Arsip Kepegawaian

"KP", kode klasifikasi arsip kepegawaian. KP tersusun berurut sejak 01 sampai 12. Topik KP mengisi sepenggal penyelaman di Klinik Virtual Arsip Migas yang kesepuluh. Forum Choaching Kearsipan secara Virtual, secara konsisten tersaji demi meraih peningkatan kompetensi (wawasan dan pemahaman) untuk para pengadministrasi, sekretaris, pengentri data, analisis tata usaha, dan arsiparis. 

30 participants untuk hari Senin, 6 September 2021 berasal bukan hanya pegawai direktorat Jenderal Migas, namun berbagai unit kerja di  Kementerian ESDM. Sebut saja Eni Windarti dari Pusdatin dan Davit Winarni dari PEP Cepu yang rutin mengikuti forum via zoom tersebut. 

Pun Anggit, arsiparis Biro Umum KESDM yang kali itu membagi pemahaman pada diklat yang pernah diiuktinya terkait pendelegasian penandatangan SK Pegawai dalam bentuk u.b atau a.n untuk setingkat dan dua tingkat. "Apakah Permen ESDM 2 tahun 2020 terkait Kearsipan itu tidak cukup menjadi acuan penandatangan dalam berbagai urusan di KESDM" Tuturnya untuk menegaskan bahwa Kearsipan pun mengatur pendelegasian kewenangan penandatangan surat. 

KP. 01 yang menjadi kode untuk seri arsip Pedoman Kepegawaian, dengan urutan pertama pendelegasian wewenang, telah memantik diskusi. Nyatanya terdapat beberapa peraturan Menteri ESDM yang mengatur langsung terkait pendelegasian wewenang. Misalnya terkait Pendelegasian wewenang kepada Kepala BKPM, dan pendelegasian untuk menandatangani naskah Kepegawaian. 

Akhirnya, Klinik Virtual Arsip Migas dapat berjalan ke sepuluh kalinya. Paparan  "arsip Kepegawaian" disarikan dari Kepmen ESDM 167 yang antara lain 01: Pedoman, 02: Perencanaan, 03: Pengadaaan, 04: Pengembangan Karir, 05: Mutasi, 06: penilaian-penghargaan-disiplin, 07: Kesejahteraan, 08: SIPEG, 09: Jabfung, 10: Personal File ASN, 11: personal file Pejabat, 12: Personal File Lainnya, 13: Pensiun. 

Klasifikasi arsip pegawai berupa kode alfa-numerik akan memperlihatkan kombinasi klasifikasi masalah dengan urutan proses bisnis. KP adalah kode masalah Kepegawaian, sedangkan nomor di belakangnya menunjukkan urutan proses bisnis yakni 01 sampai dengan 13.

Tentu menjadi pembaruan wawasan pegawai di Kementerian ESDM dimana  sebelumnya menerapkan kode klasifikasi arsip berupa "numerik" yakni 0: Manajemen 7: Kepegawaian, 8 Keuangan, 9: perlengkapan dan seterusnya.

Rosa, Arsiparis Terbaik 2021

Sangat Layak, gelar Arsiparis Teladan Nasional Pertama 2021. Rosa Delima Nila Kusumawardhani Arsiparis Kabupaten Purworejo mengungkap begitu bermaknanya kearsipan. Buku kudu' pun merinding, padahal kuping yang menerima penjelasan darinya. 

"Berubahnya Hari Jadi Kabupaten Purworejo mendasarkan penelusuran arsip Bagelen" aku Rosa Delima, dari kontribusinya sebagai arsiparis kepada instansinya.

Baginya, kearsipan bukan sekedar metodologi menata dan menyimpan arsip, namun menjaga informasi bernilai tinggi sebagai warisan budaya. Penelusuran sejarah lisan yang dia lakukan sedari Keluarga Jenderal besar Ahmad Yani, WR Supratman, Letjen Sarwo Edi dan mantan Bupati dan DPRD telah menguak luasnya pandangan kearsipan. 

Pernyataan inspiratif dari arsiparis diatas seolah menjadi oase penjagaan jati diri Kabupaten Purworejo, tanah yang bersejarah untuk Indonesia. Tanah kelahiran tokoh tokoh nasional seperti Jenderal besar Ahmad Yani, WR Supratman, Mas Bei radiman (pengajar sekolah Kedokteran Stovia Jakarta) Urip Sumoharjo (Kepala Staf TNI pertama) sampai Letnan Jenderal Sarwo Edhi Wibowo,

Inilah tulisan ku, dua jam bersama alumni D3 Kearsipan UGM. Dari Jakarta, aku sengaja menuju ke Depot Arsip Kabupaten Purworejo demi menjawab tanya prestasi arsiparis nasional. Jumat, 3 September 2021 menjadi saksi aura keteladanan seorang perempuan dalam penjagaan warisan bangsa melalui informasi kearsipan. 

Lepas selesai pendidikan di tahun 2001, semangat dalam berkerja dia lakuin. Sebelum menjadi calon arsiparis di tahun 2010, organisasi Perbankan dan Perusahaan Pemasaran Multinasional ia jabani demi pembuktian teori kearsipan kalau di bangku sekolah. 

Rosa pun mengaku sempat merasa shock, bahkan berteriak lantang atas keterbatasan kondisi atmosfir dunia kerja pada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Meski demikian, Rosa yang terdidik dari keluarga Tentara, berhasil menyelesaikan ratusan proposal Arsip Masuk Desa yang dibebankan pada instansinya.

Adalah semangat penjagaan warisan dan jati diri melalui informasi yang bernilai tinggi pada level masyarakat terendah (desa), menyulut dedikasi demi perjuangan pembeayaan kearsipan di awal peran seorang Rosa sebagai arsiparis. 

Pertemuanku dengan sosok Arsiparis perempuan yang tangguh ini berawal di tahun 2016 pada ajang Arsiparis Teladan Nasional. Berada di peringkat Harapan kedua, Rosa yang telah mengemas karya "pengawasan kearsipan kolaborasi LKD dan Inpektorat" urung menemui kesempatan terbaiknya. 

"Bahkan pengawasan kearsipan yang gaungnya menasioanal saat ini, di Kabupaten Purworejo telah dituangkan dalam Peraturan Daerah sebelum tahun 2015" Ucap Rosa untuk mengenang konstestasi arsiparis tingkat nasional, dimana Kabupaten Purworejo selalu mendapat jatah rutin untuk mewakili Provinsi Jawa Tengah. 

Kemudian, datanglah pengakuan Teladan terbaik di tahun ini. 2021 menjadi keberuntungan dan kesempatan terbaik untuk Rosa. Berada di jejang keahlian, kompetensi sebagai ASN pada Jabatan Fungsional Arsiparis, ditunjukkan dengan mengemas karya mengkaitkan tema transformasi digital dengan kondisi nasional pandemi covid 19 di Kabupaten Purworejo.

Akhirnya, ceritaku diatas dari wawancara bersama Sang Juara (Teladan Nasional) pun terputus dengan bunyi adzan. Masih buanyak hal menarik lainnya, yang mungkin perlu kita gali di komunitas kearsipan. Termasuk dengan Rosa Delima Nila Kusumawardhani.

"Kearsipan yang baik akan menghasilkan guru, kalo berada dalam urusan pendidikan, kearsipan akan menjadikan wartawan, kalo berfokus pada pemberitaan, kearsipan mencipta sejarahwan, karena berada pada rekam jejak tokoh nasional, bahkan kearsipan juga dapat menginisiai hiburan, dengan adanya wisata informasi bernilai tinggi" Quote Rosa Arsiparis Teladan Nasional Terbaik 2021.

Klinik Virtual Arsip Migas

344 kehadiran dengan 130 nama peserta berbeda dalam sembilan kali pertemuan, capaian Klinik Virtual Arsip Migas. Selain angka tersebut, pergantian tema seperti mengenal SRIKANDI, pendalaman Arsip Terjaga, Instrumen Wajib Kearsipan, review klasifikasi arsip ESDM, Keeping Arsip Migas, dan Pemberkasan secara Digital, Pengantar Arsip Dinamis ,Daftar Arsip (Berkas dan Isinya) mewarnai forum pembinaan kearsipan. 

Narasi disusun semenarik mungkin demi bergabungnya peserta daring (dalam jaringan). Pun ilustrasi di blog yang menjadi pengingat setelah terlaksana acara. Tak lupa penyampaian undangan atawa copy link zoom di WAG, menembus pintu masuk forum diskusi dan belajar bareng. 

"Forum coaching ini lebih pas jika saling berbagi informasi praktik praktik kearsipan di masing masing unit kerja" ucap seorang peserta yang kuminta menjadi pembicara untuk pertemuan berikutnya. 

Aku pun setuju, dan itu yang kita tuju. Tak seharusnya kearsipan itu gelap. Sebagai metodologi pengelolaan untaian transaksi kegiatan di institusi pemerintah yang setiap hari terus merekan informasi, kearsipan perlu segenerik mungkin. Dan mudah dipahami oleh seluruh jenjang pegawai. Sejak jenjang klerikel sampai manajerial. 

"Mas direkam dong hehe arep nyimak tapi rung iso gabung ijeh ono kegiatan lain 😁" Pena Whatsapp seorang arsiparis yang terpikat dari narasi undangan. 

Penyelenggaraan harian diharap tidak mengganggu rutinitas perkantoran dan bisa menjadi alternatif pelaporan tatkala terjadwal WFH. Meski penyesuaian sistem kerja dengan bekerja dari rumah, perlu satu bukti aktivitas yang dapat ditulis pada laporan harian kerja. 

Akhirnya, sampailah aku pada sebutan Penggiat Kearsipan. Sisi lain dari tugas dan peran dalam jabatan arsiparis. Ketetapan ku pada pilihan arsip inaktif sebagai basecamp pengabdian pada institusi harus berhadapan dengan pembangunan manusia. Kini dan esok, "kearsipan perlu dikemas secara generik sehingga merangkul sebanyak-banyaknya orang" 

Berikut narasi undangan selama sembilan kali pertemuan:

Klinik Virtual Arsip Migas ke-9 hadir kembali pada Rabu, 1 September 2021. Penuhi wawasan kalian seputar kearsipan dengan belajar bareng. Tema transformasi digital bersama Pandemi COVID-19 memenuhi telinga institusi. Yuk... Join lagi  untuk literasi dan membaca bersama adanya Sistem Informasi Kearsipan Terintegrasi (SRIKANDI) Time: Sep 1, 2021 01:30 Jakarta

Untuk data dukung yang Andal, Utuh, Sistematis, Terpercaya, perlu pengelolaan arsip. Mau Tidak Mau, Pembinaan Kearsipan untuk staf teknis administrasi, sekretariat, petugas Arsip, dan Arsiparis perlu dirutinkan. Dilandasi kesadaran diri sendiri pentingnya update wawasan dan pengetahuan kearsipan. Join lagi yukk di Klinik Virtual Migas ke-8..... Topik "Output Kerja Kearsipan" Time: Aug 31, 2021 01:30 

Teknik penyusunan daftar berkas oleh staf admin, staf sekretariat pimpinan/unitnkerja/jabatan pengelola anggaran, dibongkar habis habisan. Bagaimana untuk Daftar Berkas Arsip Terjaga? Yuk.. Join lagi di Klinik Virtual Arsip Migas ke 7 Topic: Pendalaman teknik penyusunan daftar berkas Arsip Terjaga Time: Aug 30, 2021 01:30 

Ingat, ingat!!!!...penyusunan Daftar Isi Berkas (Daftar Arsip Aktif) sebagai langkah menuju akuntabilitas kinerja organisasi masih belum selesai. Kita tidak perlu bingung, karena kita akan bahas bersama sembari mengupdate wawasan kearsipan. Yukkk join di Klinik Virtual Arsip Migas Jumat, 27 Agustus 2021 jam 02:00 siang... 

Buat staf admin, sekretariat PPK, sekretariat pimpinan, dan pengelola Arsip, yuk...update wawasan Arsip kalian di Klinik Virtual Arsip Migas. Topic: Instrumen Wajib Pengelolaan Arsip Batch 3 Time: Aug 26, 2021 01:30 PM Jakarta

Bimtek Arsip Migas Virtual ke-3 akan di lanjutkan esok Hari Rabu jam 9 pagi. Peningkatan peserta dari 28 menjadi 35 participants. Yuk....ajak temen2 di direktorat dan sekretariat untuk mencukupi total sasaran 68 staf admin, pengadministrasi, staf sekretariat es.1 & 2 serta pengelola Arsip. Topic: Instrumen Pengelolaan Arsip Batch 2 Time: Aug 25, 2021 09:00 

Paling sedikit 68 orang pegawai yang menduduki menjadi, pengadministrasi Umum,Staf Sekretariat Es. I & II, Pengentri Data, Pengelola Arsip dan Staf Admin direktorat di lingkungan Ditjen Migas. 68 menjadi target sharing session menuju sarana internalisasi kearsipan sesuai PerMESDM 2/2020 dan KepMen 167 & 187 tahun 2020 Join lg yuk .... Besok Siang Topic: Instrumen Wajib Pengelolaan Arsip Time: Aug 24, 2021 02:00 PM Jakarta

Kepada pengadministrasi umum, Petugas sekretariat eselon I dan II, Pengentri data, Pengelola Arsip, Staf Administrasi pada Koordinator dan sub Di Ditjen Migas. Setelah preview Klasifikasi Arsip Migas, tentu harus dilanjutkan dengan Praktik Kearsipan. 34 participants di hari Jumat, 20 Agustus 2021 tentu menambah semangat untuk pertemuan virtual besok Senin...Join Yukkk.. Dalam sharing teknik pengarsipan secara digital.Topic: Keeping Arsip Migas Digital Time: Aug 23, 2021 09:00 AM Jakarta

Bagaimana sih kesesusian isi dengan kode saat memilih klasifikasi Arsip saat mengunggah net konsep ke dalam aplikasi Naskah Dinas Elektronik/ NADINE KESDM sebelum, di tanda tangani elektronik oleh pimpinan? Join zoom meet yuk ....... Topic: Preview Klasifikasi Arsip Migas (Kepmen ESDM 167 2020) Time: Aug 20, 2021 02:00 PM Jakarta

pemberkasan, Daftar Arsip

Masuk 📥ke tujuh, Klinik Virtual Arsip Migas membawa topik Arsip terjaga. Forum di buka sejak 13.30 WIB itu langsung memaparkan pemberkasan. Ya... Arsip terjaga pun dikaitkan dengan pelaksanaan pemberkasan. 

"pemberkasan", bisa jadi istilah yang kurang dipahami secara umum. Sederhananya, menyusun data yang terdiri dari beberapa isian seperti nomor, uraian informasi yang terkandung dalam Arsip, tahun penerbitan, asli or copy, kode klasifikasi, lokasi simpan dan seterusnya dengan menyalin yang tersurat dalam suatu dokumen. 

Inti data tersebut adalah daftar arsip aktif. Ya...,saat ini daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan isi berkas menjadi hal penting dalam kearsipan. Daftar tersebut dimaknai sebagai satu sarana keterukuran dalam layanan informasi publik dan ketersediaan dukungan akuntabilitas kinerja organisasi.

Bagi setiap unit kerja, adalah tuntutan dalam penyediaan Daftar Arsip yang senantiasa diperbaharui atau diupdate setiap enam bulan sekali. Untuk itu, Klinik Virtual Arsip Migas mengawal peran para staf administrasi, staf sekretariat pimpinan dan pengelola Arsip untuk dapat berperan lebih banyak. 

Forum pembinaan kearsipan yang bertajuk Klinik Virtual Arsip Migas ini menyasar pemahaman staf teknis dalam pengarsipan yang sesuai kaidah sehingga nantinya mendukung kebutuhan manajemen dalam pelaksanaan urusan kearsipan. 

Pemilihan topik pendalaman Arsip terjaga inheren tatkala Kementerian ESDM ditengarai sebagai pencipta arsip terjaga. Kluster Arsip yang disematkan pada Konsensus Nasional tahun 2009.

Akhirnya, dinamika diskusi pun menyeruak dari peserta. "Disepakati saja mas, jika memang arsip harus tersimpan tersentral pada tiap subdit atau koordinator pada direktorat oleh satu PIC staf admin" Usul Tunjung dari Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas pada forum siang itu. 

Menarik, usulan Tunjung menjadi aspirasi dari JFT Inspektur Migas dimana memperlihatkan kebutuhan dalam penyimpanan rekaman kegiatan pelaksanaan tugas fungsi keteknikan Migas. Dalam hal ini menjadi awal dalam menghidupkan konsepsi Central File pada tiap Direktorat sebagai unit pencipta Arsip. 

Pun peserta dari PPSDM Geominerba Bandung yang juga sekaligus arsiparis, M. sya'banny "ditempat kami penamaan file PDF merujuk tata aturan yang terdapat di instagram Universitas UI yang salah satunya terdapat kode unit Geominerba"

Judul atau nama file PDF, menjadi satu enggel yang perlu kesepakatan. Setidaknya dari tahapan pemberkasan yakni "pemeriksaan arsip" sebelum menjadi kesatuan berkas ke dalam folder elektronik. Tatkala judul atau nama berkas telah mengambil kode klasifikasi arsip, maka perlu peninjauan dan kesepakatan untuk memberi judul atau nama file/item dalam berkas. 

Klinik Virtual Arsip, 60 orang

Jumat, 27 Agustus 2021 Klinik Virtual Arsip Migas berhasil mencatatkan enam kali pertemuan nya. Enam puluh participants menunjukkan penerimaan yang baik atas inisiasi menuju tertib arsip. "Forum virtual ini sengaja diperlebar ke seluruh staf admin se Kementerian ESDM" ucapku dalam forum tersebut

Topik yang dibahas masih seputar praktik penyusunan daftar arsip aktif. Novi selaku staf admin pada subdit usaha penunjang Migas telah menyampaikan hasil penyusunan daftar isi berkas yang menjadi bahan uji praktek yang dibahas menjadi contoh untuk unit pengolah lainnya.

Dihari sebelum nya, tata cara pemberkasan yang diawali dengan pemeriksaan, pengkodean, pengindekan sampai dengan penyusunan daftar arsip menjadi sarana diskusi. Forum pun sepakat untuk membalik tahap pemberkasan. Daftar berkas dan isi berkas sesuai dengan format excel, perlu disusun terlebih dahulu. 

"Ikut bergabung mas nurul" Jawab bu krismiyati dari Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara, saat kusapa beliau. Beliau pun sepakat bahwa daftar arsip aktif menjadi kunci dalam pelaksanaan unit kearsipan tingkat dua. Berdasarkan daftar Arsip aktif yang tersusun pada tiap unit pengolah (direktorat) maka pelaksanaan pelaporan berkas kepada unit kearsipan tingkat satu (Biro Umum) menjadi lancar. 

Klinik virtual kali ini diikuti 31 staf ditjen Migas dan 29 pegawai yang tersebar sejak Ditjen Minerba, Ditjen Ketenagalistrikan, PPSDM Bandung, PPSDM KEBTKE, Pusdatin sampai dengan SKK Migas. "Hebat keren pak nurul👍🙏🏻, Ngak yangka ya banyak pesertanya hebat👍" Pena Bu Ike selalu Sub Koordinator Tata Usaha Ditjen Migas. 

Akhirnya, dengan menghidupkan ekosistem sejak komunitas kecil staf admin dan arsiparis di KESDM berharap menggiatkan penyusunan daftar arsip aktif untuk menuju bukti akuntabilitas kinerja organisasi serta menjadi data dukung layanan informasi publik sektor energi dan sumber daya mineral. 

Dengan kehadiran 60 orang, tentu menjadi pemacu semangat, bahwa staf admin, pengadministrasi dan arsiparis yang tersebar ke seluruh unit dapat mengambil peran demi berlangsungnya manajemen kementerian

Bangga Melayani "Arsip"

"nuwun, wahh top ki om nurul.. 👍 nuwun yo om " Pena WA pada 27/8 10.53 dari Pak Wijayanto ST. Pesan singkat yang merengkuh kebahagiaan ku dalam peran pelayanan kearsipan. Kartu Istri (Karis) yang diterbitkan pada tahun 1996 dapat disampaikan melalui pdf. 

Identitas ASN atau yang terdengar dengan kata lebih keren "branding ASN" terimplementasi dengan melayani kebutuhan arsip dari para pegawai di kantorku. Seperti hari ini, Jumat 27 Agustus 2021, menyediakan layanan pdf kepada para PNS untuk keperluan pembaharuan Myspk BKN. 

"matur nuwun pak Arsiparis Teladan👍🏻👍🏻👍🏻, Yg lain taksuruh minta sampeyan juga ya pak, matur nuwun banget yo pak🙏🏻🙏🏻🙏🏻 "tulis dalam gawai pada 27/8 10.02 WIB dari Arif Wibowo. Arsip SLKS sepuluh tahun yang diterbitkan pada tahun 2016 diterimanya dalam bentuk pdf. 

"layanan arsip, Laris manis dari para pegawai untuk isian myspk, Jgn lupa, setiap pegawai yang meminjam Arsip baik pdf maupun di fotokopi, sediakan isi form peminjaman Form peminjaman bukti kinerja Arsip. 👍👍👍" Tulisku kepada Tim Arsip Migas yang tetap semangat stanby di kantor. 

Akhirnya, peran tim arsip akan sampai pada dayaguna dalam kerangka dukungan manajemen organisasi. Meski sepi tapi terus berjuang menjadi berarti. 

Berkas Perseorangan PNS

"Siang pak Nurul, Saya mau meminta karis/karsu". Sapa Aulia unit DMT di pagi hari 26 Agustus 2021. Inovasi BKN dalam penyusunan data nasional PNS, menambah keterhubungan arsiparis dengan para pegawai sebagai penggunaan Arsip. 

Di minggu ini layanan oleh Unit Kearsipan Ditjen Migas cukup ramai. Alhamdulillah sebelum siang sudah ditindaklanjuti "Sdh dkasih oleh tim SDM pak 👍🏽" Tulisnya Aulia melalui Whatsapp sebelum istirahat siang. 

Permintaan berkas perseorangan meningkat pesat seiring dengan kebijakan nasional dari Badan Kepegawaian Negara (BKNi) "Ini bnyk PNS yg tanya SK no 822 ttg JFU buat mysapk, kira2 ada soft file pdf ngga ya di arsip. krn kpegawaian kehilangan jejak fisiknya, pas pindah2, itu SK thn 2015" Tanya Ardian Kusuma (staf pengelola Kepegawaian)melalui gawai selaku staf pada tanggal 23/8 08.54 WIB

Akhirnya, kearsipan pun berada pada perannya dalam mendukung berjalannya organisasi. Berkas pribadi PNS berteriak lantang untuk terus di perbaharui. Begitu juga pembaruan dalam pemberkasannya. 

Berikut berkas perorangan PNS untuk update My SAPK BKN yang perlu dialihmedia dari kertas ke dalam bentuk file pdf dalam mempermudah layanan kearsipan:

1. KTP

2. Kartu Keluarga

3. Buku Nikah (bagi yg sudah berkeluarga) 

4. Akta Lahir anak (bagi yg punya anak)

5. KTP orang tua bila ada

6. Ijazah terakhir

7. Transkrip nilai/NEM terakhir

8. Kartu Taspen

9. KARIS/KARSU

10. Sertifikat Prajab

11. SK CPNS

12. SK Pengangkatan PNS

13. SK Jabatan terakhir (bagi struktural dan Fungsional tertentu)

14. SK Kenaikan Pangkat Terakhir

15. Sertifikat Diklat terakhir yg pernah diikuti

16. Sertifikat penghargaan /SLKS

17. Karpeg (Kartu Pegawai)

18. Kartu BPJS / Kartu Indonesia Sehat(KIS) / ASKES

Klinik Virtual Kearsipan Migas

Rabu, 25 Agustus 2021, Bimtek Arsip Migas Virtual ke 4 bakal menjadi Klinik Virtual Kearsipan Migas. Empat kali mengudara di Zoom meeting sejak jumat 20 Agustus 2021 rutin harian mendapatkan respon puluhan balik pegawai pengadministrasi di lingkungan Ditjen Migas. 36 orang participant untuk hari ini. 

Surprise, hari ini pun join teman Migas lain seperti Politeknik Migas, PPSDM Migas dan Litbang Migas. Bahkan, dari Klinik Virtual Arsip Migas berharap menggaet arsiparis Ahli yang berasal dari jabatan pengawas (eselon 4) atau sub koordinator atau JFT lain yang memiliki ketertarikan kearsipan. 

"Ikut gabung pak Nurul" sapa Alif Jayadi yang sebelumnya menjalani keseharian di Jepang. Sebelum ke Jepang untuk mengawal keluarga selama tahunan, pak Alif Jayadi tercatat sebagai kasubag pelaporan di Sekretariat Ditjen Migas. 

Bagiku, keikutsertaan zoom meet akan memperkaya warna kearsipan Migas. Terbersit harapan adanya ketertarikan dan perpindahan masuk ke dalam jabatan ke JFT arsiparis.

Kemudian apa sih, tujuan adanya Klinik Virtual Arsip Migas yang rutin mengudara ini???? 

Bagiku, kearsipan tidak lari dari kontek revolusi mental dan pembangunan manusia indonesia serta mengkontribusi budaya dalam Peningkatan PDB Nasional. Kontek yang sesuai dengan Isu kepemimpinan nasional yang saya ilustrasikan dalam tulisan berikut 👇https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/08/03/kearsipan-pembangunan-manusia/

Beralihnya Bimtek Arsip Migas ke Klinik Virtual Migas akan mengelaborasi metode dalam pembinaan kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan yang terdiri dari Pembinaan dan Pengelolaan, tentu tidak terlepas dari peningkatan wawasan sumber manusia atau pegawai yang tergabung di institusi pemerintahan Cq. KESDM

Sampai di hari ke empat, gelaran zoom meet Arsip Migas telah terlaksana dilandasi keaktifan bahkan hanya berbekal ajakan via WAG. "Arsip Migas akan terus menyelenggarakan minimal untuk 20 kali pertemuan, sampai tercatat 68 nama pengadministrasi yang ada di Ditjen Migas" Ungkap fasilitator dalam forum tersebut di hari ini. 

Akhirnya, soft banget untuk kata "Lauching Klinik Virtual Arsip Migas". Bersiap menghadapi hari esok untuk kali ke lima sampai nanti keduapuluh. Semoga menjadi perkenan pihak terkait sebagaimana tulisan Kepala Unit Kearsipan tingkat I dalam WAG Team Kearsipan KESDM. "Tks Pak Nurul" tulis ibu Karo Upik Jamil untuk respon ilustrasiku berikut 👇

http://nurulmuhamad.blogspot.com/2021/08/instrumen-arsip.html

Instrumen Arsip

Kearsipan yang baik, dipersyaratkan memenuhi tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, tingkatan akses (terbatas/terbuka/rahasia) dan usia simpan (retensi). Persyaratan tersebut sering disebut dengan Instrumen wajib. Untuk merengkuh hal tersebut, maka 35 pegawai pengadministrasi di Ditjen Migas secara virtual melaksanakan diskusi. 

Selasa, 24 Agustus 2021, dalam suasana PPKM level 3, internalisasi Permen ESDM 2/2020 dan KepMen ESDM 167 dan 187 dalam jaringan (daring). Gelaran internalisasi tersebut merupakan tindakan lanjut arahan Kepala Unit Kearsipan tingkat I (karo Umum) dan II (sekretaris Ditjen Migas minggu yang lalu. 

Paparan disampaikan Arsiparis Ditjen Migas melalui modul diklat tanggal 3-6 Agustus 2021 yang diselenggarakan oleh PPSDM Aparatur KESDM dan Direktorat Kearsipan Pusat ANRI.

Akhirnya, Bimtek Arsip Migas Virtual sekaligus menjadi ajang pertanggungjawaban arsiparis untuk mensosialisasikan kepada sesama pegawai setelah mengikuti Diklat Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis. Selain itu juga memggali diskusi praktik kearsipan yang perlu penyesuaian kaidah peraturan kearsipan yang berlaku. 

Arsip KESDM siap Terakreditasi

 

Lepas menyabet gelar terbaik ketiga nasional dalam pengawasan kearsipan di tahun 2020, unit kearsipan Kementerian ESDM bersiap dalam meraih pengakuan formal terhadap mutu penyelenggaraan kearsipan.

Ya...akreditasi kearsipan. "Mohon doa nya rekan rekan, Unit Kearsipan KESDM sedang melakukan kegiatan akreditasi kearsipan" Tulis Eny Arsiparis Madya pada WAG Arsiparis KESDM. Pada tanggal 18 Agustus 2021, terkirim foto rapat virtual yang memperlihatkan rapat pleno majelis pertimbangan akreditasi. 

Tak lama berselang, rilis lah grup Whatsapp yang dilabel team kearsipan KESDM. Aku pun merasa gegap gempita setelah nomorku di undang dalam grup tersebut. "Siap melaksanakan. Terimakasih bu upik. Sejarah kearsipan KESDM melalui media Whatsup Grup Ijin, saya Nurul, Arsiparis Ditjen Migas" Tulisku dalam grup tersebut. 

Bagiku grup tersebut mengelaborasi keluwesan komunikasi dan silaturahmi antar sumber daya manusia kearsipan sejak pimpinan tinggi, pejabat administrasi urusan kearsipan sampai dengan jabatan fungsional arsiparis. Komunikasi dalam komunitas kearsipan di KESDM tentu akan menjadi enggel yang lebih cair dibanding dengan sosialisasi, rapat, seminar, desiminasi sampai dengan pameran Arsip dalam mengiring penyelenggaraan kearsipan tingkat kementerian. 

"Saya ingin anda semua bisa secara cepat memperoleh info info terupdate terkait tugas jabatan serta tanggungjawab yg harus dituntaskan unit organisasi di bidang kearsipan, forum ini tidak harus saya yg mengguide namun kita semua harus proaktif jika perlu arahan saya silahkan disampaikan, Setelah itu agendakan virtual meeting dg anggota grup ini tks" Tulis Kepala Unit Kearsipan I, Ibu Upik Jamil pada tanggal 23 Agustus 2021.

Ahirnya, tulisan ini menjadi catatan kecil yang akan terus terpatri sebagai PNS yang menggeluti kearsipan sejak 2009. Pengawasan Kearsipan dilanjutkan dengan Akreditasi Kearsipan menandakan kematangan Kearsipan di Kementerian ESDM. Semoga terlingkupi  optimisme dalam mewujudkan kearsipan yang andal dan tangguh. Prestasi dan keberhasilan penyelenggaraan kearsipan sesuai norma, kaidah dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.