Arsip Mahkamah Konstitusi

Titian penjagaan memori organisasi negara yang sarat nilai kenegaraan dan kebangsaan, perlu kebersemangatan komunitas kearsipan. Contohnya, Studi Banding memori pengujian Undang-Undang sampai dengan Perselisihan Pemilu dan Pilkada yang dilaksanakan oleh Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia. 

Melalui permohonan atas nama Dirjen Migas bertanda tangan Sesditjen Migas kepada Sekretaris Jenderal MK, terlaksana Studi Banding pengelolaan Gedung Arsip ke Mahkamah Konstitusi. Bertempat di komplek Graha Konstitusi Bekasi, tim arsip Ditjen Migas diterima oleh Kasubbag Arsip dan ekspedisi MK,  Kin Isura Ginting pada Hari Rabu, 17 November 2021.

Penyambutan yang luar biasa untuk Rombongan Studi banding dari Ditjen Migas Kementerian ESDM. Diawali dengan kumandang lagu Indonesia Raya, pengenalan penjagaan memori perkara konsitusi terlaksana secara digital terbungkus dengan aplikasi e-minutasi.

Selain itu, SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) yang dikembangkan oleh MK RI digawangi langsung oleh Bapak Sekjen menjadi basis penilaian kinerja pegawai atau yang disebut dengan manajemen talenta. 

Kasiman, Arsiparis Madya MK RI menerangkan kepada kami bahwa dengan aplikasi persuratan secara elektronik yang disebut SIKD dan SIPANDA telah merubah waktu berkantor yang diibaratkan menjadi 24 jam plus tidak ada hari libur. 

Pada pengelolaan arsip inaktif, MK RI pun mengembangkan aplikasi SIPA (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip). Selain arsip kertas, alihmedia ke dalam format digital sedang digalakkan oleh MK menyasar 4.000 arsip Video. 

profiltps://www.youtube.com/watch?v

"Jangan memandang sebelah mata, arsip- arsip kita. Tantangan kedepan adalah Keamanan dan kelanggengan arsip, transformasi dari konvensional ke digital. Mengubah mindset kultur mengedapkan arsip digital, hard copy ke soft copy. Bertumpuk ke sangat tipis minimal. Tanda tangan basah ke Tanda Tangan Elektronik, Demi Mewujudkan peradilan modern dan terpercaya." Turut M. Guntur Hamzah, Sekretaris Jenderal MK RI dalam Video Profil Gedung Arsip MK RI yang kami saksikan pada penyambutan acara Studi banding tersebut. 

Menarik bagiku, bahwa kebijakan pimpinan MK RI sebagai pihak manajerial tertinggi telah menetapkan proses bisnis 30 hari setelah selesai putusan, arsip dipindahkan ke Gedung Arsip Bekasi. "Lebih dari sepuluh seribu boks arsip untuk perkara perselisihan Pemilu Pilpres 2019, memecahkan rekor MURI untuk penciptaan arsip sekali kegiatan" Tutur yang kompak dari Arsiparis Madya, Sunarti dan Kasiman

Keberadaan aplikasi e minutasi dimana arsiparis menjadi satu diantara pengguna selain Panitera, merubah wajah kearsipan yang begitu sarat dengan fisik kertas. "kami juga menyediakan pojok digital di Kantor MK RI Jakarta untuk publik yang akan mendaftarkan berkas perkara" Jawab Arsiparis Muda, Sri Rustiningrim. 

Transformasi digital, benar benar teraplikasikan secara mengalir sejak proses masuk sampai nanti bermuara ke Arsip Nasional RI. Misalnya saja dikatakan oleh Arsiparis Muda MK, Siwi Kartikasari bahwa di tanggal 9 November 2021 telah menginisiasi penyerahan arsip statis Ke ANRI melalui daring. Bahkan mengaplikasikan e materai, tambah Kasiman sebagai koordinator arsiparis di MK RI. 

Nyata sekali prestasi Lembaga MK RI dimana telah berhasil menyelamatkan 6.180 boks arsip statis dengan 20 kali penyerahan ke Lembaga Kearsipan Nasional ANRI. Penjagaan memori kolektif bangsa dan negara sejak Lembaga pencipta seperti organisasi MK RI, perlu dicontoh dan menjadi pembelajaran untuk komunitas kearsipan. 

Akhirnya, Studi Banding ke Gedung Arsip Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia akan menceritakan fakta penjagaan memori bangsa. Selain keberpihakan kepada kearsipan, terbersit semangat transformasi digital sejak Pejabat Tinggi yakni Bapak Sekjen MK, Kepala Biro Umum, unsur pimpinan struktural sampai kepada JFT dan staf pelaksana. 

Terimakasih MK RI, hari ini saya arsiparis Ditjen Migas begitu terkesima. Selain prestasi di bidang Kearsipan, Sarana dan Prasarana yang terus menuju kesempurnaan, terselip keramahan dan kebaikan para ASNnya. 

Sate Kelinci Pak Waldi Kregolan

Kuliner Sleman Yogyakarta kembali meriah. Pengunjung datang silih berganti, menambah selera penikmat tongseng, sate, rica rica. Daging kelinci olahan khas Jawa ini telah menambah incaran bagi penghobi kuliner.

Berlokasi di depan di rumah Pak Waldi Kregolan Yogyakarta, cukup eksotik di tengah kampung atau pedusunan. "Enak, dagingnya empuk" ucap pak Wahono, satu pengunjung yang menjajal kali perdana. 

Kabar antar warga dan parkiran mobil yang berjubel di depan rumah pak Waldi, menjadi pembicaraan masyarakat yang akhirnya menarik para reviewer kuliner pada konten youtube. Pun ulasan tempat pada media sosial dan berita online ramai memperbincangkan Sate Kelinci Pak Waldi Kregolan. 

"Awale dodol di warung karo kakangne, trus misah sosok nang omah di gofood ke, suwe suwe kondang" Terang ari kepadaku saat menjajal di hari Jumat, 12 November jam 4 sore. Warung buka mulai jam 3 sore. 

Setelah membayar 150 ribu untuk delapan terdiri tongseng dan sate serta empat gelas teh manis panas, cukup melogika keramaian warung sate kelinci 🐰🐇ini. Hidangan mengenyangkan perut, melegakan indra perasa, serta nuansa pengunjung silih berganti diberikan bonus harga murah. 

So, penikmat kuliner Sleman Yogyakarta, perlu mencoba nuansa kampung Kregolan yang masih berusaha segar. Warung yang akan terus mengharmonisasi kehangatan keluarga, persahabatan, dan interaksi sosial lainnya. 

Layanan Kearsipan, UKL&UPL Depot BBM Rewulu

Upaya Pengelolaan Lingkungan dan Upaya Pemantauan Lingkungan, disingkat UKL dan UPL kembali dilayankan kepada Inspektur Migas. Kali ini pada depot BBM Rewulu yang berada di Kecamatan Sedayu, Kabupaten Bantul provinsi DIY. Arsip bertahun 1996 tersebut cukup lama, 25 lima tahun yang lalu. Ibaratnya manusia, cukup berumur / dewasa. 

"Mas Nurul, klo mau dokumen ukl upl taun lama, di pusat arsip dgn siapa ya? Ada kah yg bisa dikontak? Maturnuwun " Tulis WA Sigit DMTL. 

Permintaan Mas Sigit selaku JFT IM tersebut, menghidupkan peran Unit Kearsipan Ditjen Migas. Dokumen lama tersebut, bisa jadi melebihi masa kerja pegawai sebagai penggunanya. 

Akhirnya, tulisan ini menjadi bukti kinerja layanan kearsipan. Tim Arsip Ditjen Migas melayangkan file PDF kepada Inspektur Migas sebagai pengguna internal. Selain bukti formulir penelusuran, nyatanya bentuk layanan jarak jauh dengan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi telah merubah wajah kearsipan. 

Dokumen UKL dan UPL Depot BBM Rewulu Tahun 1996 yang masih dalam bentuk cetak buku, dialihmediakan bersamaan dengan permintaan layanan peminjaman. Sampai di sini, terdapat tiga layanan yakni menelusuri daftar, mengambil dokumen cetak, dan mengalihmedia ke format PDF. 

Dari tulisan di atas, makan dapat dikatakan kesunyian birokrasi yang tergambar pada Unit Kearsipan Ditjen Migas masih mengkontribusi pelaksanaan intansi pembina industri Migas di Indonesia. Semoga berguna. 

Penyimpanan, Pusjakar ANRI.

P3TKEBTKE Gunung Sindur Bogor, 5 November 2021. Melalui surat Kepala Unit Kearsipan tingkat II Kementerian ESDM, Sekretariat Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi ke Kepala Pusat Jasa Kearsipan ANRI, dilaksanakan persiapan teknis perpanjangan kerjasama penyimpanan Arsip. 

Ibu Ike, Sub Koordinator Tata Usaha pada Ditjen Migas menyampaikan bahwa melalui kerjasama, pemeliharaan arsip Ditjen Migas dapat terlaksana dengan baik tatkala volume arsip simpan telah melebihi kapasitas ruangan di Gedung Ibnu Sutowo. 

Beliau pun menambahkan sehubungan belum tersedia records center yang memadai, kerjasama yang telah terbina sejak tahun 2012 akan berakhir di tanggal 31 Desember tiap tahunnya, berharap dapat di perpanjang. Jika memungkinkan dapat meningkatkan nilai kerjasama. 

Pak Wijiyanto Koordinator  layanan jasa penyimpanan Pusjakar ANRI, menanggapi dengan baik. Namun demikian, kedepan lokasi gedung bangunan dan layanan jasa penyimpanan, kemungkinan bergeser dari Jakarta ke Luar Kota Jakarta. Misalnya di daerah penyangga seperti Cikampek. 

Peningkatan nilai kerjasama penyimpanan yang telah mencapai 5.200 bok arsip inaktif atau setara dengan 1.020 meter linear antara Ditjen Migas Kementerian ESDM dengan Pusat Jasa Kearsipan Arsip Nasional pada tahun 2021, merupakan bagian dari total 116 ribu. Volume arsip yang setara 58.000 meter linear tersebut telah memenuhi kapasitas layanan penyimpanan yang tersedia. 

Pusjakar ANRI terpaksa belum mampu menerima seluruh Kementerian dan lembaga yang mengajukan permohonan kerjasama penyimpanan. Hal tersebut ditambahkan oleh Kasubag Tata Usaha, pak Jumadi. Kedepan, ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Nasional berencana meningkatkan layanan untuk menjawab kebutuhan kerjasama penyimpanan, imbuh pak Jumadi. 

Akhirnya, pemeliharaan arsip pun dapat dilaksanakan dengan baik tatkala mekanisme kerjasama memperhitungkan efisiensi pengeluaran anggaran. Ketersediaan layanan penyimpanan arsip secara kerjasama sewa memantik pengukuran efisiensi kebutuhan anggaran operasional Record Center. 

Records Center PPATK

Sejuknya udara pagi hari Ciloto Cianjur dan keramahan arsiparis PPATK mengiringi perkenalanku dengan Records Center. Daerah Ciloto, menjadi peristirahatan arsip intelejen keuangan. Melalui surat dari kepala Unit Kearsipan tingkat II Kementerian ESDM kepada Biro Umum PPATK Jakarta, Arsiparis dan pengelola Arsip Migas berkenalan dengan "Records Center PPATK"

Diterima oleh Bapak Rachmat Sadikin, Kabag Tata Usaha PPATK, saat ini bertransformasi jabatan arsiparis madya. "Saya bangga sebagai arsiparis, pentingnya arsip, Helpfull di bisnis proses PPATK" sambutnya mengenang aplikasi persuratan elektronik. 

Records Center PPATK merupakan bangunan intelejen keuangan yang terletak di Ciloto Cianjur sejak tahun 2008. Latar belakang berdirinya adalah kebutuhan data recovery center pada proses intelejen untuk memastikan perkantoran tetap berjalan.

Untuk itu diperlukan perkantoran sebagai miniatur PPATK di luar Jakarta. Penamaan ruangan pun sesuai nomenklatur organisasi seperti Direktorat pencegahan dan Direktorat Pencegahan. Seiring perpindahan data center di tahun 2017, Gedung tersebut secara full sebagai penyimpanan Arsip.

Dalam usaha memaksimalkan pemanfaatan aset negara, Records Center dilengkapi dengan 4 petugas keamanan, 5 petugas kebersihan, 1 orang petugas teknisi. Sedangkan tim arsip secara bergiliran mengontrol dan remote dari jakarta dan mengunjungi sesuai kebutuhan.

Sebagaimana perencanaannya, peruntukan bangunan data center dan arsip ini menjadi menarik. Tanpa papan nama gedung, sesuai dengan core bisnis intelejen. Sarana lengkap layaknya bangunan modern antara lain Lift barang, loding dock, pintu akses terkunci, CCTV,  instalasi keamanan kebakaran dengan springkel penghisap api. 

Melengkapi sarana lain seperti ruang pengolahan arsip, ruang transit, tamu, rapat, aula, sampai dengan asrama. Kami tdak mendikotomikan urusan untuk mengelola records center yang menjadi tugas urusan rumah tangga" jelas pak Didik, panggilan dari Rachmat Sadikin. 

Akhirnya, kunjungan ke records center PPATK melintas batas keramahan dan kebaikan aparatur sipil negara urusan kearsipan. Terimakasih pak didi (arsiparis madya PPATK) dan mas abid (arsiparis muda PPATK). Semoga keberkahan atas sambutan karedok dan ayam untuk santap siang. 

Pun cerita membangkitkan karakter bangsa Indonesia yang kuat, bersumber otak waras berpegang nilai dan konsepsi diri atas keajaiban Allah Tuhan Yang Maha Esa. 

Dirjen Migas di Ruang Arsip

Gedung Ibnu Sutowo,  3 November 2021. Dirjen Migas, Prof. Ir. Tutuka Ariadji, M.Sc., Ph.D., IPU menyambangi ruang arsip Migas. "Tadi dadakan, kirain pak dirjen mau pulang, taunya minta ke arsip" tulis Ganjar menjawab tanyaku via gawai. Bersama Protokol dan petugas sekretariat, sidak ke ruang arsip hari ini menjadi surprise dan momentum semangat ngarsip untuk arsiparis dan pengelola arsip. 

Unsur unit kerja dalam penyediaan dukungan manajemen Direktorat Jenderal, Unit Kearsipan dalam hal ini Arsip Migas menjadi muara dari aliran rekaman kegiatan. Para JPT sebagai nahkoda organisasi, meninggalkan legacy yang terekam secara lengkap dalam arsip. 

Meski sebagai muara dan merekam legacy pimpinan secara organisatoris, tak jarang  kondisi kearsipan kurang mengalir dengan baik. Alhasil, arsip kurang terdokumentasi dengan baik. Ruang arsip tidak mampu menyimpan bahkan demi tujuan kearsipan dalam penyediaan informasi bernilai tinggi. Kenapa? Mengapa?

"Td di tanyakan prosedur penyimpanan arsip pak.. contoh kasus td kalau mau cari kontrak PSC dengan chevron bgmn prosedur ny.." Info via gawai dari petugas sekretaris yang mendampingi beliau. 

Sampai disini, nalarku terlindas pada jalan kegiatan kearsipan yang penuh tantangan. Meski demikian, dengan kehadiran JPT Madya sebagai pimpinan tinggi di kantorku itu telah menancapkan semangat pengabdian jalur fungsional kearsipan.

Akhirnya, arsiparis pun tak harus mendayu biru. Konsistensi dalam penjagaan memori kolektif organisasi negara, sarat dengan enggel/sudut pandang dan metodologi serta konsesus bersama. Standarisasi pengelolaan kearsipan secara nasional masih menjadi diskusi bagi komunitas dan lembaga kearsipan. Pun secara makro akan mempengaruhi mahzab kearsipan Indonesia yakni prinsip aturan asli (original order) dan prinsip asal usul (provenance) 

Dirjen ke Ruang Arsip, Isyarat Apa?

Tanya JPT Madya (Dirjen) atas keberadaan ruang belakang Masjid Al Ikhlas kepada Protokol, mengisyaratkan berbagai hal. "Jam satu, nanti kita lihat ruangan itu" Tutur Ganjar menirukan kalimat pak Dirjen kepada Yogi, petugas Protokol. 

Rencana kedatangan Pimpinan kantorku itu di Hari Jumat, 29 Oktober 2021. Meski urung terlaksana karena telepon dari Sang Menteri sebagai pimpinan tertinggi di Kementerian yang menaungi status PNSku, namun mengisyaratkan banyak hal. 

Apa Isyarat itu? Bagi PNS secara umum, ruang arsip menjadi hamparan kesunyian birokrasi. Sunyi yang banyak disalahartikan sebagai lautan kertas usang tanpa guna apapun. Bisa jadi, tiada suara ruang arsip karena terpendam sucinya data dan informasi diatas kertas dan kegiatan yang telah berlalu. Di atas arsip, data dan informasi itu apa adanya. 

"Data dan informasi yang telah mati suri", dalam media kertas bermuara di ruang arsip. Arsip dianggap sebagai data primer dan sumber informasi birokrasi, bagi yang sepaham dengan kesucian data dan informasi. Setiap transaksi unit kerja terekam apik dan bermuara di ruang Arsip. Ribuan odner dan jutaan map yang menghiasi keseharian petugas arsip, merupakan dokumentasi resmi dari para pejabat dan pegawai di birokrasi. 

Isyarat apa yang dapat dituliskan, tatkala Dirjen Migas berniat menengok "Kuburan" rekaman kegiatan regulator industri Migas itu? Anganku pun me reka-reka. Pada era kepemimpinan sebelumnya, tercatat JPT Madya yang memiliki kesamaan latar belakang akademisi, pernah menengok ruang arsip. Lima tahun lalu, ruang arsiparis itu menjadi bascame beberapa programer aplikasi persuratan untuk Dirjen.

Lokasi yang bersebelahan dengan ruang tim infrastruktur Migas yang menjadi program prioritas, tentu tak menyulitkan Dirjen bersama sesditjen dan kabag Umum untuk menyambangi ruang arsip. 

Kedatangan JPT Madya di ruang arsip yang masih belum berpindah ke Lantai 4 atau berada di lantai 10 Gedung Ibnu Sutowo, mencuatkan program anggaran digitalisasi. Lumbung data primer dan sumber informasi birokrasi seketika mengemuka tanpa pengajuan tertulis dari level staf. 

Meski akhirnya beliau mutasi ke Badan Diklat, namun aku merasa diri diberikan isyarat untuk mendedikasikan diri atas keberadaan arsip dengan jutaan file PDF yang tersimpan di aplikasi arsip digital secara internal. Bukan saja karena program anggaran, tapi sebagai bentuk tarikat arsiparis atas konsen JPT Madya kepada urusan Arsip. 

Bagiku, legacy arsiparis adalah penjagaan rekaman kegiatan yang mampu terbaca dan tersimpan dengan baik. Jutaan file PDF itu miroring dari kuburan kertas usang, rekaman kegiatan birokrasi unit organisasi. 

Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi catatan kecil diri arsiparis. Menangkap isyarat inginnya Dirjen meninjau Ruang Arsip Migas. Apa isyarat itu???? Dirjen Memanggil

Konservasi dan preservasi informasi

Sambutan Kepala Pusat Survey Geologi sebagai Koordinator Pustakawan di Kementerian ESDM, mengawali catatan perjalanan sehari di Kota Bandung.

Penjagaan informasi oleh pejuang melawan lupa, menatap perubahan peradaban. Belum tuntas pada area preservasi, pengaturan pustaka berada pada dunia tanpa batas. Pelayanan prima dan keterbukaan informasi publik menjadi triger pustakawan. 

Penemuan pdf, membawa perubahan dunia. Termasuk di area bahan pustaka. Kecepatan akses dan keterbacaan pdf telah memukau pencari bahan bacaan. Bahkan bisa jadi mengubur konsep sajian ratusan ribu koleksi konvensional di perpustakaan. 

Cerita yang tak luput dari perhatian ku adalah tatkala Jepang sebagai negara maju, mencuri koleksi Pustaka dari Pusat Survey Geologi Bandung. Tentu dalam banyak tanda kutip. Penuturan kisah perjalanan dinas luar negeri di tahun 2005 dari seorang ASN, menjadi insight nyata betapa penting nya informasi yang terawat dengan baik. 

Hal yang lain ialah, mencuatnya klaim bahwa informasi dalam bentuk peta menjadi obyek material pustaka. Sajian informasi berformat gambar atau peta itu sangat diminati oleh publik. 

Peran Sekretariat

Rabu, 27 Oktober 2021, tim petugas sekretariat pada Direktorat Jenderal Migas bertatap muka di Ruang rapat A, Gedung Arsip KESDM. Arahan Pimpinan Tinggi Madya sepeka lalu mendasari bersua antar sekretaris dengan sub koordinator tatausaha Menteri. 

Sub Koordinator tatausaha Ditjen Migaa membuka forum, dilanjutkan dengan pemaparan pengisian log book disposisi menteri. Format tabel Excel yang menggambarkan perjalanan naskah dinas dari hari ke hari menjadi fokus forum tersebut. Alur turun/disposisi turun dari TU Menteri sampai dengan Staf pelaksana. 

Alur turun pun bergabung sambut dengan alur naik. "Fokus bapak ibu adalah history surat" Adalah arahan Bapak Tetuko yang terngiang di memoriku. Sedangkan untuk urusan substansi penyelesaian tindak lanjut surat menjadi domain pekerjaan substansial. 

Selama lebih dari dua jam, diskusi persuratan berjalan. Diskusi pun mengerucut pada penyesuaian fitur aplikasi untuk pengguna "Sekretaris". Monitoring penyelesaian tindak lanjut surat menjadi enggel peningkatan kinerja organisasi. 

Sertifikasi Arsiparis

LSP, Lembaga Sertifikasi Profesi kearsipan versi Badan Nasional Sertifikasi Profesi merupakan satu diantara pilar Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi. Menurut Ibu Henny S. Widyaningsih, LSP tersebut berkategori P1 untuk UI, P2 untuk Polri, Dinkes DKI, dan Kemendikbud. Sedangkan untuk P3 untuk Asosiasi Profesi dipegang oleh APSI.

Ibu Henny selaku Komisioner BNSP menyampaikan hal tersebut dalam Seminar Kearsipan bertajuk "Kompetensi kearsipan mengahadapi Transformasi Digital" diselenggarakan oleh Kantor Arsip dan Program Studi Rekod dan Arsip Universitas Indonesia. 

Seminar secara virtual digelar pada tanggal 18 Oktober 2021 diikuti ratusan peserta. Sejak jam 9 pagi, aku pun mulai terhanyut dengan jalannya acara. Selain menghadirkan pihak BNSP, lembaga Kearsipan Nasional pun turut menjadi pembicara tamu. 

Tulisan ini hanya sekedar catatan kecilku, arsiparis yang berada dalam komunitas pembelajaran. Hari ini mulai memahami apa itu sertifikasi. Selembar kertas berwujud sertifikat sebagai bukti kompetensi. Apa itu Kompetensi ?? merupakan kemampuan tiap arsiparis yang mencakup pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja sesuai standar yang disepakati dan disiarkan Kementerian Ketenagakerjaan RI. 

Sampai disini, otaku terlumuri nuansa peran Lembaga Sertifikasi Profesi yang sering disingkat dengan LSP. Peran dalam pengujian serta menerbitkan sertifikat sebagai tanda penguasaan kompetensi pada tiap okupasi jabatan. 

Apa itu okupasi? Jika menengok KBBI, arti kata yang paling relevan adalah "penggunaan". Dalam paparan Komisioner BNSP digambarkan bahwa penggunaan kompetensi utama profesi arsiparis yang didasarkan pada kesepakatan yakni SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia). Dari peta okupasi dan SKKNI atau SKKI kemudian terskemakan sertifikasi yang menyasar kepastian kemampuan dan pemeliharaan kompetensi dari hasil pembelajaran formal dan non formal, pelatihan kerja dan pengalaman kerja para arsiparis yang dibuktikan di depan assesor.