Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor semester kedua 2014

PENDAHULUAN

1.     Latar Belakang

Berdasarkan surat Perjanjian Kerjasama antara Direktorat Jenderal Migas dan Kepala Pusat Jasa Kearsipan nomor 34/91.04/SPK/PPKP/2014 dan HK.02/05/2014 tanggal 4 Februari 2014, penyimpanan arsip inaktif Ditjen Migas sejumlah 3400 boks selama 12 bulan terhitung mulai bulan Januari sampai dengan Desember 2014.

2.     Maksud dan Tujuan

Kerjasama penyimpanan yang dilaksanakan oleh Ditjen Migas dengan Pusat Jasa ANRI merupakan langkah untuk menyediakan solusi terhadap permasalahan ruangan penyimpanan arsip inaktif yang terbatas di gedung Plaza centris Migas.

ISI LAPORAN

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada Tahun 2014 dilaksanakan pada sejumlah 3400 boks. Jadi nomor yang dimaksud adalah nomor boks.

Adapun boks – boks arsip termaksud adalah sebagaimana dalam table dibawah ini;

No	Seri arsip	Januari s.d. april 2014			Mei s.d. Nov. 2014
		Boks	Rak	Jumlah boks	Boks	Rak	Jumlah boks
1	Pemberdayaan Potensi Dalam Neg eri	164 - 168, 174 - 282	1	119	253 - 377 (15) / 1 - 163 / 164 - 300	1 / 1 / 2	281
2	Penyiapan Program	1 - 11	2	11	1 - 11 / 12 - 41	2	41
3	Pengembangan Investasi	18 - 205	2	20	1 - 2 /46 - 88	2 / 24	44
4	Laporan PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011, 2012	1 - 50 , 1 – 155, 1 – 177, 1 - 111	3	437	1 - 22 / 1 - 72 / 1 - 136 / 1 - 111	3 / 15	341
5	Dokumen Lelang LPG 2009		3	6	0	0	0
6	Laporan Pekerjaan DIPA	131 - 151 / 74 - 82 / 84 - 130 / 152 - 186 / 190 - 194 / 195 - 200 / 211 - 221 / 1 - 74 / 526 - 533	3 / 4 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 14	215	1 - 102 / 256 - 400	17	246
7	Dokumen Lelang LPG 2010, 2011	1 - 37, 1 - 47	4	84	1 - 37, 1 - 47	9	84
8	Harga dan Subsidi	1 - 79	5	79	8 - 79	5	69
9	Pengolahan	1 - 5	5	5	1 - 5	5	5
10	Standarisasi	1 - 6, 18 - 31 , 35 - 43 , 44 - 52	5 / 6	35	33 - 149 / 1 - 24	20 / 24	144
11	Dokumen Lelang SPBG 2012	1 - 136 / 76	6 / 14 / 22	134	1 - 136 / 76	6 / 14 / 22	134
12	Keselamatan Operasi hulu	176 - 256 / 1 - 10	7 / 10	74	1 - 27 / 1 - 10	7 / 10	37
13	Persuratan / Surat Direktur DMT	1 - 27 / 28 - 51	7 / 18	27	1 - 27 / 28 - 51	18	51
14	Berkas Direktur Jenderal	1 - 91	7 / 8	91	1 - 91	7 / 8	91
15	Sekretariat Ditjen	1 - 52 / 1 - 7	8	59	1 - 52 / 1 - 7	8	59
16	Pengurusan Paspor Dinas	53 - 61	8	8	0	0	0
17	Hukum	1 - 23	8	23	1 - 23	8	23
18	Keuangan (S)	1 - 19	9	19	3 - 19	9	17
19	Rencana dan Laporan	1 - 56	9	56	1 - 23	9	23
20	Dokumen Lelang SDMU, SDML, SDMH, SDMK	1 - 32, 1 - 43 , 1 - 8 , 6 - 9 / 10 / 33 - 42	10 / 14 / 15	100	1 - 32, 1 - 43 , 1 - 8 , 6 - 9 / 10 / 33 - 42	10 / 14 / 15	100
21	Dokumen Lelang 2011 DME	1 - 21	10	20	1 - 32	10	32
22	Dokumen Lelang 2011 dan 2012 DMT	1 - 20	10	20	1 - 42	10	42
23	Dokumen Lelang DMO	1 - 49	11	49	1 - 78	11	78
24	SP2D PJDGB	1 - 16	11	26	1 - 35	11	40
25	SP2D  Lelang	1 - 59 / 60 - 209 / 210 - 234	11 / 12 / 13	234	1 - 59 / 60 - 209 / 210 - 234	11 / 12 / 13	155
26	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	1 - 61	13	61	1 - 29	13	29
27	Dokumen Lelang PJDGB 2011 (berserakan)	1 - 49	13	47	Sama	Sama	sama
28	Keuangan (YD)	1 - 12 / 13 - 102 / 103 - 114	13 / 14 / 15	90	Sama	Sama	sama
29	Keuangan (WP)	1 - 34	14	34	Sama	Sama	sama
30	Usaha Penunjang	13 - 27 / 28 - 67	15 / 23	15	Sama	Sama	Sama
31	SP2D Tahun 2011 (MK)	1 - 150 / 151 - 175 / susulan	16 / 17	175	0	0	0
32	Eksplorasi I	1 - 34	18	34	1 - 37	18	37
33	Keuangan (SP2D non lelang) 2005 s.d. 2011	39 - 47, 67 - 172, 119, 131 - 152, 156, 202, 304 - 305	19	305	1 – 171	12 / 13	171
34	Dok.Lelang Jargas 2009, 2010, 2011, 2012	1 - 57 / 1 - 92 / 1 - 57 / 1 - 61	21 / 22 / 22	267	Sama	Sama	Sama
35	Penyimpanan	1 - 44	23	44	1 - 44 / 1 - 5	23	49
36	Pengangkutan	1 - 4	23	10	Sama	Sama	Sama
37	Dokumen Lelang DMB	1 - 16	23	16	1 -  26 / 28 - 58	23 / lt.8	70
38	Kerjasama migas				1 - 3	20	3
39	Pemanfaatan gas				1 - 43	9	43
40	Surat Direktur DMO				34 - 55	19	17
41	Lindungan lingkungan				1 – 29		29
42	SP2D LPG				1 – 14		14
43	SP2D TA. 2012				148 – 188		40
44	SP2D IGBT/SPBG				1 – 7		7

PENUTUP

Pada penutup laporan ini, terdapat tiga hal yang dalam penyimpanan arsip yakni:

1.    Terdapat penambahan boks sebagaimana table berikut:

No	Seri	Jumlah boks Januari s.d. april 2014	Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014	Bertambah
1	Pemberdayaan Potensi Dalam Neg	119	281	162
2	Standarisasi	35	144	109
3	Dokumen Lelang DMB	16	70	54
4	Pemanfaatan gas	0	43	43
5	SP2D TA. 2012	0	40	40
6	Laporan Pekerjaan DIPA	215	246	31
7	Penyiapan Program	11	41	30
8	Lindungan lingkungan	0	29	29
9	Dokumen Lelang DMO	49	78	29
10	Pengembangan Investasi	20	44	24
11	Persuratan / Surat Direktur DMT	27	51	24
12	Dokumen Lelang 2011 dan 2012 DMT	20	42	22
13	Surat Direktur DMO	0	17	17
14	SP2D LPG	0	14	14
15	SP2D PJDGB	26	40	14
16	Dokumen Lelang 2011 DME	20	32	12
17	SP2D IGBT/SPBG	0	7	7
18	Penyimpanan	44	49	5
19	Kerjasama migas	0	3	3
20	Eksplorasi I	34	37	3

 2.    Terdapat Penyusutan boks sebagaimana table berikut:

No	Seri	Jumlah boks Januari s.d. april 2014	Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014	Berkurang
1	Keuangan (S)	19	17	2
2	Dokumen Lelang LPG 2009	6	0	6
3	Pengurusan Paspor Dinas	8	0	8
4	Harga dan Subsidi	79	69	10
5	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	61	29	32
6	Rencana dan Laporan	56	23	33
7	Keselamatan Operasi hulu	74	37	37
8	SP2D  Lelang	234	155	79
9	Laporan PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011, 2012	437	341	96
10	SP2D Non Lelang2005 s.d. 2011	305	171	134
11	SP2D Tahun 2011 (MK)	175	0	175

3.    Jumlah boks yang tetap (tidak berkurang atau bertambah)sebagaimana table berikut;

No	Seri	Jumlah boks Januari s.d. april 2014	Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014
1	Hukum	sama	sama
2	Sekretariat Ditjen	sama	sama
3	Dokumen Lelang LPG 2010, 2011	sama	sama
4	Berkas Direktur Jenderal	sama	sama
5	Dokumen Lelang SDMU, SDML, SDMH, SDMK	sama	sama
6	Dokumen Lelang SPBG 2012	sama	sama
7	Pengolahan	sama	sama
8	Pengangkutan	sama	sama
9	Usaha Penunjang	sama	sama
10	Keuangan (WP)	sama	sama
11	Dokumen Lelang PJDGB 2011 (berserakan)	sama	sama
12	Keuangan (YD)	sama	sama
13	Dok.Lelang Jargas 2009, 2010, 2011, 2012	sama	sama

Demikian laporan perkembangan penyimpanan arsip di Ruang Sewa ANRI dengan memperbandingkan penyimpanan periode Januari s.d. april 2014 dan Mei s.d. Nov. 2014. Total penambahan adalah 672 boks sedangkan total penyusutan boks adalah 612.