Sepedaan Jogja

27 Februari 2022 sepanjang 59 kilometer berdurasi 3 jam 12 menit, sepedaan di Yogyakarta. Berada di wilayah dalam provinsi tempat kelahiran, aku pun tak asing menentukan rute bersepeda sendirian. Mengawali pedal dari Sucen Triharjo Sleman Yogyakarta bertemu Jalan Letkol Subadri dimana melewati kalakijo, ngangkrik, cimpling dan terhubung dengan Jalan cebongan.

Tak lupa menengok dimana dokter Kadir, langganan suntik tatkala badan sakit dimasa kecilku. Jalan mengarah pundong dan bedingin melintasi sekolah mataram, sungai buatan zaman belanda yang membelah kota Yogyakarta. Kenangan dan jajanan belut goreng di pasar godean mengantarku mengarah ke pasar bibis di gamping.

Pemandangan persawahan pagi hari itu dengan beberapa penampakan mobil plat non AB menunjukkan Yogyakarta satu diantara tujuan pelancong domestik. Pun terlihat Wisata kuliner di pinggiran kota Jogja begitu menjamur. Tak jarang pesepeda kutemukan sebelum akhirnya sampai ke warung Soto Kadipiro.

Lurus dari jajanan khas sarapan pagi para penikmat soto, jepretan di depan gedung Bank Indonesia sebagai cagar budaya kukirimkan ke istri. Keriuhan jalan Malioboro yang terlihat di KM 0 Jogja itu menunjukkan kembali bahwa kota budaya dan pelajar tetap menjadi destinasi wisata.

Segment Blok O ke Janti melewati Gembira Loka menyisakan kenangan yang telah terkubur dalam dalam. Detak jantung pun berdegup kencang kalaumengejar rombongan sepeda onthel yang melewati Flyover. Sampailah di jalan ringroud utara sebelum sampai ke Bandara Adisutjipto yang kini telah sepi. Ya... Karena Bandara Yogyakarta berpindah ke YIA di Kulonprogo.

Sepedaan pagi itu pun terhenti dengan warung soto di pinggir jalan, tepatnya selatan SMPN I Kalasan. Tak berapa lama semangkuk soto dan es teh manis seharga dua belas ribu rupiah, arah roda berbelok menuju ke Pakem. Arah utara dimana akan bertemu di daerah Indekost kampus UII.

Angan pun melayang, andai mampu membeli sepetak tanah dan kubangun rumah kost mahasiswa. Atau kemudian belajar berdagang seperti membuka warkop atau warung makan untuk pelajar yang datang dari luar Jawa.

Terik matahari dan jalan menanjak arah kaliurang itu tak mampu aku taklukkan. Jalan tembus ke pandanaran segera mempertemukan tujuan akhir Jabung Pandowo Harjo Sleman Yogyakarta. 

Sepedaan Roda Vit

Sejak Tugu Tanah Baru menginjak ke Kahfi2, rantai ternyata D8 sempat terlepas. Persis di depan tempat pemakaman itu, rantai berlumur oli harus sedikit berpindah ke tanganku. Jalan Kahfi 2 pun terlewati dengan adanya plang Rumah Sakit Zahira.

Segment Jakartamiles mengantarkan roda Vit ke jalan Cilandak KKO. Aku dan Pak Baderi segera meluncur ke jalan TB Simatupang arah Lebak Bulus. Tatkala melewati Arsa hiscope Fly Over, detak jantung cukup kencang. Begitu melihat ke belakang, rekan roda Vit terhenti.

"Foto foto pak" Celetuknya persis sebelum pom bensin Shell. Ya... Foto foto menjadi alasan penting, setidaknya penting untuk memberi jeda pada detak jantung yang terpacu dari jalan tanjakan.

Dadi MRT Fatmawati ke Jalan Adhiyaksa sedikit santai. Pepohonan tinggi di sepanjang jalan komplek kejaksaan RI cukup memanjakan paru paru. Udara segar di pagi hari bersamaan sepedaan di sepanjang Adhiyaksa itu menjadi kenangan roda Vit.

Magang Kearsipan di Migas

Sebulan sejak 7 Februari 2022, Aldhi Budi Lunanto Mahasiswa semester 7 pada Program Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi melaksanakan magang di Gedung Ibnu Sutowo. Habitat perkantoran Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi cq. Kearsipan menjadi keseharian untuk mempraktekkan teori dari bangku kuliah selama satu semester.

Pengenalan lingkungan pekerjaan seperti pada instansi pemerintahan yang dilakoni Aldhi sebulan ini menjembatani antara idealisme dan kondisi lapangan pekerjaan. Sejak praktik teknis kearsipan sampai pada pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana dalam pekerjaan.

Setiap tahun, Ditjen Migas Cq. unit Kearsipan senantiasa menerima mahasiswa magang sebagai program pengayaan dalam mengkontribusi dunia pendidikan bagi generasi penerus. Sebut saja si Ayu Mahasiswi asal Aceh yang telah menempuh KP pada tautan berikut 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/08/19/kp-mahasiswa-u/?preview=true

Dialog kinerja Kabag Umum

"Tersedianya data persuratan dari Badan Usaha" tutur pak Ardhi Krisnanto, Kepala Bagian Umum yang melakukan pendalaman tugas ketatausahaan direktorat jenderal pada acara Virtual penyusunan SKP. Sebagai unsur dari layanan umum, ketatausahaan di tuntut untuk menyediakan satu diantara seabrek kinerja Kepala Bagian yakni meningkatnya layanan internal melalui "Layanan Umum".

Ketatausahaan direktorat jenderal dipenuhi rutinitas penerimaan dan pencatatan surat. Ratusan surat setiap hari kerja menjadi tumpukan data yang perlu disikapi demi peningkatan layanan internal. Seperti halnya dalam kecepatan dan ketepatan dalam pencatatan sistem buku agenda, harus di chalange dengan keberadaan aplikasi atau agenda elektronik.

Pun tatkala pergeseran pengiriman surat melalui caraka atau kurir surat dengan kehadiran penyedia jasa layanan pengiriman surat. Lagi lagi terbersit batas awal argo berjalan suatu penyelesaian pekerjaan administrasi. Validitas data yang terekam bersamaan waktu sesuai alur persuratan dinas memerlukan dimensi dokumentasi.

Aktivitas menyediakan data surat melalui aplikasi berbasis internet diawali dari para pengadministrasi umum melakukan pemasukan data surat dan pemindaian dokumen. Sudah barang tentu kehandalan data tercermin dari adanya verivikator yang dilakukan oleh sub koordinator ketatausahaan.

Sampai disini, ketersediaan data surat memerlukan pengolahan dan analisa oleh analis tata usaha. Meski petugas penerima surat telah dibekali dengan cap penerima surat, nyatanya penyesuaian jam kerja PNS sebagai dampak pandemi menuntut penerimaan surat via email.

PIC penerimaan surat memerlukan kejelasan Standar Operasional Prosedur untuk memperjelas maklumat pelayanan. Beberapa komplain atas layanan umum cq. persuratan memerlukan kehandalan data surat. Tersedianya data surat bukan semata list berdasarkan klasifikasi pihak pengiriman.

Lebih dari itu, bisa jadi seorang analis tata usaha mempergunakan dimensi dokumentasi persuratan sejak diterima, teregistrasi atau tercatat dalam aplikasi persuratan sampai dengan ditindaklanjuti sebagai umpan balik dalam komunikasi kedinasan. 

Klinik Virtual Arsip Migas

Pembinaan Kearsipan oleh arsiparis bukan saja turut menggerakkan petugas admin untuk melakukan pengarsipan. Lebih dalam dari itu, mempercayakan data perkantoran ke petugas admin sehingga tersedia dukungan manajemen pimpinan. Dan ujungnya, terengkuh pula prinsip dan azas kearsipan sesuai amanat konstitusi.

Masuk kali ketiga, Klinik Virtual Arsip Migas terus mengundang acara Zoom meeting.Jumat, 24 Februari 2022 dengan keterlibatan 17 participants mengusung Topic:

1. Daftar Berkas dan Isi Berkas pada Pokja Usaha Penunjang Migas oleh Novi

2. Review Digitasi Kearsipan Ditjen Migas

3. Diskusi

Lepas satu jam, respon positif yang melingkupi forum menjadi bentuk motivasi. Pun apresiasi dalam penyediaan informasi demi dukungan manajemen pimpinan dalam organisasi. Bukankah peningkatan kinerja melalui administrasi Cq. kearsipan akan terus dibutuhkan?

Bahkan di era serba digital dan transformasi birokrasi, pesatnya pertumbuhan transaksi yang merekam segala jenis informasi membutuhkan penguasaan kondisi lapangan untuk menjamin ketersediaan arsip. Alih alih tersedia, pun tuntutan informasi berbasis arsip menjadi tuntutan di segala masa/era.

Siapa yang tidak kenal istilah autentik dan terpercaya? Analoginya, jika informasi masih sangat terbatas, bisa jadi tinggi tingkat ketepercayaaan. Bagaimana dengan kondisi banjirnya informasi?????

Belum disisi pertanggungjawaban kinerja organisasi yang berbasis arsip. Hampir di pastikan auditor dan para penegak hukum mendasarkan fakta atas keberadaan arsip. Informasi yang melekat pada arsip bernilai autentik dan terpercaya.

Akhirnya, klinik Virtual arsip migas menjadi satu bentuk inovasi pembinaan demi merengkuh ketersediaan arsip demi manajemen pimpinan, memori organisasi dan semoga demi generasi mendatang.

Pengawasan Kearsipan

Sangat Memuaskan, Raihan Predikat Pengawasan Kearsipan untuk Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Selisih 0.21 dari peringkat kedua, predikat tingkat nasional di tahun 2021 tentu bukan hal yang ringan untuk dipertanggungjawabkan.

Apa sejatinya, predikat penghargaan tersebut?Sejauh mana indikator penilaian dapat menyentuh permasalahan kearsipan?

Bermula dari penetapan NSPK Kearsipan di kementerian ESDM yang rilis ditahun 2020 yang diyakini sebagai embrio penataan kearsipan. Atau kemudian penyediaan intrumen wajib di kearsipan seperti Klasifikasi arsip, Jadwal Retensi,dan Sistem Klasifikasi Akses & Keamanan arsip dinamis.

Demi ketersediaan arsip, NSPK dan Instrumen tersebut diatas tentu bagian penting sebagai acuan pelaksana kearsipan. Kearsipan yang sarat penjagaan autentikasi dan tingkat ketepercayaaan suatu rekaman kegiatan sangat memerlukan kesepakatan bersama. Setidaknya dalam praktik penciptaan, penggunaan, pemeriharaan sampai dengan pengurangan arsip.

Akhirnya, capaian predikat sangat memuaskan yang terukir oleh Kementerian ESDM diharapkan mampu mengangkat mentalitas arsiparis. Mentalitas untuk terus menggali indikator penilaian yang dapat memberikan dampak nyata dalam penjagaan memori institusi Kementerian. 

bersepeda

Bubur Kacang Hijau di 13 Februari 2022 sebelum mencatatkan 58 kilometer pada aplikasi strava. 

Meski hanya 4 kilometer, menguji fisik anak kedua "Thole di GBK Senayan Jakarta pada 23 Januari 2022

Gedung Bertingkat di sepanjang Jalan Rasuna Said menjadi saksi Bike to Work di tanggal 5 Januari 2022

Pun jalur kereta LRT itu yang belum beroperasi, seolah memgawasi rutinitas bersepeda ke kantor di pagi hari

Taman Mini Indonesia Indah, gowes rutin mingguan pada 2 Januari 2022

26 Desember 2021, aku dalam gerakan bersepeda warga villa Tanah baru mengukir sejarah di GBK

11 Desember 2021, jalan margonda raya

stasiun Bandung pun menjadi layar foto sepeda pada Desember sembari dinas luar kota

13 November 2021 , sepedaan di sleman

seragam sepedaan hijau, diatas tol cinere, 23 Oktober 2021

Meski Sunyi, harus BerArti

2.107 dokumen lingkungan Migas telah terselamatkan ke muara rekaman informasi institusi layanan publik. 15 Februari 2022, tim arsip telah menggenapi menjadi 132 boks dengan total 935 dokumen lingkungan untuk dipindah-simpankan ke Gedung Negara (Pusat Arsip Kementerian) sebagai Muara Rekaman Informasi. Arsip tersebut diterbitkan oleh Kementerian ESDM sejak tahun 1983 - 2014.

Pada Tahun 2015, tercatat pula penyelamatan dokumen lingkungan sebanyak 107 boks berisikan 528 dokumen ke Pusat Arsip Ponji yang diterbitkan tahun 1990 - 2011 . Pun di tahun 2013, Ditjen Migas pun telah memindahkan arsip sebanyak 644 dokumen lingkungan yang ditempatkan pada 76 boks yang diterbitkan oleh KESDM pada kurun waktu 1997 - 2010.

Ditjen Migas sebagai Unit Kearsipan tingkat dua di Kementerian ESDM melaksanakan fungsi institusional sebagai jejaring simpul memori kementerian. Mendasarkan amanat UU RI 43/2009 & PP 28/2012 tentang Kearsipan, pemindahan dokumen dari Kantor Ditjen Migas yang beralamat di Gedung Ibnu Sutowo Jalan HR Rasuna Said Kav. B5 Setya Budi Kuningan Jakarta Selatan ke Gedung Arsip beralamat Jalan Yaktapena Tangerang Selatan merupakan bagian dari siklus hidup arsip.

Baca juga tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/01/27/ngelink-records-center-kesdm/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/01/14/koordinasi-unit-kearsipan-2-setditjen-migas-1-biro-umum-auditor-irat-iv-kesdm/

Dinamika penelusuran dokumen studi evaluasi lingkungan (SEL), Analisis Dampak Lingkungan (AMDAL), dan Upaya Keselamatan dan Pengelolaan Lingkungan (UKL-UPL) oleh Badan Usaha, menyulut dokumen lingkungan sebagai pilihan tematik penyelamatan dokumen negara.

Akhirnya, tulisan ini menjadi warna warni titian kesunyian diantara kemeriahan dukungan layanan publik. Ketersediaan pembuktian melalui dokumen negara, menjadi satu diantara buah kerja kearsipan. Buah kerja yang dipercaya bakal mendatangkan manfaat publik. Setidaknya untuk pihak yang kehilangan rekaman dan catatan demi melanjutkan cita cita kesejahteraan bangsa.

Alur Naskah Dinas versi Tranformasi

Era Transformasi Di Birokrasi sejak Kabinet Kerja Jilid kedua meniupkan angin perubahan. Setidaknya guliran perubahan pada praktik administrasi persuratan. Sejak mencermati pekerjaan kepemerintahan, surat yang berpindah dari meja ke meja merupakan pola terukur dari kaidah administrasi. Bahkan sempitnya pemahamanku menalalarkan pada sisi manajemen dengan metodologi POAC (Planning Organizing, Actuating, dan Controlling).

Proses penyelesaian pekerjaan dengan pembagian tugas sejak staf ke jabatan pengawas, administrator, sampai ke Jabatan Tinggi pun memperlihatkan pola pengendalian demi kesempurnaan hasil pekerjaan. Bukankah diperlukan pemberdayaan dan pembagian tugas sumber daya manusia yang berlapis lapis demi terciptanya dialektika tugas kepemerintahan???

Teriakan layanan publik atawa public services megusik kesadaran bukan hanya bahan kerja sebagai masukan kemudian diproses dan menghasilkan keluaran administrasi. Selain keluaran/output pekerjaan yang segera berdampak ke publik, demokratisasi telah mampu membuat shortcut tata laksana yang berlapis lapis.

Gambaran tersebut diatas mengantarku pada rangkaian diskusi kecil. Diskusi pendalaman penyederhanaan alur persuratan. Forum dipandu diawali paparan pengawas Tata Usaha Menteri dan disaksikan langsung perwakilan Sekretariat Ditjen Migas, Biro Ortala, Biro SDM, dan Pusdatin.

Ahli tata laksana pun mengangguk. Bagan alur disposisi surat telah sesuai dengan Peraturan Menteri ESDM nomor 15/2021 tentang SOTK KESDM. Namun demikian sampai saat ini masih proses pembahasan mekanisme pembagian peran kelompok jabatan fungsional. Selain itu terselip tata waktu yang perlu diperhatikan terkait konfirmasi data dan kewenangan unit kerja lainnya.

"secara ideal disposisi surat memerlukan pertimbangan jenjang jabatan, pembagian peran, serta resiko penyalahgunaan jabatan" tutur ahli Kepegawaian. Secara teknis diperlukan pendalaman kembali terkait Sistem Kepegawaian atawa SIPEG yang masih mengakomodasi jabatan administrasi yang menjadi acuan dalam pengaturan akun aplikasi NGANTOR termasuk persuratan nadin. 

Forum diskusi pun berujung pada kesimpulan wakil otoritas Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Bahwa implementasi alur persuratan saat ini telah disesuaikan dengan jenjang data pegawai Sipeg dimana kooordinator dan sub koordinator masih memiliki peran dalam otorisasi. 

Akhirnya, nalarku terdampar pada dialektika antar pemilik bisnis proses, Biro Umum, Ortala, dan Datin. Forum diakusi yang mendalami secuil ide perubahan yang diusung unit Sekretariat Ditjen. Sebagai unit pelaksana tentu tak harus gegabah memaknai perubahan. Perlu kesepakatan diantara mereka sebagai pemilik kewenangan hingga dapat berlaku serentak demi birokrasi yang lebih agile. 

Siklus Dokumen Negara (Pindah)

Penting kiranya, segera memindahkan fisik kertas dari unit kerja sebagai creating agency atawa unit penerbit dokumen negara. Terlebih masa pandemi, dimana ruang perkantoran semestinya terlihat lega sehingga sirkulasi udara dapat maksimal merata.

Ruang perkantoran, terlebih untuk gedung bertingkat sudah selayaknya jauh dari tumpukan dokumen konvensional atawa kertas. Keterujian kesehatan masyarakat dg terpaan virus COVID-19 kembali mengerdipkan perhatian kita akan adanya siklus dokumen negara.

Siklus itu diawali dari menerbitkan surat atau dokumen kemudian dilanjutkan dengan menggunakan sampai batas waktu tertentu. Sejak terbit sampai dengan menggunakan, unit kerja penerbit terikat dengan nilai administrasi, keuangan dan legal/bukti. Nilai dokumen tersebut memaksa penerbit dokumen untuk "merawat" sampai batas waktu tertentu.

Sampai disini, diperlukan alarm pengingat kepada penerbit dokumen agar segera mengingat siklus dokumen negara selanjutnya. Apa itu? Yakni "memindahkan". Tatkala dokumen telah melewati batas waktu tertentu, selayaknya dokumen segera dipindahkan.

Hal tersebut menjadi pengantar kegiatan pemindahan Arsip dari Gedung Ibnu Sutowo ke Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM. Kamis, 3 Februari 2022 terlaksana siklus dokumen negara dengan proses memindahkan sejauh 24 kilometer.

Direktorat Jenderal Migas melalui Unit Kearsipan Level dua terus menjaga siklus dokumen negara dapat lestari. Sebanyak 70 boks dokumen AMDAL atau Upaya Keselamatan dan Pengelolaan Lingkungan berpindah dari Unit penerbit ( Direktorat Jenderal Migas) ke Sekretariat Jenderal KESDM cq. Biro Umum. Terlebih bersamaan berpindahnya kewenangan pengelolaan lingkungan ke kementerian lain.

Akhirnya, siklus hidup dokumen sejak terbit, guna, rawat, kemudian berujung pada pindah dapat dikaitkan pula dengan menjaga tingkat kerapian dan kesehatan ruang perkantoran. Segera pindahkan dokumen yang telah selesai nilai administrasi, termasuk selesai audit. Percayakan kepada Unit kearsipan demi suasana kerja nyaman, dokumen negara pun aman.