Percayakan, arsip aman kerja nyaman

Slogan tim arsip ditjen migas adalah #percayakan kepada kami, Kerja Nyaman, Arsip Aman. kalimat tersebut dijadikan motif bagi keberhasilan pengelolaan arsip dari perbaikan citra pengelola arsip di Ditjen Migas. 

Latar belakang kemunculan slogan tersebut bahwa fakta di kantor ditjen migas, para pejabat dan pegawai masih enggan untuk memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan. 

Waktu itu ketika diundang diskusi oleh subdit sebagai unit kerja di Ditjen Migas, bapak Diyan Wahyudi selaku kepala seksi menyampaikan anggapan yg masih tersimpan di memori bahwasanya "Jika arsip dipindahkan ke unit kearsipan, maka susah untuk dicari, susah untuk diakses, kesulitan untuk membuktikan bahwa telah dipindahkan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan. 

Sontak, kami selaku pengelola arsip termenung, dan mencoba mendalami kalimat bapak tersebut. Keadaan unit kearsipan yg terbatas, baik dari sisi sumberdaya manusia sampai dengan perubahan keadaan suasana gedung, menjadi faktor ketidaksiapan unit kearsipan dalam menerima pemindahan arsip dari unit kerja. 

Kondisi tersebut sudah berubah total, sejak tahun 2009 yakni saat penulis mulai berdinas di gedung migas (dulu bernama gedung plaza centris) pengelola arsip mulai berbenah diri. 

Tingkat kepercayaan unit kerja atas keberadaan unit kearsipan sudah membaik 100 persen. Hal tersebut disebabkan karena peningkatan kapabilitas dan kemampuan unit kearsipan Ditjen Migas untuk melaksanakan pelayanan. 

Perbaikan citra tersebut bukan secara pasif dapat diraih, namun karena secara aktif mengupayakan jalan keluar terkait hambatan di unit kearsipan.

berikut beberapa hambatan yg dapat diraih dengan usaha aktif sejak tahun 2009:

1. Kurangnya sumberdaya manusia atau staf pengelola arsiparis diatasi dengan pengadaan tenaga honor dan tenaga lepas dalam kerangka pihak ketiga. 

2. Kebijakan impasing dari Arsip Nasional RI dan Kementerian PAN & RB menjadi stimulus yg berarti akan penambahan arsiparis di Ditjen Migas. Wujudnya adalah penambahan satu orang pegawai sebagai arsiparis ahli yakni Sdr. Mulyanto pada jabatan arsiparis ahli dan segera menyusul pada jabatan arsiparis terampil yakni Sdr. Juli Supadmo dan Sdr. Kasmari(dalam proses administrasi) 

3. Penambahan ruang simpan arsip dilakukan dengan koordinasi ke biro umum KESDM selaku unit kearsipan I di lingkungan KESDM yg hampir tiap tahun dapat memindahkan arsip ke Gd. Pusat Arsip KESDM yg berlokasi di Tangerang Selatan. 

4. Proses Bisnis yg begitu komplek serta pelaksanaan urusan pemerintah di sektor migas menyebabkan pertumbuhan arsip yg masif. selain masifnya penambahan arsip, lokasi gedung migas yg berada di pusat kota Jakarta Selatan menyebabkan keterbatasan ruang simpan. dalam hal tersebut, maka sejak tahun 2012, telah dilaksanakan kerjasama penyimpanan arsip bersama ARSIP NASIONAL RI Cq. Pusat Jasa Kearsipan. yg beralamat di Jl. Ampera Raya No. 7 Jaksel. saat ini telah berkontrak senilai 170 juta untuk penyimpanan arsip sebanyak 5300 boks dalam jangka per tahun.

5. beberapa terobosan dalam pengelolaan arsip diperlukan agar unit kearsipan bukan lagi hanya sekedar unit penerima (terkesan pasif), atau hanya menangani arsip inaktif  namun dapat berperan dalam mendukung pelaksanaan unit kerja dimana tugasnya adalah memberikan dukungan manajemen internal. Maka sejak tahun 2013, unit kearsipan Ditjen Migas telah dipercaya oleh Bagian Keuangan untuk mengelola arsip pembayaran (masih aktif) 

6. keberadaan ruang arsip menjadi hambatan yg dapat diatasi sedari di lantai 8 kemudian dengan diberikan ruangan di lantai 10, lanjut pindah ke lantai 4. sejak tahun 2017, Lantai 4 Gd. Migas telah terdapat ruang entri data, ruang transit, dan ruang pemilahan meskipun masih terintegrasi dg ruang simpan. 

7. pemanfaatan Teknologi Informasi Komputer sebagai pengungkit perbaikan citra unit kearsipan juga telah berhasil mendapatkan alokasi server sehingga hasil alih media arsip dan daftar arsip tersimpan dibawah pengelolaan unit IT Ditjen Migas. terdapat 3 aplikasi sebagai sarana bantu pencarian yakni, aplikasi persuratan versi lama (SITU), aplikasi SIPD dan aplikasi arsip Digital. fungsi dari ketika aplikasi database tersebut berbeda beda sesuai dengan jenis arsip. 

8. Suasana pekerjaan juga perlu diperhatikan yg terkadang menjadi hambatan pekerjaan arsip. tim arsip diperlukan suasana enjoy, rileks, terdapat hiburan, serta ada peningkatan harmonisasi antar pegawai. hal hal yg dilaksanakan adalah adanya ruangan yg dingin, terhubung akses Internet, adanya TV, penyediaan makan siang bersama, sampai dengan refreshing dalam kerangka pelaksanaan rapat atau konsinyering di luar kota

Monev e surat

Tahun 2019, pelaksanaan persuratan berbasis aplikasi menjadi indikator penilaian Reformasi birokrasi. Berikut Monitoring Evaluasi Pelaksanaan Disposisi Online dilaksanakan pada hari Kamis, 11 Oktober 2018 di Gd. Pusat Arsip KESDM Pondok Ranji, mengacu pada laporan Bapak Kepala Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi kepada Bapak Sesditjen Migas tentang Persuratan Dinas Secara Elektronik dan Surat Undangan Sesditjen Migas beberapa notulen sebagai berikut:

1. Subag Tata Usaha menyampaikan bahwa pelaksanaan urusan ketatausahaan ditjen migas salah satunya adalah pelaksanaan Disposisi Online sebagaimana surat pemberitahuan Bapak Sesditjen Migas bulan Mei dimana seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas diharapkan agar memanfaatkan Aplikasi pada alamat surat.migas.esdm.go.id sebagai sarana pelaksanaan Disposisi surat

2. Forum yang dihadiri dari seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Migas diharapkan dapat melaksanakan monitoring serta evaluasi penggunaan aplikasi termaksud sebagai bagian dari peningkatan pelayanan publik mendukung Reformasi Birokrasi

3. Kesimpulan forum diharapkan agar unit kerja beserta pejabat administrator dan pejabat pengawas serta staf/pelaksana dapat mengevaluasi kembali keaktifan secara REALTIME penggunaan sarana surat.migas.esdm.go.id agar secara realtime sebagaimana yg telah dilaksanakan oleh Bapak Dirjen dan Bapak Ibu Direktur di Lingkungan Ditjen Migas serta Bpk Sesditjen

4. Monitoring dan evaluasi berdasarkan keaktifan pengguna surat.migas.esdm.go.id di Unit DMB adalah sebagai berikut:

🌟 bu pipin: wakil DMBI diharap agar menyampaikan pegawai yang belum aktif membuka aplikasi karena pak Suryono sebagai Kasubdit sudah secara realtime melaksanakan disposisi online

🌟 bu sulis: wakil DMBD menjadi saksi keaktifan pak Naufal sebagai Kasubdit dan pak leo serta bu diah dalam melakukan login surat.migas.esdm.go.id. kepada staf yg berfokus pada jenis pekerjaan rekom atau izin melalui aplikasi tersendiri untuk tetap diingatkan.

🌟 sdri Ima selaku tenaga honor di unit yang melaksanakan pengadministrasi DMBP untuk memastikan staf dapat aktif, krn pak Abduh selaku Kasubdit juga realtime melakukan disposisi.

🌟 Bu fitaniasari wakil DMBK diharap tak segan mengingatkan rekan staf dikarenakan pak Ismu selaku Kasubdit kerjasama juga memberikan atensi terhadap surat.migas.esdm.go.id

🌟 Sdri Lela, wakil DMBS ikut mengoreksi nama staf yg sudah pensiun seperti bu titis serta staf dari daerah yg belum aktif, dikarenakan pak Diyan selalu Kasubdit telah realtime dan aktif melakukan disposisi secara online

5. Satu satunya perwakilan unit DME pak ibnu selaku staf di DMEE menerima ujicoba penggunaan surat.migas.esdm.go.id versi android dg cara download apk. manfaat versi android akan lebih cepat mengakses disposisi secepat pak Dody selaku kasubdit dan pak Ayub pak al Azni yg senantiasa buka aplikasi setiap hari.

6. Menyusul kehadiran bu Dwi Retno Irawati sebagai perwakilan unit DMO yg diharapkan dapat menyampaikan pesan kepada pak Heru selaku Kasubdit DMOA untuk mengakses surat.migas.esdm.go.id. Alasannya adalah Dir DMO, bu Yuli, para kasubdit seperti Pak Syaifudin, pak hermawan, pak Bayu Pratama, pak Sentot, sudah secara realtime melaksanakan disposisi secara online. Hal ini akan berdampak pada keaktifan staf di unit DMOA

7. Kedatangan  bu retno mularsih selaku perwakilan unit DMT menggembirakan karena unit DMTS mulai dari pak Yunnan selaku Kasubdit, pak Ilham & YuKI Haidir selaku kepala Seksi dan semua staf di unit DMTS telah aktif secara realtime melaksanakan disposisi online.

8. Monitoring dan Evaluasi surat.migas.esdm.go.id akan diagendakan kepada pegawai yg berasal dari daerah, sebagaimana dari catatan forum masih banyak pegawai yg berasal dari daerah belum pernah login meskipun sudah terdaftar pada surat.migas.esdm.go.id 

9. Masukan dari pejabat dan pegawai seperti misalnya dari pak Naufal untuk merubah kode unit kerja dari DMBDT ke DMBDB dijabat oleh bu diah, dan perubahan dari DMBDB ke DMBDI yg di jabat oleh pak Leo sudah dilaksanakan. 

Akamigas

Fakta Arsip

Kedudukan Akademi Migas yg berada dibawah Ditjen Migas Departemen ESDM beralih ke Badiklat ESDM pada tahun 2005. 

Sebagaimana surat persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Taufik Effendi, dg nomor surat B/373.1/M.PAN/2/2005 tanggal 28 februari 2005, Akademi Migas menjadi sekolah tinggi kedinasan dibawah Badan Diklat Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral.

Pada saat ini, akademi Migas telah berubah menjadi Sekolah Tinggi Akademi Minyak Dan Gas Bumi (STEM Akamigas) dengan status Badan Layanan Umum

Fakta arsip termaksud disarikan di sela selain aktivitas pemilahan arsip pada bulan Oktober 2018. Bersumber dari arsip

Evaluasi persuratan dinas elektronik

Tulisan ku di blog ini sempat terhenti pada November 2017. Padahal secara periodik, meski tulisan yang dituangkan pada media nota dinas, semangat untuk tulis menulis senantiasa mengiringi pelaksanaan tugas sebagai arsiparis.

Hampir setahun tidak ngeblog melalui platform blogspot, diri ini kemudian membuka lapak baru ber platform wordpress. Semangat sebagai PHPP Project Konversi Bahan Bakar Gas untuk Nelayan Kecil menghiasi semangat dalam ngeblog di awal bulan Oktober 2018.

Meski demikian, urusan persuratan terus menjadi lawyer kedua sebagai konsekuensi tugas arsiparis yang mensuport jabatan Kasubag TU.

Berikut Laporan pelaksanaan urusan tata usaha cq. persuratan ditjen Migas pada bulan Oktober 2018;

1. Pada bulan Juli 2018, Sekretariat Ditjen Migas telah mengeluarkan surat pemberitahuan kepada pejabat dan pegawai untuk melaksanakan disposisi surat secara online sebagaimana terlampir.

2. Sebagai usaha monitoring evaluasi pelaksanaan Disposisi online telah dilaksanakan sosialisasi dimana bertempat di ruang strategis lantai 16 gd. migas.

3. Terkait hal hal tersebut diatas dan untuk melanjutkan pelaksanaan program persuratan ditjen migas, bersama ini kami sampaikan konsep surat undangan, surat tugas pelaksanaan sosialisasi persuratan dinas elektronik yang direncanakan pada hari Kamis, tanggal 11 Oktober 2018 di Ruang rapat Gd. Pusat Arsip KESDM

Kegiatan yang terus berulang, sambung menyambung merupakan usaha dalam pembinaan urusan persuratan sebagai bentuk layanan perkantoran untuk memberikan dukungan manajemen internal Ditjen Migas.

Rapat Kearsipan

Selain kegiatan pengolahan arsip, adanya rapat atawa pertemuan menjadi usaha untuk berkomunikasi dengan para pihak terkait yang memberikan dan membutuhkan layanan kearsipan.

Berdasarkan rencana kerja anggaran kearsipan maka dilaksanakan beberapa rapat yang bertujuan memberikan dan mendapatkan umpan balik dari perwakilan unit kerja.

Unit kearsipan tidak dapat berjalan tanpa adanya kerjasama dengan unit kerja, untuk itu diperlukan pengkondisian dalam bentuk forum bersama pegawai atau pelaksana urusan arsip pada unit kerja di lingkungan Ditjen Migas

Berikut 📝 Notulen Rapat Kearsipan

1. Sesuai Undangan Bapak Sesditjen Migas tanggal 14 Sept. 18, telah dilaksanakan rapat penyusutan arsip pada Kamis, 20 September 2018 bertempat di Pos Pengamatan Gunung Gede, Kabupaten Cianjur yang dipimpin oleh Kasubag Tata Usaha dan dihadiri oleh petugas arsip, sekretaris dan pengadministrasi di lingkungan Ditjen Migas.

2. kesimpulan rapat antara lain:

2.1. Organisasi Kearsipan terdiri dari Unit Kearsipan yg berada di lantai 4, Gd. Migas dalam manajemen SDMU dan Unit Pengolah yg berada di sekretariat pimpinan eselon 1&2 serta seluruh eselon 3.

2.2. penyusutan arsip dilaksanakan dengan pemindahan dari unit pengolah ke unit kearsipan. 

2.3. Unit Pengolah yg hadir diminta untuk mengecek arsip di lemari pada ruang kerja unit eselon 2 dan sekretariat es. 1 & 2 kemudian menghubungi ekstensi 285 (Unit Kearsipan) atau mengkonsep nota dinas pemindahan arsip yang ditujukan ke SDMU a.l.

🌟 Sdr. Maulana : arsip di scan  dan diupload ke aplikasi e surat paling lambat 1 bulan setelah ditandatangani surat oleh pak dirjen

🌟 Sdr. Kurniawan: arsip di scan dan di upload ke e surat paling lambat 1 bulan setelah ditandatanganinya surat oleh pak Sesditjen Migas

🌟 Sdri. Ana : arsip di scan dan di upload ke e surat paling lambat 1 bulan ditandatangani oleh dir. DMO

🌟 Bp. Suparman: dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip Dmbd paling lambat 2 tahun setelah arsip DMBD selesai proses

🌟 Bp. Suyatno: dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip Dmbd paling lambat 2 tahun setelah arsip DMOH selesai proses

🌟 Bp. Tugiman dan Bu retno :dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip Dmbd paling lambat 2 tahun setelah arsip DMTL& DMTS selesai proses

🌟 Ibu Suparmi, Ibu Esri, Sdr. Joko :dipindahkan arsip ke lantai 4 arsip DMI paling lambat 1 Minggu sebelum renovasi lantai 9 dimulai

2.4. Diharapkan ruang kerja yg baru tidak ada dokumen atau berkas yg telah selesai pada 2 tahun yang berlalu sehingga menciptakan ruang kerja yang nyaman dan modern.

notulis:

tim arsip Ditjen Migas

Berkas Eksplorasi

3 September 2018 melaksanakan pengolahan arsip pembinaan usaha hulu migas. Tidak jauh dengan Pada September 2018 ini, seseorang yang baru saja lulus dari pendidikan Diploma tiga kearsipan sekolah vokasi UGM menjalani magang di unit kearsipan Ditjen Migas. Orang tersebut bernama Dinda dimana rumah orang tua berada di Lampung.

Penulis teringat atas arahan kepada Dinda untuk melakukan deskripsi pada aplikasi arsip digital dan disambung dengan melakukan pemindaian untuk di unggah pada aplikasi tersebut.

Berkas eksplorasi merupakan susunan kelompok arsip dari pelaksanaan Fungsi Sub Direktorat Pemantau Eksplorasi yang memiliki Kode unit kerja: DMEE

Isi berkas eksplorasi antara lain adalah kontrak kerja sama wilayah kerja Migas, izin pembukaan data, pengalihan interest atau penyisihan wilayah kerja, perpanjangan masa eksplorasi, perubahan komitmen, izin publikasi/pengiriman/pertukaran data, terminasi, amandemen kontrak.

Informasi yang terkandung pada berkas ini adalah nama wilayah kerja berikut sumur migas. 

Kearsipan Ditjen Migas Juli 2018

Tanggal 11 Juli 2018, adalah saat aku berada di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta untuk menyambut kelahiran Nindita Fatimatuzzahra. Seorang putri , anak nomor tiga hasil perkawinanku. 

Di sela sela itu, aku sampaikan Laporan Kearsipan status Juli 2018 sebagai berikut:

1. Kearsipan di Ditjen Migas berada pada dukungan manajemen internal. Progres capaian pada Juli 2018 telah terpasang roll opeck di R. File Lt. 14 (pengadaan baru), dan rol opek di R. File Lt. 13 (pemindahan dari lantai 4)

2. Kebutuhan rol opek yg telah diajukan pada penambahan anggaran tahun 2018 adalah 1 unit yang akan ditempatkan pada R. Arsip lantai 4 dan masing masing satu unit untuk R. File Lantai 12 dan 13.

3. Proses pengolahan arsip pada tiap hari adalah menemukan bahan non arsip yang terdiri dari kopian berlebih, bahan cetakan, buku2, map kosong, amplop, serta bentuk dokumen yg hanya bersifat referensi atau proses yg batal (salah administrasi) 

3. Pengolahan selanjutnya adalah mengamankan dan mendata bahan yg masuk dalam kategori arsip kemudian dikelompokkan berdasarkan unit kerja eselon 3 atau kelompok besar seperti arsip pembayaran /arsip SPM, arsip kepegawaian, dll. 

4. Melalui Surat Bp. SDM No. 4388/04/SDM/2018 tanggal 30 April 2018 tentang penyampaian Daftar Arsip Infrastruktur telah dipindahkan arsip JARGAS ke Gd. pusat arsip pondok ranji 450 boks. 

5. sebagaimana ketentuan kearsipan yg berlaku di KESDM, pemindahan arsip senagaimana poin ke-4 di atas, diperlukan berita acara pemindahan. 

6. menunujuk poin ke 4 & 5, direncakan kegiatan rapat penandatanganan berita acara pemindahan arsip JARGAS antara ditjen migas dan biro umum KESDM pada hari kamis, 19 Juli 2018 di Wisma Lemigas Puncak Bogor (tentativ menunggu konfirmasi jadwal wisma lemigas) 

Demikian laporan kami sampaikan atas pengarahan Bp. Ka. SDMU diucapkan terimakasih #SalamKompakSelalu

Membaca laporan kearsipan tersebut memberikan gambaran bahwa konsistensi pelaksanaan tugas sebagai arsiparis tetap terus diusahakan. Selain penuangan dalam bentuk tulisan melalui media WAG bagian umum kepegawaian dan organisasi, perlu dituangkan dalam bentuk nota dinas yang disyahkan oleh pimpinan.

Hal tersebut untuk keperluan dokumentasi pelaksanaan  tugas unit Sub Bagian Tata Usaha. Jabatan arsiparis yang berada di bawah kepala Sub Bagian Tata Usaha mendorong untuk terus melakukan komunikasi kedinasan dalam media NOTA DINAS.

Kegiatan Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas

Tulisan berikut merupakan bahan untuk rapat koordinasi ditjen Migas pada bulan Juli 2018. Memori penulis jatuh pada permintaan kasubag kepegawaian melalui pesan singkat. Posisi penulis kala itu baru saja sampai di jogja untuk menemani istri dalam kelahiran anak ketiga.

Secara poin per poin, penulis menyampaikan tugas tugas dari Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas. Berikut tiga urusan yakni persuratan, kearsipan, dan sekretariat pimpinan yang dijelaskan melalui jenis jenis kegiatan.

Persuratan

1. menyiapkan bahan tata naskah dinas atau ketatalaksanaan persuratan berupa petunjuk teknis

2. menyiapkan bahan rancang bangun dan monitoring evaluasi implementasi surat online

3. mengawasi pengurusan dan pengiriman surat dinas yg dilaksanakan oleh pengadministrasi surat dan caraka.

4. menyusun konsep laporan monitoring dan evaluasi persuratan secara periodik

Kearsipan

1. menyiapkan bahan tata kelola rekaman kegiatan/arsip Direktorat Jenderal Migas berupa petunjuk teknis, sarana simpan, dan arsiparis/petugas arsip

2. melakukan koordinasi pembinaan, pelaksanaan penggunaan dan penyusutan serta penyimpanan rekaman kegiatan/arsip

4. menyusun konsep laporan evaluasi kearsipan secara periodik

Kesekretariatan pimpinan

1. menyiapkan bahan tata kelola administrasi perkantoran untuk pimpinan (persuratan, penjadwalan, konsumsi rapat, dokumen perjalanan dinas)

2. mengawasi Kesekretariatan pimpinan yg dilaksanakan oleh sekretaris eselon 1 dan 2

Pembiasaan aplikasi e surat

Kemaren siang, ketika butuh ingatan memori untuk satu ide tulisan kearsipan, diri ini menginstal blogspot versi android pada play store. 

Terhenyak sesaat mendapati http://nurulmuhamad.blogspot.com memiiki grafik viewer tulisan sebanyak 800 kali. Meski blog yang tidak pernah lagi aktif sejak 2016 namun masih saja menarik pembacanya.

Platform wordpress versi android yang saya tekuni sejak Oktober 2018 begitu kalah jauh dari segi viewersnya. Makan dari itu, ide REPOSTING tulisan lama menjadi menggebu gebu.

Berikut tulisan pada tanggal 26 April 2018 tentang laporan persuratan status april 2018:

1. kondisi e government cq. e surat di ditjen migas bermula sejak tahun 2015 dg suksesi kepemimpinan Bp. Wiratmaja dg pembuatan aplikasi based web beserta pengadaan perangkat dan langganan data untuk seluruh pejabat.

2. kemudian pada agustus 2017 berlanjut pergantian kepemimpinan kepada Bp. Ego Syahrial , yg masuk tahap pemantapan pembiasaan disposisi e surat

3. diawali dg keraguan penggunaan aplikasi e surat, sejak dilantiknya  Bp. Djoko Siswanto pada 28 Maret 2018, maka per tanggal 20 April 2018, Dirjen Migas telah melakukan disposisi via e surat.

4. hal diatas merupakan bukti tahapan menuju e government cq. e surat di ditjen migas telah teruji dg tiga figur kepemimpinan sebagaimana di atas.

terimakasih kepada pimpinan tertinggi di ditjen migas yg telah menunjukkan komitmen e government cq. e surat. semoga dapat mengurangi tumpukan dokumen baik dari ruang kerja s.d. ruang simpan arsip.

Laporan persuratan yang menjadi bagian dari tugas keseharian di kantor Ditjen Migas kami laporkan video WAG Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi pada satu tahun yang lalu.

Di akhir tulisan ini, penulis kembali tergoda untuk melanjutkan program kerja persuratan dinas yang sempat mandeg karena kebijakan Pusdatin KESDM yang mengakuisisi seluruh bentuk Aplikasi.

Meski sudah tiada anggaran di tahun 2019, namun melalui pendekatan penerapan serta pembiasaan pengguna mengisi semangat untuk mengumpulkan bukti kerja sebagai data dukung penilaian Reformasi Birokrasi Ditjen Migas

Evaluasi pengelolaan arsip

Dari ruang  arsip dengan panjang 23.4 Meter dan Lebar 9.6 Meter, sempat melaporkan kepada manajemen terkait 🔁 kondisi kearsipan Ditjen Migas pada tanggal 26 April 2018. Dari ruangan yang berada di lantai 4 pada Gedung Migas itu secara full menghabiskan hari hari kerja senin sampai jumat. Lokasi ruangan yang berhimpitan dengan Masjid Al Ikhlas menjadi lokasi favorit untuk menenggelamkan diri pada urusan kearsipan.

Urusan Kearsipan Ditjen Migas berkedudukan pada dukungan manajemen internal, yg saat tanggal 26 April 2018 pada kondisi awas. Kondisi awas merupakan kondisi dimana diperlukan konsentrasi dalam pengolahan dan Penambahan Sarana penyimpanan serta penambahan personel PNS/ASN). Jika tidak dilakukan konsentrasi pengolahan arsip akan menyebabkan mandeg nya pelayanan kearsipan.

Pada akhir April 2018 itu, ku laporkan melaui WAG Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi bahwa ruang arsip Ditjen Migas mempunyai daya tampung sebanyak 5.400 boks arsip. Ketersediaan 4 (empat) unit almari arsip dinamis atau biasa disebut Roll Opeck menjadi sarana penyimpanan arsip. 

Satu unit roll opeck dapat menyimpan 600 boks arsip. Boks dengan dimensi panjang 40 centimeter, tinggi 20 dan lebar 30 cm. Meski mengharapkan penambahan dan 5 unit untuk menggenapi total daya tampung 5.400 boks, namun sampai dengan tulisan ini diposting kembali, urung terlaksana.

Pertumbuhan arsip sebagai hasil kegiatan penataan pada medio April tahun lalu ditempatkan di Gudang Barang yang beralamat di pulogebang sebanyak 450 boks. Sedangkan selebihnya disimpan ke Gedung Pusat Arsip KESDM yang beralamat di Pondok Ranji Tangerang Selatan sebanyak 450 boks. 

Pertumbuhan arsip dari tahun 2017 sampai dengan April  tahun 2018  termasuk yang telah disimpan di Pulogebang dan Pondok Ranji sebanyak 2.568 boks.  Pertumbuhan arsip yang begitu masif merupakan dampak kegiatan renovasi Gd. Migas Tahun Anggaran 2016 dan 2017.

Jumlah tersebut belum termasuk boks eksisting hasil penataan arsip sejak tahun 2014 sampai dengan tahun 2016 yang mencapai 2.400. Sehingga jumlah total arsip di ruang arsip Lantai 4 periode akhir april 2018 sebanyak 4.968 boks

Diakhir tulisan ini, penulis mendapat kan evaluasi yang berharga antara lain

1. Tiap dua tahun, pertumbuhan arsip kertas mencapai lebih dari 2.000 boks.

2. Tidak terlaksana penambahan kapasitas simpan arsip dimana hanya terdapat 4 unit roll opeck (2.400 boks)

3. Kondisi Juni 2019, satu unit roll opeck telah diganti dengan dosir pegawai yang memenuhi separo (berkurang 300 boks)

Pendekatan pengolahan arsip sejak awal tahun 2019 adalah menggencarkan proses pemilahan arsip sehingga dapat menghasilkan lebih dari 20 ton bahan non arsip dan duplikasi.

Hal tersebut menjadi pilihan keputusan agar ketersediaan ruang arsip dapat mendukung layanan kearsipan sebagai bentuk dukungan manajemen internal Ditjen Migas