PEMANTAUAN PENGELOLAAN ARSIP

LAPORAN

PEMANTAUAN PENGELOLAAN ARSIP KE – 10

BULAN DESEMBER 2016 S.D. APRIL 2017

A.      Pendahuluan

1.    Umum

Laporan pemantauan pengelolaan yang telah disusun adalah sebagai berikut:

·         Lap ke-9 Mei s.d. September 2016                          : secara kualitatif

·         Lap ke-8 (s.d. April 2016)                                         : 6709 boks

·         Lap. ke-7 ( s.d. Desember 2015)                             : secara kualitatif

·         Lap. Ke-6 (s.d. Juli 2015)                                         : 8192 boks

·         Lap. ke-5 (s.d Januari 2015)                                    : 5795 boks

·         Lap. ke-4 (s.d. November 2014)                              : 5130 boks

·         Lap. Ke-3 (s.d. April 2014)                                        : 5775 boks

·         Lap. Ke-2 tahun 2013                                               : 6595 boks

2.    Maksud dan tujuan

Memberikan informasi kondisi kearsipan pada Unit Kearsipan 2 yaitu Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

3.    Ruang lingkup

Pengolahan arsip inaktif yang dilaksanakan unit kearsipan Ditjen Migas diawali dengan menindaklanjuti permintaan pemindahan arsip baik melewati nota dinas maupun secara lisan yang berasal dari unit pengolah.

4.    Dasar

Surat permintaan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan tahun 2017 sebagai mana table berikut:

No	Nomor Surat	Tgl	Unit	Jmh
1	6/DMTP/2017  345/19/DMTP/2017	9 Januari 27 maret	Subdit Usaha Penunjang Migas	13 kardus
2	24/14/DMOO/2017	9 Januari	Subdit Pengolahan Migas	16 Kardus
3	15/04/DMBD/2017	10 Januari	Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	15 Karung
4	016/DMBI/2017  042/DMBI/2017	12 Januari 30 Januari	Subdit Pengembangan Investasi Migas	21 Kardus
5	53/03/DMBK/2017	16 Januari	Subdit Kerja Sama Migas	8 Kardus
6	17/70/SDMUP/2017   27/70/SDMUP/2017	24 Januari	Subbagian Kepegawaian	22 Kardus
7	69/DMED/2017	6 Febrauri	Subdit Penilaian Pengembangan Usaha Hulu	18 Kardus
8	478/DMTO/2017	22 Februari	Subdit Keselamatan Operasi Hilir Migas	14 Kardus
9	40/DMBP/2017	27 februari	Subdit penerimaan negara	10 kardus
10	84/06/SDMH/2017	16 februari	Bagian hukum	15kardus
11	77/DMBS/2017	8 februari	Subdit penyiapan program	26 kardus
12	139/04/DMOH/2017	1 maret	Subdit Harga dan Subsidi
13	Tanpa nota Dinas		Bagian Keuangan	15 Kardus
14	Tanpa nota Dinas		Dokumen Lelang SDM di Lt.11	10 Kardus

B.      Hasil yang dicapai

Jumlah total arsip sampai dengan bulan april 2017 adalah sebanyak 6.701 boks disimpan di Unit Kearsipan Ditjen Migas:

No	Seri Arsip	Jumlah Boks
1	Arsip Pembayaran	1311
2	Arsip pelelangan barang dan jasa	1364
3	Laporan infrastruktur migas	1055
4	Sekretariat Ditjen migas	1196
5	Hulu migas	114
6	Hilir migas	385
7	Program migas	694
8	Teknik dan lingkungan	582
Total		6.701

               

Jumlah arsip usul musnah adalah 418 Boks (dititipkan di Ruang Kedap Api Gd. Arsip KESDM tahun 2016).

No	Seri arsip	Nomor Boks	Jumlah boks
1	Permohonan ijin usaha niaga migas	1-76	76
2	Permohonan izin mempekerjakan tenaga asing dan permohonan rekomendasi impor barang	1-242	242
3	SP2D non lelang 2007-2012	1-87	87
4	Permohonan ijin usaha pengangkutan migas	11	11
5	DUPAK Inspektur migas	1-26	26
	Total		418 Boks

Jumlah arsip pindah ke Record Center / Pusat Arsip Kementerian ESDM sebanyak 957 boks

No	Seri Arsip	Jumlah Boks	Tahun pemindahan
1	WP&B BU/BUT MIGAS	67	2011
2	ARSIP SUBSTANTIF	394	2011
3	Arsip kerjasama Migas	68	2011
4	Dokumen UKL dan UPL	183	2011, 2015
5	Laporan Konsultan	245	2017
total		957

Persuratan Elektronik

 Sistem Informasi Persuratan Dinas http://surat.migas.esdm.go.id

Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi

Pada tahun 2015 Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi mengalami tahap pembiasaan penggunaan teknologi di bidang persuratan. Pengalaman penulis sejak dari CPNS (Tahun 2009) penggunaan aplikasi persuratan hanya sampai di level petugas persuratan (sekretaris dan pengadministrasi).  Itu pun hanya sebatas sebagai sarana bantu penomoran surat keluar. Tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2015/03/telaahan-arsiparis-pengurusan-surat.html mendeskrepsikan pelaksanaan penggunaan teknologi informasi komputer sebagai sarana persuratan oleh seluruh level pimpinan dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas.  Hampir setahun (Februari s.d. Desember 2015) penulis sebagai arsiparis mengawal pelaksanaan penggunaan aplikasi persuratan yang telah dibangun oleh Pusdatin KESDM.

Pada tahun 2016 merupakan tahap pembangunan pertama. Bermula ketidakpuasan pimpinan terhadap aplikasi persuratan Pusdatin KESDM, maka atas arahan dirjen migas (Bapak IGN Wiratmaja ), dibangunlah aplikasi persuratan elektronik. Arahan pimpinan pembangunan aplikasi persuratan tersebut kepada unit teknologi informasi (Bagian Rencana dan Laporan pada Sekretariat Ditjen Migas). Namun demikian, penulis sebagai staf bidang tata usaha yang mempunyai tugas persuratan diberikan tantangan untuk mengkoordinir programmer dalam menterjemahkan analisis proses business. Gambaran tahap pembangunan pertama yakni bulan Januari s.d. April 2016 tergambar pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/05/monitoring-penggunaan-aplikasi-sistem.html

Pada Akhir bulan Mei s.d. awal Agustus 2016 merupakan tahap Sosialisasi. Selama 4 bulan dilaksanakan lebih dari tujuh kali sosialisasi kepada pengguna aplikasi persuratan elektronik. Dengan sistem kelas sering terjadi umpan balik yang mis. Misalnya peserta sosialisasi yang belum mempergunakan secara langsung, memberikan komentar terhadap system. Gambaran tahap sosialisasi serta peran penulis untuk mengawal aplikasi persuratan elektronik pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/09/melakukan-monitoring-penggunaan.html

Mulai tanggal 19 Agustus 2016 merupakan tahap implementasi aplikasi persuratan elektronik yang diberikan nama Sistem Informasi Persuratan Dinas di lingkungan Ditjen Migas. Hal tergambar melalui surat Sekretaris Ditjen Migas dan 05.E/04/SDM/2016 tanggal 9 Agustus 2016  tentang pelaksanaan disposisi surat masuk secara elektronik. Persuratan di Ditjen Migas telah mengalami babak baru dengan pemantapan implementasi sebagaimana surat Sekretaris Ditjen Migas nomor 2.Pt/04/SDM/2017 tanggal 20 April 2017 tentang pelaksanaan disposisi surat masuk.

Genap setahun tahap implementasi Sistem Informasi Persuratan Dinas terjadilah pergantian pucuk pimpinan di kantor Direktorat Jenderal Migas (2 Agustus 2017). Hal tersebut menjadi tantangan tersendiri terhadap keberadaan aplikasi persuratan elektronik. Stigma ditinggalkannya aplikasi persuratan elektronik di Ditjen Migas teruji ketika terjadi pergantian dari bapak IGN Wiratmaja kepada Bapak Ego Syahrial. Melalui arahan Dirjen Migas (Bapak Ego Syahrial) terhadap surat Sekretaris Ditjen Migas nomor 3.Pt/04/SDM/2017 tanggal 15 Agustus 2017 tentang Pelaksanaan Disposisi Surat Masuk maka munculah Surat Edaran Direktur Jenderal Migas Nomor 9.E/04/DJM/2017 tanggal 12 September 2017 tentang Penyelenggaraan Persuratan Dinas.

Surat Edaran Dirjen Migas termaksud menjadi dasar pemantapan implementasi dan pengembangan aplikasi persuratan elektronik. Sampai awal Oktober 2017, lebih dari 300 pengguna (Dirjen Migas, pimpinan tinggi pratama/eselon 2, pejabat administrator/eselon 3, pejabat pengawas/eselon 4, staf/pelaksana, sekretaris pimpinan, pengadministrasi) aktif mengakses http://surat.migas.esdm.go.id sebagai sarana persuratan.

INDEPENDENSI DAN KEMANDIRIAN ARSIPARIS

PERSPEKTIF INDEPENDENSI DAN KEMANDIRIAN ARSIPARIS

DALAM MEKANISME PENILAIAN KINERJA

PENDAHULUAN

Dua bulan yag lalu tepatnya tanggal 7 Februari 217 ditetapkan peraturan kepala ANRI tentang mekanisme penilaian kinerja arsiparis. Aturan tersebut menggantikan tata kerja tim penilai dan tata cara penilaian prestasi kerja arsiparis yang ditetapkan pada tahun 2004. Sebagai arsiparis, sangat terpaksa untuk mengikuti mekanisme penilaian. Jika tidak mau tau tentang mekanisme penilaian, maka akan rugi sendiri. Selain itu juga, karena WAJIB untuk menjadi acuan pengajuan penilaian kinerja arsiparis.

Ketertarikan penulis untuk mensimulasikan kejadian penulis sebagai arsiparis pada tahun 2015, yaitu dikembalikan berkas pengajuan Daftar Usulan Peniaian Angka Kredit (DUPAK) arsiparis oleh tim penilai instansi dengan alasan kurang persyaratan administrasi. Hal ini akan melengkapi analisa arsiparis lainnya terkait waktu yang lama untuk mendapatkan kenaikan pangkat dan golongan (bahkan s.d. 4 tahun atau lebih). Tergantung dari nilai kinerja yang dikonversi ke angka kredit kumulatif yang disingkat dengan AKK.

Pada acara sosialisasi kebijakan pembinaan dan pengembangan JFA serta Penilaian Kinerja Arsiparis berdasarkan SKP 2017 yang digelar di tanggal 24 maret di ANRI oleh ANRI. Deputi Pembinaan ANRI, menyampaikan mekanisme penilaian kinerja arsiparis merupakan loncatan berfikir dengan semangat Undang – Undang Aparatur Sipil Negara.

Jabatan fungsional Tertentu (JFT) pada saat ini kurang lebih 200 jabatan. Arsiparis merupakan salah satu dari 12 jabatan fungsional tertentu yang telah menggunakan mekanisme Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) sebagai dasar penilaian kinerja. Hal ini perlu diapresiasi dalam kerangka peningkatan kompetensi dan profesionalitas arsiparis, tambahan dari direktur SDM dan Akreditasi ANRI.

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah no.28 tahun 2012 bahwa Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan  fungsi dan tugasnya. Selain itu penulis setuju dengan adanya pendapat bahwa arsiparis sebagai mitra kerja pejabat structural. Mitra kerja berhak menentukan kepuasan kerja sesuai dengan profesionalitas pada bidangnya. 

RUMUSAN MASALAH

Rumusan masalah pada tulisan ini adalah “apakah desain penilaian kinerja saat ini mendukung indepensi dan kemandirian arsiparis???., yuk kita bahas dikit karena tulisan ini dibuat dengan keterbatasan penulis. Maklum nongkrong di warung kopi lama – lama gk enak, udah ditungguin yang di rumah hehehehe.

PEMBAHASAN

Desain yang terdapat pada perka ANRI no.5 tahun 2017 adalah adanya tim penilai instansi yang diketuai oleh pimpinan Unit Kearsipan dan sekretaris dijabat oleh eselon 3 di bidang kepegawaian. Dalam organisasi kearsipan dikenal adanya unit kersipan (UK dan unit pengolah (UP).  Pimpinan Unit Kearsipan (UK) adalah sekretaris jenderal / sekretaris Utama (struktur Kementerian dan Lembaga).  Bagaimanakah implementasinya?, bisakah pimpinan tingga madya /eselon satu dicantumkan dalam Keputusan sebagai ketua tim penilai?. 

Aturan terdahulu (tata cara penilaian prestasi kerja arsiparis tahun 2004), Pejabat Pembina kepegawaian menjadi ketua tim penilai kinerja instansi dan sekaligus yang menetapkan Angka Kredit sebagai syarat kenaikan jabatan, pangkat dan golongan arsiparis. Namun sekarang penetapan angka kredit kumulatif oleh pimpinan unit kearsipan sebagai ketua tim penilai kinerja arsiparis. Kemudian AKK disampaikan kepada Pejabat Pembina kepegawaian.

Pada pasal 47 (Perka ANRI No.5 tahun 2017) disebutkan bahwa ketua tim penilai kinerja instansi adalah pimpinan unit kearsipan yang akan menetapkan angka kredit komulatif tahunan. Siapakah pimpinan unit kearsipan?, adalah paling rendah pimpinan tinggi pratama eselon II yang tugas fungsinya adalah pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Bagaimakah implementasinya di kementerian ESDM (tempat kerja penulis), pada aturan terdahulu, pejabat yang menetapkan angka kredit adalah Kepala Biro Kepegawaian/SDM. Terkait dengan bunyi pasal tersebut, maka pejabat yang menetapkan angka kredit komulatif dijabat oleh Kepala Biro Umum donk…….. 

Bergantinya pejabat yang menetapkan angka kredit yang semula Kepala Biro Kepegawaian/SDM kepasa kepala Biro Umum artinya nambah alur birokrasi, semakin panjang waktunya. Selain itu dapat diartikan nasib arsiparis tergantung kepada kepala unit kearsipan. Bagaimanakah jika arsiparis jaraknya jauh dengan unit Pembina kearsipan. Atau mempunyai pendekatan berseberangan dalam melaksanakan kebijakan pengelolaan kearsipan walaupun tujuan si arsiparis sebetulnya selaras dengan kebijakan kearsipan termaksud. Pertanyaannya adalah bagaimana independensi dan kemandirian arsiparis dikaitkan dengan keberadaan unit kearsipan.

Pada kasus dikembalikannya DUPAK penulis sebagai arsiparis sebagaimana di awal tulisan ini, arsiparis mengajukan keberatan secara lisan kepada unit Pembina kepegawaian. Kewenangan anggota tim penilai pada aturan terdahulu/2004 menerbitkan nilai, jika tidak terbit nilainya, ya siapa lagi yang menerima aduan arsiparis kalo bukan seketariat tim penilai (nota bene unit Pembina kepegawaian). 

Waktu itu sempat sekretariat tim penilai angka kredit menyinggung tentang hubungan arsiparis dengan unit Pembina Kearsipan atau lebih pas nya dikenal dengan Unit Kearsipan. Analisa sekretariat tim penilai mengarahkan bahwa anggota tim penilai yang merekomendasikan kepada ketua tim penilai / pejabat penetap angka kredit untuk dikembalikannya DUPAK arsiparis adalah salah satu pejabat dari unit kearsipan. Dengan alasan kekurangan persyaratan administratif. Isi rekomendasi dari anggota tim penilai kepada ketua tim penilai adalah DUPAK dikembalikan kepada arsiparis untuk diajukan pada penilaian periode berikutnya. Rekomendasi tersebut di tandatangani oleh seluruh anggota tim penilai.

Gambaran analisa sekretariat tim penilai tersebut, pada aturan saat ini tertulis jelas pada pasal 12 (perka ANRI no.5 tahun 2017 tentang tugas tim penilai instansi yakni memberikan bahan pertimbangan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian dalam pengembangan PNS, dan dijadikan persyaratan dalam pengangkatan jabatan dan kenaikan pangkat, pemberian tunjangan, sanksi, mutasi dan promosi serta diklat arsiparis.

Lebih tegas lagi pada pasal 13 tentang kewenangan tim penilai kinerja instansi yang diketuai oleh pimpinan unit kearsipan. Ketua tim penilai berwenang untuk merubah hasil nilai yang diberikan oleh pejabat penilai. Nilai perubahan tersebut dapat ditetapkan sebagai angka kredit komulatif. Wuis mantab nih…yang menurut pendapat penulis berpotensi menghabisi independensi arsiparis. Kewenangan ketua tim penilai kinerja arsiparis tersebut berpotensi mengukung independensi dan kemandirian arsiparis.

Kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan  fungsi dan tugasnya diadu dan dipertentangkan dengan tugas dan kewenangan pimpinan unit kearsipan pada mekanisme penilaian kinerja.

Harapan penulis sebagai arsiparis tentunya adanya mekanisme aduan keberatan penilaian kinerja. Dengan adanya mekanisme yang fair dan adil maka dapat mendukung independensi dan kemandirian arsiparis. Selain harapan arsiparis juga amanah peraturan pemerintah juga kan…..

Pada pasal 18 disebutkan bahwa sekretariat penilai dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi pembinaan kearsipan. Jika sebelumnya sekretariat tim penilai instansi dilaksanakan ole unit Pembina Kepegawaian beralih ke unit Pembina kearsipan. 

Pada struktur organisasi KESDM, unit Pembina kearsipan adalah sekretariat jenderal Cq. Biro Umum. Artinya sekretarat penilai oleh pejabat atau staf di biro umum. Yang menjadi pertanyaan, sudah siapkah kompetensi pejabat dan pelaksana di biro umum untuk melaksanakan penilaian kinerja yang selama ini ditangani oleh biro kepegawaian?. 

Bagaimana suasana pembinaan kearsipan yaitu unit Pembina kearsipan dengan para arsiprisnya. Bagaimana jangkauan pembinaan arsiparis sampai dengan unit kearsipan 2 (UK.2)?. bagaimana jika pembinaan kearsipan yang mandeg, atau belom terdapat kesepakatan mekanisme hubungan kerja kearsipan yang baik antara UK I, UK II, sampai dengan Unit Pengolah.

Penulis berpendapat bahwa tim penilai dan sekretariat penilai yang dijalankan oleh unit Pembina kearsipan, masih belom siap dilaksanakan. Unit Pembina kearsipan masih memerlukan waktu untuk pembiasaan. 

Hasil aduan keberatan arsiparis yang ditujukan kepada unit Pembina kepegawaian sebagaimana contoh kasus tersebut belum membuat arsiparis merasa adil/fair. Harapan arsiparis terhadap mekanisme penilaian kinerja arsiparis saat ini, belum lah terakomodir. Harapan terhadap mekanisme yang fair dan adil terkait permasalahan teknis penilaian antara lain: tidak ditetapkannya angka kredit, daftar usulan penilaian dikembalikan, keterlambatan dalam pengumpulan usulan, kekuarangan administrasi, dan lain sebagainya.

Penulis berpendapat bahwa mekanisme aduan keberatan penilaian menjadi pendukung independensi dan kemandirian arsiapris dalam melaksanakan tugasnya. 

Sekretariat tim penilai kinerja instansi tidak lagi disebut dapat menerima aduan keberatan penilaian. Bagaimanakah jika keberatan arsiparis pada perubahan nilai usulan pejabat penilai yang dilakukan tim penilai instansi?..

Penyampaian aduan keberatan oleh arsiparis sebagaimana disebut pada pasal 39 hanya berkutat pada area pejabat penilai. Padahal kewenangan tim penilai kinerja instansi dapat merubah penilaian yang dilaksanakan oleh pejabat penilai. Bagaimana mekanisme aduan jika keberatan berada pada area tim penilai kinerja?. 

Pasal 41 menyebutkan bahwa ketentuan teknik penilaian prestasi kerja terlampir pada perka ANRI no.5 tahun 2017, namun penulis belum mendapatkan file aturan versi lengkap yang terdapat lampiran sebagaimana disebut.

Desain mekanisme penilaian kinerja arsiparis juga terdapat peran baru yang disebut dengan pejabat penilai yang dilaksanakan oleh atasan langsung arsiparis. Pada ketentuan sebelumnya, atasan langsung berperan sebagai pejabat pengusul.

Menurut penulis, mekanisme pejabat penilai tidak terlalu mengkhawatirkan bagi independensi dan kemandirian arsiparis selama atasan langsung/pejabat penilai telah memahami dan memiliki apresiasi terhadap kearsipan dengan baik. Bentuk apresiasi memang bukan sekedar terhadap pekerjaan namun terhadap dukungan arsiparis untuk mendukung pelaksanaan beban kerja atasan langsung arsiparis.

Potensi yang dapat menimbulkan aduan arsiparis justru tentang adanya kewenangan tim penilai kinerja instansi yang mengubah nilai kinerja arsiparis yang telah ditetapkan oleh pejabat penilai dan menetapkan hasil kinerja arsiparis hasil perubahan.

KESIMPULAN

Apakah desain penilaian kinerja arsiparis sesuai dengan perka ANRI No.5 Tahun 2017 mendukung indepensi dan kemandirian arsiparis???. jawabannya adalah : SANGAT TIDAK MENDUKUNG”,  

Mekanisme ini sangat bertentangan dengan Peraturan Pemerintah no.28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan RI tahun 2009 tentang Kearsipan. tepatnya pasal 151 Kedudukan Hukum dan Kewenangan.

Mekanisme penilaian kinerja arsiparis tersebut dapat mengabulkan harapan arsiparis tentang mekanisme yang fair/adil dalam penilaian kinerja untuk area tim penilai kinerja instansi dan sekretariat tim penilai kinerja instansi.

SARAN DAN MASUKAN

Saran dan masukan merupakan harapan penulis sebagai arsiparis. Harapan pribadi penulis adalah kembalikan dengan mekanisme penilaian sebagaimana tahun sebelumnya saja deh. Basis penilaian kinerja arsiparis masih bisa tetap SKP. Namun pejabat yang menetapkan angka kredit biarlah tetap kepala biro kepegawaian/SDM, jadi bukan kepala biro umum. Sekretariat tim penilai instansi tetaplah dilaksanakan oleh unit Pembina kepegawaian, jadi bukan unit Pembina kearsipan. kemudian  atasan langsung tetap menjadi pejabat pengusul, jadi untuk nilai kinerja ditentukan oleh anggota tim penilai kinerja instansi berdasarkan usulan nilai pejabat pengusul.

Jika pasal 41 pada aturan termaksud telah terdapat teknik penilaian, semoga telah mengakomodir mekanisme aduan keberatan sehingga akan menciptakan iklim persaingan kompetensi yang sehat. 

Mekanisme aduan keberatan sebisa mungkin punya formulasi untuk mendukung pasal 151 tentang kedudukan hukum dan kewenangan arsiparis yakni independen dan mandiri.

Semoga jabatan arsiparis yaitu jabatan yang bukan hanya mengejar karir semata, namun juga menghantarkan kita kepada pemahaman kehidupan yang lebih asli dan unik. Dapat kita dibina dengan baik, bukan dibinasakan