PEMANTAUAN PENGELOLAAN ARSIP

LAPORAN

PEMANTAUAN PENGELOLAAN ARSIP KE – 10

BULAN DESEMBER 2016 S.D. APRIL 2017

A.      Pendahuluan

1.    Umum

Laporan pemantauan pengelolaan yang telah disusun adalah sebagai berikut:

·         Lap ke-9 Mei s.d. September 2016                          : secara kualitatif

·         Lap ke-8 (s.d. April 2016)                                         : 6709 boks

·         Lap. ke-7 ( s.d. Desember 2015)                             : secara kualitatif

·         Lap. Ke-6 (s.d. Juli 2015)                                         : 8192 boks

·         Lap. ke-5 (s.d Januari 2015)                                    : 5795 boks

·         Lap. ke-4 (s.d. November 2014)                              : 5130 boks

·         Lap. Ke-3 (s.d. April 2014)                                        : 5775 boks

·         Lap. Ke-2 tahun 2013                                               : 6595 boks

2.    Maksud dan tujuan

Memberikan informasi kondisi kearsipan pada Unit Kearsipan 2 yaitu Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

3.    Ruang lingkup

Pengolahan arsip inaktif yang dilaksanakan unit kearsipan Ditjen Migas diawali dengan menindaklanjuti permintaan pemindahan arsip baik melewati nota dinas maupun secara lisan yang berasal dari unit pengolah.

4.    Dasar

Surat permintaan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan tahun 2017 sebagai mana table berikut:

No	Nomor Surat	Tgl	Unit	Jmh
1	6/DMTP/2017  345/19/DMTP/2017	9 Januari 27 maret	Subdit Usaha Penunjang Migas	13 kardus
2	24/14/DMOO/2017	9 Januari	Subdit Pengolahan Migas	16 Kardus
3	15/04/DMBD/2017	10 Januari	Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	15 Karung
4	016/DMBI/2017  042/DMBI/2017	12 Januari 30 Januari	Subdit Pengembangan Investasi Migas	21 Kardus
5	53/03/DMBK/2017	16 Januari	Subdit Kerja Sama Migas	8 Kardus
6	17/70/SDMUP/2017   27/70/SDMUP/2017	24 Januari	Subbagian Kepegawaian	22 Kardus
7	69/DMED/2017	6 Febrauri	Subdit Penilaian Pengembangan Usaha Hulu	18 Kardus
8	478/DMTO/2017	22 Februari	Subdit Keselamatan Operasi Hilir Migas	14 Kardus
9	40/DMBP/2017	27 februari	Subdit penerimaan negara	10 kardus
10	84/06/SDMH/2017	16 februari	Bagian hukum	15kardus
11	77/DMBS/2017	8 februari	Subdit penyiapan program	26 kardus
12	139/04/DMOH/2017	1 maret	Subdit Harga dan Subsidi
13	Tanpa nota Dinas		Bagian Keuangan	15 Kardus
14	Tanpa nota Dinas		Dokumen Lelang SDM di Lt.11	10 Kardus

B.      Hasil yang dicapai

Jumlah total arsip sampai dengan bulan april 2017 adalah sebanyak 6.701 boks disimpan di Unit Kearsipan Ditjen Migas:

No	Seri Arsip	Jumlah Boks
1	Arsip Pembayaran	1311
2	Arsip pelelangan barang dan jasa	1364
3	Laporan infrastruktur migas	1055
4	Sekretariat Ditjen migas	1196
5	Hulu migas	114
6	Hilir migas	385
7	Program migas	694
8	Teknik dan lingkungan	582
Total		6.701

               

Jumlah arsip usul musnah adalah 418 Boks (dititipkan di Ruang Kedap Api Gd. Arsip KESDM tahun 2016).

No	Seri arsip	Nomor Boks	Jumlah boks
1	Permohonan ijin usaha niaga migas	1-76	76
2	Permohonan izin mempekerjakan tenaga asing dan permohonan rekomendasi impor barang	1-242	242
3	SP2D non lelang 2007-2012	1-87	87
4	Permohonan ijin usaha pengangkutan migas	11	11
5	DUPAK Inspektur migas	1-26	26
	Total		418 Boks

Jumlah arsip pindah ke Record Center / Pusat Arsip Kementerian ESDM sebanyak 957 boks

No	Seri Arsip	Jumlah Boks	Tahun pemindahan
1	WP&B BU/BUT MIGAS	67	2011
2	ARSIP SUBSTANTIF	394	2011
3	Arsip kerjasama Migas	68	2011
4	Dokumen UKL dan UPL	183	2011, 2015
5	Laporan Konsultan	245	2017
total		957

Persuratan Elektronik

 Sistem Informasi Persuratan Dinas http://surat.migas.esdm.go.id

Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi

Pada tahun 2015 Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi mengalami tahap pembiasaan penggunaan teknologi di bidang persuratan. Pengalaman penulis sejak dari CPNS (Tahun 2009) penggunaan aplikasi persuratan hanya sampai di level petugas persuratan (sekretaris dan pengadministrasi).  Itu pun hanya sebatas sebagai sarana bantu penomoran surat keluar. Tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2015/03/telaahan-arsiparis-pengurusan-surat.html mendeskrepsikan pelaksanaan penggunaan teknologi informasi komputer sebagai sarana persuratan oleh seluruh level pimpinan dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas.  Hampir setahun (Februari s.d. Desember 2015) penulis sebagai arsiparis mengawal pelaksanaan penggunaan aplikasi persuratan yang telah dibangun oleh Pusdatin KESDM.

Pada tahun 2016 merupakan tahap pembangunan pertama. Bermula ketidakpuasan pimpinan terhadap aplikasi persuratan Pusdatin KESDM, maka atas arahan dirjen migas (Bapak IGN Wiratmaja ), dibangunlah aplikasi persuratan elektronik. Arahan pimpinan pembangunan aplikasi persuratan tersebut kepada unit teknologi informasi (Bagian Rencana dan Laporan pada Sekretariat Ditjen Migas). Namun demikian, penulis sebagai staf bidang tata usaha yang mempunyai tugas persuratan diberikan tantangan untuk mengkoordinir programmer dalam menterjemahkan analisis proses business. Gambaran tahap pembangunan pertama yakni bulan Januari s.d. April 2016 tergambar pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/05/monitoring-penggunaan-aplikasi-sistem.html

Pada Akhir bulan Mei s.d. awal Agustus 2016 merupakan tahap Sosialisasi. Selama 4 bulan dilaksanakan lebih dari tujuh kali sosialisasi kepada pengguna aplikasi persuratan elektronik. Dengan sistem kelas sering terjadi umpan balik yang mis. Misalnya peserta sosialisasi yang belum mempergunakan secara langsung, memberikan komentar terhadap system. Gambaran tahap sosialisasi serta peran penulis untuk mengawal aplikasi persuratan elektronik pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/09/melakukan-monitoring-penggunaan.html

Mulai tanggal 19 Agustus 2016 merupakan tahap implementasi aplikasi persuratan elektronik yang diberikan nama Sistem Informasi Persuratan Dinas di lingkungan Ditjen Migas. Hal tergambar melalui surat Sekretaris Ditjen Migas dan 05.E/04/SDM/2016 tanggal 9 Agustus 2016  tentang pelaksanaan disposisi surat masuk secara elektronik. Persuratan di Ditjen Migas telah mengalami babak baru dengan pemantapan implementasi sebagaimana surat Sekretaris Ditjen Migas nomor 2.Pt/04/SDM/2017 tanggal 20 April 2017 tentang pelaksanaan disposisi surat masuk.

Genap setahun tahap implementasi Sistem Informasi Persuratan Dinas terjadilah pergantian pucuk pimpinan di kantor Direktorat Jenderal Migas (2 Agustus 2017). Hal tersebut menjadi tantangan tersendiri terhadap keberadaan aplikasi persuratan elektronik. Stigma ditinggalkannya aplikasi persuratan elektronik di Ditjen Migas teruji ketika terjadi pergantian dari bapak IGN Wiratmaja kepada Bapak Ego Syahrial. Melalui arahan Dirjen Migas (Bapak Ego Syahrial) terhadap surat Sekretaris Ditjen Migas nomor 3.Pt/04/SDM/2017 tanggal 15 Agustus 2017 tentang Pelaksanaan Disposisi Surat Masuk maka munculah Surat Edaran Direktur Jenderal Migas Nomor 9.E/04/DJM/2017 tanggal 12 September 2017 tentang Penyelenggaraan Persuratan Dinas.

Surat Edaran Dirjen Migas termaksud menjadi dasar pemantapan implementasi dan pengembangan aplikasi persuratan elektronik. Sampai awal Oktober 2017, lebih dari 300 pengguna (Dirjen Migas, pimpinan tinggi pratama/eselon 2, pejabat administrator/eselon 3, pejabat pengawas/eselon 4, staf/pelaksana, sekretaris pimpinan, pengadministrasi) aktif mengakses http://surat.migas.esdm.go.id sebagai sarana persuratan.