Elemen Informasi

Mengolah arsip, menata arsip untuk menjadi informasi yang bermanfaat diperlukan teknis dan kreatifitas sehingga menjadi bahan baku atau bahan yang sudah bisa dikonsumsi oleh pengguna.

Seperti kayu, kayu diolah menjadi papan....dahulu papan sudah bisa dipergunakan, namun sekarang papan belom bisa dipergunakan oleh user, untuk itu diolah kembali menjadi bahan dasar membuat meja dan kursi. apakah papan kayu tersebut dijadikan bahan dasar ato langsung dijual, itu tergantung kreatifitas tukang kayu.

pun di bidang kearsipan, ketentuan dan peraturan semakin berkembang yang mengatur mengenai pengolahan,penataan diharapkan arsip dapat diolah oleh siapapun, dimanapun, menjadi apapun. Seperti contoh dibawah ini.

Pernahkah kita sebagai arsiparis, mendapati lembar deskrepsi arsip dengan kolom kolom sebagai berikut

1. jenis naskah ( apakah bentuk nota dinas, surat keluar, surat masuk, disposisi/arahan pimpinan,  laporan, formulir, Poduk Hukum, kuitansi, berita acara, undangan, pengumuman, kuitansi/invoice)
2. tingkat perkembangan (asli, copy)
3. hal/judul
4. klasifikasi akses
5. klasifikasi keamanan
6. kategori arsip
7. Vital/tidak vital
8. media arsip
9. bahasa dan tulisan
10. kategori fungsi
11. nomor berkas
12. judul berkas

Kolom kolom tersebut harus diisi lengkap karena arsip akan dipublikasikan dan dapat diketemukan. demikian yang tersebut di dalam peraturan kepala ANRI nomor 22 Tahun 2011 mengenai pedoman penyelenggaraan sistem kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Format tersebut sangat rumit jika arsip yang arsiparis temukan masih bercampur atao belom terolah. 

Arsip yang telah dilakukan penataan, haruslah diolah kembali untuk mengisi kolom kolom tersebut diatas, misalnya untuk mengisi kolom kategori arsip, apakah masuk dalam kriteria arsip terjaga, arsip umum?. darimanakah klasifikasi akses bisa dikeluarkan, apakah arsiparis yang menentukan klasifikasi akses??? atokah pejabat yang mempunyai kewenangan sesuai dengan penciptaan arsipnya???, misalnya siapakah yang berhak menentukan klaisifkasi akses arsip keuangan?, apakah menteri?, apakah kepala biro keuangan?, apakah Kepala bagian Keuangan?, apakah Kuasa Pengguna Anggaran?, dan apakah arsiparis?

Kategori fungsi?, apakah masuk fungsi fasilitatif, atokah substantif?, menjadi fungsi utama, ato hanya faktor pendukung saja?, analisa unit pencipta arsip memegang peranan dalam mengisi kolom kolom tersebut di atas, dan disini apakah arsiparis yang harus mengisi, atokah suatu TIM yang terdiri beberapa jabatan fungasional misalnya analis kepegawaian (yang mengerti mengenai SOP, alur kerja, uraian jabatan), misalnya analis kebijakan tertentu yang memahami alur kerja dari fungsi pencipta terntentu dan dokumen tertentu. 

Kesimpulannya, arsiparis yang diibaratkan tukang kayu, jika tidak dibekali dengan alat alat yang memadai, tidak dibekali dengan sistem kerja (manajemen) yang baik, maka hanya akan menjadi tukang kayu yang hanya bisa mengolah kayu menjadi papan. hanya papan saja yang bisa dibuat.