Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor semester kedua 2014

PENDAHULUAN

1.     Latar Belakang

Berdasarkan surat Perjanjian Kerjasama antara Direktorat Jenderal Migas dan Kepala Pusat Jasa Kearsipan nomor 34/91.04/SPK/PPKP/2014 dan HK.02/05/2014 tanggal 4 Februari 2014, penyimpanan arsip inaktif Ditjen Migas sejumlah 3400 boks selama 12 bulan terhitung mulai bulan Januari sampai dengan Desember 2014.

2.     Maksud dan Tujuan

Kerjasama penyimpanan yang dilaksanakan oleh Ditjen Migas dengan Pusat Jasa ANRI merupakan langkah untuk menyediakan solusi terhadap permasalahan ruangan penyimpanan arsip inaktif yang terbatas di gedung Plaza centris Migas.

ISI LAPORAN

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada Tahun 2014 dilaksanakan pada sejumlah 3400 boks. Jadi nomor yang dimaksud adalah nomor boks.

Adapun boks – boks arsip termaksud adalah sebagaimana dalam table dibawah ini;

No	Seri arsip	Januari s.d. april 2014			Mei s.d. Nov. 2014
		Boks	Rak	Jumlah boks	Boks	Rak	Jumlah boks
1	Pemberdayaan Potensi Dalam Neg eri	164 - 168, 174 - 282	1	119	253 - 377 (15) / 1 - 163 / 164 - 300	1 / 1 / 2	281
2	Penyiapan Program	1 - 11	2	11	1 - 11 / 12 - 41	2	41
3	Pengembangan Investasi	18 - 205	2	20	1 - 2 /46 - 88	2 / 24	44
4	Laporan PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011, 2012	1 - 50 , 1 – 155, 1 – 177, 1 - 111	3	437	1 - 22 / 1 - 72 / 1 - 136 / 1 - 111	3 / 15	341
5	Dokumen Lelang LPG 2009		3	6	0	0	0
6	Laporan Pekerjaan DIPA	131 - 151 / 74 - 82 / 84 - 130 / 152 - 186 / 190 - 194 / 195 - 200 / 211 - 221 / 1 - 74 / 526 - 533	3 / 4 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 14	215	1 - 102 / 256 - 400	17	246
7	Dokumen Lelang LPG 2010, 2011	1 - 37, 1 - 47	4	84	1 - 37, 1 - 47	9	84
8	Harga dan Subsidi	1 - 79	5	79	8 - 79	5	69
9	Pengolahan	1 - 5	5	5	1 - 5	5	5
10	Standarisasi	1 - 6, 18 - 31 , 35 - 43 , 44 - 52	5 / 6	35	33 - 149 / 1 - 24	20 / 24	144
11	Dokumen Lelang SPBG 2012	1 - 136 / 76	6 / 14 / 22	134	1 - 136 / 76	6 / 14 / 22	134
12	Keselamatan Operasi hulu	176 - 256 / 1 - 10	7 / 10	74	1 - 27 / 1 - 10	7 / 10	37
13	Persuratan / Surat Direktur DMT	1 - 27 / 28 - 51	7 / 18	27	1 - 27 / 28 - 51	18	51
14	Berkas Direktur Jenderal	1 - 91	7 / 8	91	1 - 91	7 / 8	91
15	Sekretariat Ditjen	1 - 52 / 1 - 7	8	59	1 - 52 / 1 - 7	8	59
16	Pengurusan Paspor Dinas	53 - 61	8	8	0	0	0
17	Hukum	1 - 23	8	23	1 - 23	8	23
18	Keuangan (S)	1 - 19	9	19	3 - 19	9	17
19	Rencana dan Laporan	1 - 56	9	56	1 - 23	9	23
20	Dokumen Lelang SDMU, SDML, SDMH, SDMK	1 - 32, 1 - 43 , 1 - 8 , 6 - 9 / 10 / 33 - 42	10 / 14 / 15	100	1 - 32, 1 - 43 , 1 - 8 , 6 - 9 / 10 / 33 - 42	10 / 14 / 15	100
21	Dokumen Lelang 2011 DME	1 - 21	10	20	1 - 32	10	32
22	Dokumen Lelang 2011 dan 2012 DMT	1 - 20	10	20	1 - 42	10	42
23	Dokumen Lelang DMO	1 - 49	11	49	1 - 78	11	78
24	SP2D PJDGB	1 - 16	11	26	1 - 35	11	40
25	SP2D  Lelang	1 - 59 / 60 - 209 / 210 - 234	11 / 12 / 13	234	1 - 59 / 60 - 209 / 210 - 234	11 / 12 / 13	155
26	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	1 - 61	13	61	1 - 29	13	29
27	Dokumen Lelang PJDGB 2011 (berserakan)	1 - 49	13	47	Sama	Sama	sama
28	Keuangan (YD)	1 - 12 / 13 - 102 / 103 - 114	13 / 14 / 15	90	Sama	Sama	sama
29	Keuangan (WP)	1 - 34	14	34	Sama	Sama	sama
30	Usaha Penunjang	13 - 27 / 28 - 67	15 / 23	15	Sama	Sama	Sama
31	SP2D Tahun 2011 (MK)	1 - 150 / 151 - 175 / susulan	16 / 17	175	0	0	0
32	Eksplorasi I	1 - 34	18	34	1 - 37	18	37
33	Keuangan (SP2D non lelang) 2005 s.d. 2011	39 - 47, 67 - 172, 119, 131 - 152, 156, 202, 304 - 305	19	305	1 – 171	12 / 13	171
34	Dok.Lelang Jargas 2009, 2010, 2011, 2012	1 - 57 / 1 - 92 / 1 - 57 / 1 - 61	21 / 22 / 22	267	Sama	Sama	Sama
35	Penyimpanan	1 - 44	23	44	1 - 44 / 1 - 5	23	49
36	Pengangkutan	1 - 4	23	10	Sama	Sama	Sama
37	Dokumen Lelang DMB	1 - 16	23	16	1 -  26 / 28 - 58	23 / lt.8	70
38	Kerjasama migas				1 - 3	20	3
39	Pemanfaatan gas				1 - 43	9	43
40	Surat Direktur DMO				34 - 55	19	17
41	Lindungan lingkungan				1 – 29		29
42	SP2D LPG				1 – 14		14
43	SP2D TA. 2012				148 – 188		40
44	SP2D IGBT/SPBG				1 – 7		7

PENUTUP

Pada penutup laporan ini, terdapat tiga hal yang dalam penyimpanan arsip yakni:

1.    Terdapat penambahan boks sebagaimana table berikut:

No	Seri	Jumlah boks Januari s.d. april 2014	Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014	Bertambah
1	Pemberdayaan Potensi Dalam Neg	119	281	162
2	Standarisasi	35	144	109
3	Dokumen Lelang DMB	16	70	54
4	Pemanfaatan gas	0	43	43
5	SP2D TA. 2012	0	40	40
6	Laporan Pekerjaan DIPA	215	246	31
7	Penyiapan Program	11	41	30
8	Lindungan lingkungan	0	29	29
9	Dokumen Lelang DMO	49	78	29
10	Pengembangan Investasi	20	44	24
11	Persuratan / Surat Direktur DMT	27	51	24
12	Dokumen Lelang 2011 dan 2012 DMT	20	42	22
13	Surat Direktur DMO	0	17	17
14	SP2D LPG	0	14	14
15	SP2D PJDGB	26	40	14
16	Dokumen Lelang 2011 DME	20	32	12
17	SP2D IGBT/SPBG	0	7	7
18	Penyimpanan	44	49	5
19	Kerjasama migas	0	3	3
20	Eksplorasi I	34	37	3

 2.    Terdapat Penyusutan boks sebagaimana table berikut:

No	Seri	Jumlah boks Januari s.d. april 2014	Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014	Berkurang
1	Keuangan (S)	19	17	2
2	Dokumen Lelang LPG 2009	6	0	6
3	Pengurusan Paspor Dinas	8	0	8
4	Harga dan Subsidi	79	69	10
5	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	61	29	32
6	Rencana dan Laporan	56	23	33
7	Keselamatan Operasi hulu	74	37	37
8	SP2D  Lelang	234	155	79
9	Laporan PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011, 2012	437	341	96
10	SP2D Non Lelang2005 s.d. 2011	305	171	134
11	SP2D Tahun 2011 (MK)	175	0	175

3.    Jumlah boks yang tetap (tidak berkurang atau bertambah)sebagaimana table berikut;

No	Seri	Jumlah boks Januari s.d. april 2014	Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014
1	Hukum	sama	sama
2	Sekretariat Ditjen	sama	sama
3	Dokumen Lelang LPG 2010, 2011	sama	sama
4	Berkas Direktur Jenderal	sama	sama
5	Dokumen Lelang SDMU, SDML, SDMH, SDMK	sama	sama
6	Dokumen Lelang SPBG 2012	sama	sama
7	Pengolahan	sama	sama
8	Pengangkutan	sama	sama
9	Usaha Penunjang	sama	sama
10	Keuangan (WP)	sama	sama
11	Dokumen Lelang PJDGB 2011 (berserakan)	sama	sama
12	Keuangan (YD)	sama	sama
13	Dok.Lelang Jargas 2009, 2010, 2011, 2012	sama	sama

Demikian laporan perkembangan penyimpanan arsip di Ruang Sewa ANRI dengan memperbandingkan penyimpanan periode Januari s.d. april 2014 dan Mei s.d. Nov. 2014. Total penambahan adalah 672 boks sedangkan total penyusutan boks adalah 612.

Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis

1.    Latar Belakang

Pada tulisan sebelumnya yang berjudul pengajuan DUPAK yang diposting pada tanggal 31 Oktober 2013, penulis telah menggambarkan poin poin yang dapat membuktikan kinerja arsiparis. Kinerja arsiparis terukur dari ketatalaksanan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan dan pemeliharaan kearsipan, dan pelayanan kearsipan.

Dengan sudut pandang normatif bahwa bukti kerja arsiparis yang sesuai sebagaimana yang dipersyaratkan, maka akan diberikan nilai oleh tim penilai. Pembuktian kinerja tersebut menjadi tantangan selanjutnya adalah, kedudukan arsiparis sebagai salah satu sumberdaya yang memberikan dukungan manajemen teknis bagi suatu organisasi.

Untuk itulah dalam menjawab tantangan tersebut dapat dilakukan pengujian. Pengujian dilakukan dengan menyampaikan pertanyaan seperti Apakah daftar arsip yang dibuat seorang arsiparis dipergunakan dalam pencarian arsip?, apakah laporan monitoring penggunaan aplikasi system informasi kearsipan dibaca oleh pihak manajemen/pimpinan/pejabat struktural dan menjadikan dasar penentuan kebijakan?; apakah laporan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan memang menjadi dasar dalam penyusutan arsip atau dilaksanakan?; apakah pemindaian arsip telah diupload ke database sehingga mudah untuk dicari?

Dalam konteks penilaian prestasi kerja inilah kemudian tulisan ini disusun.

 

2.    Batasan Masalah

Bagaimanakah penilaian prestasi kerja arsiparis?.

 

3.    Kerangka Berifikir

Pengertian penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai adalah melaksanakan evaluasi pelaksanaan pekerjaan untuk promosi, penggajian, produktivitas, motivasi pegawai dan mengukur keberhasilan kepemimpinan seseorang (konsep PP10/1979). Pengertian tersebut diperbaharui sebagaimana tersurat dalam peraturan pemerintah nomor 46 tahun 2011 tentang penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil, menjadi penilaian prestasi kerja dilaksanakan berdasarkan system prestasi kerja dan system karir yang dititikberatkan pada system prestasi kerja. Pembaharuan penilaian prestasi kerja PNS yakni penialaian berdasarkan Sasaran kinerja Pegawai dan Perilaku kerja.

Permasalahan empirik dalam penilaian pegawai menunjukan bahwa pegawai terjebak dalam formalitas dan kehilangan makna substantif pekerjaan yang bersangkutan. Produktiivitas yang tercermin dalam poin angka kredit belum teruji dalam kontribusi kepada organisasi. Apakah angka kredit dapat menunjukkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan pekerjaan arsiparis?

 

4.    Pembahasan

Penilaian prestasi kerja dilakukan dengan cara menggabungkan penilaian sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dengan penilaian perilaku kerja. Bobot nilai SKP adalah enam puluh persen dan perilaku kerja empat puluh persen.

4.1.        Sasaran Kerja Arsiparis

Adalah rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang arsiparis yang disusun dan disepakati bersama antara pegawai dan atasan langsung.

4.1.1 Kuantitas

4.1.2 Kualitas

4.1.3 Waktu

4.1.4 Beaya

 

4.2.        Perilaku Kinerja Arsiparis

Adalah setiap tingkah laku, sikap atau tindakan yang dilakukan oleh arsiparis atau tidak melakukan sesuatu yang seharusnya dilakukan ssesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

4.2.1 Orientasi Pelayanan

4.2.2 Integritas

4.2.3 Komitmen

4.2.4 Disiplin

4.2.5 Kerjasama

4.2.6 Kepemimpinan

 

5.    Kesimpulan

5.1.        Penilaian prestasi kerja arsiparis dilakukan berdasarkan prinsip obyektif, terukur, akuntabel, partisipatif dan transparan. Menurut penulis, angka kredit yang ditetapkan oleh tim penilai dalam tabulasi atau Penetapan Angka Kredit merupakan bentuk sasaran kerja arsiparis. Aspek kualitas, kuantitas serta waktu telah termasuk dalam rincian bukti kerja arsiparis atau di dalam DUPAK. Yang kemudian perlu diperhatikan adalah pembeayaan.

5.2.        Penilaian perilaku kinerja arsiparis masih akan mengalami pembiasan karena belom ada terdapat keterukuran sebagaimana pada sasaran kerja yaitu:

5.2.1 bias terhadap pendapat pribadi penilai

5.2.2 bias terhadap penilai kinerja akan cenderang dibuat rata rata

5.2.3 bias kepada terlalu ketat atau terlamu murah oleh penilai

5.2.4. bias kepada kesan terakhir