan....dahulu papan sudah bisa dipergunakan, namun sekarang papan belom bisa dipergunakan oleh user, untuk itu diolah kembali menjadi bahan dasar membuat meja dan kursi. apakah papan kayu tersebut dijadikan bahan dasar ato langsung dijual, itu tergantung kreatifitas tukang kayu.

pun di bidang kearsipan, ketentuan dan peraturan semakin berkembang yang mengatur mengenai pengolahan,penataan diharapkan arsip dapat diolah oleh siapapun, dimanapun, menjadi apapun. Seperti contoh dibawah ini.

Pernahkah kita sebagai arsiparis, mendapati lembar deskrepsi arsip dengan kolom kolom sebagai berikut

1. jenis naskah ( apakah bentuk nota dinas, surat keluar, surat masuk, disposisi/arahan pimpinan,  laporan, formulir, Poduk Hukum, kuitansi, berita acara, undangan, pengumuman, kuitansi/invoice)
2. tingkat perkembangan (asli, copy)
3. hal/judul
4. klasifikasi akses
5. klasifikasi keamanan
6. kategori arsip
7. Vital/tidak vital
8. media arsip
9. bahasa dan tulisan
10. kategori fungsi
11. nomor berkas
12. judul berkas

Kolom kolom tersebut harus diisi lengkap karena arsip akan dipublikasikan dan dapat diketemukan. demikian yang tersebut di dalam peraturan kepala ANRI nomor 22 Tahun 2011 mengenai pedoman penyelenggaraan sistem kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Format tersebut sangat rumit jika arsip yang arsiparis temukan masih bercampur atao belom terolah. 

Arsip yang telah dilakukan penataan, haruslah diolah kembali untuk mengisi kolom kolom tersebut diatas, misalnya untuk mengisi kolom kategori arsip, apakah masuk dalam kriteria arsip terjaga, arsip umum?. darimanakah klasifikasi akses bisa dikeluarkan, apakah arsiparis yang menentukan klasifikasi akses??? atokah pejabat yang mempunyai kewenangan sesuai dengan penciptaan arsipnya???, misalnya siapakah yang berhak menentukan klaisifkasi akses arsip keuangan?, apakah menteri?, apakah kepala biro keuangan?, apakah Kepala bagian Keuangan?, apakah Kuasa Pengguna Anggaran?, dan apakah arsiparis?

Kategori fungsi?, apakah masuk fungsi fasilitatif, atokah substantif?, menjadi fungsi utama, ato hanya faktor pendukung saja?, analisa unit pencipta arsip memegang peranan dalam mengisi kolom kolom tersebut di atas, dan disini apakah arsiparis yang harus mengisi, atokah suatu TIM yang terdiri beberapa jabatan fungasional misalnya analis kepegawaian (yang mengerti mengenai SOP, alur kerja, uraian jabatan), misalnya analis kebijakan tertentu yang memahami alur kerja dari fungsi pencipta terntentu dan dokumen tertentu. 

Kesimpulannya, arsiparis yang diibaratkan tukang kayu, jika tidak dibekali dengan alat alat yang memadai, tidak dibekali dengan sistem kerja (manajemen) yang baik, maka hanya akan menjadi tukang kayu yang hanya bisa mengolah kayu menjadi papan. hanya papan saja yang bisa dibuat. 

ELEMEN DATA "Pencipta Arsip" pada arsip pembayaran barang/jasa pemerintah (arsip keuangan)

Peraturan Kepala ANRI Nomor 21 Tahun 2012 tentang Standar elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional mengatur mengenai penamaan atau pendefinisian elemen data yang baik. Acuan penamaan atau pendefinisian atau dalam istilah para arsiparis disebut dengan istilah "deskrepsi" di dunia internasional mengacu kepada ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF dan ISDIAH. Maksud dan tujuan acuan deskrepsi agar informasi yang terkandung didalam arsip dapat dikelompokkan secara konsisten sehingga dapat menyusun metadata yang baik. jika metadata dapat disusun dengan baik, akses informasi dapat mudah untuk dilaksanakan.

Pada tulisan ini , akan dibahas standar deskrepsi jika dipraktekan pada arsip - arsip keuangan di instansi pemerintah dalam sudut pandang di lapangan (yang biasa arsiparis temukan).

Lembar deskrepsi yang dipergunakan oleh arsiparis untuk mendeskrepsi arsip inaktif biasanya terdiri beberapa kolom yakni

1. kolom Unit Pencipta  arsip

2. kolom nomor urut

3. kolom uraian

4. kolom lokasi folder di dalam boks (biasanya diisi oleh kode pelaksana/inisial nama arsiparis)

5. kolom lokasi boks (ditulis juga inisial nama arsiparis, jika diperlukan) 

6. kolom jumlah (sesuai dengan satuan yang disepakati contohnya, berkas, fond, dll)

7. kolom tingkat perkembangan yakni asli atau foto kopi

Data pada lembar deskrepsi tersebut kemudian dimasukan/dientri di lembar kerja komputer untuk menciptakan metadata arsip. Data yang berasal dari lembar deskrepsi tersebut masih bersifat umum. Sesuai dengan pengalaman penulis dilapangan , berdasar elemen data tersebut, data belum menunjukkan sesuai dengan kelompok / klasifikasinya. Jika dipaksakan untuk  dimasukan kode klasifikasi tanpa proses analisa dan pengurutan berdasarkan elemen lain, maka data akan tidak konsisten dan data tidak handal.

Contoh pada arsip keuangan (kelompok arsip pembayaran barang/jasa pemerintah)

siapakah yang menjadi unit pencipta arsip?, apakah unit pencipta tersebut adalah bendahara pengeluaran?, apakah unit pencipta tersebut adalah perusahaan sebagai pelaksana kegiatan?, apakah unit pencipta tersebut adalah Unit kerja eselon III atau II sebagai penanggungjawab kinerja atau pelaksana program?, apakah unit pencipta tersebut adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)?, apakah unit pencipta tersebut adalah Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)?, apakah unit pencipta tersebut adalah Penerima Hasil Pekerjaan?,  

Pertanyaan - pertanyaan tersebut diatas untuk menggali elemen data yang diperlukan untuk menunjukkan kehandalan informasi di dalam arsip. Disini diperlukan pemahaman alur pembayaran barang/jasa pemerintah. metode apa saja dalam pembayaran tersebut?, Dokumen apa saja dalam arsip pembayaran tersebut, pejabat dan pihak mana saja yang bertandatangan dalam dokumen tersebut. secara fungsi keuangan, alurnya seperti apa?

Peraturan Kepala ANRI nomor 7 tahun 2007 tentang JRA Keuangan menyebutkan bahwa kelompok arsip belanja salah satunya adalah kelompok arsip pembayaran terdiri atas SP2D berserta Dokumen Pendukung. 

Dasar untuk mengesahkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) yakni dokumen pendukung antara lain adalah 

• SPM yang diterbitkan oleh Pejabat SPM, 
• Surat Perintah Pembayaran ke P2K yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon III sebagai penanggung jawab kegiatan dan Pejabat Eselon II sebagai penanggungjawab kinerja, 
• Ringkasan Kontrak yang ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (P2K);
• Copy NPWP Perusahaan
• Kwitansi yang disetujui KPA an. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK);
• Invoice bertanda tangan Perusahaan atau rekanan sebagai penerima pekerjaan
• Faktur Pajak
• Surat Penetapan Pemenang yang ditandatangani Ketua Panitia Lelang /pengadaan barang dan jasa/ULP
• Surat Perintah Mulai Kerja yang ditandatangani oleh PPK
•  Kontrak yang ditandatangi oleh Perusahaan dan PPK
• Berita acara penyelesaian pekerjaan yang ditandatangai pejabat eselon II, III dan perusahaan
• Berita acara Pembayaran yang ditandatangani oleh Perusahaan dan PPK
• Laporan kegiatan atau barang

Elemen data dari dokumen pendukung tersebut perlu dimunculkan di lembar deskrepsi sehingga diketahui unit pencipta arsip yang handal. kesimpulannya untuk arsip pembayaran barang / jasa pemerintah diperlukan kolom yakni

1. Nomor SP2D/SPM (untuk klarifikasi pencatatan ketika masih berada di pejabat SPM)
2. kolom nama perusahaan
3. kolom pejabat pembuat komitmen (apakah fisik, non fisik, penunjang, PJDGB, MITAN, atau nama PPK lain sesuai pengelompokkan PPK di Instansi masing masing)
4. kolom unit kerja eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan
5. kolom metode pengadaan (penunjukkan langsung, lelang, dlsb)

Pengembangan elemen data "pencipta arsip" akan berdampak pada kelompok data sehingga memudahkan dalam pemberian kode klasifikasi. jika klasifikasi arsip keuangan hanya diisi dengan kelompok arsip pembayaran barang dan jasa dan tidak diperkaya dengan elemen data lain, maka kehandalan arsip susah untuk diwujudkan.

Pengembangan elemen data yang lain seperti kolom uraian, juga diperlukan untuk memudahkan dalam pengelompokkan data. (bersambung)

Tata Cara Penataan Arsip Dinamis (contoh olah data arsip keuangan)

Penataan arsip pada tahapan Mengolah Data Arsip, kegiatan mengolah data arsip terdiri atas beberapa tahapan antara lain.

a.             Editing Data;

Kegiatan editing data arsip merupakan proses melakukan konsistensi dan kelengkapan data yang sudah terkumpul. Proses tersebut menyangkut kelengkapan, kejelasan dari

-           pencipta yakni unit kerja sebagai pengusul program atau penanggungjawab kegiatan,

-      pencipta arsip yakni pejabat pembuat komitmen penandatangan dokumen keuangan(P2K PJDGB, P2K Non Fisik, P2K Fisik dan P2K penunjang)

-   kelengkapan berkas antara lain, kontrak, laporan, berita acara serah terima pekerjaan, dokumen pendukung seperti kuitansi, pajak

b.             Pengembangan variable

Spesifikasi dari sebuah data arsip keuangan yakni klasifikasi belanja, perusahaan/pihak ketiga yang menjalankan kegiatan terkait. Variable yang dikembangkn untuk jalan masuk atau akses pencarian arsip serta untuk penganalisa data adalah nomor SP2D, Unit Kerja, Nomor Boks, Nomor Folder, Klasifikasi Belanja, Mata Anggaran, nilai pekerjaan, bulan, dan tahun.

c.             Pengkodean data

Untuk dapat dipindahkan ke dalam sarana penyimpanan misalnya boks, rak, folder. Dengan data sudah ditandai dalam sarana penyimpanan maka pengelompokkan data dokumen keuangan dapat menjadi satu kesatuan. Pengkodean lokasi folder terdapat di kode pelaksana (inisial petugas pencatat dokumen). Kode unit kerja disesuaikan dengan unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

d.             Cek kesalahan

Pengecekan kesalahan sebelum dilakukan maneuver fisik. Maneuver fisik arsip adalah pemindahan dari sarana simpan sementara atau nomor urut sementara ke sarana yang baru sesuai dengan urutan baru.

e.             Membuat struktur data

Verifikasi memastikan data sebelum dilakukan maneuver fisik arsip harus sesuai dengan fisik arsip baik uraian atau informasi arsip sesuai dengan lokasi simpan sementara. Selain itu juga konsistensi dari struktur data misalnya kurun waktu dari termuda ke tertua atau sebaliknya. Konsistensi struktur data adalah penomoran dengan 4 digit. Serta memberikan nomor bantuan untuk pengolahan data pada setiap progress.

f.              Tabulasi.

Tabulasi data menggambarkan data arsip sesuai dengan keadaan setelah dilakukan maneuver fisik. Data kemudian disesuaikan dengan pengurutan lokasi simpan sementara dan kemudian diurutkan sesuai dengan lokasi simpan baru setelah fisik arsip dilakukan maneuver.

tahapan selain dari yang tersebut, bisa juga melalui tahapan berikut:

a)        Penggabungan deskrepsi arsip

Kegiatan ini adalah kegiatan menjadikan satu data dari masing masing pelaksana untuk dijadikan satu sesuai dengan dasar pengelompokan adalah

-         Lelang atau bernilai lebih dari 100 juta

-         PJDGB (Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi)

Hasil dari kegiatan ini dapat terlihat dari table berikut ini

No	Kelompok Data	Jumlah data
1	PJDGB	69 data
2	Lelang	476 Data

b)        Merapikan deskrepsi arsip

Rekaman atau tulisan yang menjelaskan isi, kegiatan, jenis, struktur arsip adalah makna dari deskrepsi arsip. Menyamakan pengetikan atau mengedit kesalahan pengetikan serta membuat standarisasi yang berdasarkan kontek, konten dan struktur arsip sehingga menciptakan Info yang dapat dipergunakan agar arsip mudah diidentifikasi dan diakses.

c)        Verifikasi deskrepsi arsip

Untuk uraian informasi arsip yang tidak jelas, maka yang dilakukan adalah mengecek kepada fisik arsipnya. Keteledoran dari pelaksana pada waktu mengentri data, dapat dilakukan koreksi sehingga mendapat kalimat yang benar. Elemen elemen dari data yang antara lain jenis naskah, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah dan nomor berkas harus diverifikasi sesuai dengan fisik arsip.

Elemen klasifikasi belanja merupakan elemen unik di dalam deskrepsi dokumen keuangan. Klasifikasi belanja antara lain adalah

-       Lainnya

-       Konsultansi

-       DN (Perjalanan Dinas Dalam Negeri)

-       LN (Perjalanan Dinas Luar Negeri)

-       Tunjangan Diklat

-       Sewa

-       Sewa Lahan

-       Pemeliharaan

-       Oprasional

-       Non Operasional

-       Modal Peralatan dan Mesin

-       Modal Gedung dan Bangunan

-       Honorarium

-       Gaji dan Tunjangan

d)        Verifikasi Pencipta Arsip

Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendokumentasikan hubungan diantara pencipta arsip dengan arsip(informasi). Tersebarnya arsip dapat dihubungkan dengan pencipta arsip. Verifikasi pencipta arsip sebagai jalur akses yang mengkontrol penggunaan.

Unit pencipta arsip dapat bersifat unit kerja atau bersifat fungsional. Pencipta tersebut adalah

-       Unit Kerja Eselon III di Lingkungan Ditjen Migas

-       Pejabat pembuat komitmen yakni penunjang, non fisik dan fisik.

e)        Verifikasi peristilahan resmi

                     Istilah resmi yang terdapat dalam informasi antara lain adalah istilah unit kerja
                     eselon III

STANDAR PELAYANAN KEARSIPAN

Bagaimana Menyusun Standar Pelayanan Kearsipan?? sebelum menjawab pertanyaan tersebut, perlu kiranya untuk memahami apakah pelayanan kearsipan? Apakah produk - produk  pelayanan kearsipan itu?

Jika kita cari kata "pelayanan atau layanan" di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tentang Kearsipan maka akan diketemukan beberapa kata kunci

1. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dalam pelayanan arsip.
2. Alihmedia arsip statis untuk kepentingan pelayanan arsip
3. Akses arsip statis untuk kepentingan layanan arsip
4. JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk arsip dinamis dan arsip statis
5. Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi layanan kepentingan publik
6. Tugas dan fungsi arsiparis adalah menyediakan informasi guna meningkatkan pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Perlu kiranya untuk selanjutnya memahami arti Standar Pelayanan dan Pelayanan Publik yang terdapat dalam UU Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik adalah sebagai berikut:

1. Standar pelayanan (tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janjì penyelenggara kpd masyarakat dlm rangka pelayanan yg berkualìtas, cepat, mudah, terjangkau dan terukur).
2. Pelayanan publik merupakan Kegiatan atau rangkaian kegìatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagì setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disedìakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Standar pelayanan kearsipan dapat terkait erat dengan pemahaman standar pelayanan, pelayanan publik dan produk - produk pelayanan. Selain itu juga yang tak kalah penting adalah mengenali kondisi dan mengetahui sejauh mana kondisi kemampuan dari unsur - unsur organisasi seperti sumberdaya manusia, pembeayaan, peralatan, sarana dan prasarana (fungsi manajemen).

Rancangan disusun oleh TIM berdasarkan keputusan pimpinan yang dijelaskan tugas dari masing masing unsur tim.

Setelah Rancangan Standar Pelayanan Kearsipan haruslah dikomunikasikan oleh publik kearsipan. Siapakah publik kearsipan tersebut?. Publik Kearsipan antara lain adalah pengguna produk - produk layanan kearsipan, orang atau kumpulan orang yang memiliki kepedulian mengenai kearsipan. Arsiparis dan lembaga kearsipan baik pusat dan daerah disesuaikan dengan kedudukan.

sumber bacaan:

1. Draft Per. MENPAN & RB  tentang Juknis penyusunan, penetapan, dan penerapan standar pelayanan
2. Bahan Ajar lokakarya penyusunan standar pelayanan oleh Kabid Standarisasi Pelayanan Deputi Pelayanan Publik

SEJARAH PERTAMBANGAN DAN ENERGI

—

PERIODE PENJAJAHAN HINDIA BELANDA

Pada tahun 1885 untuk pertama kali berhasil diprodukaiskan minyak bumi secara komersial di sumur Telaga Tunggal-1, Sumatera utara. Daerah konsensi ini kemudian secara resmi dinamakan Telaga Said.

—Pada tahun 1928 Pemerintah Hindia Belanda mulai membangun gedung Geologisch Laboratorium yang terletak di jalan Wilhelmina Boulevard untuk kantor Dienst van den Mijnbouw, Gedung ini sekarang bernama Museum Geologi, yang beralamat di jalan Diponegoro.

—Selama Perang Dunia ke II, tempat tersebut kerap dipergunakan sebagai tempat pendidikan Assistant Geologent Cursus (Kursus Asisten Geologi), dengan  peserta hanya beberapa orang saja diantaranya, Raden Soenoe Soemosoesastro dan Arie Frederik Lasut.

PERIODE PENJAJAHAN JEPANG

Pada masa penjajahan Jepang (1942-1945), Mijnbouw dengan segala sarana dan dokumennya diambil alih oleh Jepang dan namanya diganti menjadi Chisitsu Chosasho. Pihak Jepang melanjutkan pemboran dari Desember 1943-Desember 1944 sehingga menemukan endapan minyak di lokasi sumur Minas-1.

PERIODE KEMERDEKAAN RI 1945

Proklamasi Kemerdekaan Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945 mengantarkan perubahan yang sangat besar di segala bidang, termasuk bidang pertambangan. Setelah disiarkan melalui radio. Berita tentang proklamasi dapat diterima secara luas oleh masyarakat di seluruh Indonesia. Pegawai pribumi di kantor Chisitsu Chosasho yang sebagian besar masih muda, menerima berita itu dan mereka langsung mempersiapkan diri untuk mengambil langkah yang diperlukan.—

Pada tanggal 25 September 1945 keluarlah pengumuman dan Pemerintah Pusat yang menyatakan bahwa semua pegawai negeri adalah pegawai Republik Indonesia dan wajib menjalankan perintah dari Pemerintah Republik Indoinesia. Dengan mengacu kepadA PERINTAH Pemerintah Pudsat itu, komite Nasional Indonesia Kota Bandung yang baru terbentuk, pada tanggal 27 September 1945 malam mengumumkan lewat radio agar keesokan harinya semua kantor dan perusahaan yang ada di Bandung diambil alih dari kekuasaan Jepang.—

Pada hari Jum’at pukul 11.00 tanggal 28 September 1945, sekelompok pegawai muda di kantor Chisitsu Chosasho pun bertindak, mereka dipelopori oleh Raden Ali Tirtosoewirjo, A.F. Lasut, R. Soenoe Soemosoesastro dan Sjamsoe M. Bahroem yang mengambil alih dengan paksa kantor Chisitsu Chosasho dari pihak Jepang dan sejak saat itu nama kantor diubah menjadi Poesat Djawatan Tambang dan Geologi.—

Selanjutnya setelah terjadi beberapa kali pergantian pimpinan, A.F. Lasut sebagai Kepala Poesat Djawatan, pada tanggal 20 oktober 1945 mengeluarkan pengumuman yang pertama bahwa semua perusahaan pertambangan ditempatkan di bawah pengawasan Poesat Djawatan Tambang dan Geologi, bernaung di Kementerian Kemakmuran.—

PERIODE SAMPAI DENGAN 1949

Selama perang kemerdekaan Desember 1945-Desember 1949, kantor Poesat Djawatan Tambang dan Geologi dalam pengungsian dan berpindah-pindah. Untuk mengembangkan Poesat Djawatan Tambang dan Geologi, A.F. Lasut bersama dengan R. Soenoe Soesastro membuka Sekolah Pertambangan-Geologi Tinggi (SPGT), Sekolah Pertambangan-Geologi Menengah (SPGM), dan Sekolah Pertambangan-Geologi Pertama (SPGP).—

PERIODE MENUJU UNDANG UNDANG PERMINYAKAN NASIONAL

Meskipun Indonesia sudah memproklamirkan kemerdekaan, masih banyak perusahaan minyak asing yang operasinya di bumi Indonesia  sehingga bertentangan dengan UUD 1945 pasal 33 ayat 2 dan ayat 3.

  Chairul Saleh sebagai Menteri Perindustrian Dasar dan Pertambangan (PERDATAM) mengusulkan RUU Pertambangan Nasional yang akhirnya melahirkan UU No. 44 PrP tahun 1960 sebagai UU Pertambangan Migas di Indonesia menggantikan IMW, kemudian disusul dengan lahirnya tiga perusahaan : P.N. PERTAMIN (PP No. 3/1961), P.N. PERMINA (PP No. 198/1961), P.N. PERMIGAN (PP No. 199/1961)

  Pada tanggal 15 September 1971, DPR mensahkan Undang-Undang No. 8 tahun 1971 yang menetapkan PERTAMINA sebagai satu-satunya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ditugasi untuk melaksanakan pengusahaan minyak dan gas bumi.

(Sumber: Ditjen Migas)

TERTUTUPNYA ARSIP ZAMAN KETERBUKAAN

Klasifikasi keamanan dan penentuan hak akses arsip Dinamis

Pada dasarnya arsip bersifat tertutup. Perkembangan Tata kelola Pemerintahan dari akibat perkembangan  politik serta perkembangan konstitusi di Indonesia mempengaruhi sifat dasar arsip dinamis yang tertutup tersebut.

Pengkategorian dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan jika Arsip diakses (Klasifikasi Keamanan). Jika arsip disalahgunakan, dampak apakah yang akan timbul???, untuk itu diperlukan ketetapan pimpinan organisasi publik yang menyatakan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan jika arsip disalahgunakan yang disertai dengan alasan.

Sifat Informasi yang berasal dari Organisasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Hal tersebut dikarenakan informasi merupakan kebutuhan pokok dan hak asasi manusia yang mencirikan negara demokratis.Setiap warganegara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses arsip dinamis di organisasi publik wajib untuk dilayani.

Namun demikian, Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dinamis dengan alasan tertentu. Dasar hukum yang perlu difahami dari petugas dan organisasi publik untuk tetap melaksanakan "tertutupnya arsip di zaman keterbukaan". antara lain 

1. UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 44 ayat 1, 
2. UU No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan informasi publik pasal 17, 
3. UU No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik pasal 27, 29, 30, 31, 32, 35, 36 dan 37.
4. UU No.8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen pasal 3 ayat 4
5. UU No. 36 tentang Kesehatan pasal 7, 8, 168, 169 dan pasal 189
6. UU No, 36 tentang Komunikasi pasal 18, 20, 40, 41, 42 dan 43
7. UU No. 30 tahun 2000 tentang Rahasia Dagang pasal 2 dan 3

Petugas arsip/organisasi publik harus juga memahami analisa fungsi unit kerja antara lain fungsi organisasi, Uraian Jabatan,  analisa resiko, penentuan sangat rahasia, rahasia dan terbatas, penggolongan pengguna (internal dan eksternal), penyampaian dan penyimpanan.

Oleh karena itu, penyusunan ketetapan organisasi mengenai klasifikasi keamanan dan akses informasi haruslah terdiri dari para pejabat fungsional seperti analis kepegawaian yang mempunyai keahlian dalam analisa jabatan dan analisa organisasi, Perancang Perundang undangan yang mempunyai keahlian pemahaman Perundang undangan, auditor yang mempunyai keahlian analisa resiko, pranata kehumasan yang mempunyai keahlian dalam penyampaian dan arsiparis yang mempunyai keahlian penyimpanan arsip serta penentuan klasifikasi

SANKSI KEARSIPAN (Administratif dan Pidana)

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi administratif antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

1. ANRI tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 19 ayat 2)
2. Arsip Daerah atau Propinsi bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 22 ayat 4)
3. Kepala Arsip Daerah Kab/Kota bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 24 ayat 4);
4. Rektor bila tidak mengelola arsip statis perguruan tinggi dengan baik;
5. Pimpinan Kementerian/Lembaga, Gubernur, Bupati, Walikota, Dirut BUMN/BUMD bila tidak memiliki JRA;
6. Pimpinan Lembaga Kearsipan bila tidak membuat Daftar Pencarian Arsip dan mengumumkannya ke Publik.
7. Pimpinan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi serta BUMN/BUMD tidak melaksanakan program arsip vital
8. Pimpinan Lembaga Kearsipan yang tidak menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip statis
9. Lembaga pencipta arsip tidak membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
10. Lembaga pencipta arsip tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak
11. Pejabat yang bertanggungjawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis tidak memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi Pidana antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan