TND

Terngiang dalam benaku permintaan seorang teman pada jabatan fungsional arsiparis di Unit Kearsipan I (Sekretariat Jenderal) untuk memberikan masukan sebagai revisi pedoman tata naskah dinas.

Kala itu bulan November 2017, dimana saya tenggelam pada aktivitas pengembangan aplikasi persuratan dinas. Satu tahun berlalu, kini teringat janjiku untuk membuat resume sebagai bahan masukan revisi permen tentang pedoman tata naskah dinas.

Dua bulan terakhir ini, ketika muncul kembali semangat untuk menulis, aku merilis blog versi baru sebelum nya pada tautan nurulmuhamad.blogspot.com. Motivasi menuju ribuan viewer pada tautan muhamadonlinecom.wordpress.com mengiringi janji untuk teman.

Motivasi tersebut jadi dua dari puluhan motif lainnya yang mendorong diriku untuk merangkai kata kata untuk menyusun analisis tata naskah dinas. Pembiasaan diri membuat tulisan sebagai bagian dari pekerjaan tambahan pada jabatan arsiparis. Sebagai pekerja kearsipan, dimana amanat konstitusi menyebutkan bahwa reabilitas atau tingkat kepercayaan dan autentikasi arsip diukur dari tata naskah dinas.

Tulisan ini saya awali dengan membuka kembali rekaman memori dan rekaman notulen pada kejadian dua kali rapat bersama unit legal tahun 2017 dimana sebagai kesimpulan rapat adalah mengembalikan Draft rancangan permen terkait kearsipan kepada unit pengusul.

Rekaman memori itu saya kaitkan dengan adanya rapat unit legal terkait aturan kearsipan yakni klasifikasi arsip yg terlaksana di tahun 2018. Meski saya mendapatkan arahan pimpinan namun berhalangan sehingga tidak hadir.

Pertanyaan saya apakah draft rancangan permen tentang klasifikasi arsip yg di rapat kan oleh unit legal juga dikembalikan kepada unit pengusul????

Pertanyaan itu kemudian seolah menemukan jawaban. Kencang sekali di penghujung tahun ini bahwa unit kearsipan mengusulkan program legislasi kearsipan yang diberi judul rancangan permen tentang tata naskah dinas dan kearsipan.

Program tersebut sebagaimana presentasi tim perumus yg saya dapatkan dengan agenda setting empat (4) instrumen pengelolaan arsip yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi arsip, Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses (SKKA) dan Jadwal Retensi Arsip.

Berikut review atau ulasan yang tersaji dalam bentuk poin per poin dengan merujuk pada tata urutan perundangan undangan. Selain itu juga membaca permen ESDM no. 42 tahun 2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan KESDM.

1. Konsideran atau dasar penyusunan tata naskah dinas tersurat pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada penjelasan pasal 32 ayat ii berbunyi:
“Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip.”

“Tata naskah dinas memuat antara lain pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan”

Kemudian pasal 32 ayat iii berbunyi
“Tata naskah dinas ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI”

Kemudian pada Tahun 2014, ANRI telah menetapkan Peraturan Kepala ANRI No. 2 tentang pedoman Tata naskah Dinas dimana pada pasal 2 ayat i berbunyi Pedoman Tata Naskah Dinas merupakan acuan bagi lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan/atau BUMN/BUMD dalam penyusunan tata naskah dinas.

2. Dasar pertimbangan tata naskah dinas adalah amanat perundangan sesuai tata urutan nya, bukan pertimbangan sebagaimana yg tersurat pada Permen ESDM no. 42 tahun 2015 yg berbunyi

“a. bahwa dengan adanya perubahan struktur organisasi KESDM sebagaimana telah ditetapkan dengan peraturan Menteri
ESDM Nomor 13 tahun 2010 sebagaimana telah diubah dengan peraturan Menteri
ESDM No. 22 Tahun 2013, perlu meninjau kembali dan menyempurnakan peraturan
Menteri ESDM Nomor 052
Tahun 2006 tentang pedoman Tata persuratan Dinas dan
Kearsipan Departemen Energi dan sumber Daya Mineral”

“b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan peraturan Menteri ESDM tentang Pedoman Tata Naskah Dinas KESDM”

Maka dari itulah, pertimbangan penyusunan tata naskah dinas karena perubahan organisasi belum sesuai dengan penyusunan dan tata urutan perundangan undangan.

3. Sesuai dengan Permen Pan dan RB nomor 15 tahun 2017 bahwa dengan ditetapkannya PP No. 43 Tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas terdapat perubahan aturan mengenai Tata Naskah Dinas;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Pencabutan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

Pedoman Tata Naskah Dinas KESDM yg masih berlaku saat ini , jika dilihat dari substansi isi lebih cenderung mengacu pada permen pan yg telah dicabut pada tahun 2017. Maka dari itu substansi isi tata naskah dinas seyogyanya dirombak dan disesuaikan dengan pedoman penyusunan sesuai Perka ANRI no. 2 tahun 2014.

4. Sesuai pedoman tersebut bahwa Ruang lingkup Tata naskah dinas meliputi jenis dan format naskah dinas, pembuatan naskah dinas, pengamanan naskah dinas, kewenangan penandatanganan, dan pengendalian naskah dinas.

Maka dari itu perlu ada penyesuaian istilah sistematika yang saat ini berlaku di tata naskah dinas. istilah kata “sistematika” seyogyanya dirubah menjadi kata ” ruang lingkup” .

Sistematika tata naskah dinas saat ini yang meliputi Pendahuluan, jenis dan Format Naskah Dinas, Penyusunan Naskah Dinas, Tata Surat Dinas

Penggunaan Lambang Negara, logo, dan Cap

Pembatalan, Pencabutan, Perubahan, Ralat, dan penyebarluasan perlu disesuaikan sesuai amanat konstitusi yakni pedoman tata naskah sebagaimana perka ANRI No. 2 tahun 2014.

5. Jika dilihat sekilas misalnya pada satu lingkup yakni ” jenis dan format naskah dinas” pada pedoman tata naskah dinas yg berlaku saat ini hampir sama dengan pedoman versi ANRI

Namun demikian kecenderungan Permen Pan dan RB yg telah dicabut masih mendominasi penulisan pada tiap ruang lingkup.

Untuk itu perlu dilakukan Penyesuaian penulisan yang menyeluruh. Penulisan dilakukan dengan menyesuaikan pedoman versi ANRI. bukan versi permen pan dan rb yg sudah dicabut

6. Sampai tulisan ini diterbitkan, penulis belum mendapatkan copy draft yg akan diusulkan unit kearsipan I sebagai program legislasi rancangan permen tentang tata naskah dinas dan kearsipan.