Potret kinerja tengah tahun 2019

Bagaimana kearsipan Ditjen Migas pada pertengahan tahun 2019

Yuk kita intip bagaimana kondisi penjagaan rekaman kegiatan pembinaan dan pengawasan usaha sub sektor minyak dan gas bumi di Indonesia. Tapi sebelum nya, jangan salah sangka y, Ditjen Migas berbeda dengan SKK Migas maupun BPH Migas. So, penjagaan rekaman kegiatan bisa jadi terbagi pada dua lembaga lainnya selain Ditjen Migas.

Kondisi kearsipan atau kondisi penjagaan rekaman kegiatan pada tulisan ini terbagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama adalah fase penciptaan arsip. Saya mengambil salah satu unsur dalam fase tersebut yakni pengurusan surat atau mail handling.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/19/pengarsipan-ditjen-migas/

Mail handling di kantor Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dilaksanakan dengan sistem informasi persuratan dinas. Fungsi sistem tersebut sebagai sarana melakukan registrasi arsip. Sebagaimana ketentuan perundangan kearsipan, pencipta arsip wajib melaksanakan pencatatan atawa registrasi naskah dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/01/291/

Seluruh naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat struktural di Lingkungan Ditjen Migas telah dilakukan pencatatan melalui aplikasi tersebut. Begitu juga naskah dinas yang ditujukan kepada seluruh pejabat di Ditjen Migas, telah terdokumentasi dengan baik.

Bahkan, dokumentasi telah mencakup file PDF dari naskah dinas yang telah dilakukan pemindaian beserta data disposisi dari atasan kepada bawahan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/05/419/

Selanjutnya, kondisi kearsipan Ditjen Migas tengah tahun 2019 dari tinjauan fase penggunaan dan pemeliharaan.

Proses pemeliharaan arsip yang menjadi tugas utama penulis selaku arsiparis Ditjen Migas dilaksanakan rutin setiap hari. Beberapa aktivitas penataan, pengolahan, penyimpanan dan juga alih media. Kegiatan ini saya dokumentasikan ke dalam catatan kerja arsiparis. Catatan dipergunakan sebagai bagian dari komunikasi dan saling berbagi pemahaman kearaipan antar tim kerja.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/01/catatan-kerja-arsiparis/

Letak kantor di pusat kegiatan bisnis yakni kawasan mega kuningan, tepatnya di Jl HR Rasuna Sa’id Kav B5 kuningan Setyabudi Jakarta Selatan menjadi tantangan berat untuk kegiatan menyimpan arsip. Karakteristik arsip yang masih berbentuk kertas sangat memerlukan ketersediaan luasan ruangan. Alhasil alamat gedung kantor di pusat bisnis sangat kontraproduktif jika harus menyimpan seluruh arsip.

Alternatif solusi adalah melakukan kerjasama dengan pihak penyedia jasa layanan penyimpanan. Kerjasama dalam skema pengadaan barang dan jasa antar instansi pemerintahan dalam bentuk kerjasama sewa ruangan dengan harga satuan boks per bulan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/29/jasa-penyimpanan-arsip/

Kondisi penyimpanan arsip tidak bisa dilepaskan dengan kondisi gedung perkantoran secara keseluruhan. Gedung kantor Ditjen Migas pada tiga tahun terakhir ini mengalami renovasi ruang kerja. Hal itu sangat berpengaruh pada ruang arsip.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/05/normalisasi-ruang-arsip/

Ketika ruang penyimpanan tidak dapat diperluas dihadapan dengan kondisi renovaai gedung Migas maka strategi pemeliharaan arsip berfokus pada bahan non arsip. Tinggi nya tingkat pertumbuhan duplikasi dan banyaknya bahan dokumentasi lainnya yang termasuk kategori bahan non arsip menjadi target utama dalam usaha pemeliharaan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

Aktivitas kearsipan dalam kerangka pemeliharaan arsip diakui menjadi bagian terberat. Sebagaimana tugas arsiparis, saya pun melakukan autentikasi untuk dapat memisahkan dan memilah antara arsip dan bahan non arsip.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/15/menjaga-autentikasi-arsip/

Kondisi kearsipan Ditjen Migas bagian ketiga adalah fase penyusutan. Kegiatan memindahkan arsip dari satu tempat ke tempat lainnya sering disebut sebagai salah satu aktivitas penyusutan.

Misalnya memindahkan dari ruang arsip pada unit kearsipan Ditjen Migas ke pusat arsip pada unit kearsipan yang berada di naungan Sekretariat Jenderal KESDM.

Pada bulan Februari 2019 , kegiatan tersebut telah dilaksanakan sebagaimana tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

Sedangkan kondisi perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip Migas terlaksana dengan sempurna. Pindah secara paksa dari dampak perpindahan ruang kerja. Penulis memakai istilah evakuasi arsip

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/05/11/evakuasi-arsip/?preview=true

Sekian dulu y, disambung pada tulisan berikutnya. Gambaran kondisi kearsipan tersebut masih secuil dari kondisi yang sebenarnya. Sampai berjumpa kembali pada tulisan yang menggambarkan kondisi kearsipan Ditjen Migas dengan sudut pandang lain.

Semoga bermanfaat

Kembali pada jalur arsiparis

Rasa terharu setelah mendengarkan cerita dari laki lebih paruh baya, berkumis putih, dan satu tahun lagi pensiun. Tak nampak kecewa jika perpindahan jalur karir ASN mengharuskan beliau kehilangan 1 s.d. 2 juta per bulan.

Sampai dengan tahun 2019 saat penulis berkenalan di ajang pemilihan arsiparis teladan di ANRI, pangkat II/d di jabatan arsiparis belum lah disetarakan dari jabatan pengawas yang sebelumnya diemban dengan golongan ruang III/d.

Meski mulai aktif kembali pada jabatan arsiparis di tahun 2015, jabatan terampil pelaksana masih menjadi dasar pemberian tunjangan kinerja.Tiga sampai empat tahun berjalan mengemban tugas pada jabatan arsiparis terampil, menginspirasi ku atas jiwa besar menerima tugas dari pimpinan. Tak sedikitpun memprotes perpindahan jalur pengabdian meski mengalami turun kelas jabatan.

Portofolio beliau cukup bagus. Lepas tugas/ijin belajar diploma tiga program studi kearsipan kota Bandung tahun 2003, singkat cerita beliau promosi ke jabatan struktural.

Sampai saat ini, kebingungan ku memahami jalur terjal karir arsiparis bapak satu ini masih saja menyisakan tanda tanya besar. Bagaimana perhatian dari pembinaan karir pegawai saat kelas jabatan level pejabat pengawas (9) harus turun ke kelas jabatan arsiparis terampil pelaksana (6).

Keharuan ku telah menembus batas nalar hingga ngkat topi sebagai tanda penghormatan baginya. Nilai teladan telah tertanam di diri bapak yang masih menanggung anak SD di rumahnya.

Gaji masih di golongan III/d menjadi hiburan, meski kadang harus merelakan tidak memperdulikan kelas jabatan. Selamat kepada pak Djoko Trianas. Anda layak dapat bintang

Transaksi elektronik

Catatan monitoring dan evaluasi persuratan Ditjen Migas yang diselenggarakan di Wisma Energi merupakan pertemuan ketiga kali dalam tahun 2019.

Pertama kali pada tahun 2019 dilaksanakan pada akhir bulan Mei yang dipicu dari tuntutan Penilaian Reformasi Birokrasi sebagaimana tautaan berikut:
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/01/291/

Kamis, 22 Agustus 2019 sebanyak 42 orang pengadministrasi umum dan sekretaris pimpinan serta petugas arsip di lingkungan Ditjen Migas mengikuti forum diskusi dalam kerangka pemberian dukungan administrasi direktorat jenderal.

Bu Ike, Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas membuka acara diskusi yang diawali dengan brainstorming alur proses persuratan. Proses persuratan yang diawali dengan proses registrasi dilaksanakan oleh petugas penerima surat di ruang Mailing Room untuk surat masuk yang berasal dari luar instansi Ditjen Migas. Sedangkan untuk surat yang berasal dari dalam instansi Ditjen Migas, registrasi surat dilaksanakan oleh para sekretaris dan pengadministrasi pada unit eselon III.

Bu Hening, Kasubag Kepegawaian dan organisasi mempertegas kembali bahwa di tahun 2019, posisi aplikasi persuratan menjadi salah satu produk administrasi untuk dimasukkan pada Zona Integritas (ZI). Bersama dengan aplikasi yang lain di antara aplikasi perencanaan anggaran (IRAMA), aplikasi pengukuran kinerja (SIMERAK), dan Call Center Hallo MIGAS.

Predikat yang diberikan kepada instansi pemerintah yang pimpinan dan jajarannya mempunyai komitmen untuk mewujudkan WBK/WBBM melalui reformasi birokrasi, khususnya dalam hal pencegahan korupsi dan peningkatan kualitas pelayanan publik menjadi tujuan dari pelaksanaan Zona Integritas (ZI).

Melalui edaran Seskretaris Ditjen Migas pada bulan Mei 2019, aplikasi persuratan yang dimaknai sebagai sarana perkantoran dengan pendekatan pemanfaatan teknologi informasi untuk meraih perubahan pada area ketatalaksanaan.

Sebagai salah satu sarana dalam melakukan registrasi, disposisi serta dokumentasi persuratan, aplikasi persuratan atau e surat Ditjen Migas dapat mendekati kebutuhan para pimpinan sampai dengan pengadministrasi.

Kondisi perkantoran saat ini, disaat kebutuhan kecepatan konektivitas antar unit, hubungan antar jabatan untuk mengimbangi kecepatan pelaksanaan tugas organisasi, dibutuhkan pendekatan sistemik antara pegawai dan sarana kerja yang berbentuk teknologi informasi dan jaringan internet.

Untuk itu, forum diskusi monitoring evaluasi persuratan terus diinisiasi oleh Sekretariat Ditjen Migas untuk mengukur implementasi sarana kerja berupa aplikasi e surat. Forum sebagai kelanjutan pertemuan kedua pada bulan Juli sebagaimana tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/05/419/

Dinamika forum pun menunjukkan kemanfaatan implementasi e surat sebagai disampaikan oleh Ganjar perwakilan peserta yang hadir. Selaku sekretaris direktur perencanaan dan pembangunan infrastruktur Migas, merasakan sangat terbantu dalam melakukan monitoring disposisi pimpinan melalui fasilitas jurnal disposisi. Mail handling atau pengurusan surat mulai dari registrasi, distribusi, pengendalian sampai dengan penelusuran dapat terbantu dengan sarana perkantoran berupa aplikasi e surat.

Meski demikian, kejadian e surat pada sebulan terakhir saat beberapa kendala yang mempengaruhi performa aplikasi perlu dipahami oleh seluruh pegawai yang mempergunakan fasilitas tersebut.

Pada tautan berikut menggambarkan proses maintenance dan pelaksanaan optimasi aplikasi e surat yang telah berhasil berpindah ke server baru dengan OS LINUX.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/13/perawatan-aplikasi-persuratan/

Akhirnya, selaku tim persuratan melalui tulisan ini mengucapkan terimakasih atas kerjasamanya kepada unit IT Ditjen Migas up. Agus Mendrova, unit kepegawaian dan organisasi Ditjen up. Hening setya para pengadministrasi dan sekretaris pimpinan di lingkungan Ditjen Migas

Semoga urusan persuratan direktorat jenderal dalam kendali pengawasan Bu Ike dan penanggung jawab administrator bapak Mukti Yunarso, dapat terus mengawal bentuk layanan perkantoran untuk penyediaan dukungan manajemen internal Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Semoga bermanfaat

Narasi-kearsipan

Kini saat berada pada keadaan dunia tanpa batas, narasi dalam pendekatan Story telling menjadi pilihan dalam membawakan suatu agenda setting. Termasuk dalam membawa diri pada peran terkecil suatu pembangunan kearsipan.

Selaku arsiparis di unit kerja teknis, mungkin perlu treatment berbeda dengan unit kesekretariatan jenderal. Jika terlalu ansih pada kearsipan, kesan terasa sepi dari bentuk perhatian pimpinan akan semakin nyata.

Meski secara umum kedudukan kearsipan pada setiap instansi terlihat sama, namun prioritas organisasi akan melihat kearsipan pada porsi yang berbeda beda.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/12/administrasi-perkantoran/
Tautan tulisan diatas memperlihatkan kedudukan kearsipan sebagai bagian terkecil pada tingkat prioritas organisasi. Wajar jika kearsipan belum mendapatkan apresiasi pimpinan.

Penulis berpendapat bahwa kemajuan kearsipan harus pula dikaitkan dengan kedudukan dukungan administrasi kepada manajemen internal. Tuntutan kearsipan yang bermula dari Undang Undang kearsipan tahun 2009, seyogyanya dilihat dari kedudukan kearsipan di tiap instansi khususnya unit teknis.

Tatkala kemajuan kearsipan berada di pundak arsiparis dan pejabat struktural, maka narasi yang dibangun harus selaras dengan kinerja unit organisasi. Keselarasan akan membawa dampak yang signifikan termasuk anggaran kegiatan sampai dengan apresiasi pimpinan.

Contoh riil saat tuntutan pelaporan arsip secara berjenjang sebagai tautan berikut https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/19/pelaporan-arsip/
Regulasi yang menetapkan kewajiban distribusi laporan arsip perlu dinarasikan dalam fungsi organisasi sehingga dapat dicantumkan dalam tiap Key Indikator Performance (KIP) tiap pejabat yang melaksanakan urusan kearsipan.

Narasi dalam bentuk sosialisasi yang berkelanjutan atau dalam suatu edaran menteri pemberdayaan aparatur sipil dapat juga menjadi pilihan.

Mungkin terlalu tinggi untuk berandai andai, pemikiran dari level arsiparis kategori ketrampilan seperti saya. Merasa diri penuh kinerja menjadi boomerang tatkala tidak memahami prioritas organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/15/kinerja-arsip-migas-50-hari-2019/
Pada tautan tersebut di atas ⬆, gambaran merasa diri penuh prestasi kinerja, masih belum cukup menjadi narasi sehingga menjadi prioritas dukungan administrasi bagi unit teknis.

Akhirnya melalui tulisan ini, penulis menginisiasi narasi dalam bentuk catatan yang dapat meninggal potret sederhana pembangunan kearsipan. Jika memang kondisi kearsipan saat ini bukan prioritas organisasi, namun kearsipan mempunyai ciri khas dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/09/potret-arsip-di-ditjen-migas/

Sebagaimana tulisan di atas ⬆ , narasi kearsipan diyakini penulis akan membentuk salah satu budaya kerja. Semoga budaya kerja selama ini akan dimaknai dalam pembentukan kehidupan. Pembentukan kemajuan salah satu urusan pembangunan dari aktivitas menceritakan secara konsisten. Menarasikan urusan kearsipan.

Ketika budaya menjadi suatu sudut pandang dalam memahami terbentuknya suatu peradaban kehidupan manusia, muncul pendekatan baru dalam memaknai terbentuk kehidupan. Bisa dibilang sebuah teori baru dalam pembentukan kehidupan . Kata mas Budi pada dialog macapat Syafaat di Bantul bulan Juli 2019. Pak Budi yang merupakan sahabat karib cak nun saat menjalani hari hari di Yogyakarta pada awal kiprah Emha Ainun Nadjib.

Cerita cerita yang dibawakan terus menerus, cerita yang konsisten disampaikan kepada khalayak umum, akan membentuk citra kehidupan. Begitu dahsyat suatu narasi ketika kondisi dunia berada pada genggaman internet.

Narasi yang sedih dapat mengucurkan air mata si pembaca. Narasi yang menyentuh hati dapat menjadikan pembaca luluh lantak. Narasi kebencian membuat semakin runyam.

Pekerja intelektual

Menarik bagi saya, tatkala pelaksana tugas kepala ANRI menyampaikan bahwa Arsiparis dapat bekerja di semua lini pada instansi, cakupan NKRI lah yang menjadi ranah pelaksanaan tugas arsiparis. DR. M. TAUFIK menambah bahwa sampai hari ini, masih menunjukkan belum clear nya data kearsipan di Indonesia.

Sambutan kepala ANRI tersebut mengantarkan perhelatan pemilihan Arsiparis Teladan Nasional tahun 2019. Terekam dalam memori komunitas kearsipan, ajang tersebut telah diselenggarakan sebanyak enam kali sejak tahun 2011.

“Tiada artinya dunia kearsipan tanpa arsiparis” tandas Plt. Kepala ANRI di ruang Noerhadi Magetsari pada hari Kamis, 15 Agustus 2019. Tak dipungkiri bahwa ekspektasi atas peran arsiparis dalam pembangunan kearsipan nasional cukup lah beralasan.

Peran dan kiprah beberapa arsiparis yang saya temui pada ajang kompetisi pemilihan teladan, membawa dukungan atas keberhasilan kinerja organisasi.

Sebagaimana dalam pidato sambutan KEPALA ANRI pada acara termaksud, kearsipan dan arsiparis tentunya tidak semestinya merasa kerdil di tata kelola pemerintahan. Sudah selayaknya kearsipan menjadi bagian dengan urusan administrasi pemerintahan lain untuk mendukung terciptanya akuntabilitas kinerja organisasi publik.

Pesan Kepemimpinan NASIONAL agar terwujudnya SDM yang unggul dapat dimulai dengan memaknai bahwa arsiparis termasuk pekerja intelektual. Pekerja yang bukan hanya melekat pada unit kerja. Pekerja yang bukan dihasilkan dari istilah ‘orang buangan’.

Mengimbangi kompetisi di era industri 4.0, arsiparis harus memperbaiki Personality dan Profesional skil, sehingga nampak kompeten pada bidang kearsipan. Tuntutan legitimasi atas kompetensi arsiparis dapat dilaksanakan dengan sertifikasi.

Selain itu, Manajer skil sangat dibutuhkan pada diri arsiparis meski tidak berada di jalur struktural. Program kerja anggaran sangat terbuka lebar untuk mengaplikasikan kompetensi manajerial.

Di akhir tulisan ini, secara pribadi sebagai salah satu peserta pemilihan arsiparis teladan 2019, berusaha memaknai pidato sambutan sebagai suntikan semangat baru. Semangat untuk lebih bermanfaat dengan jalan karir sebagai arsiparis.

Meski terjalnya medan pembangunan kearsipan yang memiliki dimensi kompleksitas tinggi, namun pertama yang harus saya pahami adalah merasa bangga menjadi bagian dari komunitas kearsipan

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/14/arsiparis-teladan-2019/

Hari ini, aku bertemu dengan senior kearsipan UGM, angkatan 1997 yang gemar menulis. Bahkan menyandang gelar nitizen jurnalis terpopuler. Agus Buchori yang diberikan SK arsiparis setelah 10 tahun mengelola arsiparis di Kabupaten Lamongan, selalu mengacuhkan terjalnya kondisi lapangan kearsipan.

Kebebasan intelektual dia wujudkan dengan merangkai kata demi kata menjadi narasi yang turut menyuarakan kearsipan INDONESIA.

Semoga bermanfaat

Data suport

Kunjungan ke Pertamina Upstream Data Center (PUDC) merupakan salah satu sarana untuk menambah wawasan para arsiparis dan pengelola arsip Ditjen Migas.

Rabu, 4 September 2019, para arsiparis dan pengelola arsip Ditjen Migas mendapatkan suntikan semangat baru dalam mengelola arsip.

Sejak menerima paparan dari asisten manager upstream data science , bapak Suwarta sampai dengan tour lapangan pada Warehouse dan ruang pengolahan data memantik kembali pengabdian sebagai petugas penjaga rekaman kegiatan.

Pun saya pribadi, sebagai arsiparis berasa banget terbukanya wawasan dan pemahaman selama ini bahwa posisi data menjadi asset bagi perusahaan plat merah tersebut.

Sejak 2013, tatkala hasil kajian CIP dimana diperlukan biaya sekitar 2,6 milyar untuk memenuhi kebutuhan data untuk semua anak perusahaan pertamina hulu, maka terbentuk lah unit technical center yang mengawal integrasi data hulu.

Selain itu, intergrasi sistem manajemen data yang berbeda beda di setiap anak perusahaan pertamina hulu, menjawab berdirinya PUDC sebagai supporting data ke seluruh anak perusahaan pertamina Hulu baik dalam dan luar negeri.

Rekaman kegiatan substantif pertamina hulu berbentuk dokumen bentuk kertas/konvensional mencapai hampir 50.000 boks (2xboks ukuran standard 20cm) ditempatkan pada rak rak bertingkat dalam ruangan luasan 500 meter persegi.

Sedangkan warehouse media baru atau tape storage menempati ruangan seluas 500 meter persegi sedangkan untuk bentuk core atau batuan sampel disediakan ruangan seluas 1000 meter persegi.

Saat ini, seluruh data dalam bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa tersebut dialihmediakan dalam bentuk digital dan dikelola secara cost sharing dengan anak perusahaan pertamina hulu melalui aplikasi online.

Puluhan pegawai terlihat pada ruang kerja yang terbagi sesuai tahapan proses bisnis antara lain penerimaan, pencatatan, penataan, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan pemanfaatan.

Kunjungan kerja hari ini, di PUDC yang sejatinya juga mengelola arsip, menambah wawasan kami sebagai penjaga rekaman kegiatan sektor migas. Pada bulan Juli kami juga telah menyambangi PUSAT ARSIP SKK MIGAS

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/12/pusat-arsip-skk-migas/

Diakhir tulisan ini, kami mengucapkan terimakasih kepada pak Suwarta (ternyata orang jogja/kulonprogo)😉 Atas perkenan beliau dalam menerima dan memfasilitasi kami untuk terus belajar, meningkatkan wawasan sebagai arsiparis Ditjen Migas yang terkoneksi dengan lembaga pengelola sektor Migas di Indonesia

Semoga bermanfaat

Komunitas Persuratan

Fenomena pendekatan komunitas dalam pencapaian tujuan organisasi menjadi satu pilihan agar lebih mengakar pada budaya kerja. Salah satunya pada komunitas persuratan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Komunitas yang terdiri dari jabatan pengadministrasi atau admin dan sekretaris ini rutin dalam melaksanakan forum diskusi. Forum diskusi seputar persuratan dan kearsipan guna pelayanan pimpinan di unit kerja.

Pelaksanaan tugas sehari hari yang tidak jauh dari urusan surat terus berkembang seiring pelaksanaan reformasi birokrasi. Perubahan bentuk atau reformasi birokrasi generasi ketiga akan segera berakhir dalam sebulan terakhir.

Meski hampir melewati program reformasi birokrasi jilid III, namun kondisi yang dapat dicapai atau diharapkan masih terlalu jauh dari harapan. Mengawal suatu urusan di birokrasi perlu jalan panjang yang harus melewati pembentukan komunitas.

Contohnya perubahan area tatalaksana. Pemanfaatan Teknologi Informasi seperti aplikasi persuratan masih harus terus dikawal, belum dapat berbuat banyak, namun yang terjadi adalah terbentuk nya komunitas persuratan yang solid.

Selama tiga tahun tepatnya sejak tahun 2016, Aplikasi persuratan di Ditjen Migas secara tidak sadar telah menciptakan komunitas kecil dalam kerangka pemberian dukungan kepada manajemen internal.

Hal tersebut ditandai dengan kehadiran hampir 40 pegawai urusan administrasi di lingkungan Ditjen Migas pada pertemuan Kamis, 26 September 2019 di ruang rapat Wijarso lantai 16 pada Gedung Ibnu Sutowo. Jika rapat di dalam kantor sering kita temui kekurangan peserta, namun ternyata tidak terjadi pada komunitas persuratan ditjen migas.

Bukti lain bahwa telah terbentuk komunitas persuratan pada tulisan berikut yang menjadi pertemuan terakhir yakni di bulan agustus 2019.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/22/monev-e-surat-ditjen-migas/

Komunitas persuratan yang saat ini telah terjalin menjadi strategi untuk terus membina urusan ketatausahaan yang dapat diunggulkan sebagai bagian pencapaian reformasi birokrasi.

Pada tiap forum komunitas persuratan, pemantauan pengguna aplikasi dimulai dari keaktivan mendisposisi dan pengunggahan file pdf hasil scan. Masih hangat di catatan penulis sebagai admin aplikasi persuratan Ditjen Migas bahwa, pimpinan tinggi madya atau Plt. Dirjen masih berkenan untuk mempergunakan aplikasi persuratan sebagai sarana mendisposisi surat.

Begitu juga pada tataran pimpinan tinggi pratama atau selevel dengan jabatan Direktur, arahan atas surat masuk terus mengalir kepada para pejabat administrator dibawah.

Hal diatas menjadi gambaran nyata bahwa, aplikasi persuratan sangat berguna sebagai salah satu pengungkit perubahan tata laksana di birokrasi. Untuk itu diperlukan kondisi agar kominitas persuratan menjadi benteng untuk mempertahankan layanan kepada manajemen internal.

Seperti halnya terkait kehandalan dalam filling surat, aplikasi persuratan sangat diharapkan untuk dapat dilengkapi dengan conten file pdf. Para peserta forum persuratan dicek satu per satu dalam mengunggah file pdf hasil scanning surat yang telah ditandatangani pimpinan di lingkungan Ditjen Migas.

Dengan rutin mengunggah file pdf di aplikasi persuratan diharapkan dapat tercapai perubahan kondisi pada penyediaan arsip untuk kepentingan manajemen internal dengan disertai kecepatan akses.

Di akhir tulisan ini, penulis berharap pergantian kepemimpinan tidak pula menghapus sarana persuratan yang secara efektif dipergunakan oleh tiga sosok pimpinan tinggi madya/Direktur Jenderal Migas.

Meski masih pro dan kontra terkait dengan keberadaan landasan penetapan hukum atau peraturan menteri ESDM yang menaungi praktik persuratan elektronik, namun setidaknya sudah berada pada jalur yang mantab untuk menggapai area perubahan ketatalaksanaan.

Semoga bermanfaat

Pengawasan internal kearsipan

Pengawas Internal merupakan bagian dari aktor untuk menilai kesesuaian antara sistem yang tergambar dari peraturan dengan fisik arsip.

3 September 2019, merupakan hari kedua pelaksanaan bimbingan teknis pengawasan kearsipan. Pengawasan dalam kerangka menuju akreditasi kearsipan.

Awalnya, pemahaman ku terbatas dengan pemaknaan akreditasi hanya untuk Unit Kearsipan atau Unit Pengolah yang mengajukan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tatkala organisasi memerlukan akreditasi sebagai bukti kehandalan tata kelola administrasi , maka dapat mengajukan akreditasi kearsipan. Akreditasi kearsipan saya pahami sebagai akreditasi pada urusan lain.

Pemahaman ku semakin berkembang seiring perubahan kondisi kearsipan. Terlebih setelah mengikuti acara yang diselenggarakan oleh Biro Umum KESDM yang bekerjasama dengan Pusat Akreditasi ANRI. Hari pertama, pada tulisan ⬇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/02/pengawasan-kearsipan/

Dihari kedua, praktik pengisian formulir sebagai sarana evaluasi dan monitoring dalam pengawasan penyediaan arsip menjadi lebih berasa. Bahwa penyelenggara kearsipan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Hal tersebut pula karena kebutuhan instansi pemerintah atas laporan hasil pengawasan kearsipan sebagai salah satu instrumen pelaksanaan Reformasi Birokrasi.

Beberapa form isian yang diperuntukkan untuk unit pengolah, dipergunakan untuk menyelami kegiatan penciptaan, pemberkasan, layanan arsip dinamis, program arsip vital, arsip terjaga, pemindahan, arsiparis dan pengelola arsip berisikan pertanyaan yang mendasarkan norma perundangan kearsipan dan peraturan pemerintahan yang berlaku saat ini.

Meski tidak menafikan ketentuan teknis yang berlaku pada instansi masing masing, namun tetap harus memenuhi standar minimal norma Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan tahun 2009.

Pada form penciptaan, identifikasi pembuatan arsip disampling dengan mendasarkan tata naskah dinas yang berlaku di instansi pemerintah dan pengamanan arsip diuji dengan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip.

Pembuatan arsip ini terkait dengan penomoran, pencantuman kode klasifikasi, penggunaan kertas, struktur dan format naskah dinas. Sedangkan pengamanan arsip terkait dengan penulisan Rahasia, Terbatas dan Biasa.

Selanjutnya masih dalam isian form penciptaan, menguji pengendalian naskah atau mail handling baik surat masuk maupun surat keluar. Dalam praktik persuratan, kita mengenal beberapa sarana antara lain buku agenda, takah, kartu kendali dan agenda elektronik.

Formulir tentang pemberkasan untuk menguji penyusun berkas secara logis dan sistematis dengan mendasarkan klasifikasi. Keberadaan berkas dikontrol melalui mekanisme pelaporan daftar berkas dan daftar isi berkas yang dilaporkan secara rutin kepada unit kearsipan.

Menurut penulis, yang terpenting dalam formulir pemberkasan adalah poin penyimpanan arsip inaktif sesuai dengan umur simpan. Hal ini akan di uji dengan formulir pemindahan arsip. Adanya pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi penting bagi jaminan ketersediaan arsip. Untuk itu pemindahan dipersyaratkan adanya berita acara pemindahan dan daftar yang ditandatangani kedua belah pihak (pengiriman dan penerima)

Form isian tersebut diatas yang diberikan rumus rumus dengan kriteria dan diberikan nilai 10 terhadap kesesuaian kondisi fisik arsip dengan norma yang berlaku.

Hasil identifikasi melalui formulir diatas akan dituangkan dalam Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS). Gambaran umum ketidaksesuaian praktik kearsipan dengan norma aturan kearsipan akan tergambar pada kolom kondisi faktual.

Tugas tim pengawas internal adalah menarasikan secara jelas ketidaksesuaian yang dalam hal ini disebut sebagai temuan untuk nantinya menjadi bahan rapat exit meeting.

Yang terpenting dari kegiatan pengawasan adalah penerjemah temuan pada kondisi faktual dengan pemenuhan standar mutu. Tim pengawas internal diwajibkan untuk mengisi catatan audit dan rekomendasi yang dituangkan pada formulir Uraian Hasil Pengawasan Internal.

Semoga bermanfaat

Jejaring Pekerja Arsip Migas

Selama sepuluh tahun memikul jabatan dalam urusan kearsipan, belum sekalipun menemui forum komunikasi pekerja dan pemerhati arsip minyak dan gas bumi. Meski penulis sebagai pekerja arsip di Ditjen Migas sempat menginisiasi pertemuan kearsipan dengan mengundang BPMIGAS dan Pertamina pada tahun 2012 untuk workshop penyusunan SOP.

Namun demikian, belum terdapat tidak lanjut  pertemuan sejenis yang mempertemukan penjaga rekaman kegiatan urusan Migas di Indonesia. Bisa jadi, penulis yang kuper atau kurang pergaulan. Bisa jadi penulis yang terpendam di ruang arsip ditjen Migas dengan tumpukan kertas dan terikat kotak rutinitas penyimpanan arsip.

Tulisan ini menjadi kerinduan penulis akan adanya jejaring informasi arsip minyak dan gas bumi. Urusan minyak dan gas bumi di Indonesia padat modal dan teknologi. Wajar jika urusan Migas dilaksanakan berbagai institusi. Bertumpuk kepentingan pada urusan migas pun berimbas pada perubahan ketatanegaraan.

Peralihan institusi sesuai dengan amanat konstitusi mengiringi periodisasi pelaksanaan kegiatan Migas.  Periode sejak zaman penjajahan, awal kemerdekaan, era Orde Lama, Orde Baru, zaman reformasi sampai saat ini mengalami perjalanan perubahan, perkembangan, pembagian serta peralihan institusi pelaksana kemegahan Indonesia.

Selain itu industrialisasi dan teknologi tinggi yang sangat indentik dengan kegiatan migas. Perusahaan Migas yang berasal dari puluhan negara luar pun mengalami perkembangan baik nama, label, logo, kongsi, kepememilikan, pemodal dan seterusnya. Tak ayal sempat terdengar rekaman kegiatan pelaksanaan pertambangan Migas sampai dibawa ke negara asal dari perusahaan Migas terkait.

Minyak dan gas bumi 🌎 menjadi perspektif sumber pendapatan negara unggulan. Sering kita dengar menjadi kategori pendapatan Migas dan non Migas rangking kedua setelah pendapatan jenis pajak. Pendapatan dari Sumber Daya Alam ini memang dikategorikan pendapatan negara non pajak.

Saat ini, urusan minyak dan gas bumi secara kelembagaan dilaksanakan oleh beberapa institusi yakni Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas bersama Suatu Badan Pelaksana  yang dibentuk sebagai Amanah Undang Undang tentang Minyak dan Gas Bumi tahun 2001 kemudian menjadi SKK Migas pada tahun 2013 sebagaimana putusan Mahkamah Konstitusi.

SKK Migas bertindak mewakili pemerintah dalam melakukan penandatangan Kontrak kerja sama (KKS) bersama Badan Usaha Pertambangan Migas. Sebelum tahun 2001, diperankan oleh Pertamina sebagai Badan Usaha Milik Negara.

Bentuk kerjasama dalam pengusahaan migas berupa Perjanjian Karya sampai dengan tahun 1960. Bentuk kontrak production sharing (KPS) atau konsep bagi hasil generasi kesatu tahun 1964 - 1977, KPS generasi kedua tahun 1978 - 1987, KPS generasi ketiga tahun 1988 s.d. sekarang. Selain itu juga terdapat kerjasama pengusahaan migas dalam bentuk TAC,  EOR,  dan KOB atau kerjasama operasi bersama. Dan saat ini dikenal dengan skema Gross Split.

Baca juga http://nurulmuhamad.blogspot.com/2015/01/data-dan-informasi-minyak-dan-gas-bumi.html

Kontrak kerjasama pertambangan Migas yang sebelumnya harus mendapatkan persetujuan tertulis Presiden RI, berakhir setelah adanya Undang-undang RI tentang Minyak dan Gas Bumi pada tahun 2001.
Baca juga https://nurulmuhamad.blogspot.com/2014/07/persetujuan-presiden-tentang-kontrak.html?m=1

Pada kegiatan usaha Hilir Migas, secara kelembagaan terdapat regulator selain Ditjen Migas, yakni Badan Pengatur Hilir (BPH Migas). Badan ini bersifat independen dengan pimpinan kolektif kolegial bernama Komite BPH Migas. Anggota Komite di pilih oleh Dewan Perwakilan Rakyat.

Bagaimana bentuk hubungan kerja antara Ditjen Migas dengan BPH Migas? Dari salah satu potret kewenangan BPH MIGAS yakni pengelolaan aset negara berupa pipa Distribusi dan Transmisi Gas Bumi selain mengawasi stabilitas ketersediaan dan distribusi BBM secara nasional yang ditugaskan kepada Pertamina.

Balik ke topik "belum adanya ajang komunikasi antar pekerja arsip Migas", bahwa sebagai contoh kebutuhan arsip pada tahun 2014 yakni data dukung pada pengadilan pajak dimana rentang kurun waktu arsip menembus batas periodisasi institusi, perlu kiranya terwujud forum komunikasi tersebut.

Salah satu yang dapat dihasilkan dari forum pekerja arsip Migas adalah adanya wadah pertukaran informasi berbasis arsip. Keberadaan arsip Migas yang tersebar di beberapa institusi sesuai kewenangannya menjadi penting untuk dapat diidentifikasi.

Kelompok institusi yang berbentuk Badan Usaha Milik negara yang awalnya hanya Pertamina, kemudian berkembang dengan kemunculan PGN di tahun 90 an, dan saat ini telah lahir anak perusahaan dari Pertamina dan PGN yang ikut berperan dalam pelaksanaan kegiatan usaha Migas. Sebut saja Pertagas, Patra Nusa Data, dan seterusnya.

Kelompok pengusaha multi nasional dan nasional pun telah banyak yang membentuk organisasi sebagai bagian dari stakeholder Migas misalnya di Hulu Migas sebut Internasional Petroleum Association (IPA), di hilir Migas ada nama Hiswana Migas, dan seterusnya.

Lembaga penelitian pada Universitas pun turut serta dalam urusan perminyakan. Misalnya melakukan studi bersama pada penyiapan wilayah kerja Migas. UGM, UPN, ITB, Unpad dan seterusnya yang memiliki lembaga penelitian di bidang geologi dan perminyakan turut andil dalam perkembangan Migas di Indonesia.

Kemudian dari sisi profesi dan para profesional terdengar ikatan sarjana perminyakan, ikatan alumni ITB yang memiliki bidang perminyakan sebagai bidang pekerjaan turut serta dalam pelaksaan kegiatan Migas di negeri ini. Lembaga Sertifikasi Profesi / LSP Migas yang terbentuk dari adanya PPT Migas, adanya Sekolah Tinggi Akamigas, kemudian keberadaan PPPTM "Lemigas" dengan laboratorium yang telah teruji sejak lama, menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari urusan migas di Indonesia.

Akhirnya, tulisan ini menjadi pengantar kerinduan penulis yang mendambakan adanya jejaring pekerja arsip migas. Semoga terjadi perjumpaan dengan kerinduan tersebut, semoga gayung ini disambut rekan teman sejawat yang mempunyai profesi penjaga informasi berbasis arsip migas.

Nomor HP penulis 087886919182, alamat email muhnurul@gmail.com, kantor di Gedung Migas Lantai 4 (ruang arsip) Jl. HR Rasuna Sa'id Kav. B5 Kuningan Setiabudi Jakarta Selatan

Awal kerja arsip

Memaknai kerja pada urusan kearsipan di Ditjen Migas. Tulisan ini merupakan reposting kembali. Tulisan yang sempat diposting pada tanggal 23 November 2018. 

Berkesempatan menjadi bagian dari  Ditjen Migas adalah kebanggaan dari seorang anak kampung (penulis). Kebesaran nama Migas terkenal seantero nusantara. Siapa yang tidak mendengar gaung migas. Migas identik dengan kemakmuran. Migas yg terlihat indah nian.

Yang indah migas yang mana, yang elok krn jauh dimata, kencangnya gaung krn ruangan kosong . Meski begitu, orang tidak mau tau, harum nama migas masih melekat pada ingatan masyarakat sekitar penulis. Dahulu bernama Biro Minyak dan Gas. sejak 1961 mendahului adanya Pertamina

Singkat cerita per tahun 2019 genap sepuluh (10) tahun bergabung di Ditjen Migas terhitung sejak bulan Februari 2009. Selama itu, kesempatan untuk penyesuaian serta menguntai kreativitas kujalani. 

Sebagaimana institusi pemerintah lainnya, aktivitas pekerjaan dibatasi rambu fungsi unit kerja. Aku ditempatkan pada unit yang berfungsi memberikan dukungan manajemen internal kepada Ditjen Migas. 

Selain itu terdapat panduan aktivitas kerja sebagai marka yakni tugas pada jabatan. Jabatan yang diberikan sejak awal masa kerja adalah arsiparis. Bahkan jabatan termaksud telah dipilih sejak mulai proses pendaftaran CPNS. Maka pelantikan dan sumpah jabatan menjadi komitmen yang mengiringi aktivitas kearsipan. 

Arsiparia merupakan salah satu jabatan fungsional tertentu. Dimana rumpun jabatan ini mengampu bidang secara khusus yakni kearsipan. Kearsipan adalah segala hal yang terkait dengan arsip.

Kata kunci tulisan ini adalah #Jabatan #arsiparis #Kearsipan #tupoksi #dukunganManajemenInternal #DitjenMigas

Penulis mencoba menghubungkan dan mengkaitkan kata kunci tersebut dengan dengan Tim Kerja pada Jabatan Arsiparis

Awal bekerja diamanatkan oleh pimpinan atas ruang penyimpanan arsip yg berada di lantai 8 gedung Plaza Centris di Jl. Hr Rasuna Said Kav B5 Kuningan Jakarta Selatan. Ruangan yg penuh dengan boks arsip. Ruangan yg sudah beberapa taun didiamkan. Saking penuh ya, untuk masuk ke dalam ruangan tersebut saja susah dan butuh perjuangan. Ringkasnya ruang arsip mati karena penuh/ful kapasitas. 

Cerita dari petugas arsip sebelumnya bahwa ruang arsip cukup luas, namun karena seiring pertumbuhan unit kerja yakni Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas, mendesak keberadaan ruang arsip di lantai 8.

Penuh tanda tanya didalam diri saya bahwa apakah migas tergambar seutuhnya di koleksi arsip pada ruangan lantai 8 tersebut????

Pertanyaan berikutnya adalah apa yang dapat dilakukan dengan keterbatasan ruang simpan?????

Pertanyaan demi pertanyaan muncul, Bagaimana pandangan pejabat dan pegawai ditjen migas tentang kearsipan? 

Pertanyaan yang mematahkan pemahaman dan jargon bahwa arsip merupakan memori organisasi, ketiadaan arsip menjadikan organisasi amnesia, tidak terlihat di Ditjen Migas.

Meniti hari demi hari bekerja di Ditjen Migas, wawasan dan pengertian saya mulai dapat menyesuaikan. Tahun pertama kerja, masih tahap pembiasan. Sejak Februari 2009 sampai dengan Desember 2009 hanya melaksanakan identifikasi dan pengenalan serta pembiasaan kerja sebagai staf. 

Saat itu tidak ada bimbingan langsung untuk menangani kearsipan. Tak ada satu orang pun pegawai yang setiap hari menjaga ruang arsip. Proses penataan dan penyimpanan hanya terlihat oleh seorang yg beroperasi pada gudang arsip siap timbang dan jual yang rutin beberapa bulan sekali.

Ternyata memang benar, kearsipan Ditjen Migas, mati suri. Tak ada team kerja arsip di kantor ini. Tak ada aktivitas kearsipan di kantor ini. 

Saatnya datang petunjuk atas tanda tanyaku selama tahun 2009, kira 2 Pertengahan tahun 2010 Aku dipanggil untuk berdiskusi dengan atasan (kasubag TU), terkait kegiatan penataan yg akan dilaksanakan oleh pihak ketiga. Yang masih tersimpan di memoriku saat itu adalah pertanyaan dari bosku "apakah harga penataan yg di tawarkan penyedia terlalu mahal atau murah?"

Ternyata aktivitas kearsipan di Ditjen Migaa dilaksanakan dengan kerjasama pihak ketiga (penyedia jasa penataan arsip). 

Tahun kedua di Ditjen migas, mulai tumbuh percaya diri dan menampakkan diri untuk dapat berperan dalam organisasi. Setelah pelantikan PNS, saya putuskan untuk tidak lagi hanya untuk belajar, namun segera mengambil langkah untuk menghidupkan aktivitas kearsipan Di Ditjen Migas. 

Bekerja di institusi pemerintahan memang harus aktif. Tugas dalam jabatan menjadi cambuk dan pembimbing. Rekan senior dan atasan bukan pihak yang diharapkan lagi sebagai cambuk untuk bekerja