tata naskah dinas

Tatalaksana Surat 

Tatalaksana Surat berkembang menjadi Tata Persuratan yang akhirnya menjadi Tata Naskah Dinas sebagai acuan dalam komunikasi kedinasan secara tertulis. 

Di Kementerian ESDM, acuan komunikasi kedinasan mencatatkan delapan generasi sejak tahun 1971 kemudian diubah kembali pada tahun 1978, diperbaharui di tahun 1986 lanjut ke tahun 1998 diubah pada tahun 2001, dicabut di tahun 2006, sempat bertahan cukup lama hingga terbit versi 2015 dan terbaharui kembali saat ini, tahun 2020.

Sampai dengan tahun 2001 penetapan melalui Keputusan Menteri (Kepmen). Sedangkan selanjutnya diatur melalui Peraturan Menteri (Permen). Sejak 1998, Tatalaksana Surat berubah menjadi Tata Persuratan dan sejak tahun 2015 menjadi Tata Naskah Dinas. 

Kini, acuan komunikasi kedinasan secara tertulis tersebut sangat terpengaruh oleh pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK). Pengaruh termaksud bukan saja hanya berkedudukan sebagai paradigma baru, namun menjadi kebutuhan. 

Terlebih penetapan metode Bekerja Dari Rumah atau WFH yang diperpanjang sampai dengan 13 Mei 2020. Praktis tata naskah dinas dengan pemanfaatan teknologi informasi menjadi satu terobosan untuk memenuhi kebutuhan atas kebutuhan komunikasi kedinasan. 

Garuda Emas pada Kop Surat

Tulisan kali ini memperdalam simpulan "tidak ada lagi Garuda pada kertas kop yang berwarna hitam". Pun garuda pada kop surat, hanya dapat dipergunakan  kepada jabatan tertentu yang salah satunya adalah "Menteri". Berikut tautan tulisan sebelumnya 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/01/garuda-logo-pada-kop-surat/

Pengaturan sebagai Permen ESDM 2/2020 yang kuilustrasikan pada tulisan tautan diatas tentu mendasarkan peraturan perundangan terkait. Sejak 10 tahun yang lalu, telah ada ketentuan Garuda pada kop yang harus diperhatikan. Dua diantaranya adalah warna burung Garuda dan pejabat yang berhak mempergunakan. 

Pejabat yang dapat mempergunakan 

UU RI No. 24 tahun 2009, Bab IV Bagian Kedua tentang penggunaan lambang negara, pasal 54, lambang negara dapat dipergunakan sebagai kop surat oleh :

1. Presiden dan Wakil Presiden RI
2. Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) 
3. Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) 
4. Dewan Perwakilan Daerah (DPD) 
5. Mahkamah Agung dan Badan Peradilan (Mahkamah Konstitusi) 
6. Menteri dan Setingkat Menteri
7. Gubernur
8. Bupati dan Walikota 
9. Duta Besar, Konsulat Jenderal, kuasa usaha tetap konsul, konsul Jenderal (kepala Perwakilan RI yang berada di luar Negeri) 
10. Notaris
11. Pejabat lain yang ditentukan dengan Undang Undang

Poin ke 11, menarik untuk menjadi bahan tulisan selanjutnya y? Apakah termasuk pejabat pada urusan kepegawaian? Jika demikian, naskah kepegawaian tetap akan terdapat Garuda pada kop surat yang berwarna kuning emas. 

Warna Kuning Emas 

UU RI No. 24 tahun 2009 Pasal 49 poin c bahwa lambang negara mempunyai warna pokok kuning keemasan untuk seluruh burung Garuda. Warna kuning emas merupakan warna kuning keemasan secara digital mempunyai kadar MHB (Merah 255, hijau 255, biru 0) melambangkan keagungan bangsa atau keluhuran negara. 

Kesimpulan 

Kini, melalui Permen ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian ESDM :

• TIdak ada lagi Garuda pada kertas kop yang berwarna hitam pada seluruh burung garuda. Warna pada seluruh burung garuda adalah kuning emas. 
• Garuda pada kop surat hanya dipergunakan oleh Menteri (pejabat yg telah ditentukan menurut UU 24/2009). 
• Perlu pendalaman kembali terkait pejabat lain yang dapat mempergunakan garuda pada kertas kop sebagmana ditentukan dengan Undang Undang. Apakah termasuk pejabat yang berwenang (PyB), dan Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) pada urusan manajemen PNS?

Garuda, lambang berwarna Emas

[30/4 19.56] Maulana: "Assalamualaikum pak Nurul.. Format kop surat untuk SK Dirjen berubah ya.....Saya baca, kayaknya ada yang berubah, pada bagian kop suratnya. Selain sesuai ketentuan baru, surat a.n. Menteri bertanda tangan dirjen,  mempergunakan kop logo ESDM ya pak? "

Pesan diatas mengkonfirmasi kepadaku terkait perubahan ketentuan persuratan di lingkungan KESDM. Maulana, seorang petugas surat pada sekretariat Dirjen Migas juga termenyertakan pula file Pdf Permen 2/2020, 

Diundangkan di akhir Februari 2020, Permen ESDM 2/2020 yang diantara isinya terkait penyusunan naskah kedinasan di Kementerian ESDM menjadi babak baru. Sesuai Permen 2/2020, tidak ada lagi Lambang Garuda berwarna hitam. Setidaknya untuk naskah kedinasan yang tidak diatur melalui Peraturan perundangan khusus/tertentu 

Sebelumnya, gambar Garuda berwarna hitam lazim dipergunakan untuk naskah dinas yang mengatasnamakan menteri ESDM dan ditandatangani pimpinan tinggi madya 1.a.

Ketentuan tata naskah dinas tersirat pada lampiran ke-1 Permen ESDM termaksud. Bahwa hanya ada satu gambar Garuda, yakni Garuda Berwarna Emas. 

Terus bagaimana, format kepala surat untuk Surat  Keputusan (SK) yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Migas? Jika sebelumnya, SK bertanda tangan Direktur Jenderal mempergunakan kertas kop Garuda berwarna hitam. Untuk SK mempergunakan Logo Kementerian ESDM. Baik SK atas nama Menteri atau SK yang diterbitkan langsung okeh Dirjen. 

Struktur Penomoran Keputusan TTD Menteri

17 April 2010

Penomoran keputusan menteri dapat dilihat dari sudut pandang masyarakat umum dan pembacaan instansi penerbit. Pada sudut pandang masyarakat, sebelas Kementerian yang telah menerapkan struktur nomor keputusan menteri yang mudah diingat. Selebihnya, nomor keputusan menteri mengesankan sulitnya diingat dan disebutkan oleh masyarakat umum.

Bagaimanakah tata naskah dinas memberikan acuan penomoran keputusan menteri? Apakah perbedaan struktur penomoran keputusan adalah hal yg terus akan dipertahankan sebagai identitas Kementerian?, ataukah keputusan menteri pembantu presiden harus sama diantara satu dengan yang lain? 

Pendapatku pribadi bahwa penomoran yang memiliki struktur hanya nomor urut berdasarkan jenis naskah keputusan dan tahun terbit, memudahkan masyarakat dalam membaca. 

Sedangkan yang menyulitkan pembaca yg nota bene masyarakat umum tatkala berstruktur kode naskah, kode jabatan penandatangan dan kode klasifikasi arsip, identitas konseptor, serta angka yg menunjukkan bulan. 

Bisa jadi bukan bermaksud menyulitkan masyarakat namun demi kemudahan pembacaan di lingkungan instansi penerbit keputusan. Sebut saja Kode klasifikasi arsip atau kode konseptor akan memudahkan dalam mengidentifikasi PIC atau Pejabat yang berwenang atas substansi isi setelah Menteri. 

Menurutku, struktur penomoran keputusan sudah tidak lagi dibutuhkan hanya untuk semata dalam kerangka pemberkasan arsip. Namun Sifat informasi untuk umum yang tertulis/terekam pada surat keputusan, lebih kepada kemudahan untuk masyarakat luas. 

Berikut contoh keputusan menteri untuk mengetahui struktur penuangan nomor:

Kemenko Polhukham:  74 tahun 2017 tentang informasi jabatan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum dan Keamanan 

Kemenko Perekonomian: 311 tahun 2020 tentang Peta Indikatif Tumpang Tindih Informasi Geospesial Tematik di Kepulauan Maluku dan Pulau Papua

Kemenko PMK :  7 tahun 2019 tentang nilai nilai Kemenko Bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan

Kemenko Kemaritiman dan Investasi : 5.2 tahun 2016 tentang Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Kemaritiman dan Sumber Daya 

Setneg : berstruktur nomor urut dan tahun

Dalam Negeri :  061-5449 tahun 2019 tentang Tata cara persetujuan Menteri Dalam Negeri terhadap tambahan penghasilan pegawai aparatur sipil negara pada pemerintah daerah 

Luar Negeri:  57/B/OT/1/2015/01 tentang Pembentukan unit layanan kesehatan 

Pertahanan: KEP/19/1/2019 tentang program kerja anggaran kantor wilayah Kementerian pertahanan TA 2019

Agama : 121 tahun 2020 tentang penetapan Kuota Haji tahun 1441 H/2020 M

Hukum dan Hak Asasi Manusia: M.HH-03.AH. 06.06 Tahun 2019 tentang Tim Komite bersama dengan instansi terkait perihal penyusunan rekomendasi kurikulum pelatihan evaluasi dan pengawasan kurator dan pengurus 

Keuangan : 6/KM.7/2020 tentang 

Pendidikan dan Kebudayaan : 230/M tahun 2019 tentang pengadaan barang dan jasa di sekolah yang bersumber dari dana BOS

Kesehatan : HK. 01.07/Menkes/104/2020 tentang

Sosial: 94/HUK/2018 tentang penerima penghargaan kesejahteraan sosial lanjut usia tingkat nasional

Ketenagakerjaan : 39 tahun 2019 tentang penetapan SKKNI kategori administrasi pemerintahan, pertahanan dan jaminan sosial wajib administrasi pemerintahan bidang kearsipan

Perindustrian: 189 tahun 2020 tentang Pendelegasian Kewenangan Menteri Perindustrian Selaku Penanggung Jawab Proyek Kerja Sama dalam Pelaksanaan Kerja Sama Pemerintah dengan Badan Usaha Kawasan Industri Teluk Bintuni

Perdagangan : 699/M.DAG/KEP/7/2013 tentang Stabilitas Harga Daging Sapi

Energi dan Sumber Daya Mineral : 79.K/12/MEM/2020 tentang Harga Minyak Mentah Indonesia Bulan Maret 2020

Pekerjaan Umum & PR: 242/KPTS/M/2020 tentang batasan penghasilan kelompok sasaran kredit/pembiayaan rumah bersubsidi

Perhubungan : KM 30 tahun 2020 tentang Perubahan atas keputusan menhub nomor KP432/2017 tentang rencana Induk pelabuhan nasional

Komunikasi dan Informatika :Nomor 159 Tahun 2020 mengenai Upaya Penanganan Corona Virus Disease (Covid-19) Melalui Dukungan Sektor Pos dan Informatika

Pertanian: 104/Kpts/HK.140/M/2020 tentang Komoditas Binaan Kementerian Pertanian

Lingkungan hidup dan kehutanan : SK.32/Menlhk/setjen/KUM.I/I/2020 tentang akhir kerjasama antara Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dengan Yayasan WWF Indonesia

Kelautan dan Perikanan : 8/KEPMEN-KP/2020 tentang Perlindungan Penuh Rambu Laut

Desa dan PDTT: 136 tahun 2020 tentang Penetapan Kabupaten Daerah Tertinggal tahun 2020-2024

Agraria dan Tata Ruang: 464/SK.DI.01.01/XII/2019 tentang Penunjukan Kantor Pertahanan Lokasi Layanan Pertanahan terintegrasi secara elektronik

Perencana Pembangunan /Bapenas : Kep.1/M. PPN/HK/01/2020 tentang Pembentukan kepanitiaan RUU dan Perpres Ibukota Negara

PAN dan RB :44 tahun 2020 tentang Petunjuk Pelaksanaan Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik Di Lingkungan Kementerian / Lembaga, Pemerintah Daerah, Badan Usaha Milik Negara, Dan Badan Usaha Milik Daerah Tahun 2020,

BUMN : SK-135/MBU/12/2019 tentang PENATAAN ANAK PERUSAHAAN ATAU PERUSAHAAN PATUNGAN DI LINGKUNGAN BADAN USAHA MILIK NEGARA

Koperasi dan UKM: 361/KEP/M/II/1998 tentang pedoman pelaksanaan penggabungan dan pelebaran koperasi

Pariwisata dan Ekonomi Kreatif : KM.3/PL.00.02/M-K/2020 tentang Patokan Harga Satuan Barang di Lingkungan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif/Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Tahun Anggaran 2020

Pemberdayaan Perempuan & Perlindungan Anak : 33 tahun 2020 tentang Tim Gerakan Bersama Jaga Keluarga Kita Untuk Melindungi Perempuan Dan Anak Dari Bahaya Penularan Corona Virus Disease 2019

Riset dan Teknologi : 123/M/KPT/2019 tentang Magang Industri dan Pengakuan satuan kredit semester

Pemuda dan Olah Raga: 2 tahun 2020 tentang PENGANGKATAN DAN PENUNJUKAN TIM PERSIAPAN REVISI UNDANG-UNDANG NOMOR 3 TAHUN 2005 TENTANG SISTEM KEOLAHRAGAAN NASIONAL

Kesimpulan :

Penuangan nomor keputusan yang mendasarkan nomor urut jenis keputusan dan tahun sebanyak 11 Kementerian 

Terdapat tujuh jenis kode naskah keputusan antara lain: KM, KPTS, KEP, SK, K, KPT, KEPMEN

Terdapat sembilan jenis kode penyebutan jabatan Menteri yang dituangkan pada nomor keputusan antara lain : M, MBU, M-K, MEM, M.PPN, Menlhk, M.DAG, Menkes, dan Men-KP

Struktur penomoran keputusan ditengarai menyertakan angka yang menunjukkan bulan terbit sebanyak 7 Kementerian 

Struktur penomoran keputusan ditengarai menunjukkan klasifikasi arsip sebanyak Sebelas Kementerian 

Ditengarai terdapat identitas konseptor keputusan sebagai PIC pelaksana substansi isi seperti kode Setjen dan MK.7

Kop surat

4 Mei 2020

Plentang plentung dering seluar kudapati menjelang siang ini. Bunyi gawai itu pertanda datang pena baru. Beberapa chat mengharuskanku memencet huruf demi kata serta kalimat pendek untuk membalasnya. 

Terjadi interaksi komunikasi via Whatsapp yang berjudulkan "persuratan". Patut diakui, kegiatan birokrasi pemerintahan sangat lekat dengan persuratan. Tak heran, bersamaan dengan Isu baru tentang persuratan, menambah ramai pembicaraan.

Isu baru itu adalah lahirnya generasi ke 8 tata naskah di lingkungan Kementerian ESDM. Baca 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/05/kearsipan-kesdm/

Sejarah surat kedinasan di Kementerian ESDM memang hampir sama dengan umur kearsipan di Indonesia. Dilihat dari tahun 1971 dimana tersusun tata laksana surat Departemen Pertambangan dan Energi yang bertahun sama dengan tahun UU RI tentang Pokok Kearsipan. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/20/tatalaksana-surat/

Isu persuratan kemudian berkembang sebagai bagian dari urusan kearsipan yang dinaungi UU RI tentang Kearsipan di tahun 2009. Pun terkait penjagaan nilai keluhuran negara, lahir pula UU RI terkait pengaturan lambang negara di tahun yang sama

Dalam praktik persuratan (fase pertama kearsipan)  berkaitan dengan lambang negara pada kertas kop menjadi topik pembicaraan persuratan. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/02/garuda-emas-pada-kop-surat/ 

Pena pertama

4/5 09.25] pengawas surat di Bandung : Ada Permen ESDM 2/2020 ttg kearsipan (dan tata naskah). Ditjen Migas udah berlaku mas?. Udah ada edaran di internal Migas atau sosialisasi Mas?. Bageol kayaknya belum ada sosialisasi dr Biro, opo aku seng telat yak...Lha aku nunggu analisa mu mas...koyone belum ada...🤣

Pena kedua

[4/5 07.14] analis usaha Hulu Migas: mau tanya ttg surat dinas yg ditandatangani oleh Plt. Dirjen a.n. Menteri ESDM apakah perlu ditulis Direktorat Jenderal Migas di kop nya?+ alamat migas ya mas?

Pena ketiga 

[4/5 10.50] Pengawas surat di Ditjen Migas : Mau tanya pak katanya ada kop surat tersendiri untuk Yg ttd atas nama Menteri. 

Pena keempat

[4/5 11.38] Analis Usaha Hilir Migas : 1. Kalau kop surat buat ttd plt a.n menteri gimana?, mas maulana bilang kmrn kop migas biasa, Jadi make mana ini mas surat niaga ttd plt?

Pena kelima

[4/5 11.19] suyatno: Ini mas, kop surat nya kok beda saya dapet kop yg hanya bertuliskan Kementerian namun bukan kop migas juga...😀😀 ,Ikalo kop surat  unit organisasi es 1 nya, ada tulisan setjen..Ditjen..itjenA, di peraturan tertulis kata2 mandat nya A. n.M1

Pena keenam 

[4/5 12.41] Maulana: Assalamualikum pak nurul..untuk kop surat an.menteri kop nya yg ini ya?

Pena ketujuh 

[4/5 11.53] pengawas Kearsipan KESDM : sepengetahuan sya,,hal 225 Permen ESDM 2 2020 point 4 "dalam hal pelimpahan wewenang mandat menggunakan kop Naskah Dinas dan nomor penerima mandat, serta Cap Dinas"..jadi klo atas nama Menteri yg ttd Ditjen Migas menggunakan kop Ditjen Migas..contoh yg disampaikan atas nama Menteri ttd Sekjen..tapi cba sya diskusikan ya Mas sma yg ahlinya.. 

Ilustrasi pena via pesan singkat Whatsapp diatas memperlihatkan perhatian atas persuratan di masa WFH ini. Bisa jadi lebih meriah dari pada forum sosialisasi dalam bentuk rapat di luar kantor. 

Akhir tulisan ini, berikut poin per poin rangkuman ilustrasi diatas:

Genderang babak baru persuratan KESDM telah diundangkan 12 Februari 2020 

Sektor energi sebagaimana tergambar pada Logo Kementerian ESDM manjadi isu penting persuratan 

Penggunaan logo pada kepala naskah dinas mengatasnamakan menteri, dan juga keputusan pimpinan tinggal madya menjadi bagian menjaga nilai Kementerian ESDM (sebagaimana arti logo ESDM) 

Tentu saja Tanpa meninggalkan keluhuran Negara dalam penggunaan lambang negara garuda

Keluhuran itu tercermin dari penggunaan Lambang negara Garuda yang berwarna kuning emas di seluruh burung garuda pada kertas kop surat di lingkungan KESDM yang melekat erat pada pejabat negara (Menteri ESDM) dan Setingkat Menteri 

Dan tidak menutup penggunaan oleh pejabat lain yang ditetapkan peraturan perundangan undangan 

 

autentikasi

Pembatasan Sosial Berskala Besar

• Tanggal Register : 31 Maret 2020
• Nomor : 21 tahun 2020
• Format naskah dinas : Peraturan Pemerintah 
• Tingkat Perkembangan : Salinan
• Isi ringkas: Pembatasan Sosial Berskala Besar dalam rangka Percepatan Penanganan Virus Corona 2019 (COVID 19)
• diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM RI
• Jabatan pengabsyahan salinan: Deputi Bidang Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara 
• Konteks Hubungan dengan Kejadian 
• Pembatasan pergerakan orang atau barang dalam provinsi atau kabupaten untuk mencegah penyebaran virus 
• Paling sedikit menghentikan sekolah, tempat kerja, dan kegiatan masyarakat di fasilitatif umum
• Koordinasi antara Kepala Daerah (gubernur/walikota/Bupati), Menteri Kesehatan RI, Ketua Pelaksana Gugus Tugas Percepatan penanganan Virus corona (COVID 19) Nasional 
• Berkriteria yakni peningkatan yang signifikan atas kematian dan kasus serta kaitan epidemiologis di suatu wilayah tertentu 
• Mempertimbangkan POLESOSBUDHANKAM
• Berdasarkan teknis operasional, dukungan sumber daya, dan efektivitas 
• Mempertimbangkan kebutuhan pendidikan, produktifitas kerja dan kebutuhan ibadah

Darurat Kesehatan 

• Tanggal register : 31 Maret 2020
• Nomor : 11 Tahun 2020
• Format : Keputusan Presiden, naskah dinas arahan
• Isi ringkas : Penetapan Keadaan Kedaruratan Kesehatan Masyarakat 
• Tingkat perkembangan : Salinan
• Jabatan pengabsyahan : Deputi Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara 
• Konteks Hubungan dengan Kejadian 
  • Penyebaran  Corona VIRUS DISEASE COVID 19
  • Jumlah kematian dan kasus terkonfirmasi semakin meluas lintas wilayah 
  • Berdampak pada  seluruh aspek kehidupan, POLEKSOSBUDHANKAM dan KESRA
  • UUD 1945 pasal 4 ayat 1
  • UU RI No. 6 tahun 2018 tentang Kekarantinaan Kesehatan 
  • Wajib dilakukan upaya pencegahan sesuai ketentuan Perundangan-Undangan 

Gugus Tugas COVID 19 Daerah

• Tanggal registrasi: 29 Maret 2020 
• Nomor : 460/2622/SJ tahun 2020
• Isi ringkas: Pembentukan Gugus Tugas Percepatan penanganan Virus Corona Disease (COVID 19) Daerah
• Nama jabatan penandatangan : Menteri Dalam Negeri 
• Nama Penandatanganan : Muhammad Tito Karnavian, P.hd
• Tujuan : Gubernur dan Walikota /Bupati se Indonesia
• Kertas : Lambang Garuda Emas
• Tembusan : Presiden, Kabinet Kerja, Ketua Gugus Tugas COVID 19 Nasional 
• Cap/stempel : tinta lambang garuda 
• Lampiran : 14 lembar
• Konteks Hubungan dengan Kejadian 
• Keputusan Presiden No. 9 Tahun 2020
• Gubernur sebagai dewan Pengarah Gugus Tugas Nasional COVID 19 
• Gubernur dan Walikota/Bupati sebagai ketua Gugus Tugas COVID 19 Daerah 
• Pemerintah Daerah dapat menetapkan status keadaan darurat bencana atau tanggap darurat 
• Penyusunan organisasi, anggota , jabatan dan tugas Gugus Tugas tingkat provinsi dan kota/Kabupaten 
• Instruksi Presiden No. 4 tahun 2020 tentang refocussing kegiatan, realokasi anggaran serta pengadaan barang dan jasa dalam rangka penanganan COVID 19
• Perumusan kebijakan penanganan dampak penularan virus yakni analisa evidance bassed, Standar Pelayanan Minimum (SPM), Penyiapan Sumber Daya kesehatan (kerjasama Rumah Sakit Swasta dan peningkatan kapasitas PUSKESMAS) 
• Surat Edaran LKPP No. 3 tahun 2020 tentang penjelasan atas pelaksanaan pengadaan barang/Jasa pemerintah dalam rangka penanganan COVID 19 
• Protokol penggunaan belanja tak terduga (BTT) pada fase siaga darurat, fase tanggap darurat dan fase transisi darurat ke pemulihan 
• Sosialisasi pembatasan sosial dan karantina diri
• Protokol tempat umum 
• Protokol acara resmi 
• Protokol kantor pemerintah 
• Protokol kelompok lanjut usia
• Protokol Pelajar
• Protokol karantina mandiri 
• Bantuan sosial kepada masyarakat dampak pembatasan sosial
• Melibatkan asosiasi profesi, tenaga profesional, pelaku usaha, dan masyarakat sipil
• Konsultasi dan Pelaporan berkala kepada Ketua Gugus Tugas COVID 19 

Pembatasan Mudik Lebaran 

• Tanggal Registrasi : 30 Maret 2020 
• Nomor : 36 Tahun 2020
• Isi Ringkas : Pembatasan Bepergian ke Luar Daerah dan atau Mudik bagi Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan Penyebaran COVID 19
• Jabatan Penandatangan: Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN&RB) 
• Nama Penandatanganan: Tjahyo Kumolo
• Tanda tangan: basah /tinta (bukan elektronik) 
• Penggunaan kertas: berlogo garuda emas
• Cap/stempel: Menteri berlambang Garuda
• Konteks Hubungan dengan Kejadian:
• Status Keadaan Darurat (Penetapan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana) 
• Bencana wabah penyakit akibat virus Corona di indonesia sampai dengan 29 Mei 2020
• Lebaran Idul Fitri yang akan datang pada minggu terakhir bulan Mei
• Tindakan pencegahan dan meminimalisir penyebaran Virus COVID 19
• pembatasan mobililitas penduduk dari satu wilayah ke wilayah lainnya di Indonesia. 
• Pejabat pembina kepegawaian ASN tegas dalam penerapan aturan terkait disiplin pegawai

Meng-autentikasi arsip dilakukan saat WFH. Arsiparis pada jenjang penyelia dapat melaksanakan aktivitas kearsipan tersebut dari rumah masing masing. Tata caranya adalah mengisi format isian dengan standar minimal delapan hal sebagai berikut:

1. Nomor urut dan tanggal registrasi 
2. Nomor surat 
3. Isi ringkas
4. Konteks, hubungan dengan kejadian
5. Nama jabatan dan nama penandatanganan surat
6. Penggunaan kertas (lambang garuda dan Logo) 
7. Cap/stempel 
8. Catatan hasil verifikasi

Untuk dapat mengisi isian poin nomor satu, arsiparis perlu mencermati surat yang disahkan oleh pimpinan organisasi masing masing. Pada instansi yang telah mempergunakan otomasi kearsipan secara online, tidak ada kendala untuk mendapatkan surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi. 

Contoh:

• melalui portal resmi https://portal.esdm.go.id, smartphone diarahkan pada tautan aplikasi sistem otomasi persuratan yang diberlakukan di Kementerian ESDM. Aku dapat melihat surat yang telah terdisposisi ke dalam akunku. Salah satunya surat yang diregistrasi pada tanggal 13 Maret 2020. 
• Mengisi nomor surat pada kolom yang tersedia. 2558/18/DMT/2020. Nomor surat terdiri dari nomor urut/kode klasifikasi /kode jabatan/tahun. 
• Isi ringkas : antisipasi penularan COVID 19
• Konteks, hubungan dan kejadian: Kepala Inpeksi Migas di wilayah seluruh Indonesia menyampaikan himbauan kepada para kepala teknik tambang Migas, para direksi badan usaha dan bentuk usaha tetap Migas, serta Direksi Perusahaan Penunjang Migas terkait usaha mengkarantina diri selama 14 hari bagi pekerja Migas yang datang dari negera yg terkonfirmasi terinveksi COVID 19. Himbauan tersebut sebagaimana surat dari Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 
• Nama jabatan penandatangan surat : Direktur Teknik dan Lingkungan Migas selaku kepala Inspeksi Tambang Migas di seluruh wilayah kerja Indonesia 
• Nama penandatanganan surat : Adhi Wibowo
• Cap/stempel: Logo Kementerian ESDM sesuai Tata Naskah Dinas 
• Penggunaan kertas: Logo Kementerian ESDM dan kertas kop telah sesuai dengan tata naskah dinas. 
• Catatan hasil Verifikasi: format, nomor, cap/stempel pengesahan telah sesuai dengan tata naskah dinas. Namun ada satu poin di sifat surat yang perlu diperhatikan dalam penyusunan konsep surat. Sifat surat berdasarkan penyampaian terdiri tiga kategori yakni  Sangat Segera, Segera dan Biasa, sedangkan sifat surat yang tertulis di amplop/sampul surat memiliki Kategori klasifikasi pengamanan informasi yakni Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, Biasa/Terbuka. 
• Untuk itu perlu diperhatikan kembali untuk dapat dikoreksi terkait penuangan sifat surat "penting" 

Akhir tulisan ini, aku pun masih optimis bahwa produktifitas dan kreativitas arsiparis dalam menjalankan tugas kearsipan dapat menyesuaikan dengan kebijakan WFH. 

Autentikasi mempunyai banyak obyek pekerjaan yang dapat diakses dari rumah. Begitu banyak surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi dimana arsiparis bertugas. Semoga COVID 19 segera berlalu, tetap setia di rumah bersama keluarga. Semoga bermanfaat. 

Pengawasan Kearsipan

Bogor, 30 Januari 2020, Rudi Anton selaku narasumber Lembaga Kearsipan menyampaikan kebijakan umum Pengawasan Kearsipan. Selain menjadi tuntutan Reformasi Birokrasi,  Pengawasan Kearsipan menjadi piranti akselerasi tugas pengembangan sistem, pembinaan, dan konservasi kearsipan yang diemban Arsip Nasional Republik Indonesia. 

Pengawasan sistem, Pembinaan dan konservasi kearsipan sejak 2016 melalui instrumen Tata Naskah Dinas, Klasifikasi, SKKD, JRA sampai dengan NSPK teknis pengelolaan arsip dinamis dan statis dianggap telah mencapai pada titik memuaskan.

Metode pengawasan pun berlanjut untuk lebih memastikan fisik dan informasi berbasis arsip dapat dimanfaatkan secara penuh. Untuk itu terhitung mulai tahun 2020 menetapkan agenda pengukuran implementasi keberadaan sistem sebagai pintu masuk konservasi kearsipan secara nyata.

Lokus pengawasan dari sistem bergeser pada keberadaan Fisik dan informasi arsip. Riilnya mendorong keterhubungan central file ke Records Center sampai dengan ke Lembaga Kearsipan. 

Sebagai audien, aku pun merasa seolah kegelisahan ku terkait kearsipan KESDM itu sirna di ruangan ini bersamaan penjelasan pak Rudi Anton. Terlebih mendengar info capaian nilai pengawasan KESDM dari bapak Karo Umum yang sampai MEMUASKAN, dan juga konsen terhadap records center. 

Pada sesi tanya jawab, aku pun memanfaatkan untuk dapat menyampaikan kegelisahan dari sudut pandang arsiparis sebagai pelaku teknis kearsipan. 

Akhirnya terkuak kegelisahan yang sama terkait kebijakan anggaran yang masih belum berpihak kepada kearsipan. Bukan saja di "IYA" kan oleh narasumber lembaga kearsipan yang dapat melihat kondisi kearsipan secara nasional, namun dari pimpinan Unit Kearsipan KESDM yang diwakili Kepala Biro Umum. 

Bagi pribadi penulis, manajemen sumber daya pada unit kerja dimana terdapat central file akan MANDUL, jika tanpa keberpihakan sumber daya baik anggaran, tenaga kerja sampai dengan sarasa dan prasarana. 

Namun demikian, live must goes on (sori kalo tulisan Inggris nya gak tepat), intinya kearsipan harus terus berjalan dalam kondisi apapun. 

Para insan kearsipan pasti masih terngiang dengan pernyataan bahwa nilai pengawasan berdampak pada penetapan nilai Reformasi Birokrasi. Meski hanya 1%, namun bagi pribadi penulis (tataran arsiparis) yang patut diperhatikan adalah esensi perubahan paradigma praktik kearsipan. 

Perubahan tersebut terletak pada obyek pengawasan kearsipan yang semula lebih banyak sistem/perangkat aturan berkembang ke fisik arsip/praktik pengelolaan. 

Pada april 2019, aku tulis terkait praktik pengawasan kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Biro Umum di Ditjen Migas pada 👇 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/22/pengawasan-kearsipan-internal/

Kemudian pada bulan september 2019, bersamaan dengan bimbingan teknis pengawasan kearsipan, aku menambahkan ilustrasi 👇 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/03/audit-internal-kearsipan/

Selain itu, catatan yg menurutku kok harus diperhatikan adalah pesan dari lembaga kearsipan melalui Pejabat tinggi pratama yang menjadi narsum adalah "perlunya dibuat suatu ketetapan tertulis di internal KESDM terkait penetapan kedudukan organisasi kearsipan yang terdiri dari records center /Unit Kearsipan dan Central File/Unit Pengolah. 

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/02/pengawasan-kearsipan/

Di akhir tulisan ini, aku pun yang merasa diri sebagai bagian dari Komunitas Kearsipan KESDM, turut menyambut paradigma atau pendekatan kearsipan dari sistem ke fisik arsip. 

Logis kiranya, pengelolaan fisik arsip tanpa didasarkan NSPK sebagai landasan atau sistem kerja. Namun kiranya waktu yang lalu telah berlarut larut dan habis tenaga hanya untuk menerbitkan satu aturan saja. 

Melalui pengawasan kearsipan, kita sambut implementasi sistem dan pembinaan kearsipan demi konservasi dan pemanfaatan informasi berbasis arsip.

🌟 Tangerang Selatan Kamis, 13 Februari 2020

Sebagai tindak lanjut Program Pengawasan Kearsipan KESDM 2020, seluruh unit pengolah(subdit dan bagian) diharapkan segera menyusun daftar berkas dan daftar isi berkas serta mengefile arsip pelaksanaan anggaran tahun 2019

Berkas disusun berdasarkan numenkelatur uotput kegiatan pada RKAKL Satker Ditjen Migas per masing masing subdit/bagian

Contoh format daftar refensi dapat di unduh di Grup WA Forum Arsip & Surat Migas (hasil kerja pengadministrasi di DMTP) 

Unit pengolah/unit kerja(subdit&bagian) diharap dapat menyampaikan pemindahan ARSIP INAKTIF (berkas selesai proses dan selesai audit/sebelum tahun 2018) ke unit Kearsipan 2 Ditjen Migas melalui nota dinas yang ditujukan kepada Kepala SDMU

Pengadministrasi umum di subdit/bagian bertanggung jawab secara teknis atas kelengkapan berkas serta keberadaan fisik arsip dalam tempat penyimpanan (odner/boks file) sesuai dengan mata anggaran kegiatan masing masing output kegiatan

Dalam hal terdapat arsip dalam media lain (seperti file Pdf, CD, DVD) serta arsip masih dipergunakan oleh pelaksana/staf dapat digantikan dengan lembar tunjuk silang 

Pelaksanaan pengawasan kearsipan internal KESDM oleh tim Biro Umum dijadwalkan pada 8-9 Juni 2020

Ketujuh poin diatas merupakan inisiasi dalam mengubah wajah kearsipan Ditjen Migas untuk pemberian dukungan layanan perkantoran serta menajemen internal.

Wajah kearsipan yang selama ini hanya berupa penyimpanan arsip yang diperhatikan saat akan dibutuhkan, diharapkan dapat berkembang menjadi layanan yang siap saji untuk audit(BPK, Itjen, BPKP) serta mempersiapkan  daftar yang sesuai dengan fisik tatkala dilakukan pemindahan ke unit kearsipan. 

Semoga ketuju poin yang disepakati bersama seluruh perwakilan unit eselon 3 di lingkungan Ditjen Migas dapat dikomunikasikan antar pegawai pada subdit/bagian sampai dengan  pimpinan masing2.  

Sejatinya pengawasan kearsipan internal adalah suatu pendekatan untuk memastikan keberadaan fisik arsip telah terkelo dan tersimpan dengan baik demi menjamin akuntabilitas kinerja organisasi

🌟 Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional tahun 2019

Berikut peringkat 5 besar hasil Pengawasan Kearsipan tahun 2019, dimana arah tahun selanjutnya adalah memastikan keberadaan fisik arsip mengalir sampai dengan Lembaga Kearsipan. 

Daftar urutan peringkat kelompok Lembaga Setingkat Kementerian Non Struktural antara lain:Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi KEUANGAN (PPATK), Mahkamah Konstitusi RI (MK), Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Majelis Permusyawaratan Rakyat RI. (MPR), Badan Penyelenggara Jaminan Sosial KESEHATAN (BPJS) 

Kelompok LPNK antara lain ANRI, BPOM, Lan, Badan Informasi Geospasial (BIG), LAPAN

Kelompok Kementerian yaitu Kesehatan, Kehutanan & Lingkungan Hidup, Pertanian, Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Riset & Teknologi Dikti

Kelompok Pemerintah Daerah dengan urutan JAWA TENGAH, JAWA TIMUR, DKI, Jawa Barat, Banten

Kelompok Kabupaten dan Kota, sesuai dengan wilayahnya pun beberapa kabupaten menyabet predikat sangat memuaskan. 

Kelima urutan peringkat tersebut diatas disusun berdasarkan capaian Predikat sangat memuaskan (AA). Predikat sangat memuaskan juga dicapai oleh Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (KESDM) Meski berada di ke 14.

SEKILAS TENTANG DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Minyak dan Gas Bumi merupakan sumber daya alam yang tidak dapat diperbaharui. Dalam pengelolaannya, Industri Minyak dan Gas Bumi selain bersifat pada modal dan padat teknologi juga beresiko tinggi. Namun perannya sebagai sumber pendapatan negara, memenuhi kebutuhan bahan bakar dalam negeri, sumber bahan baku industri dan menciptakan multiplier effect sangat vital untuk pembangunan nasional yang berkelanjutan. 

Kilas balik kemunculan unit kerja Direktorat Jenderal Migas tatkala Biro Minyak dan Gas Bumi termasuk dalam urusan pertambangan pada domain Kementerian Perindustrian dan berkembang menjadi Departemen Urusan Minyak dan Gas Bumi pada kabinet Dwikora pada tahun 1965.

Tokoh nasional Migas, Ibnu Sutowo di bulan Maret 1966 telah membagi tugas pembantu menteri ke meliputi pengolahan dan pemasaran dalam negeri (Ir. Wijarso), urusan pemasaran luar negeri (Dr. E. Sanger), urusan produksi dan operasi dinas - dinas bantuan (Kolonel J.M. Pattiasina), urusan personalia dan kesedjahteraan dan keamanan (Brigjen. Moeljosoedjono), urusan adminisrasi dan Finansial ( Ir. Anondo) 

Perubahan Kabinet Dwikora menjadi Kabinet Ampera pada tahun 1966,melebur Departemen Minyak dan Gas Bumi dan Departemen Pertambangan menjadi Departemen Pertambangan. 

Sarwono Kusumaatmadja, Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara menyetujui organisasi dan tata kerja Departemen Pertambangan Energi sesuai pola yang berlaku melalui surat nomor B-1489/I/92 tanggal 31 Desember 1992.

Sejumlah lima unit organisasi eselon 1 yakni  Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Ditjen Pertambangan Umum, Ditjen Geologi dan Sumber Daya Mineral, Ditjen Minyak dan Gas Bumi, dan Ditjen Listrik dan Pengembangan Energi. 

Ginandjar Kartasasmita, Menteri Pertambangan dan Energi menetapkan dengan Kepmen Nomor 1748 tahun 1992 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertambangan dan Energi yang mencabut keputusan serupa dengan nomor 1092 tahun 1984.

Susunan Organisasi Departemen seperti halnya Departemen Pertambangan dan Energi yang sering disingkat dengan DPE merupakan pelaksanaan lebih lanjut dari ketentuan Keppres Nomor 67 tahun 1992. 

Tugas Pokok Ditjen Migas 1992 ialah melaksanakan sebagian tugas Pokok Departemen di bidang pertambangan minyak dan gas bumi serta pengusahaan panas bumi berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri. 

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Ditjen Migas mempunyai susunan organisasi

Sekretariat Direktorat Jenderal, Direktorat Eksplorasi dan Produksi, Direktorat Pengolahan dan Pemasaran, Direktorat Teknik Pertambangan Migas, Direktorat Pembinaan Pengusahaan Migas, PPPTMGB "LEMIGAS" dan Pusat Pelatihan Tenaga Perminyakan Gas Bumi Cepu

Saat ini Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi sebagai unsur pelaksana Kementerian ESDM sebagai perumus kebijakan, juga bertindak sebagai regulator. Peran - peran regulasi antara lain meliputi Kontrak kerjasama dan Perizinan, Penetapan Harga Jual, Penetapan Harga Jual Jenis BBM Tertentu, Fasilitasi Hubungan Komersial Migas, Insentif, Pembinaan dan Pengawasan. 

Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mempunyai tugas dan fungsi sebagai pembinaan dan pengawasan baik dalam kegiatan usaha hulu maupun hilir serta penunjang Migas. 

Penjabaran tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi tersebut diatur lebih lanjut dalam peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 13 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

Tugas dan fungsi termaksud adalah perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan NPSK

(norma, standar, prosedur dan kriteria), pemberian bimbingan teknis dan supervisi dibidang pembinaan, pengendalian, dan pengawasan pengusahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, dan pembangunan sarana dan prasarana tertentu, serta pengelolaan penerimaan negara bukan pajak (PNBP) sektor minyak dan gas bumi sesuai dengan perundang-undangan.

UU RI No. 22 tahun 2001 tentang Migas merupakan landasan hukum penataan atas penyelenggaraan, pembinaan, pengawasan, pengaturan terhadap pelaksanaan dari kegiatan pengusahaan migas Indonesia.

Atas landasan tersebut, institusi penyelenggara migas terbagi sesuai peran dan wewenang dalam kegiatan usaha migas yakni Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Satuan Kerja Khusus Migas (SKK Migas), dan Badan Pengatur Hilir Migas (BPH Migas). 

SKK Migas menjadi institusi pengawas dan pengendali kegiatan usaha hulu migas melalui kontrak kerjasama, agar pengambilan sumber daya minyak dan gas bumi milik negara dapat memberikan manfaat dan penerimaan negara secara maksimal.

BPH Migas merupakan institusi yang mengatur penyediaan dan pendistribusian bahan bakar minyak dan kegiatan usaha pengangkutan gas bumi melalui pipa.

🌟 Direktur Jenderal Minyak Dan Gas Bumi

Bertengger nama antara lain Djoko Siswanto 2019, Ego Syahrial 2019, IGN. Wiratmaja 2015 - 2018, Edy Hermantoro 2013 - 2015, Evita Herawati Legowo 2008 - 2012, Luluk Sumiarso 2006 - 2008, Iin Arifin Tahyan 2002 - 2006, Rachmat Sudibjo melalui Kepres 88/M tahun 1999 tanggal 22 Maret ttd BJ Habibi, Soepraptono Soeleiman, Keppres No. 374/M Tahun 1995 23 Nov, Suyitno Patmosukismo, Keppres No. 131/M tahun 1988, tanggal 25 Mei, Brigadir Jenderal TNI (Purn) Ir. Soedarno Martosewojo, Keppres 151/M tahun 1984, tanggal 26 Juni, sampai dengan 1988, dan Ir. Wijarso 1978 - 1984

🌟 MIGAS DUA, 

Jabatan keramat sebagai persinggahan menuju puncak karir ASN . Sebutan tersebut bisa jadi disandang pada jabatan Sekretaris Direktorat Jenderal Migas (SDM). Tampuk kursi Pimpinan Tinggi Pratama di Direktorat Jenderal Migas ini telah menjadi jalan beberapa pejabat ke kursi Migas Satu/Direktur Jenderal MIGAS. 

Sebut saja Bapak Edy Hermantoro yang kemudian Migas Satu. Sebelumnya tercatat Bapak Rida Mulyana yang kemudian menjadi Dirjen EBTKE, sedangkan Bapak Waryono Karno dan Teguh Pamudji ke KESDM 3, atau Sekretaris Jenderal KESDM. 

Tercatat pula Bapak Rachmat Sudibjo melaju ke Migas Satu bahkan ke Kepala BPMigas. Tak lama ini, Bapak Susyanto melaju ke Sekretaris Kementerian BUMN. 

🌟 Direktorat Teknik Migas

Numenkelatur teknik dan pertambangan migas berkembang ke Teknik dan Lingkungan Migas. Berjejer enam belas nama Direktur pada masanya. Dua nama yakni Soepraptono Soeleiman dan Djoko Siswanto Promosi ke Jabatan Direktur Jenderal Migas. 

Berikut urut urutannya: Oetoyo Benyamin, R.O Hutapea, Soepraptono Soeleiman, Marzuan, Widartomo, Rivai hamzah, I Wayan Suryana, Indrayana, Suyartono, Bambang sumarsono, Edi Purnomo, Nariyanto Wagimin, Djoko Siswanto, Alfon Simanjuntak, Soerdjaningsih, Adi Wibowo

Otomasi Persuratan Kementerian ESDM

Integrasi persuratan dinas seluruh unit kerja di Lingkungan KESDM. 

[23/1 14.10] "Rul, sibuk ra kowe?. sek tak telp" kata senior melalui pesan singkat. Isi obrolan via telpon terkait penggunaan aplikasi persuratan. 

Singkatnya, Bapak Sekjen KESDM mengharap agar aplikasi persuratan dinas dapat segera di pergunakan di kantor Ditjen Migas. 

Jumat, 24 Januari 2020, aku pun memandu jalannya diskusi penggunaan aplikasi persuratan yang dihadiri lebih dari 20 orang sekretaris pimpinan dan petugas persuratan. 

Hasilnya adalah kesepakatan penggunaan aplikasi persuratan Versi PUSDATIN KESDM terhitung mulai hari Senin 27 Januari 2020. 

Berdasarkan arahan Bapak Sesditjen Migas (pembantu PLT Dirjen Migas dalam mendisposisi surat), "distribusi disposisi Menteri ESDM segera melalui aplikasi termaksud". Pun info dari para sekretaris pimpinan tinggi pertama dimana pejabat terkait telah mulai mempergunakan (konsekuensi PLT Dirjen Migas yang diisi oleh Bapak Sekjen KESDM) 

Mengurus surat berbasis aplikasi dapat dimulai dengan mengetikan alamat https://nadine.esdm.go.id/index.html

Manajemen pengguna pada aplikasi ini terbagi menjadi level penginput data surat (operator), level pemverifikasi surat masuk (pengawas), level user sekretaris dan level user pimpinan sampai dengan pelaksana.

Alur surat masuk

1. Operator surat masuk melakukan input data sesuai melalui jendela pemasukan data yang telah disediakan bersama file Pdf. Hal yang perlu diperhatikan Operator antara lain:

1.a. Surat masuk yang tertulis tujuan sesuai numenkelatur jabatan di lingkungan Ditjen Migas akan diterima oleh petugas persuratan di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 dan diproses di lantai 15 dibawah pengawasan jabatan kasubag tata usaha Ditjen Migas. 

1.b Surat masuk yang bersifat tembusan untuk Ditjen Migas, secara otomatis diterima pada username Pengawas Ditjen Migas.

 1.c Surat masuk dengan kondisi beberapa tujuan surat, diinput oleh operator surat pada kesempatan pertama. 

2. Pengawas melakukan verifikasi dan mengkategorikan isi surat. Jika terdapat perbaikan data surat, maka alur surat masuk kembali ke user operator untuk dilakukan perbaikan. Jika telah sesuai dengan Tata Naskah dinas, maka surat diteruskan ke user Pimpinan. 

3. User Sekretaris menerima pemberitahuan surat masuk yang telah diteruskan oleh user pengawas ke user pimpinan terkait. Notifikasi jumlah surat pada kotak masuk menunjukkan bahwa user pimpinan belum mendisposisi surat kepada jabatan setingkat dibawah.

Dalam hal surat telah terdisposisi, user sekretaris dapat memonitor melalui fitur jurnal disposisi.

Pengguna di atas yakni operator, sekretaris dan pengawas menjadi satu komunitas persuratan KESDM. 

Kumpulan beberapa peran diatas akan tertuju pada efektivitas dan efisiensi persuratan dalam mendukung berjalannya birokrasi.

Seiring berjalan penggunaan aplikasi oleh seluruh pegawai di Lingkungan Kementerian ESDM, akan mengantarkan pada kondisi perbaikan secara berkelanjutan.

Hal tersebut juga dilegitimasi dengan terbitnya Surat Edaran Sekretaris Jenderal KESDM tanggal 7 Januari 2020 tentang penggunaan aplikasi naskah dinas elektronik. 

Semua unit organisasi di lingkungan KESDM menggelar sharing session untuk komunitas persuratan. Pada bulan Februari 2020 pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) untuk urusan persuratan berpusat pada ttta cara implementasi aplikasi berbasis Web yang diyakini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas persuratan di seluruh lingkup KESDM. 

Ekspektasi para pengguna begitu tinggi, hingga pada Selasa 28 Januari 2020 menemukan kesepakatan untuk lebih bersabar dengan memberikan kepercayaan kepada PUSDATIN untuk terus melakukan penyesuaian kebutuhan sesuai alur persuratan di Lingkungan Ditjen Migas. 

Kendala yang mencuat dari setiap pertanyaan anggota komunitas persuratan KESDM dijelaskan oleh Pranata Komputer Pusdatin. Ujicoba aplikasi pada menu register surat menjadi dasar kesepakatan para pelaksana persuratan di Lingkungan Ditjen Migas. 

Pusdatin KESDM pun lebih membuka komunikasi untuk menerima masukan demi perbaikan dan pengembangan aplikasi selanjutnya.

Kesepakatan akhir Januari di Ruang Stretegis Lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo, "penomoran surat keluar berada di user operator yang dapat diperankan oleh user sekretaris. 

Kepercayaan pengguna atau komunitas persuratan KESDM pada aplikasi perkantoran yang telah diinisiasi oleh PUSDATIN KESDM menjadi momentum peningkatan efektivitas dan efisiensi perkantoran khususnya terkait pengurusan surat. 

Kepercayaan tersebut tentunya mempunyai harapan besar terkait integrasi antar unit utama yang terdiri dari Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan usaha serta pusat di lingkungan KESDM. Terutama integrasi Ditjen Migas dengan BPH Migas dan SKK Migas. 

Kebutuhan kecepatan distribusi surat sampai dengan arahan pimpinan di sektor migas dipengaruhi pada lokasi empat perkantoran migas yang melekat pada Gedung yang berbeda alamat. 

Gedung Kementerian dimana Menteri ESDM berkantor, Gedung Wisma Mulia dimana SKK Migas berada, Gedung BPH Migas di Tendean dan Gedung Ibnu Sutowo sebagai perkantoran Ditjen Migas. 

Jumat, 7 Februari 2020 menjadi kali ketiga, berdiskusi bersama komunitas persuratan lingkup Ditjen Migas. Topik alur diskusi tentang alur surat masuk dan surat keluar yang menjadi tugas user operator.

Operator merupakan istilah yang dipergunakan di aplikasi naskah dinas elektronik untuk mewakili pengadministrasi persuratan/arsiparis. Operator tersebar di tiap jenjang unit organisasi lingkup Kementerian ESDM. 

Sebelum terjadi integrasi persuratan atau penggunaan aplikasi persuratan, benar dan tidak nya hasil kerja penginputan data surat masuk dan register Surat keluar dikoreksi oleh Kasubag Tata Usaha pada unit yang membawahi petugas operator. 

Contohnya pengadministrasi persuratan/arsiparis (yang bertindak selaku user operator) di Ditjen Migas hanya diawasi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.

Kini, setelah adanya integrasi persuratan, bukan hanya kasubag tata usaha di Ditjen Migas saja, namun kasubag tata usaha unit lain (bertindak sebagai user pengawas) dapat mengawasi benar dan tidaknya proses input data surat dan register Surat. 

Pengadministrasi persuratan (User operator) mempunyai banyak atasan langsung. Bukan satu orang Kasubag tata usaha, namun beberapa kasubag tata usaha di Lingkup Kementerian (yang bertindak selaku user pengawas) 

Alur persuratan pada aplikasi persuratan secara online di Kementerian ESDM, menampakkan gejala di atas. Tentunya kejadian di atas melebihi dari standar baku tata naskah dinas yang saat ini disepakati. 

Sebagai data perbaikan, tulisan ini akan menjadi usulan perbaikan alur surat masuk dengan pengkondisian tertentu. 

Contoh: Data input Surat masuk yang telah dikoreksi oleh Kasubag TU Ditjen migas masuk ke ke operator Ditjen Migas. Meski penginput data surat berada di operator pada unit kerja lain. 

Kondisi saat ini, misalnya pak sumarjo selaku operator di Sekretaris Jenderal melakukan kesalahan penginputan data surat yang ditujukan ke Direktur Jenderal Migas, maka koreksi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas kembali ke pak sumarjo (selaku operator Sekjen) 

Pada surat yang ditujukan Ditjen Migas, Operator Ditjen Migas lah yang harus memperbaiki kesalahan data input. Dengan pengkondisian alur surat masuk tersebut,  operator Ditjen Migas selaku penerima surat akan memudahkan dalam pengecekan fisik surat. Surat yang datang ke kantor Migas dalam bentuk fisik kertas pun perlu segera didistribusikan ke unit terkait (jika sangat penting). 

ALUR SURAT KELUAR

Pada alur surat keluar,  user operator yang mempunyai kewenangan mentransmisi atau menyampaikan surat tanpa melalui pengawasan kasubag tata usaha, menjadi kasus penyimpangan tata naskah dinas. 

Otomasi transmisi/distribusi surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tentunya perlu pengaturan dalam sistem agar terlebih dahulu diawasi oleh Kasubag Tata Usaha sebagai user pengawas.

Rabu, 12 Februari 2020

Di Gd Pusat Arsip Kementerian ESDM, terjadi forum komunitas persuratan lingkungan KESDM. Para peserta dalam kedudukan tenaga suporting manajemen /layanan perkantoran berasal dari satuan kerja atau unit utama antara lain, Sekretariat Jenderal KESDM, Ditjen Migas, Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, BPSDM, Balitbang, Sekretariat Jenderal Dewan Energi Nasional, SKK Migas, dan BPH Migas. 

Babak baru persuratan KESDM dalam kerangka pelaksanaan urusan ketatausahaan dengan Pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) untuk meraih integrasi birokrasi yang efektif dan efisien. 

Kehadiran sarana mail Handling berupa aplikasi berbasis Web pada pekan kedua menerabas kebiasaan pengurusan surat di masing masing satuan kerja di Lingkup KESDM. 

Selain itu, integrasi persuratan dengan TIK menjadi arena pengujian norma standar dan kriteria yang bukan hanya dikuasai ilmu terapan tertentu atau hasil kesepakatan para pemilik bisini proses namun juga menghadirkan PARADIGMA baru yakni pendekatan intelegensia. 

Aplikasi yang digawangi Pusdatin dengan counterpart pemilik proses bisnis Biro Umum KESDM ini menjadi wujud nyata paradigma intelegensia. 

Babak baru dengan tantangan yang berbeda tatkala menempatkan kapasitas Pusdatin sebagai unit IT level Kementerian.

Konsep E Gov yang telah lama terdengar sejak tahun 2003 akan terus tergerus jika tanpa mempersilahkan Unit Pusdatin untuk mengambil peran dari tiap pengembangan aplikasi perkantoran di birokrasi.

istilah "intelegensia" sebagai paradigma, semakin berkembang setelah paradigma kekuasaan (era orde baru), paradigma kesekapakat bersama /regulasi (era reformasi) . Belum lama ini kita juga denger dan baca di media tentang diskusi "artifisial intelegensi" yang jadi topik diskusi sebagai pengganti pejabat administrator (3&4) tatkala kebijakan pemangkasan birokrasi disampaikan oleh Presiden RI. 

Pengaruh Teknologi Informasi dalam wujud aplikasi begitu sangat masif hingga mampu merubah wajah sebut saja di area tukang ojek, belanja, traveling, kuliner. 

Begitu juga nantinya akan terjadi di persuratan KESDM dimana tergambar dari forum hari ini. Semangat kebersamaan petugas suporting manajemen lintas satker dalam menyambut integrasi persuratan dengan pemanfaatan TIK sebagai sarana mail Handling.

Register surat masuk 

[21/2 18.48] Kasubag TU Menteri "coba itu WAG dicarikan solusi, setiap hari permasalahannya sama..hanya pelakunya aja yg bergantian..🤦🏻‍♂" 

Membaca pesan tersebut, logikaku berjalan sebab dan akibat. Nalarku pun sampai pada keterhubungan antara solusi dengan masalah. Bahkan mempergunakan prasangka, jangan jangan kita masih bermasalah dalam mendefinisikan tujuan dengan metode dan sarana yang kita tetapkan. 

Apa sih tujuan pengurusan surat itu? Bagaimana menyikapi integrasi persuratan via aplikasi berbasis web sebagai satu metode dalam pencapai tujuan persuratan? Untuk tujuan apa menerjang norma kesepakatan (permen esdm terkait tata naskah dinas eksisting) dengan sarana pemanfaatan teknologi komunikasi? Atau masihkah kita punya cara baca aturan teknis tata naskah dinas yang otoriter dan terlalu kaku serta belum siap berubah? 

Masuk pekan ketiga, integrasi persuratan KESDM berwajahkan kendala registrasi surat masuk. Kendala tersebut menjadi dampak perubahan kebiasaan registrasi naskah dinas yang menjadi persyaratan keabsahan (UU. No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan). 

Apakah perubahan itu?

Kondisi sebelumnya : kewajiban untuk meregister arsip/surat dibatasi oleh unit organisasi. Pada tiap unit organisasi melaksanakan pengagendaan surat masuk. 

Pada kondisi ini, kriteria keabsahan arsip/surat dalam tinjauan unit organisasi. Adalah menjadi fungsi unit tata usaha pada tiap unit organisasi untuk menjaga keabsahan arsip/surat dengan usaha meregister/pencatatan. 

Kondisi saat ini (Integrasi persuratan) : metode mail Handling atau pengurusan surat berbasis aplikasi Web menuntut pembatasan satu kali register untuk lintas unit organisasi (seluruh unit utama di lingkungan KESDM). Proses pengagendaan surat hanya dilaksanakan pada peran pengguna yang disebut "operator". Si penginput surat harus berhadapan dengan sistem komputer yang dapat membaca jika surat telah teregistrasi.

Penulis berpendapat bahwa secara kebijakan persuratan yang berlaku di KESDM, satu pencatatan surat untuk lintas unit organisasi merupakan kesalahan penterjemahan norma ke dalam sistem persuratan berbasis web. Jika konsep integrasi persuratan lebih diutamakan untuk tujuan yang lebih baik ketimbang norma dalam kebijakan teknis persuratan, maka diperlukan antisipasi kondisi pada sistem komputer. 

Sistem komputerisasi dengan integrasi yang terhubung dengan Internet merubah paradigma seluruh aspek kehidupan. Penulis mendukung integrasi untuk meraih perubahan persuratan KESDM ke arah yang lebih baik. 

Namun demikian, perlu pendalaman konsep batasan unit organisasi yang menjadi kriteria keabsahan arsip/surat. Semua orang pun akan menerima bahwa tradisional method dalam persuratan pun harus berganti kepada modern method. 

Dalam integrasi persuratan, bisa jadi sudah tidak lagi mengenal batasan unit organisasi dalam pengagendaan/register surat masuk. Satu data register surat masuk akan secara otomatis ditransmisikan dan dapat dipergunakan oleh eluruh unit organisasi.

Sampai disini, aku pun mendapat kesimpulan sementara tentang tujuan persuratan via integrasi atau metode aplikasi berbasis web yakni memangkas pekerjaan staf tata usaha di seluruh unit organisasi pada lingkup KESDM. 

Jika kondisi tersebut merupakan tujuan adanya integrasi persuratan KESDM, maka kondisi saat ini telah berada pada jalur yang tepat. Pekerjaan pencatatan surat masuk akan semakin berkurang dengan kedudukan pengguna yang disepakati sebagai "operator" yang tersebar bukan hanya di unit tata usaha saja, namun dapat berada di tiap level organisasi pada Kementerian ESDM.

Data pengalaman empirik pengembangan aplikasi surat berbasis web di Ditjen Migas :

Sebelum 2015, Unit organisasi Ditjen Migas telah mengalami hal yang serupa dengan gambaran kondisi kendala register surat masuk. Meski telah diatur pada norma persuratan internal Ditjen Migas dan keberadaan sistem informasi persuratan dinas (tahun 2003 s.d.2014), praktik pencatatan/register arsip/surat masih terlihat berulang. 

Petugas surat pada ruang kerja Dirjen/Direktur/Sesditjen Migas, melakukan pengagendaan surat masuk meski telah diregistrasi oleh unit tata usaha Ditjen Migas dengan sistem persuratan berbasis web (intranet). Bukti pencatatan tersebut adalah terdapat buku agenda surat masuk yang penulis dapati di tiap ruang kerja pimpinan tinggi. 

Bukti selain buku agenda, pada arsip surat masuk sebelum tahun 2014 melekat dua formulir penyelesaian surat masuk /selendang surat yakni versi unit tata usaha Ditjen Migas dan versi sekretariat pimpinan tinggi (madya dan pratama) 

Jika dikembalikan pada norma di kebijakan teknis persuratan, terjadi ketidaksesuaian praktikregistrasi /pencatatan arsip/surat. Namun demikian, praktik pencatatan tersebut menjadi benar tatkala alur surat internal. 

Berdasarkan pengalaman tersebut, pengembangan aplikasi persuratan berbasis web di tahun 2011 - 2014 menetapkan tujuan untuk mencegah terjadinya duplikasi register/pencatatan arsip/surat.

Munculnya user level yang kemudian disebut dengan "operator", "pengawas" dan "sekretaris" memiliki latar belakang dari permasalahan duplikasi register/pencatatan arsip atau surat masuk.

Meski terdiri dari tiga peran, sejatinya hanya pendefinisian kewenangan tata usaha Ditjen Migas. Ketiga user level tersebut menjadi pintu pertama dari keabsahan arsip sebelum data surat ditransmisikan pada pengguna sebenarnya. 

Karena tujuan sebenarnya dari urusan persuratan adalah bentuk dukungan manajemen internal pimpinan tinggi atau unit organisasi. Inti urusan persuratan berada di user pimpinan, bukan di tingkatan unit ketatausahaan. 

Untuk tujuan yang lebih besar yakni bentuk dukungan manajemen internal maka ditentukan peran petugas Sekretariat pimpinan tinggi untuk ikut dalam proses pelaksanaan urusan ketatausahaan cq. Pencatatan surat masuk 

Pekerjaan pencatatan surat masuk pada buku agenda di tiap Sekretariat pimpinan tinggi sampai dengan sekretariat pejabat administrator oleh petugas persuratan diterjemah dengan user "sekretaris" dan user "pengadministrasi unit eselon 3" .

Kemudian peran pengguna yang disebut "operator" hanya dimiliki oleh kelompok kerja pada unit tata usaha Ditjen Migas semata. Peran operator ini dilaksanakan oleh 4 sampai dengan 8 orang dengan jabatan dan tingkat pendidikan serta pengalaman kerja yang berbeda beda. Hasil kerja berupa data register surat/arsip. 

Data register surat/arsip  staf tata usaha Ditjen Migas akan diawasi dan dikoreksi oleh pejabat pengawas atau Pejabat eselon 4 sebelum nantinya diteruskan kepada penerima surat sesuai tujuan surat melalui user sekretaris dan user pengadministrasi eselon 3. 

Kesimpulan

Di tulisan yang terbatas ini, aku hanya akan menarik satu kesimpulan sempit dari pertanyaan seorang Kasubag TU Menteri. Mungkin tidak akan menjawab dan memberi solusi atas permasalahan integrasi persuratan KESDM yang baru berumur 3 pekan. 

Berikut poin poin kesimpulan umum, semoga dapat memberi gambaran dan dapat menyampaikan apresiasi kepada Kasubag TU Menteri yang terus berharap bertemunya solusi atas permasalahan register/pencatatan arsip atau surat masuk. 

Perlunya menilik kembali tujuan integrasi persuratan KESDM. Apakah hanya bertujuan pemangkasan pekerjaan ketatausahaan? 

Pengembangan aplikasi harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan ketatausahaan, bukan hanya mengurangi beban pekerjaan pencatatan arsip/surat yang berulang, namun lebih kepada penyediaan sarana dalam mempercepat dan mendokumentasikan data register /pencatatan arsip atau surat.

Yuk.. kembali kita diskusikan tentang alur data surat dengan pembatasan unit organisasi. Kebijakan teknis persuratan sejak dulu yang berlaku di KESDM berpegangan pada batasan perkantoran yang tercermin pada unit utama eselon 1. Bisa jadi nanti akan berubah, namun kondisi saat ini, keberadaan kasubag tata usaha dan stafnya tersebar di tiap unit organisasi. 

Menunjuk poin ke-3, apakah iya...kita langsung menggabungkan tugas dan fungsi masing masing kasubag tata usaha lintas unit organisasi. Sedangkan ada norma organisasi dan kepegawaian pada kedudukan unit tata usaha untuk tiap jenis unit organisasi yang berbeda beda. 

Faktanya, bentuk organisasi sangat berpengaruh pada mekanisme penyelesaian pekerjaan ketatausahaan. Beberapa bentuk organisasi di KESDM antara lain Direktorat Jenderal, Sekretariat Jenderal, Badan, dan inspektorat Jenderal. Coba perhatikan kedudukan kasubag tata usaha pada tiap bentuk organisasi tersebut, pastinya akan berbeda. 

Akhirnya, aku pun terus mengajak untuk menikmati proses integrasi persuratan KESDM. Sebagai penutup, beberapa saran berikut ini pasti akan sama yang ada di benak para pejabat urusan ketatausahaan. 

Hidupkan lagi tim kecil yang terus mengawal dengan diskusi perbaikan sistem maupun proses bisnis (Biro Umum & Pusdatin)

Dokumentasikan tiap kesalahan bukan hanya menjadi pelajaran, namun perlu dikroscek langsung kepada staf penanggungjawab user/pengguna

Segera implementasi perbaikan bisnis proses kepada sistem dengan otorisasi Bapak Sekretaris Jenderal (dapat melalui surat edaran) 

Terus berkarya dalam menangkap perubahan untuk kemajuan meski harus merevisi kebijakan teknis persuratan(permen/kepmen/surat edaran) 

Selasa, 25 Februari 2020 

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memerlukan proses pembiasaan dan pemahaman oleh si pengguna. Adanya sharing session yang rutin digelar menjadi forum untuk menembus proses pembiasaan dan pemahaman antar pengguna.

Hal tersebut menjadi tujuan dari gelaran sosialisasi pengguna aplikasi naskah dinas elektronik pada unit organisasi Ditjen Migas. Aplikasi persuratan berbasis web versi Pusdatin KESDM yang telah di otorisasi oleh Sekretaris Jenderal KESDM sebagai sarana perkantoran untuk seluruh unit organisasi di instansi /KESDM

Sebagai bentuk perhatian pelaksanaan arahan pimpinan, sub bagian tata usaha pada bagian umum kepegawaian dan organisasi Ditjen Migas melalui Surat Undangan Sesditjen Migas mengundang seluruh pelaksana teknis dalam penggunaan sarana mail handling atawa pengurusan surat yang terintegrasi lintas unit organisasi di lingkungan KESDM. 

Bertempat di Wisma Energi, pertemuan/forum para pelaksana teknis persuratan tersebut menjadi keempat. Kesimpulan yang disepakati adalah perlunya penyamaan persepsi dan pemahaman fungsi fungsi aplikasi persuratan dari pengguna "operator" dan "sekretaris" serta "pengawas" sehingga dapat memetakan permasalahan yang lebih tepat. 

Asumsi yang dipergunakan adalah, barangkali para pengguna belum secara maksimal dalam memahami fungsi yang melekat pada aplikasi sehingga masih memunculkan banyak permasalahan dalam pengurusan surat. Dengan kata lain, pertemuan keempat ini lebih menggali pemahaman dari tiap tiap pengguna sesuai level manajemen user untuk dapat dijadikan bahan sharing session

Selain itu, pada kesempatan hari ini, unit tata usaha Ditjen Migas menyampaikan hasil pertemuan pada tanggal 12 Februari 2020 yang diadakan oleh Biro Umum. 

Berikut riwayat pertemuan/forum persuratan tahun 2020 yang terselenggara sebagai bagian dari proses menyambut integrasi persuratan KESDM. 

1. 24 Januari 2020 bertempat di Ruang Rapat Wijarso yang menghasilkan kesepakatan terhitung mulai tanggal 27 Januari 2020 beralihnya sarana persuratan dari aplikasi Versi Migas ke versi Pusdatin KESDM
2. 28 Januari 2020 di Ruang Strategis Gd. Ibnu Sutowo yang menghasilkan kesepakatan pencatatan surat masuk dan keluar oleh pengguna yang disebut dengan "operator". Para sekretaris pun mempunyai 2 peran yakni sebagai pengguna "sekretaris" dan pengguna "operator" 
3. 7 Februari 2020, di tempat yang sama disepakati oleh para pelaksana teknis persuratan pada sekretariat pimpinan untuk lebih memperhatikan pemilihan jenis naskah dinas
4. 12 Februari 2020 di Gedung Pusat Arsip Pondok Ranji melalui inisiasi Biro Umum KESDM, menginventarisir permasalahan dari setiap unit organisasi di lingkungan KESDM

Integrasi persuratan KESDM, 2 Maret 2020 

Menapaki sebulan berlangsungnya integrasi Persuratan KESDM via aplikasi berbasis web, memunculkan kegemesan baik sebagian pihak. "gemes" untuk menyikapi harapan CeCeP (Cepat Cermat dan Produktif) terhadap perubahan fundamental pada urusan administrasi perkantoran.

Harapan kehandalan sarana mail handling dapat menjadi alternatif oleh pengguna yang notabene aparatur sipil negara di Kementerian ESDM. 

Kemudian muncul lah suatu pertanyaan, bagaimanakah monitoring kehandalan sarana mail handling berbasis Web yang terhubung secara Internet tersebut untuk disebut CeCep?? 

Berikut sedikit sudut pandang terkait hal tersebut. Aku mulai dari kehadiran aplikasi persuratan dinas secara elektronik yang dilaunching dengan surat edaran bertanda tangan atas nama menteri ESDM pada awal tahun 2020. 

Pada redaksi Surat Edaran termaksud, secara lugas tertulis mewajibkan seluruh pejabat dan pegawai di Lingkungan KESDM dalam pengelolaan naskah dinas. Dasar hukum terbitnya surat edaran tersebut adalah Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tahun 2011 dan tahun 2018 terkait Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintah dan Pedoman Sistem Evaluasi Pemerintahan berbasis Elektronik. 

Sedikit menyinggung dasar hukum termaksud, menurutku sebetulnya urusan naskah Dinas di Intansi Pemerintah seyogyanya bergeser kepada Peraturan Pemerintah nomor 28 tentang Pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan. Atau kemudian di tahun 2018 harus merujuk pada Perpres nomor 95 tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE).

Pun halnya jika kita sedikit menengok kebelakang di tahun 2008 terkait dengan UU tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dan di penghujung tahun 2019, disahkan aturan pelaksana yakni Peraturan Pemerintah Nomor 71 tahun 2019 yang mengubah PP sebelumnya tahun 2012 terkait Penyelenggaraan dan Sistem Transaksi Elektronik. 

Dalam tulisan ini, aku tidak memperdalam dan mempermasalahkan dasar hukum namun agar sarana persuratan tersebut cepat dipergunakan oleh pejabat dan pegawai di lingkungan KESDM.

Setelah cepat dipergunakan, apakah dapat membantu kecermatan para pengguna untuk melakukan registrasi, distribusi surat dinas??? 

Kebutuhan para pengguna atas sarana mail handling atau yang lebih tenar dengan sebutan panatausahaan persuratan berasal bukan hanya dari para pegawai urusan surat dinas.

Pada level manajerial, untuk tujuan kecepatan penyampaian informasi surat, bisa jadi masih belum dapat menggantikan dari penggunaan Whatsapp. Tatkala kemampuan Whatsapp tidak dapat di Adobe oleh sarana mail handling, maka jangan terlalu berharap lebih.

Pegawai dan pejabat pada level manajerial di KESDM lebih banyak memanfaatkan aplikasi Whatsapp. So, apalagi yang akan dituju dengan integrasi persuratan KESDM? 

Kecermatan dalam mendisposisi pun masih terkendala dengan pengaturan sistem. Misalnya saja untuk satu pejabat pengawas dalam unit eselon 3 yang sama dalam memberikan disposisi kepada bawahan meski lintas unit kerja level eselon 4.

Sarana persuratan termaksud belum lah mengakomodir (proses development oleh Pusdatin) Perbaikan sistem untuk menunjang distribusi persuratan dinas perlu dipertegas kembali. Tatkala beberapa masukan telah disepakati, maka seharusnya tidak menunggu lama untuk dimplementasikan ke dalam sistem komputer.

Kita perlu mendudukan kembali bahwa pemahaman alur surat dari atas ke bawah disebut dengan alur disposisi. Sedangkan alur surat ke samping pada level manajerial yang sama disebut dengan alur penerusan surat.

Bahkan kedepan, seiring dengan perubahan organisasi, alur persuratan pun diprediksi dapat bergerak secara diagonal (dalam koordinasi kelompok kerja yang sama). 

Kecermatan tim pengembang (Pusdatin dan Biro Umum KESDM) untuk menyediakan sarana persuratan dituntut bermuara pada produktifitas kinerja organisasi. Bukan semata pada batasan organisasi namun berbasis kebutuhan para pengguna. 

5 Maret 2020 

Akun pengguna aplikasi persuratan 

[2/3 12.02] putri Fikdiani: "siang Mas Nurul, terkait SK Mutasi dari Biro Hukum pada Sekretariat Jenderal ke Direktorat Jenderal Migas, Pak kepala Bagian Hukum Sesditjen Migas meminta agar akun ku di aplikasi persuratan disesuaikan 🙏, terima kasih"

Pesan singkat tersebut membawa asumsiku bahwa integrasi aplikasi perkantoran di Lingkungan KESDM masih butuh proses. Sampai kapan kita harus menunggu wujud integrasi dengan hasil otomatisasi????

Sesuai data personal yang dilampirkan untuk permintaan penyesuaian akun, SK Mutasi terhitung mulai tanggal 1 Maret 2020. Sehari selepasnya pun, pegawai yang bersangkutan menyampaikan kepadaku dan langsung aku teruskan ke petugas admin aplikasi persuratan pada Pusdatin KESDM. 

[2/3 13.08] Admin Aplikasi Persuratan: Dr sipeg aj hrsnya ud update si pak, Blm berubah kah? Saya cek dari db replikasi, di sipegnya blm Update. 

Pemikiran ku menjadi benar, bahwa aplikasi persuratan dinas memerlukan konfirmasi dari admin SIPEG. Sejauh mana konfirmasi tersebut agar tiap pegawai mendapat kecepatan penyesuaian akun pada aplikasi persuratan? 

Apakah secara otomatis atau perlu dikonfirmasi kembali oleh admin aplikasi persuratan dinas? Dari permintaanku sebelumnya dimana atas nama arif yang mendapat SK mutasi antar unit eselon 4 pada unit kerja eselon 3 yang sama, telah di kabulkan oleh admin aplikasi persuratan dinas. Itu pun, sang admin harus menghubungi admin SIPEG. 

Pun hari ini, [5/3 14.28] "Siang om nurul, ini ada satu staf yang belum terdaftar di aplikasi persuratan dinas. Atas nama Pribadi IF di bawah pejabat pengawas kasie pengolahan minyak bumi. 

Pada akhir tulisan ini, pantaskah kita bertanya kembali, apa yang akan dituju, dengan menetapkan single ID aplikasi persuratan sesuai dengan SIPEG? Masihkah relevan dengan tujuan otomatisasi?? Dinamika cepatnya rotasi Mutasi pegawai di lingkungan KESDM pun tak dapat tertangkap oleh otomasi persuratan via Integrasi persuratan KESDM. 

Meluncurnya SK Mutasi atau SK pengangkatan PNS seorang pegawai harus menunggu konfirmasi dari admin SIPEG. Terang butuh pengaturan dan konfirmasi, namun apakah perlu tiap kali ada perubahan harus diawali dengan menyampaikan pesan ke admin aplikasi persuratan?? 

Kapan otomasi dapat membantu pegawai? Selain aplikasi persuratan dinas, terjadi juga pada aplikasi perjalanan dinas yang belum terintegrasi dengan SIPEG. Pencatatan perjalanan dinas belum secara otomatis mengirimkan notifikasi perbaikan kehadiran pegawai.

Si pegawai yang bersangkutan masih harus dituntut untuk mengajukan perbaikan kehadiran. Bisakah otomatisasi membantu pegawai agar tidak memunculkan beberapa kejadian potongan nilai tunjangan kinerja pada pegawai???

17 Maret 2020 

Konsep Otomasi

Gagal Paham nya pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) adalah mis dalam memahami konsep otomasi. Sejak awal taun dua ribuan, konsep otomasi telah menjadi hit sebagai sarana menggapai efektif proses bisnis. 

Pun pada kearsipan Cq. Persuratan, otomasi dimanfaatkan sebagai sarana untuk membantu dalam pengendalian surat (Mail Handling). Beban kerja persuratan yang ditangani beberapa orang dapat ditangani dengan satu petugas yang dilengkapi sarana otomasi.

Sarana otomasi akan mereduksi beban pencatatan surat masuk pada surat yang begitu banyak. Pun dengan kontrol sistem komputer, pencatatan surat keluar pun lebih mudah teratur.

Yang patut menjadi perhatian dari otomasi adalah dokumentasi persuratan yang selama ini mengandalkan buku agenda sebagai metode konvensional dapat lebih berjalan lebih lengkap. 

Dokumentasi persuratan via sarana otomasi, mempermudah dalam penelusuran surat. Untuk kepentingan filling pun, lebih memudahkan. Filling yang bertujuan kecepatan akses, bukan filling sebagai usaha pelaksanaan kearsipan konvensional. 

Sebetulnya, apa sih otomasi itu????  Dan apa beda dengannya dengan persuratan elektronik?. Proses bisnis surat elektronik secara total tidak menggunakan media konvensional berupa kertas dan tinta pulpen (sebagai pengesahan surat). 

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam proses persuratan yang belum secara total meninggalkan media konvensional berupa kertas, dapat disebut otomasi. 

Akhirnya, tulisan ini mengantarkan pemahaman pribadi bahwa konsep otomasi berbeda dengan persuratan elektronik atau naskah dinas elektronik. Apapun sebutan aplikasi persuratan jika masih mempergunakan metode konvensional, sepatutnya untuk memperhatikan Norma Standar Prosedur dan Ketentuan (NSPK) persuratan atau tata naskah dinas yang berlaku. 

Toh otomasi hanya suatu pendekatan dan bukan menjadi proses bisnis yang baru dimana sebelumnya belum pernah ada. 

Semoga berguna 

Daftar Usul Penetapan Nilai Kinerja (DUPNK) ARSIPARIS

Noto Serif", serif; width: auto !important; height: auto !important;">Bagian 1

Pada bulan Januari di tiap tahunnya, arsiparis akan dievaluasi untuk pelaksanaan tugas jabatan arsiparis pada tahun sebelumnya sesuai jenjang jabatan (peraturan ANRI no. 4 tahun 2017).

Namun demikian sayang sungguh sayang, habit penyusunan DUPNK masih mempergunakan sistem lebut beberapa hari.

Pun aku, pikiran sudah tidak bisa konsen lagi untuk mengolah arsip. Terlebih setelah secara resmi mendapat kiriman surat pemberitahuan dari analis kepegawaian di kantorku.

Kebiasaan menenggelamkanku diri pada pengolahan arsip belum dibarengi dengan penyusunan dokumentasi kegiatan di tiap akhir bulan atau ditiap akhir pengolahan pada jenis arsip tertentu.

Meski tahun 2018 pernah mendokumentasikan kegiatan kearsipan di dalam buku kerja arsiparisn, namun terlewat untuk tahun 2019. Semakin dekat dengan batas waktu penyerahan ke analis kepegawaian pada tanggal 20 januari 2019, membuatku melepaskan tumpukan arsip arsip di ruang olah.

Untuk itulah pada minggu ini kuberi judul penyusunan DUPAK. Mungkin akan sama dengan temen temen pembaca sesama arsiparis. Atau bisa jadi kalian sudah selesai dimana pada umumnya paling telat berada pada tanggal 10 Januari.

“Paling banyak hanya butuh 2 hari saja untuk menyusun Dupak” pikirku sembari terus memilah arsip di ruang olah. Eh ternyata hari ini, ku sentuh isian buku kerja arsiparis melalui jejak digital blog yang biasa kuunggah tiap hari, cukup melenyapkan setengah hari kerja.

Selain harus memperhatikan jadwal atasanku karena butuh tanda tangan untuk Pengesahan. Aku masih harus menerima penugasan untuk rapat di luar kantor.

Pada tahun 2018, aku senantiasa mencatat setiap kegiatan ke dalam buku kerja arsiparis. Namun sejak fokus ke ruang olah, aku jarang membuka komputer. Risih dalam otaku meski jejak digital dapat aku telusuri kembali rekaman kegiatan ku selama tahun 2019.

Jeda siang ini kusempatkan untuk kembali meninggalkan jejak digital, bercerita tentang evaluasi pelaksanaan tugas jabatan arsiparis, mungkin ada yang lupa kalo keberadaan arsiparis di instansi pemerintahan dipayungi oleh Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 48 tahun 2014 dan diubah kembali dengan nomor 13 tahun 2016???

Teman teman pastinya sudah sering membaca Peraturan termaksud y… Aturan yang mau tidak mau harus sering dibuka kembali meski masih ada dua peraturan ANRI pada tahun 2017 sebagai aturan teknis nya.

Pada bulan Oktober 2019, aku turut mengikuti acara kearsipan yang diselenggarakan oleh Biro Umum KESDM yang mengulas dan berisikan workshop tata cara pengajuan DUPAK arsiparis melalui tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/31/kinerja-arsiparis-itu-melayani/

Penyampaian Daftar Usul Penetapan Nilai Kinerja arsiparis melampirkan SKP Arsiparis yang telah disetujui/ditetapkan pimpinan unit kerja, rincian bukti kerja arsiparis sesuai dengan Standar Kualitas Hasil Kerja sebagai realisasi target kinerja dan surat pernyataan melakukan kegiatan (SPMK) yang ditandatangani oleh pejabat penilai sesuai pelaksanaan tugas pokok dan tugas tambahan.

BAGIAN 2

📚 Buku Kerja Arsiparis atau Catatan yang berisikan tabel dengan isian kolom “hari dan tanggal”, kolom “kegiatan” kolom “kuantitas//kualitas//waktu” dan kolom “persetujuan pimpinan unit kerja” akan menjadi penghibur kala tidak mendapatkan nilai kerja kearsipan.

“kalo telat ngumpulin sama dengan tidak dinilai alias seolah setahun tidak kerja (contohnya saia😅)” tulis arsiparis Mahkamah Konstitusi.

Aku pun pernah, namun bukannya telat. Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK) ditolak karena kurangnya persyaratan administrasi.

Tidak diterima nya DUPAK (saat itu, sebelum sekarang yang diberi nama DUPNK) di meja penilai, maka disampaikan kembali kepadaku oleh tim Sekretariat tim penilai. Baik nya temen temen tim Sekretariat penilai kepadaku 

Kejadian itu membuat berasa diri “seolah olah tidak melakukan apa apa di kantor”. Aku pun merasa bersalah dengan gaji serta tunjangan yang kita dapatkan. Endingnya menjadi tekanan batin y…😄 😄

Berbagai usaha untuk membela “rasa bersalah” akhirnya didampingi pejabat pengawas kepegawaian menyambangi kantor pembina kepegawaian (kantor tim sekretariat penilai instansi) dengan hasil tetap tidak dapat diterima berkas pengajuan DUPAK dan disarankan diajukan secara lengkap pada penilaian periode berikutnya. toh waktu penilaian juga sudah berakhir

Itu dulu y….ternyata sekali mengalami penolakan tidak berasa bersalah di kedua kalinya. DUPNK ku ditolak karena waktu itu masa transisi. Aku stel yakin kalo tim penilai instansi telah menerapkan sistem penilaian arsiparis yang baru.

Ternyata format terbaru dari DUPAK ke DUPNK akan diterapkan pada periode berikutnya. Berkas pun kembali ke tangan saya. Aku tak merubah namun menyampaikan pada periode penilaian berikutnya.

Ternyata y…. Berasa seolah tidak kerja itu hanya perasaan. Hasil kerja yang telat diajukan atau ditolak dapat kita ajukan pada penilaian periode berikutnya. Dan buku kerja arsiparis yang telah ditandatangani pimpinan unit kerja sebagai penghibur rasa “bersalah” tatkala tidak mendapatkan nilai angka kredit.

Dalih dapat diajukan pada penilaian periode berikutnya menjadi harapan bagi buku kerja yang senantiasa kita isi secara rutin. Meski terasa rugi disaat penilaian kinerja kearsipan hanya berlangsung sekali dalam satu tahun. Berbeda dengan rezim DUPAK yang tidak menunggu lama karena dua kali masa penilaian.

Wajar tatkala berasa ganjil di dalam hati, dikarenakan tidak mengajukan DUPAK atau di kearsipan disingkat dengan DUPNK, kemudian akan menyisakan tekanan batin karena gaji dan tunjangan sudah dipergunakan untuk menopang hidup keluarga.

Namun demikian, jika kita telat atau ditolak sehingga urung terevaluasi pelaksanaan tugas jabatan kita sebagai arsiparis, tak perlu ada lagi rasa seolah tidak kerja selama satu tahun. Buku kerja dan periode penilai berikutnya menjadi pelipur perasaan itu😊

Otak ini kemudian berfikir agak keluar kotak dan memikirkan lebih dalam makna penilaian kerja arsiparis. Otak ini mencari justifikasi untuk semakin memantabkan semangat kerja kearsipan.

Tatkala arsiparis tidak mendapatkan nilai, toh layanan kearsipan sudah berjalan. Meski bukti kerja tidak diajukan sebagai DUPNK, toh kearsipan dikantor tetap bergerak sesuai kedudukan kearsipan di masing masing unit kerja.

Kemudian terdengar di kuping 👂 dan terlihat dengan mata kepala sendiri bahwa bukti kerja yang tertulis di DUPNK dan sampai ke meja tim penilai, belum tentu mencerminkan realitas kearsipan sebenarnya.

Kenapa?

1. tidak semua aktivitas kearsipan yang telah dilaksanakan sesuai dengan jenjang jabatan, namun tetap dilakukan demi berjalannya layanan kearsipan

2. Ketiadaan arsiparis pada jenjang jabatan yang sesuai dengan aktivitas kearsipan namun ada penugasan pimpinan /organisasi

3. Tidak dapat diajukan sebagai bukti kerja pada DUPNK karena perbedaan kelompok jabatan arsiparis

4. Banyak penugasan pimpinan meski tidak terkait dengan kearsipan yang harus tetap dilaksanakan

5. Rincian tugas arsiparis telah dibatasi sesuai jenjang jabatan jabatan dan dipersyaratkan uji kompetensi demi menjamin kualitas hasil kerja.

6. Banyak arsiparis yang hanya mengumpulkan bukti kerja demi kepentingan mendapat nilai saja tanpa menyentuh aktivitas kearsipan

7. Ketidakberdayaan pembinaan fungsional terhadap penetapan penilaian yang ditengarai hanya mengada ada (ada bukti kerja, tapi tiada konfirmasi lapangan)

Dan masih banyak lagi sebagai alasan untuk menganggap bahwa evaluasi pelaksanaan tugas arsiparis hanya menjadi salah satu area untuk merengkuh evaluasi kearsipan secara keseluruhan.

Bahkan disaat kita memperhatikan standar kualitas hasil kerja kearsipan , kita akan diperlihatkan ketidaksesuaian antara norma hasil kerja dengan ketersediaan beban kerja di unit kearsipan.

Munculnya pertanyaan “Apakah evaluasi pelaksanaan tugas jabatan fungsional dapat menggambarkan penyelesaian beban kerja di unit kearsipan???

Aku coba membuat simulasi sederhana di unit kearsipan Ditjen Migas yang memiliki beban kerja kurang lebih penyimpanan dan penataan 8.000 boks arsip.

CONTOHNYA

Norma waktu sebagaimana yang tercantum pada Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis (Peraturan ANRI nomor 23 tahun 2017) dapat dipenuhi jika seorang arsiparis menuliskan secara konsisten ke dalam buku kerja.

Misalnya norma waktu pada item kegiatan “penataan dan penyimpanan arsiparis” yang dilaksanakan oleh arsiparis penyelia di unit kearsipan adalah 30 nomor per hari.

Dengan demikian, standar hasil kerja penataan dan penyimpanan arsip inaktif untuk 200 hari kerja selama setahun adalah daftar arsip yang terdiri dari 200X 30 nomor = 6.000 nomor.

Jika kita asumsi kan setiap boks arsip berisi 10 nomor arsip, maka selama satu tahun dapat menghasilkan 600 boks arsip.

KESIMPULAN

Hasil kerja dari seorang arsiparis penyelia selama satu tahun hanya mampu menghasilkan 600 boks. Bagaimana bisa menyelesaikan beban kerja 8.000 boks?

Diakhir tulisan ini kembali kutegaskan bahwa tak perlu merasa diri seolah tidak kerja. Toh KITA selaku arsiparis berbuat dengan setulus hati, sekuat tenaga demi layanan kearsipan terus bertahan. Meski kita tertinggal atau menerima penolakan penilaian /DUPNK, kita anggap saja bahwa itu hanya salah satu arena dalam mengevaluasi kearsipan secara keseluruhan.

Terimakasih mbakyu, Arsiparis di Mahkamah Konstitusi atas komentar pada tulisanku sebelumnya.

Baca juga

https://wp.me/pa4ylH-eK

Bagian 3

Demi meraih rapor berbentuk PAK Tahunan dan PAK Komulatif, arsiparis mengajukan DUPNK yang terdiri dari isian formulir sasaran kinerja pegawai, isian form pengukuran kinerja pegawai, buku kerja, rincian bukti kerja dan surat pernyataan melakukan kegiatan (Bab III Tata Cara Penilaian, Peraturan ANRI No. 5 tahun 2017).

Sebanyak 277 viewer sejak di posting, tulisan berjudul “DUPNK” memperlihatkan gairah para arsiparis dalam membersamai pencapaian nilai rapor tersebut. Pun tanggapan atas tulisan dari beberapa temen sesama ARSIPARIS yang disampaikan baik melalui pesan singkat, atau komentar di WAG cukup beragam dalam menangkap dua tulisan DUPNK.

Tanggapan pertama dari Arsiparis Kemendikbud dimana menyampaikan, PAK singkatan dari Penetapan Angka Kredit ( tahunan dan komulatif) merupakan mekanisme yang wajib dipenuhi sebagai salah satu persyaratan untuk kenaikan jabatan, pangkat dan golongan.

Hal tersebut pastinya sesuai dengan norma dalam pembinaan karir aparatur sipil negara pada jabatan fungsional arsiparis.

Tanggapan kedua adalah merasa dirugikan terkait perubahan aturan main, dimana awalnya sistem bernama DUPAK dengan dua kali periode penilaian, namun di jabatan arsiparis diberikan nama DUPNK dengan satu kali masa penilaian yakni di awal tahun.

[15/1 14.15] arsiparis ANRI: Kalo aku bukan di tolak, tapi bakal di NOL kan, jadi ngumpulin berapapun yo gak akan dihitung, gak tau brp tahun yg akan di NOL kan untuk alih jenjang ke kelompok keahlian. Seperti di SPBU saja, “mulai dari NOL ya”.

Aturannya gak banget…. merugikan arsiparis kelompok terampil yang akan alih jenjang ke tingkatan kelompok keahlian. Iya mulai dr NOL. Penilaian sebelum nya jadi seperti tidak mengerjakan sesuatu….

######

Pendapat ku terkait itu, bisa jadi sih, namun perlu di perhatikan apakah memang konversi angka kredit tidak diperhitungkan jika akan mengikuti penjenjangan dari kelompok terampil ke kelompok keahlian?

Tanggapan ketiga terlihat senada terkait waktu untuk dapat menjalani kenaikan pangkat dan golongan.

[15/1 14.53] ARSIPARIS BPOM: iya…setiap perubahan itu memang selalu ada yg dirugikan dan di untungkan….rugi ketika berusaha seperti apapun naik pangkat lazimnya 4 tahun sekali 😅 itu juga klo si arsiparis rajin melakukan penilaian SKP.

#####

Meski demikian, arsiparis BPOM tersebut masih ada sikap permisif dan berusaha menghibur nasib di NOL kan, tatkala memperhatikan nasib sesama arsiparis. 👇

[15/1 14.54] arsiparis BPOM: kenyataannya masih banyak juga lho arsiparis yg tidak menilaikan bukti kerja…bahkan sejak dia diangkat mjd arsiparis.

Tanggapan keempat adalah 👇

[15/1 14.55] arsiparis BASARNAS: Iyo, meskipun nilai 2x sangat baik dan 1x baik itu tetep 4 tahun krn SKP dinilai akhir tahun, kemungkinan 3 tahun untuk dapat memenuhi target nilai.

####

Terasa senang kiranya, menarik kesimpulan tanggapan temen temen seprofesi di kearsipan. Diakhir tulisan ini, seiring dengan keterbatasan pertemuan, media Literasi menjadi bagian untuk dapat saling memberi semangat dalam kearsipan.

Memaknai DUPNK sebagai raihan rapor arsiparis masih belum bisa move on dari perspektif mekanisme wajib sebagai persyaratan pembinaan karir. Diskusi yang tercipta antar arsiparis pun tergambar sebagaimana lingkup penilaian prestasi yang terdiri dari laporan kinerja, tim penilai, tata cara penilaian, angka kredit komulatif dan penetapan nilai kinerja.

Menjadi pekerjaan rumah diskusi selanjutnya adalah “bagaimana jika pembahasan masuk ke dalam substansi isi rincian bukti kerja yang dikaitkan penyelesaian beban kerja kearsipan pada masing masing unit.

Semoga berguna.

Asosiasi Arsiparis

Siapa arsiparis yang belum mengenal satu satunya wadah organisasi profesi kearsipan ini?

Meski telah tersebut di dalam Undang Undang Republik Indonesia tahun 2009 tentang Kearsipan, baru di tahun 2019 memiliki Pengesahan Badan Hukum dari Kementerian Hukum dan HAM.

Saya pun mengirim pesan singkat untuk mengkonfirmasi kepada salah seorang pengurus dengan kedudukan sebagai wakil Sekretariat Jenderal AAI. Karena Setahuku, AAI telah dibentuk pada empat belas tahun yang lalu tepatnya di tahun 2005.

Berdasarkan jawaban singkat, di iya kan bahwa, baru di tahun 2019 Asosiasi Arsiparis Indonesia memiliki badan hukum secara syah.

Sebagaimana UU RI pada Bab ketujuh tertulis Organisasi Profesi dan Peran Serta Masyarakat. Pasal 70 ayat (1) arsiparis dapat membentuk organisasi profesi, (2) Pembinaan organisasi profesi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Pemerintah dan pemerintah daerah. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai organisasi profesi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Namun demikian, pada Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009, tak jua kudapati perihal organisasi profesi.

Menjadi menarik tatkala beberapa kali undangan sertifikasi jabatan fungsional yang dilayangkan Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI, pada poin portofolio mempersyaratkan copy keanggotaan organisasi profesi arsiparis (Asosiasi Arsiparis Indonesia).

Tentu saja bagi arsiparis yang akan menempuh sertifikasi kenaikan jenjang jabatan lebih tinggi atau arsiparis yang beralih dari kategori keterampilan ke dalam ketegori keahlian, merasa terpanggil untuk mendapat keanggotaan organisasi profesi.

Namun yang menjadi pertanyaan, sejauh manakah kewajiban arsiparis untuk menjadi anggota AAI??

Tulisan ini menjadi ketiga setelah tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/23/aai-asosiasi-arsiparis-indonesia/

Diakhir tulisan ini, aku pun hanya mengilustrasikan pekembangan wadah para profesional kearsipan yakni Asosiasi Arsiparis Indonesia.

Beredar dokumen Pengesahan badan hukum dari Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia Indonesia kepada Perkumpulan AAI dan terlaksana nya Munas ke-7 di Jawa Timur pada pertengahan bulan Desember 2019 menyisakan banyak pekerjaan bersama.

Salah satunya, rilis kode etik arsiparis yang sampai saat ini belum juga beredar. Di tahun 2004, pada seminar nasional kearsipan yang diselenggarakan oleh Mahasiswa Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, Djoko Utomo selaku Kepala ANRI sempat membawakan paparan terkait kode etik arsiparis.

Harapan ku sebagai seorang arsiparis, meski belum mempunyai bukti keanggotaan AAI, semoga dapat dirilis kembali Kode Etik Arsiparis yang ditanda tangani Pengurus Nasional AAI sebagaimana akte Pengesahan tertanggal 20 November 2019.

Semoga bermanfaat