Era Transformasi Di Birokrasi sejak Kabinet Kerja Jilid kedua meniupkan angin perubahan. Setidaknya guliran perubahan pada praktik administrasi persuratan. Sejak mencermati pekerjaan kepemerintahan, surat yang berpindah dari meja ke meja merupakan pola terukur dari kaidah administrasi. Bahkan sempitnya pemahamanku menalalarkan pada sisi manajemen dengan metodologi POAC (Planning Organizing, Actuating, dan Controlling).
Proses penyelesaian pekerjaan dengan pembagian tugas sejak staf ke jabatan pengawas, administrator, sampai ke Jabatan Tinggi pun memperlihatkan pola pengendalian demi kesempurnaan hasil pekerjaan. Bukankah diperlukan pemberdayaan dan pembagian tugas sumber daya manusia yang berlapis lapis demi terciptanya dialektika tugas kepemerintahan???
Teriakan layanan publik atawa public services megusik kesadaran bukan hanya bahan kerja sebagai masukan kemudian diproses dan menghasilkan keluaran administrasi. Selain keluaran/output pekerjaan yang segera berdampak ke publik, demokratisasi telah mampu membuat shortcut tata laksana yang berlapis lapis.
Gambaran tersebut diatas mengantarku pada rangkaian diskusi kecil. Diskusi pendalaman penyederhanaan alur persuratan. Forum dipandu diawali paparan pengawas Tata Usaha Menteri dan disaksikan langsung perwakilan Sekretariat Ditjen Migas, Biro Ortala, Biro SDM, dan Pusdatin.
Ahli tata laksana pun mengangguk. Bagan alur disposisi surat telah sesuai dengan Peraturan Menteri ESDM nomor 15/2021 tentang SOTK KESDM. Namun demikian sampai saat ini masih proses pembahasan mekanisme pembagian peran kelompok jabatan fungsional. Selain itu terselip tata waktu yang perlu diperhatikan terkait konfirmasi data dan kewenangan unit kerja lainnya.
"secara ideal disposisi surat memerlukan pertimbangan jenjang jabatan, pembagian peran, serta resiko penyalahgunaan jabatan" tutur ahli Kepegawaian. Secara teknis diperlukan pendalaman kembali terkait Sistem Kepegawaian atawa SIPEG yang masih mengakomodasi jabatan administrasi yang menjadi acuan dalam pengaturan akun aplikasi NGANTOR termasuk persuratan nadin.
Forum diskusi pun berujung pada kesimpulan wakil otoritas Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Bahwa implementasi alur persuratan saat ini telah disesuaikan dengan jenjang data pegawai Sipeg dimana kooordinator dan sub koordinator masih memiliki peran dalam otorisasi.
Akhirnya, nalarku terdampar pada dialektika antar pemilik bisnis proses, Biro Umum, Ortala, dan Datin. Forum diakusi yang mendalami secuil ide perubahan yang diusung unit Sekretariat Ditjen. Sebagai unit pelaksana tentu tak harus gegabah memaknai perubahan. Perlu kesepakatan diantara mereka sebagai pemilik kewenangan hingga dapat berlaku serentak demi birokrasi yang lebih agile.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar