Pembatalan Gedung Arsip

Merasa tersentil, mendadak ramai saat beredar pemberitaan media online, kata "gedung arsip" di jejerkan dengan perkataan seorang menteri BUMN. Para pekerja arsip di WAG berasa tidak mau menerima kalimat menteri di pemberitaan itu.

Maklum saja, bagi arsiparis dan pekerja arsip, Gedung Arsip dianggap suatu entitas vital dari kearsipan. Pun definisi arsip bukan semata berkas kerja. namun tersirat gedung arsip.

Seandainya saja menteri itu mendukung rencana pembangunan gedung arsip, pasti sorak sorai diantara para insan kearsipan. Namun apakah laik mengisi pemberitaan. Bukankah suatu berita butuh unsur sensasional dan sesuatu yang berbeda.

Aku pun tertarik untuk ikut berkomentar, namun bukan picisan tanpa uraian. Aku mulai dari cara otak ini mendudukan informasi yang kita terima dari sudut pandang yang lebih luas. Kiranya perlu alur pikir yang lengkap untuk menyikapi informasi "rencana pembatalan pembangunan Gedung Arsip Kementerian BUMN". Seyogyanya juga tidak perlu berlebihan, namun perlu diliat dan dianalisa dari beberapa sudut pandang.

Misalnya saja kalimat ".... ngapain lagi bikin sesuatu yang masif lagi (di Jakarta)" . Kalimat tersebut menjelaskan dari kalimat sebelumnya ".... rencana beli tanah dan gedung arsip...." Menjadi suatu tanda tanya, berapa besar di otaku, fantastiskah nilai uang yang dialokasikan? Selain itu apakah lokasi tanah dan gedung arsip termaksud berada di Jakarta?

Tentu saja kuasa anggaran (menteri), berhak berkomentar atas hal tersebut. Terlebih disertai substansi alasan lain yakni terkait gedung perkantoran yang perlu direnovasi.

Aku jadi terbersit kondisi ruang kerja di kantorku (Gedung Migas), dibawah Kementerian ESDM. Ruang kerja yang direnovasi dilandasi dari penampakan berkas kerja yang terlalu berlebihan. Lebih dari 10 tahun menjadi ruang kerja, pemandangan kumuh menjadi dampak dimana kanan kiri meja pegawai sampai ruang file penuh dengan arsip kertas.

Branding suatu Kementerian yang berawal dari fisik bangunan gedung menjadi agenda pimpinan. Untuk itu bertemulah dengan ide ruang kerja yang berkonsep paperles office.

Namun sayang, kiranya konsep renovasi ruang kerja yang melupakan sisi urusan kearsipan. Untuk itu perlu jika arsiparis dan pemerhati arsip dapat diberikan porsi untuk ikut serta dalam perencanaan renovasi ruang kerja, sehingga dapat mengakselerasikan kearsipan.

Hal itu juga menjadi tantangan kearsipan dari sisi hulu, bukan hanya hilir yang bermuara pada Gedung Arsip.

Bagiku yg juga arsiparis, Gedung Arsip di suatu Kementerian memang diperlukan bagi kelangsungan kearsipan, namun itu hanya menjadi ruang transit sebelum diserahkan ke Lembaga Kearsipan. Gedung Arsip berada di muara sementara kearsipan. Meski pada perkembangannya, di level Kementerian dapat mengharmonisasi kebutuhan ruang serba guna seperti ruang rapat (lokasi di luar kota)

Muara sejati kearsipan berada di lembaga kearsipan. Tatkala suatu Kementerian rajin dan rutin menyetorkan arsip yang berpotensi statis, maka tidak perlu ruang transit yang begitu mewah (dalam konteks anggaran yang berlebih). Toh prinsip pengelolaan arsip mencari yang termurah.

Secara teori, memang arsip yang tersimpan hanya 20%, dan kurang dari 5% menjadi arsip statis. Tentunya prosentase tersebut tidak berbanding lurus dengan volume tertentu, karena masih ada rentang organisasi dan banyak dan strategisnya urusan yang dilaksanakan oleh suatu Kementerian.

Pun secara pragmatis, sampai dengan 10 tahun ini (pengalaman dan pengamatan penulis), gedung arsip di suatu Kementerian hanya menjadi pendaratan para penegak hukum dalam pengumpulan bukti suatu perkara.

Keringat dingin dan turut merasakan energi negatif kala melayani para penegak hukum di Gedung atau ruang arsip. Berbagai intrik tersembunyi dari rekam jejak birokrasi dalam pelaksanaan anggaran memenuhi ruang simpan di Gedung Arsip. Menyaksikan dan menjaga arsip yang menjadi rekaman kegiatan yang penuh pergumulan terkadang menyayat nurani.

Untung saja, tugas arsiparis dan pekerja arsip murni hanya sebatas penjaga gudang. Memang terbaca data arsip sebagai hasil aktivitas kearsipan. Namun demikian data arsip atau yang lebih dikenal dengan daftar pertelaan arsip atau daftar arsip, hanya salah satu bagian sarana penelusuran arsip.

Masih banyak pekerjaan rumah di kearsipan untuk dapat memasyarakatkan daftar arsip. Daftar arsip yang dapat memberikan dukungan manajemen atau sampai dengan memori kolektif Kementerian.

So, biasa saja kali, saat seorang menteri BUMN mengomentari rencana Kementerian sendiri terkait pembatalan gedung arsip.

Yang bisa jadi keliru, misalnya saja ada seorang menteri menolak rencana pengadaan gedung arsip yang diusulkan lembaga kearsipan baik pusat dan daerah. Bagi penulis, Gedung Arsip pada lembaga kearsipan memerlukan penambahan yang masif dalam bentuk Depot yang tersebar di beberapa wilayah di Indonesia. Kiranya dapat mengejar 5% arsip tiap Kementerian lembaga baik struktural maupun penugasan.

Bagiku, Menteri itu sih biasa saja, tak perlu membabibuta dalam pembelaan kearsipan. Misalnya saja, anggaran pembelian gedung arsip Kementerian BUMN dialihkan ke renovasi, maka saat kearsipan dapat tampil untuk turut serta dalam perencanaan ruang perkantoran yang dapat membawa pola pikir para pegawai atau ASN yang menghargai kearsipan sesuai dengan standar dan kaidah yang berlaku.

Kearsipan yang ruh nya sebagai memori kolektif kebangsaan, atau sebagai pemersatu bangsa, atau sebagai jangkar ingatan bersama, bahkan sampai dengan bentuk dukungan akuntabilitas birokrasi, perlu dituangkan dalam ruang perkantoran.

Tatkala ruang kerja atau working space berpengaruh pada produktifitas pelayanan publik, kiranya rencana renovasi ruang kerja Kementerian BUMN sebagai dalih pembatalan gedung arsip dapat menjaga ruh kearsipan termaksud. Sehingga ruang kantor bukan hanya memancing kratifitas dan produktifitas pegawai namun dapat membawa alur pikir kearsipan.

Diakhir tulisan, bagi diri pribadiku, kearsipan menjadi cermin kehidupan berbangsa dan bernegara. Cermin yang menerima apapun gambaran kehidupan berbangsa bernegara. Cermin yang tidak gampang berteriak kala menghadapi wajah buruk, namun juga tidak terlalu bangga jika dihadapkan dengan wajah ganteng cantik mempesona.

Semoga berguna 

Bank sampah

Sudut pandang terhadap sampah mulai berkembang dan lebih dari yang sebelumnya. Jika sebelumnya sampah menjadi buangan, pasrah sepenuhnya kepada tukang sampah, merasa risih karena terkotori pandangan, disingkiri karena identik dengan penyakit, berteduh pada layanan dinas kebersihan, maka saat ini sudah mulai muncul fenomena yang lebih baik.

Bisa jadi disebabkan tingkat pertambahan sampah yang begitu cepat kemudian memunculkan permasalahan sampah. Pada saat lalu kita dengar gerakan masyarakat terkait minimalisir penggunaan plastik dan steofoam sebagai pembungkus makanan. Di toko swalayan, plastik bukan lagi gratis melainkan sudah berbayar.

Bisa jadi karena tingkat kepedulian manusia atas lestari nya bumi sebagai habitat kehidupan. Atau karena bumi sudah mulai rusak, hingga membuka kesadaran manusia?

Gerakan kesadaran lingkungan lain adalah dengan Bank Sampah. Pun di wilayah mukim penulis, dua tahun berjalan, bank sampah menjadi cara memaknai kepedulian terhadap lingkungan.

Pada bulan April 2019, aku mengilustrasikan salah satu wujud nyata kepedulian kita terhadap lingkungan dengan menjalankan Bank Sampah 👇 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/30/bank-sampah-vtb/

Secara komunitas, Bank sampah menjadi usaha kongkrit tatkala pemerintah daerah dimanapun telah kewalahan dalam penyediaan lahan pembuangan sampah.

Meski lika liku bank sampah masih belum dapat menggantikan petugas sampah, namun setidaknya telah melaksanakan sedikit dari peraturan daerah depok tentang pengelolaan sampah.

Bank sampah membangun habit warga masyarakat untuk melaksanakan penanganan sampah yang pertama yakni, pemilahan.

Bahwa sesuai pasal 11 pada Perda Walikota Depok Tahun 2014 tentang pengelolaan sampah menyebutkan penanganan sampah terdiri dari aktivitas pemilahan, pengumpulan, Pengangkutan, pengolah dan pemrosesan akhir.

Ada lima kategori jenis sampah yang memang harus dilakukan pemilahan terlebih dahulu untuk kemudian diangkut ke TPS. Dua jenis yakni sampah daur ulang atau sampah yang dapat dipergunakan kembali menjadi area kegiatan dari bank sampah.

Siapakah yang harus melakukan pemilahan sampah??? Apakah pemilahan dipercayakan kepada jasa petugas pengangkut sampah?

Secara Perda termaksud, pemilahan wajib dilakukan sebelum sampah masuk ke TPS. Pemilahan sesuai kategori jenis sampah.

Sejauh manakah petugas pengangkut sampah dapat memilah tanpa peran serta warga si pembuang sampah?

Diakhir tulisan ini, saya pun menjadi semakin terbuka dalam memandang pengelolaan sampah. Peran serta masyarakat sangat dinantikan dalam pengelolaan sampah.

Pun sesuai dengan ketentuan peraturan daerah termaksud, pemerintah daerah membentuk dan memfasilitasi lembaga pengelola sampah sejak tingkatkan RT, RW, Kelurahan kecamatan sampai dengan OPD atau BLUD urusan persampahan.

Andaikan pengelola sampah sesuai tingkatannya telah menjalankan sesuai dengan fungsinya dan tersosialisasikan dengan baik, niscaya tiada RT tanpa Bank Sampah, Tiada prasangka TPS liar, dan setiap orang akan memilah sampahnya.

Semoga bermanfaat

Kerja dan Keluarga

Berada lah pada satu potret ketemu kenalan untuk beberapa hari. Saling berinteraksi dengan staf dan pelaksana pada unit kerja yang berbeda memang meningkat jangkauan wawasan.

Telpon sana sini untuk berkoordinasi dengan tujuan pasti, melintasi gedung birokrasi dan bahkan antar geografi menjadi pemantik peningkatan kepercayaan diri.

Bukan rutinitas di dalam ruangan dengan obyek kerja yang belum jelas manfaatnya. Berada dalam bungkusan perjalanan untuk memastikan manfaat kepada para penerima.

Sisi positif selaku ASN dalam kerangka mengawal program kerja instansi sebagai katalisator tersampainya peran pemerintah untuk pelayanan publik.

Bisa saja perjalanan bersama dengan berganti ganti tempat tidur, berpindah tempat makan, kemudahan untuk beberapa hal, dan kenyamanan untuk diri sendiri akan mendatangkan persepsi ketidakadilan.

Misalnya ketimpangan perjalanan pada unit kerja yang berbeda. ASN dengan unit kerja Penanggung Jawab program kegiatan yang menyentuh penerima yang lebih luas akan lebih sering melakukan perjalanan dinas. Wajar atas target pencapaian kinerja, mobilitas para staf menjadi dukungan pimpinan unit kerja untuk memastikan kebenaran sasaran penerima.

Di sisi lain, ASN pada peran suporting manejemen internal akan lebih banyak di kantor saja. Meski pada akhirnya, potret yang kualami dapat juga giliran atas luapan penugasan yang tidak tertampungnya oleh unit terkait.

9-12 Desember 2019 mengenal tanah bumbu Kalimantan Selatan. Belum kelar di sini, tawaran ke Nias menggoda untuk di iya kan. Namun demikian ada bagian kehidupan ku yang perlu ku perhatikan.

Salah satunya keluarga kecil di gubuk istimewa. Dua minggu berturut turut sebelumnya, aku meninggalkan rumah. Tak ayal sang nahkoda di rumah memberikan warning begitu beratnya mengurus ketiga anak yang masih belum lepas dari pengasuhan orang dewasa.

Itu yang menjadi Pertimbangan bijaksana untuk belum dapat menerima tantangan perjalanan ketiga di tahun 2019 (Nias)

Sebetulnya ada tautan di luar kuasa dan kedudukan ku terkait unit kerja, bahwa setelah menulis tentang konversi minyak tanah ke LPG 3Kg pada waktu yang lalu dipertemukanlah pada tawaran pengecekan lapangan. Seolah ditunjukkan kondisi nyata yang berawal dari tulisan

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/28/sahabat-dapur-kita/

Konkit nelayan

10 Desember 2019

Aku pun turut mengiringi program yang menghadirkan negara untuk rakyatnya. Stimulus bantuan untuk mereka yang menutupi kebutuhan keluarga.

Mata kepalaku menyaksikan sendiri ratusan orang berkumpul di seberang kantor desa Satiung dan desa pagarruyung. Senyum mereka para kepala keluarga setelah menerima paket peralatan sarana transportasi untuk menembus aliran sungai.

Bagi mereka, sungai adalah tempat mata pencaharian dan mesin penggerak sebagai alat yang memerlukan energi Penggerak 🚢 perahu. Energi penggerak alat di tempat mata pencaharian yang selama ini bersumber dari Bahan Bakar Minyak cukup membebani sebagai modal bekerja.

Kini, 135 orang di desa Setiung dan 364 di desa Pagarruyung menemukan energi murah dan bersih dari seperangkat konventerkit yang terhubung dengan LPG 3Kg.

LPG yang masih terhitung murah dibandingkan dengan Premium menjadi alternatif pilihan untuk menekan modal kerja para nelayan.

Diatas adalah sedikit gambaran dari perjalanan pengecekan fisik BMN di Kabupaten Tanah Bumbu melalui penugasan kepada Pertamina oleh Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas terkait bantuan Hibah kepada masyarakat nelayan kecil. Salah satu kabupaten di provinsi Kalimantan Selatan mendapatkan kesempatan kedua kalinya. Pertama pada tahun 2018 dimana lebih dari 200 orang dan kedua tahun 2009 hampir 500 orang.

Bersumber dari APBN, paket bantuan berupa seperangkat Penggerak kapal dengan kapasitas sampai dengan 5 gros ton dan dua tabung perdana LPG 3kg serta konventerkit diperuntukkan kepada 499 orang nelayan di Kabupaten Tanah Bumbu.

Akses menuju ke Kabupaten Tanah Bumbu dapat ditempuh melalui Pesawat terbang dari Bandara Cengkareng menuju ke bandar udara Syamsudin Noor Banjarmasin. Kemudian lanjut akses darat atau dapat juga dilanjut dengan maskapai Wings 07.00 WITA tujuan Makasar transit Bandar Udara Batu Licin.

Kebetulan Selasa, 10 Desember 2019 menjadi First Passenger di Bandara yang telah selesai dibangun. Bangunan baru, terkesan sangat luas berada di sebelah bangunan lama. Lalu lalang para petugas dan pegawai bandara masih terlihat tahap penyesuaian tempat.

Senin, 9 Desember 2019, lepas mendarat via Garuda, pada pintu keluar Bandara lama, para penumpang telah di hadang puluhan sopir taksi. Sopir taksi yang terlalu aktif mengurangi kenyamanan. Sebagai pengguna sarana publik seperti bandara, berharap semoga ada penataan para sopir taksi di bangunan bandara Syamsudin Noor yang baru.

Harga taksi yang senilai 75.000 untuk satu unit yang belum terinformasikan, keberadaan loket pemesanan taksi yang sangat terbuka dengan para sopir taksi mengurangi kenyamanan.

Sembari mengantar ke Novotel Hotel, tukang taksi menginfokan bangunan baru Bandara Syamsudin Noor akan diresmikan Presiden Jokowi tanggal 20 Desember 2019.

Aku dan rombongan pengecekan persiapan penghapusan BMN melalui Hibah kepada para nelayan bermalam di Hotel yang tak jauh dari Bandara. Kebetulan malam ini terlihat para pemain sepakbola asal PSM makasar yang menginap di Novotel.

Perut dan jadwal makan malam, memaksa diri ini mencari referensi makanan khas Banjarmasin. Ketemulah Soto Anang Ayam Bapulah. Kupesan jasa transportasi online dengan jarak hampir 14 Km atau 16 menit perjalanan.

Sepiring soto banjar dengan ketupat cukup cocok dengan lidah Jawa. Tak ragu mengganti 181 ribu untuk lima porsi plus minum dan kerupuk serta sepuluh tusuk sate ayam.

Sahabat Dapur kita

Kita pun harus berani mengatakan bahwa konversi minyak tanah ke LPG 3Kg bisa jadi merupakan kisah sukses program kerja Pemerintah di KESDM cq. Ditjen Migas. Tahun ini menjadi tahun ke 12 sejak pertama kali dilaksanakan. Jika temen temen perhatikan, dapur siapa saja pasti tidak terlepas dengan mempergunakan gas 3Kg.

Kisah sukses program konversi Mitan ke LPG bukan tanpa tantangan. Lompatan budaya pemanfaatan energi dimana sifat gas secara fisik tidak terlihat, kondisi perumahan di daerah padat penduduk kurang ventilasi, dan masyarakat punya karakter kaku untuk berubah menjadi tantangan tersendiri.

Tujuan konversi Mitan ke LPG seperti diantara penyediaan bahan bakar yang praktis, bersih dan efisien untuk rumah tangga dan usaha mikro. Selain itu untuk mengurangi ketergantungan terhadap BBM khususnya minyak tanah. Subsidi LPG lebih kecil daripada subsidi minyak tanah (kala itu)

Selain itu, program konversi minyak tanah ke LPG terkait dengan pengurangan subsidi dan diversifikasi BBM. Subsidi tepat sasaran menjadi dalih hal yang menyangkut optimalisasi pemanfaatan anggaran negara.

Bermula pada tahun 2007, dimana saat itu belum adanya tata niaga LPG. Pemerintah Cq. KESDM menugaskan kepada Pertamina sebagai Badan Usaha Milik Negara dalam penyediaan dan pembagian kompor beserta asesorisnya serta tabung perdana 3kg.

Tiga tahun berjalan, tepatnya tahun 2010, muncul angka kecelakaan penggunaan LPG dan memunculkan tim koordinasi pengamanan penggunaan LPG 3kg dengan ketua Menteri Koordinator Kesejahteraan rakyat.

Penanganan pencegahan Ledakan/kebakaran yang berasal dari kebocoran gas oleh kerusakan sel karet dengan solusi penggantian karet secara reguler oleh Pertamina. Sedangkan pencegahan kerusakan selang karet saluran gas dan kerusakan regulator, dengan solusi mendorong peenggantian selang dan regulator.

Dengan kata lain pemahaman masalah keamanan penggunaan LPG 3Kg dengan mendorong masyarakat mempergunakan regulator yang SNI, pengguna tata cara penggunaan LPG 3kg yg benar.

Pun misalnya di bulan agustus 2010 diciptakan pelatihan tenaga penyuluh LPG. LIQUIFIED PETROLIUM GAS atau disingkat LPG memerlukan segitiga api 🔥 untuk dapat terjadi pembakaran. Ketiga hal tersebut adalah sumber penyalaan, suply oksigen dan LPG.

Sifat pembakaran yang sempurna dan memiliki nilai kalori paling tinggi jika dibandingkan dengan bahan bakar lainnya. Bahan bakar seperti kayu, arang, minyak tanah sampai dengan listrik masih dibawah 11.900/Kg dalam kalori pembakaran.

Hal hal diatas merupakan tulisan untuk lebih menghibur dari jabatan arsiparis tatkala mendapatkan bacaan dari endapan informasi telah lampau.

Aktivitas pengolahan arsip membawa diri ini menjadi sang penjaga rekaman kegiatan.

Ngiras pantes sebagai penjaga kertas yang didalamnya terdapat rekaman kegiatan, maka tulisan ini dibuat untuk menjadi ilustrasi pemanfaatan sumber energi LPG dan menambah wawasan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/25/menyelami-gas-bumi-untuk-indonesia/

Semoga berguna

SKKA TND JRA

Pengelolaan Arsip mulai berbenah jika memperhatikan empat instrumen sebagaimana UU RI tentang kearsipan 2009. Bahwa kewajiban tiap lembaga publik maupun lembaga private atas tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip menjadi hal mutlak dalam suatu pengaturan pucuk pimpinan.

Desakan itu semakin nyata pada lembaga publik seperti kementerian dengan masuknya indikator penilaian Reformasi Birokrasi yakni dalam kerangka pengawasan kearsipan. Lembaga yg menjalankan tugas sebagai pengawas kearsipan nasional atau ANRI telah menetapkan catatan penilaian pengawasan yg salah satunya adanya pengaturan terkait instrumen tersebut.

Sebelum lahirnya UU Kearsipan tahun 2009, instrumen tersebut telah ada di Kementerian ESDM yakni Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan tahun 2006. Tinjauan hukum bahwa perubahan perundangan berdampak pula pada perubahan atau revisi aturan dibawah atau prosedur teknis. Namun Demikian tidak pada prosedur teknis kearsipan di KESDM.

Perubahan pengaturan teknis yg diharapkan secara utuh, sebagaimana perubahan UU Kearsipan tahun 1971 ke tahun 2009, malah hanya mengusung perubahan dengan agenda pengaturan Jadwal Retensi Arsip atau disingkat dengan JRA. (tidak memilih perubahan secara utuh pada instrumen pengelolaan arsip)

Padahal jika kita perhatikan sesama, JRA hanya salah satu dari empat instrumen pengelolaan arsip.

Selama tiga tahun yakni sejak tahun 2009 atau tepatnya pada tahun 2012, munculnya aturan pelaksanaan UU Kearsipan dalam peraturan pemerintah, belum cukup menyamakan sudut pandang tentang kearsipan.

Boleh dibilang, Keterlambatan terbit nya Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU Kearsipan tersebut malah memunculkan ahli tafsir yg beragam. Pejabat pada Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI mempunyai pemahaman yg berbeda dengan Pejabat di Deputi Informasi Pengembangan Sistem Kearsipan (saat itu/2009 s.d. 2011)

Bukan sampai disitu, para praktisi, arsiparis madya sebagai pembicara, pejabat administrator ketika jadi narasumber, widyaiswara pada diklat kearsipan, termasuk penulis sebagai arsiparis yang mengawal dan mengusung drfat JRA Substantif Migas selama tiga tahun, melaksanakan penafsiran UU Kearsipan begitu liar atau tidak terkendali, hal tersebut dapat ditunjukkan dengan dikeluarkan rekomendasi anri tentang persetujuan draft permen esdm tentang Jadwal Retensi Arsip.

Padahal waktu keluarnya rekom persetujuan anri tentang JRA migas, aturan pelaksanaan UU Kearsipan belum disyahkan. PP tersebut disyahkan pada tahun 2012, yg jelas lebih dahulu keluar rekomendasi persetujuan JRA yg kemudian dituangkan dalam Permen ESDM tentang JRA Substantif Migas dan di ttd menteri esdm tahun 2011.

Penulis mengidentifikasi bahwa persetujuan JRA merupakan kesalahan prosedural terkait penerbitan tata aturan kearsipan yg tidak sistematis. Kementerian lembaga seperti KESDM tidak bisa mengusulkan permohonan rekomendasi JRA jika tidak ada pendampingan dari Direktorat Pembinaan Kearsipan Pusat ANRI.

Setiap pembahasan JRA, selalu menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional RI. dan pula persetujuan JRA di tandatangani oleh Kepala ANRI.

Disisi yang lain, KESDM juga terlalu terburu buru dalam menetapkan agenda pengelolaan arsip dengan mengusung program kerja “penyusunan JRA”

Sejak 2011 hingga 2013, di KESDM, bermunculan JRA urusan ESDM di tiap sub sektor. dimana tiap sub sektor tersebut dituangkan dalam bentuk peraturan menteri.

Ketika Peraturan Menteri ESDM tentang JRA terlanjur ditetapkan untuk tiap urusan, muncul kembali Peraturan Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan KESDM tahun 2015.

dari sisi ketersediaan judul pengaturan, memang terbilang menambah satu instrumen pengelolaan arsip. ada JRA dan ada Tata Naskah Dinas. seolah barang dagangan saja aturan diterbitkan secara berseri tidak secara utuh sebagaimana aturan pelaksanaan UU Kearsipan.

Penulis mengira bahwa sebagaimana barang dagangan, seperti dagangan HP, berbagai seri HP dikeluarkan satu persatu, maka dagangan selanjutnya adalah melengkapi 2 instrumen yang tersisa yakni klasifikasi arsip dan SKKA.

Pergantian kepemimpinan nasional pada tahun 2014 (terpilihnya Presiden) merubah pula kebijakan nasional terkait aturan aturan pada seluruh kementerian. Termasuk juga Menteri ESDM yg mulai menghapuskan aturan yg tidak efektif, aturan yang mubazir, aturan yg menambah rumit prosedur di birokrasi.

Penulis mengikuti langsung dimana dalam pleno pembahasan oleh biro hukum TAHUN 2016 (pembahasan usulan draft permen yg masuk dalam program prolegnas) , yaitu pada dua draft peraturan menteri yakni JRA Kepegawaian dan draft tata kearsipan elektronik dikembalikan kepada unit pengusul yakni Biro Umum.

Berikut salah satu Pleno pada hari rabu tgl 30 november 2016 bertempat di GD. heritage ruang miangas sebagaimana undangan kepala biro hukum KESDM telah dilaksanakan rapat pembahasan rancangan permen esdm tentang tata kearsipan elektronik
Catatan Keputusan antara lain:
– merevisi judul rancangan permen esdm yg semula tata kearsipan elektronik menjadi sistem informasi kearsipan;
– mengatur kebijakan umum terkait pengelolaan arsip
– menetapkan ruang lingkup secara deskriptif yg menjadi bab 2 yakni kebijakan alihmedia, dan ruang lingkup yg menyadur pada perka Anri tentang kebijakan umum kearsipan elektronik
– user manual aplikasi sistem kearsipan yg sudah dibangun oleh biro umum menjadi lampiran peraturan termaksud
– draft rancangan dikembalikan kepada unit pengusul untuk direvisi kembali dan akan dibahas pada tahun 2017

Sampai diterbitkan tulisan ini, draft pengaturan tata kearsipan elektronik tidak muncul lagi, seolah hilang ditelan bumi sebagaimana draft permen JRA kepegawaian yg juga dikembalikan ke unit pengusul.

Pergantian manajemen di Biro Umum KESDM baik pimpinan pratama, pejabat administrator, dan pejabat pengawas, mengusung kembali program penyediaan perangkat pengaturan kearsipan.

Manajemen Biro Umum yg telah berlalu terkait pengaturan kearsipan yang terkesan parsial, menjadi dasar evaluasi. maka pada Tahun 2017 Pengaturan Kearsipan dikonsep secara utuh agar membentuk pola pikir kearsipan KESDM yang lengkap.

Buktinya pada notulen rapat penyusunan draft permen ESDM tentang Tata Kearsipan di Lingkungan KESDM tangal 23 mei 2017 di Gedung pusat arsip KESDM.
beberapa catatan rapat yg diperoleh adalah:
🌟 mengacu pada PP tentang pelaksanaan UU kearsipan 2009 bahwa urutan per BAB pada draft rancangan permen antara lain yaituketentuan umum yg berisikan tentang definisi

🌟 Ketentuan selanjutnya berisikan kebijakan kearsipan KESDM yg berisi antara lain
– latar belakang, arah, tujuan kearsipan di lingkungan KESDM
– penetapan unit kearsipan yg terdiri UK 1 sekretariat jenderal, UK 2 sesditjen, UK3 unit yg memiliki kabag TU atau terpisah gedung dari induknya
– sistem pengelolaan arsip dinamis yg terdiri dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan
– pembinaan kearsipan yg terdiri koordinasi penyelenggaraan, supervisi, bimtek, penghargaan, sosialisasi dan pengawasan kearsipan
– sumber daya kearsipan yg terdiri antara lain, sarana dan prasarana, sumber daya manusia kearsipan, organisasi kearsipan, pendanaan kearsipan,

Kemudian dilanjutkan pada 13 Desember 2017
berdasarkan undangan kepala biro KESDM nomor: 3824.Und/04/SJU.1/2017 tentang undangan pembahasan rancangan peraturan tentang tata kearsipan di lingkungan KESDM yg dibuka dan dipimpin oleh kabag TU dan Kearsipan yakni Bp. Hardono diikuti seluruh unit di lingkungan KESDM di Gd. Pusat Arsip Pondok ranji.

Beberapa catatan rapat pada 13 Desember 2017 adalah:
🌟 Sesi brainstorming menghadirkan narasumber dari ANRI yg menyampaikan materi pengelolaan arsip dinamis dg poin poin sbb:
– ruang lingkup secara normatif yg terdiri dari penciptaan berdasarkan tata naskah dinas, pengguna berdasarkan sistem keamanan dan akses, pemeliharaan mendasar pada klasifikasi arsip serta penyusutan dengan Jadwal Retensi Arsip
– pemeliharaan arsip dilakukan dg pemberkasan arsip aktif oleh unit pengolah, penataan arsip inaktif, penyimpanan, alih media dan program arsip vital

🌟 Sesi pembahasan finalisasi rancangan tata kearsipan KESDM diawali dg paparan tim penyusun oleh arsiparis madya KESDM sebagai gambaran draft Permen ESDM antara lain :
– bagian per BAB yakni: pendahuluan, kebijakan, penyelenggaraan kearsipan, sarana prasarana kearsipan, organisasi kearsipan, pengelolaan arsip dinamis, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, alihmedia arsip, program arsip vital, pengelolaan arsip terjaga, pelayanan dan peminjaman arsip, penyusutan, dan perawatan pengamanan penyelamatan arsip.
– dalam rancangan peraturan akan mengamanatkan agar setiap satker di lingkungan KESDM dapat menyusun petunjuk teknis masing masing
– pembahasan dimulai pada bab 5 yakni tentang organisasi kearsipan dipandu pimpinan sidang yakni kabag TUK

🌟 tanggapan peserta rapat sebelum pembahasan yakni pandangan antara lain:
-tentang bentuk penuangan yg deskrepsi dapat membuat gagal faham krn terlalu tebal dan kurang fokus jika dibandingkan dg bentuk penuangan per pasal.
– salah satu peserta sidang menyampaikan jika bencmark ke kementerian keuangan, maka tata kearsipan dituangkan dalam 26 pasal bentuk peraturan dimana terdapat tiga lampiran yakni klasifikasi arsip, sistem keamanan dan akses, prasarana dan sarana. dan mengamanatkan penetapan (keputusan) tentang alihmedia dan penyusutan.
– dg bencmark ke pedoman kearsipan di kementerian keuangan tahun 2014 maka dapat menyederhanakan dan menghemat waktu dalam review rancangan tata kearsipan, dan bahkan meringkas yang semula bentuk deskrepsi naratif menjadi bentuk per pasal. contohnya penyebutan ‘arsip vital’ tertuang pada pasal 17 dg 3 ayat (cukup ringkas)
– dikarenakan peserta sidang hanya dapat update sidang tgl 23 mei 2017, yg saat itu belum masuk ke substansi pembahasan isi, maka keputusan diserahkan kepada pimpinan sidang.

🌟 pembahasan dilanjutkan pada bab 5 tentang organisasi kearsipan yakni penyebutan nomenkelatur eselon 4 pelaksana kearsipan pada satker di lingkungan KESDM sebagai unit kearsipan (UK) 1, UK 2 dan UK 3.

Harapan rapat tanggal 31 Desember 2017 ini adalah pembentukan tim kecil untuk mereview kembali rancangan tata kearsipan KESDM. namun penulis tidak mendapatkan info lanjutan terkait tim kecil yang dimaksud.

Mengawali tahun 2018, seolah kearsipan KESDM mulai berubah. Namun demikian, jika diperhatikan dari catatan pembahasan Pedoman Retensi tanggal 6 Februari 2018, pola pikir masih terlihat parsial, belum secara utuh dalam menyusun pedoman kearsipan dalam empat instrumen.

Berikut catatan rapat pada awal tahun 2018:
Sesuai undangan kepala Biro Umum KESDM nomor 361 tanggal 29 Januari 2018 tentang pembahasan Pedoman Retensi Arsip urusan ESDM, berikut catatan pembahasan yakni :
🌟 Rapat dg dibuka oleh kabag TUK, Bp. Hardono dan dihadiri perwakilan unit di lingkungan KESDM serta pihak Pusjibang Sistem Kearsipan ANRI (Bp. M. Sumitro dan Bp. Toto Trikasjono) bertempat di ruang rapat Gd. Pusat Arsip Pondok Ranji pada hari Selasa 6 Februari 2018 pukul 09.00 s. d. selesai.

🌟 Rapat termaksud merupakan tindak lanjut dari penyusunan PEDOMAN RETENSI urusan ESDM yg pending selama 3 tahun
– tahun 2015, ANRI telah menginisiasi ekspose yg dilanjut dg workshop penyusunan draft
– tahun 2016, KESDM melalui Biro Umum telah mengkoordinir masukan seri atau jenis arsip substantif, dan melalui surat unit seperti Ditjen Migaa telah memberikan masukan terkait jenis atau seri arsip. .
– tahun 2017, perbaikan draft setelah dikaji oleh tim penyusun dari ANRI dan di bulan november 2017 dilaksanakan one on one meeting SJU dg unit substantif
– Tahun 2018, tepatnya 6 Februari dilaksanakan finalisasi

🌟 Rapat sebagai tindak lanjut pelaksanaan amanah Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan UU kearsipan tahun 2009 bahwa Pedoman a retensi menjadi dasar Penyusunan JRA, yg wajib disusun oleh ANRI bersama unit teknis dimana pedoman retensi menjadi dasar acuan penyusunan Jadwal Retensi Arsip (salah satu persyaratan instrumen penyusutan arsip). (dg kata lain, menggugat revisi permen esdm TENTANG JRA)

🌟 . Pembahasan rapat yg dipandu oleh kasubag kearsipan Bp. Djunaidi dan arsiparis madya KESDM Bp. Tukiran menyimpulkan antara lain:
– menyepakati draft yg telah dikompilasi oleh Biro Umum yang berasal dari masukan unit substantif untuk kemudian akan disampaikan secara tertulis kepada pusjibang siskar ANRI
– Penyesuaian seri arsip dg susunan sistem alfa numerik yg secara paralel akan menjadi draft klasifikasi arsip ESDM.
– Mengusulkan pembaharuan retensi yg semula 2 tahun menjadi 5 tahun, untuk seri arsip berketerangan PERMANEN
– mendesak proses penetapan pedoman retensi sehingga dapat mempercepat proses penetapan JRA EBTKE dan JRA SKK MIGAS atau kompilasi menjadi JRA Substantif ESDM.

🌟 Arahan dari Deputi IPK ANRI melalui kapusjibang SISKAR yakni Bp. Sumitro bahwa kebijakan kedepan akan dilakukan deregulasi atas pedoman retensi yg saat ini, sudah ditetapkan sekitar 32 Perka ANRI tentang pedoman retensi sesuai urusan teknis menjadi 3 pedoman saja sesuai dengan koordinator kementrian.

Daru catatan tersebut yakni rapat yg diselenggarakan pada awal 2018, penulis meyakini bahwa biro umum menargetkan tercapai satu instrumen pengelolaan arsip yakni Klasifikasi arsip. Dengan mengusung pembahasan pedoman retensi maka secara simultan disepakatilah klasifikasi arsip. Kompilasi dari Biro Umum dg mengubah sistem kode dari numerik ke alfa numerik menutup diskusi substansi jenis arsip yg akan ditetapkan yakni yg terdapat pada JRA dan Draft Pedoman Retensi

Perbedaan usulan jenis arsip antara yang termuat pada JRA migas dengan draft pedoman retensi, belum menjadi bahan diskusi. Perubahan tersebut diusulkan ditjen migas agar terdapat cascading. Pedoman Retensi mendasari penyusunan JRA. jenis yg ada di Pedoman Retensi cerminan dari sektor migas dimana secara kelembagaan dilaksanakan Ditjen Migas, SKK MIGAS, dan BPH migas.

Meski demikian, hanya sebatas usulan, kami dari unit Ditjen Migas senantiasa mendukung program kerja Sekjen Cq. Biro Umum selaku Unit Kearsipan.

Pada perkembangan selanjutnya, pada awal agustus 2018, kami mendapat undangan biro hukum, terkait pleno draft permen esdm tentang Klasifikasi Arsip. namun demikian, penulis yg biasa mewakili Ditjen Migas tidak dapat menghadiri.

Penulis meyakini target terselesainya Draft instrumen pengelolaan arsip yakni klasifikasi arsip telah selesai.

pun demikian pada rapat penyusunan draft SKKA pada tanggal 6 maret 2018 Di Gd. Pusat Arsip Pondok Ranji, DITJEN MIGAS tidak datang karena berbarengan dengan kegiatan arsip migas ke UGM Yogyakarta.

Meski tidak dapat menghadiri rapat, penulis menyampaikan masukan melalui WAG arsiparis antara lain:
[3/2, 10:24] nurul Muhamad: 👆🏻itu petunjuk pelaksanaan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yg berlaku di anri. & agar tidak menambah banyak peraturan menteri esdm, kami berpendapat, SKKA dapat saja dituangkan dalam bentuk Keputusan menteri, ttd a. n. mentri oleh Sekretaris jenderal
[3/2, 10:29] nurul Muhamad: 👆🏻meskipun, di kementerian Pertanian, SKKA berbentuk peraturan Menteri namun di liat isi, antara yg di anri dan di kementan, ada perbedaan (mungkin disesuaikan dg kebutuhan dari kementan)
[3/2, 10:37] nurul Muhamad: 👆🏻 itu contoh ke kemenkes. SKKA bukan hanya terkait tentang Klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif, namun juga terkait penandatanganan, penomoran, s. d. penyimpanan arsipnya
Usul agar dibuat tim kecil yg telah dibagi sesuai tema, sehingga bisa diagendakan, rapat tim kecil, rapat tim besar, mana rapat pleno, mana rapat penyusunan materi dan pembahasan perlu dibuat tema spesifik, misalnya tema jenis/seri arsip, tema penandatanganan, analisis fungsi, dll
[3/2, 10:42] nurul Muhamad: 👆🏻kalo terburuk buru dalam penyusunan maka kayak di kemenhukham lo, coba liat di pasal 2, mungkin krn copy paste, dan pgn cepet ada aturan, mpe salah fatal🤦🏼‍♀☺
[3/2, 10:53] nurul Muhamad: 👆🏻 meliat di kementerian keuangan, sistem klasifikasi keamanan dan hak akses menjadi lampiran peraturan menteri keuangan tentang pedoman kearsipan tahun 2014
[3/2, 11:07] nurul Muhamad: 👆🏻bahkan di kementerian kuangan yg gajinya sudah gedhe, JRA ditetapkan bukan menteri namun Sekjen sedangkan tatacara penyusutan diatur dg keputusan menteri,
so, tidak banyak peraturan menteri,

🌟 🌟 terbitnya Surat Edaran Bapak Sekjen KESDM Bapak Ego Syahrial tentang klasifikasi arsip menguatkan Klasifikasi arsip versi 2006 masih diberlakukan. hal tersebut menunjukkan bahwa instrumen pengelolaan arsip tidak secara utuh dilengkapi.

Pada akhir tulisan ini, penulis berharap agar pengaturan terkait instrumen pengelolaan arsip dapat meneruskan agenda program kerja sebagaimana tahun 2017 yakni penyusunan Draft PERMEN ESDM Tentang PEDOMAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KESDM yg terdiri atas
– konsideran dimana penyusunan legal drafting benchmarking pada Pmk Kementerian keuangan
– bentuk berupa pasal2
– lampiran permen esdm berupa narasi deskrepsi
– lampiran Permen ESDM TENTANG PEDOMAN KEARSIPAN yakni Tata Naskah dinas, Sistem Informasi Persuratan atau Nadine, Klasifikasi arsip, SKKA, kebijakan alihmedia, Tata cara penyusutan arsip dan JRA

Dikarenakan program kerja terbatas waktu dan Anggaran maka dapat dilaksanakan sesuai dengan tingkat kebutuhan. maka alternatif yg dapat dikerjakan yakni:
alt 1 : Penyusunan draft Pedoman Kearsipan yg memiliki tujuh lampiran secara utuh.
Alt 2: Draft pedoman kearsipan secara lengkap namun beberapa lampiran dicantumkan sebagai amanat pembentukan keputusan menteri.

TND

Terngiang dalam benaku permintaan seorang teman pada jabatan fungsional arsiparis di Unit Kearsipan I (Sekretariat Jenderal) untuk memberikan masukan sebagai revisi pedoman tata naskah dinas.

Kala itu bulan November 2017, dimana saya tenggelam pada aktivitas pengembangan aplikasi persuratan dinas. Satu tahun berlalu, kini teringat janjiku untuk membuat resume sebagai bahan masukan revisi permen tentang pedoman tata naskah dinas.

Dua bulan terakhir ini, ketika muncul kembali semangat untuk menulis, aku merilis blog versi baru sebelum nya pada tautan nurulmuhamad.blogspot.com. Motivasi menuju ribuan viewer pada tautan muhamadonlinecom.wordpress.com mengiringi janji untuk teman.

Motivasi tersebut jadi dua dari puluhan motif lainnya yang mendorong diriku untuk merangkai kata kata untuk menyusun analisis tata naskah dinas. Pembiasaan diri membuat tulisan sebagai bagian dari pekerjaan tambahan pada jabatan arsiparis. Sebagai pekerja kearsipan, dimana amanat konstitusi menyebutkan bahwa reabilitas atau tingkat kepercayaan dan autentikasi arsip diukur dari tata naskah dinas.

Tulisan ini saya awali dengan membuka kembali rekaman memori dan rekaman notulen pada kejadian dua kali rapat bersama unit legal tahun 2017 dimana sebagai kesimpulan rapat adalah mengembalikan Draft rancangan permen terkait kearsipan kepada unit pengusul.

Rekaman memori itu saya kaitkan dengan adanya rapat unit legal terkait aturan kearsipan yakni klasifikasi arsip yg terlaksana di tahun 2018. Meski saya mendapatkan arahan pimpinan namun berhalangan sehingga tidak hadir.

Pertanyaan saya apakah draft rancangan permen tentang klasifikasi arsip yg di rapat kan oleh unit legal juga dikembalikan kepada unit pengusul????

Pertanyaan itu kemudian seolah menemukan jawaban. Kencang sekali di penghujung tahun ini bahwa unit kearsipan mengusulkan program legislasi kearsipan yang diberi judul rancangan permen tentang tata naskah dinas dan kearsipan.

Program tersebut sebagaimana presentasi tim perumus yg saya dapatkan dengan agenda setting empat (4) instrumen pengelolaan arsip yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi arsip, Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses (SKKA) dan Jadwal Retensi Arsip.

Berikut review atau ulasan yang tersaji dalam bentuk poin per poin dengan merujuk pada tata urutan perundangan undangan. Selain itu juga membaca permen ESDM no. 42 tahun 2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan KESDM.

1. Konsideran atau dasar penyusunan tata naskah dinas tersurat pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada penjelasan pasal 32 ayat ii berbunyi:
“Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip.”

“Tata naskah dinas memuat antara lain pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan”

Kemudian pasal 32 ayat iii berbunyi
“Tata naskah dinas ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI”

Kemudian pada Tahun 2014, ANRI telah menetapkan Peraturan Kepala ANRI No. 2 tentang pedoman Tata naskah Dinas dimana pada pasal 2 ayat i berbunyi Pedoman Tata Naskah Dinas merupakan acuan bagi lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan/atau BUMN/BUMD dalam penyusunan tata naskah dinas.

2. Dasar pertimbangan tata naskah dinas adalah amanat perundangan sesuai tata urutan nya, bukan pertimbangan sebagaimana yg tersurat pada Permen ESDM no. 42 tahun 2015 yg berbunyi

“a. bahwa dengan adanya perubahan struktur organisasi KESDM sebagaimana telah ditetapkan dengan peraturan Menteri
ESDM Nomor 13 tahun 2010 sebagaimana telah diubah dengan peraturan Menteri
ESDM No. 22 Tahun 2013, perlu meninjau kembali dan menyempurnakan peraturan
Menteri ESDM Nomor 052
Tahun 2006 tentang pedoman Tata persuratan Dinas dan
Kearsipan Departemen Energi dan sumber Daya Mineral”

“b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan peraturan Menteri ESDM tentang Pedoman Tata Naskah Dinas KESDM”

Maka dari itulah, pertimbangan penyusunan tata naskah dinas karena perubahan organisasi belum sesuai dengan penyusunan dan tata urutan perundangan undangan.

3. Sesuai dengan Permen Pan dan RB nomor 15 tahun 2017 bahwa dengan ditetapkannya PP No. 43 Tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas terdapat perubahan aturan mengenai Tata Naskah Dinas;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Pencabutan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

Pedoman Tata Naskah Dinas KESDM yg masih berlaku saat ini , jika dilihat dari substansi isi lebih cenderung mengacu pada permen pan yg telah dicabut pada tahun 2017. Maka dari itu substansi isi tata naskah dinas seyogyanya dirombak dan disesuaikan dengan pedoman penyusunan sesuai Perka ANRI no. 2 tahun 2014.

4. Sesuai pedoman tersebut bahwa Ruang lingkup Tata naskah dinas meliputi jenis dan format naskah dinas, pembuatan naskah dinas, pengamanan naskah dinas, kewenangan penandatanganan, dan pengendalian naskah dinas.

Maka dari itu perlu ada penyesuaian istilah sistematika yang saat ini berlaku di tata naskah dinas. istilah kata “sistematika” seyogyanya dirubah menjadi kata ” ruang lingkup” .

Sistematika tata naskah dinas saat ini yang meliputi Pendahuluan, jenis dan Format Naskah Dinas, Penyusunan Naskah Dinas, Tata Surat Dinas

Penggunaan Lambang Negara, logo, dan Cap

Pembatalan, Pencabutan, Perubahan, Ralat, dan penyebarluasan perlu disesuaikan sesuai amanat konstitusi yakni pedoman tata naskah sebagaimana perka ANRI No. 2 tahun 2014.

5. Jika dilihat sekilas misalnya pada satu lingkup yakni ” jenis dan format naskah dinas” pada pedoman tata naskah dinas yg berlaku saat ini hampir sama dengan pedoman versi ANRI

Namun demikian kecenderungan Permen Pan dan RB yg telah dicabut masih mendominasi penulisan pada tiap ruang lingkup.

Untuk itu perlu dilakukan Penyesuaian penulisan yang menyeluruh. Penulisan dilakukan dengan menyesuaikan pedoman versi ANRI. bukan versi permen pan dan rb yg sudah dicabut

6. Sampai tulisan ini diterbitkan, penulis belum mendapatkan copy draft yg akan diusulkan unit kearsipan I sebagai program legislasi rancangan permen tentang tata naskah dinas dan kearsipan.

SKKA

Pembahasan penyusunan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip yg disingkat SKKA sebagaimana undangan Kepala Biro Umum yg diselenggarakan pada hari Senin, tanggal 5 November 2018 bertempat di Wisma Bayu Puncak Bogor.

Pembahasan tersebut merupakan lanjutan yang sebelumnya dilaksanakan pada awal Oktober 2018 di Yogyakarta. Informasi dari dari arsiparis madya, bahwa diperlukan konfirmasi dari Ditjen Migas atas jenis arsip minyak dan gas bumi yg telah di draft oleh tim penyusun. Maka saya pun ijin kepada manajemen Sekretariat Ditjen migas untuk dapat hadir bersama Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.

Acara dibuka oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Kearsipan KESDM dilanjutkan dengan paparan tim penyusun.

Pada sesi diskusi, kami perwakilan Ditjen Migas diberikan kesempatan untuk merespon draft SKKA dan kami menyampaikan hal-hal sebagai berikut:

1. Milestone Peraturan Kearsipan Ditjen Migas yakni pada 2009 s.d 2011 (tiga tahun) proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yg dituangkan dalam Permen ESDM No.18 tahun 2011, berharap menjadi solusi permasalahan kearsipan.

Permasalahan kearsipan yg sangat mendesak dihadapi oleh unit kerja seperti Di Ditjen Migas adalah pertumbuhan yg tinggi sehingga menjadikan keterbatasan ruang simpan. Tahun 2018, kami mengajukan pemindahan 1800 boks hanya mampu diterima 240 boks oleh Pusat Arsip KESDM.

Maka dari itu, sejak dari tahun 2012, Ditjen Migas telah memperluas daya tampung penyimpanan arsip dimana dilakukan kerjasama penyimpanan dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI (jasa PNBP).

🌟 🌟 secara terbuka, Kepala Bagian Tata Usaha Dan Kearsipan KESDM merespon bahwa salah satu ukuran pengawasan kearsipan yg didapatkan KESDM agak menurun adalah keterbatasan ruang records center. Saat ini records center di Pusat Arsip KESDM belum mampu menyediakan kebutuhan penyimpanan arsip inaktif yg berasal dari unit utama di lingkungan KESDM. Kebutuhan Organisasi saat ini ada ay penyediaan Rumah Dinas sehingga anggaran yg telah tersedia dialihkan untuk mendukung kebutuhan organisasi.

Selain penyediaan ruang records center, rekomendasi Tim penilaian dari ANRI merekomendasikan agar adanya pengaturan menteri ESDM terkait empat instrumen kearsipan yakni klasifikasi, SKKA, JRA, dan Tata Naskah Dinas.

2. JRA Migas (Tim perumus Ditjen Migas) memunculkan jenis arsip yg lebih detil, dengan harapan memudahkan arsiparis dalam melakukan penyusutan.

Namun demikian pelaksanaan pemusnahan arsip migas terlaksana 6 taun setelah disyahkan JRA. Tepatnya setelah terbitnya penetapan pemusnahan arsip migas sebanyak enam ribuan berkas pada akhir tahun 2017 (SK ttd a.n. menteri, sekjen)

JRA hanya bisa dipergunakan oleh tim penilai sebagai landasan penilaian untuk pemusnahan arsip,
Hal tersebut sesuai dengan PP tentang pelaksanaan UU kearsipan di tahun 2012.

Adanya JRA Migas tidak serta merta dapat dijadikan dasar agar arsip langsung dapat di musnah kan namun tetap dalam proses administrasi (permohonan rekomendasi dari Sekretaris Jenderal KESDM kepada Kepala Arsip Nasional RI)

3. Kami menyampaikan bahwa tidak menolak Draft SKKA yg dibuat oleh Tim Biro Umum karena identik dengan jenis arsip yang terdapat pada JRA Migas tahun 2011.

Secara metodologi penyusunan jenis arsip JRA migas tahun 2011, melalui proses analisa tugas fungsi, dimana proses pembahasan dengan menghadirkan seluruh pejabat pengawas pada tiap subdit di lingkungan Ditjen Migas.

Waktu itu (2009 s. d. 2010) pleno perumusan beberapa kali oleh pejabat pengawas di lingkungan Ditjen Migas yg memiliki tugas organisasi kemudian pleno dilakukan di biro hukum, dan pleno berikutnya adalah di gedung anri (sebelum diterbitkan rekomendasi kepala anri)

🌟 🌟 tanggapan tim perumusan draft SKKA( arsiparis madya kesdm), bahwa jenis arsip sudah sesuai dengan usulan revisi permen esdm tentang JRA substanstif ESDM. hal tersebut telah dilaksanakan pleno oleh Instansi Pembina (ANRI)

4. Kami sampaikan pula bahwa terkait dengan kemunculan Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU Kearsipan pada satu tahun setelah disyahkan permen JRA migas, maka diperlukan revisi JRA migas tahun 2011 yg dimulai dari penyusunan pedoman retensi urusan ESDM

Pada draft PEDOMAN Retensi urusan ESDM, masukan kami melalui surat sekretaris ditjen migas menetapkan 11 jenis arsip (tidak sedetil jenis arsip yang ada di JRA migas.

dari 11 jenis arsip tersebut, terbagi dari kelompok fungsi organisasi Ditjen Migas 4 jenis, fungsi organisasi SKK Migas 5 jenis, dan fungsi BPH Migas sebanyak 2 jenis.

Jadi meskipun kami tidak menolak Draft SKKA yg identik dengan JRA migas, kami sampaikan kembali terkait masukan ditjen migas tentang jenis arsip pada draft pedoman retensi. Pendapat kami dengan menetapkan 11 Jenis arsip tersebut, lebih mempermudah klasifikasi arsip urusan ESDM.

🌟 🌟 respon dari tim penyusun adalah, target waktu yg ditetapkan adalah 2 minggu sebelum disampaikan ke biro hukum sebagai bahan prolegnas tahun 2019. Untuk itu, tim penyusun Draft SKKA mempertahankan jenis arsip sebagaimana jenis arsip yg ada di JRA migas.

Kami pun harus sepakat sebagai bentuk kebijaksanaan pencapaian ouput program kerja biro umum KESDM. Meskipun secara ideal kami harus mempertahankan masukan 11 jenis arsip migas sebagaimana masukan pedoman retensi, namun sebagai bentuk dukungan kepada biro umum sebagai PIC kearsipan KESDM maka sepakat terkait jenis arsip pada draft SKKA.

5. Beberapa jenis arsip pada draft SKKA menjadi catatan kami antara lain
– Kebijakan Menteri ESDM terkait dengan penyederhanaan perizinan dimana jenis arsip Ketenagakerjaan migas, kita minta di drop
– pembinaan usaha penunjang oleh ditjen migas pun disatukan pada kemampuan usaha penunjang dan menghilangkan jenis arsip Surat Keterangan Terdaftar
– begitu juga pembinaan keteknikan berupa Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT)
– jenis arsip yg terdapat kata “pengendalian” perlu dikonfirmasi ke SKK migas
– jenis arsip yg menjadi fungsi BPH Migas.

6. kami berharap bahwa draft SKKA yg akan diusung pada rancangan Peraturan Menteri menjadi solusi permasalahan kearsipan.

Setelah permasalahan pada fase pemusnahan (kebanjiran arsip) , permasalahan akses informasi arsip menjadi tolok ukur kredibilitas kesdm sebagai lembaga publik.

Meski permintaan informasi publik tidak seramai tahun 2012 dan 2013. juga SKKA hanya dipergunakan sebagai salah satu landasan dalam penyelesaian konflik informasi. namun proses penyusunan SKKA menjadi parameter pengawasan kearsipan yg berdampak pada salah satu indikator penilaian Reformasi Birokrasi KESDM.

Artelnas19 10

Sianh itu, saat berada di Lobby gedung DPR RI, pertanyaan kepadaku oleh ibu Direktur SDM Kearsipan dan Sertifikasi ANRI atas kondisi temen temen arsiparis di Kementerian ESDM hasil jalur Inpassing memantik untuk merangkai kata dalam suatu tulisan.

Meski hanya menjawab secara umum bahwa dalam kondisi baik, namun otak ini terusik atas pertanyaan tersebut. Apa yang akan didalami oleh seorang pimpinan tinggi pratama yang melaksanakan secara langsung tugas pengangkatan arsiparis melalui jalur inpassing.

Obrolan kemudian harus terputus saat mengenalkan teman sesama arsiparis dari Kabupaten Lamongan yang bagi penulis merupakan sosok tertindas. Kiprah arsiparis terampil yang berjibaku untuk perjuangan kearsipan pada pemerintah daerah Jawa Timur, perlu diberikan apresiasi.

Legitimasi anugrah teladan berupa sertifikat, pikirku dapat mengobati ketertindasan nya. Bayangkan selama puluhan tahun berkarir di pemerintah kabupaten Lamongan sebagai PNS masih dalam jabatan arsiparis terampil jenjang mahir.

Meski Agus Buchori akhirnya hanya menerima sertifikat keikutsertaan ajang pemilihan arsiparis teladan nasional 2019, urung mendapat peringkat, namun bagi penulis telah menginspirasi keteladanan kearsipan 2019.

##########

Terusik pertanyaan ibu Zita…

Pengusulan dan pengangkatan seperti halnya ARSIPARIS dalam manajemen pegawai negeri Sipil dapat ditinjau dari sisi kedudukan sebagai jabatan fungsional berada dibawah dan bertanggung jawab secara langsung kepada pejabat paling tinggi di tangan pejabat eselon dua (pimpinan tinggi pratama). Dalam pengusulan pengadaan arsiparis terkait erat dengan analisa tugas dan fungsi unit kerja, beban kerja, dan analisis jabatan.

Pemaknaan keberadaan Jabatan fungsional seperti arsiparis di suatu unit kerja berada pada fungsi pelayanan yang mendasarkan pada keahlian dan ketrampilan. Selama kurang lebih 1.250 jam kerja dalam satu tahun, keberadaan jabatan fungsional seperti arsiparis diukur dengan minimal adanya tiga kriteria yakni metodologi, teknis analisis dan teknik prosedur kerja.

Ketiga kriteria tersebut berdasarkan ilmu pengetahuan dan atau pelatihan teknis tertentu yang dibuktikan dengan sertifikasi.

Hal diatas merupakan isi sebagian dari peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia nomor 13 tahun 2019 tentang Pengusulan, Penetapan, Pembinaan Jabatan Fungsional yang ditetapkan pada bulan JULI 2019.

Pengangkatan melalui inpassing merupakan salah satu jalan selain pengangkatan pertama kali melalui formasi CPNS dan perpindahan dari jabatan lain.

Jumlah arsiparis pada suatu instansi yang tidak seimbang dengan beban kerja arsiparis dan kesulitan dalam pengangkatan pertama kali, maka dapat membuka jalur inpassing.

Peraturan Kepala ANRI nomor 5 tahun 2019 tentang tata cara pengangkatan PNS dalam jabatan fungsional ARSIPARIS melalui inpassing diperuntukkan bagi
1. PNS yang memiliki SK sebagai petugas pengelola arsip
2. PNS yang telah naik pangkat namun memiliki SK formasi kearsipan
3. Pejabat eselon 2, 3 dan 4 yang memiliki kesesuaian dengan arsiparis (pangkat, golongan ruang serta nomenklatur jabatan)
4. Arsiparis yang diberhentikan sementara karena meniti jabatan struktural
5. Arsiparis yang tidak mengumpul kan penilaian lebih dari lima tahun
6. Instansi yang memiliki lowongan arsiparis dalam peta jabatan instansi dan e-formasi

Persyaratan impassing antara lain;
1. Berijazah minimal Diploma III untuk arsiparis keterampilan, S1/DIV untuk keahlian
2. Paling rendah golongan 2c untuk ketrampilan dan 3a untuk keahlian
3. Usia maksimal 56 tahun untuk jenjang ketrampilan, pertama dan muda
4. Usia maksimal 58 tahun untuk jejang Madya.
5. mengikuti dan lolos Uji Kompetensi
6. Nilai prestasi kerja minimal bernilai BAIK

Bagi instansi yang akan mengajukan inpassing dapat menjaring kepada PNS yang memenuhi persyaratan kemudian menyampaikan permohonan yang dilengkapi dengan daftar nama kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dengan tembusan MenPAN&RB.

Yang perlu diperhatikan adalah batasan usia PNS yang dilampirkan pada daftar permohonan inpassing sebagaimana persyaratan. Dan dapat dilakukan sebelum tanggal 6 April tahun 2021.

Berdasarkan kelengkapan administrasi, maka Arsip Nasional akan merilis daftar PNS yang lolos verifikasi untuk kemudian wajib mengikuti Uji Kompetensi.

Kepala ANRI menerbitkan rekomendasi yang berlaku selama dua tahun sejak tanggal ditetapkan. Rekomendasi akan disampaikan oleh Deputi Pembinaan Kearsipan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian dalam rangka pengangkatan arsiparis.

ANRI selaku instansi pembina kearsipan akan menyampaikan rekapitulasi pengangkatan arsiparis melalui jalur inpassing kepada Menpan&RB dan Kepala BKN.