pemberkasan, Daftar Arsip

Masuk 📥ke tujuh, Klinik Virtual Arsip Migas membawa topik Arsip terjaga. Forum di buka sejak 13.30 WIB itu langsung memaparkan pemberkasan. Ya... Arsip terjaga pun dikaitkan dengan pelaksanaan pemberkasan. 

"pemberkasan", bisa jadi istilah yang kurang dipahami secara umum. Sederhananya, menyusun data yang terdiri dari beberapa isian seperti nomor, uraian informasi yang terkandung dalam Arsip, tahun penerbitan, asli or copy, kode klasifikasi, lokasi simpan dan seterusnya dengan menyalin yang tersurat dalam suatu dokumen. 

Inti data tersebut adalah daftar arsip aktif. Ya...,saat ini daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan isi berkas menjadi hal penting dalam kearsipan. Daftar tersebut dimaknai sebagai satu sarana keterukuran dalam layanan informasi publik dan ketersediaan dukungan akuntabilitas kinerja organisasi.

Bagi setiap unit kerja, adalah tuntutan dalam penyediaan Daftar Arsip yang senantiasa diperbaharui atau diupdate setiap enam bulan sekali. Untuk itu, Klinik Virtual Arsip Migas mengawal peran para staf administrasi, staf sekretariat pimpinan dan pengelola Arsip untuk dapat berperan lebih banyak. 

Forum pembinaan kearsipan yang bertajuk Klinik Virtual Arsip Migas ini menyasar pemahaman staf teknis dalam pengarsipan yang sesuai kaidah sehingga nantinya mendukung kebutuhan manajemen dalam pelaksanaan urusan kearsipan. 

Pemilihan topik pendalaman Arsip terjaga inheren tatkala Kementerian ESDM ditengarai sebagai pencipta arsip terjaga. Kluster Arsip yang disematkan pada Konsensus Nasional tahun 2009.

Akhirnya, dinamika diskusi pun menyeruak dari peserta. "Disepakati saja mas, jika memang arsip harus tersimpan tersentral pada tiap subdit atau koordinator pada direktorat oleh satu PIC staf admin" Usul Tunjung dari Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas pada forum siang itu. 

Menarik, usulan Tunjung menjadi aspirasi dari JFT Inspektur Migas dimana memperlihatkan kebutuhan dalam penyimpanan rekaman kegiatan pelaksanaan tugas fungsi keteknikan Migas. Dalam hal ini menjadi awal dalam menghidupkan konsepsi Central File pada tiap Direktorat sebagai unit pencipta Arsip. 

Pun peserta dari PPSDM Geominerba Bandung yang juga sekaligus arsiparis, M. sya'banny "ditempat kami penamaan file PDF merujuk tata aturan yang terdapat di instagram Universitas UI yang salah satunya terdapat kode unit Geominerba"

Judul atau nama file PDF, menjadi satu enggel yang perlu kesepakatan. Setidaknya dari tahapan pemberkasan yakni "pemeriksaan arsip" sebelum menjadi kesatuan berkas ke dalam folder elektronik. Tatkala judul atau nama berkas telah mengambil kode klasifikasi arsip, maka perlu peninjauan dan kesepakatan untuk memberi judul atau nama file/item dalam berkas.