Cirebon P3Geologi Kelautan Kementerian ESDM, 17-19 Maret 2022, terlaksana konsinyasi pembinaan praktik persuratan dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. " Kop Surat seperti perubahan email yang saat ini menjadi tu.migas@esdm.go.id, sempat memunculkan pertanyaan dari badan usaha" Ungkap Bapak Ardhi Krisnanto, Kabag Umum saat pembukaan forum pembinaan persuratan.
Pernyataan tersebut menjadi satu diantara dalih kuat terkait perlunya ketelitian dan konsistensi persuratan sebagai bentuk komunikasi tertulis resmi pada instansi pemerintahan. Terlebih Beliau sampaikan persuratan akan menjadi dokumen resmi pimpinan.
Selain alamat email pada kertas kop yang menjadi kepala surat, Beliau juga sampaikan pemilihan antara kata "hal" atau "perihal". Pun dalam penulisan lampiran dengan tidak menulis angka arab sampai dengan sebelas. Kemudian di bagian kaki surat pemilihan tulisan numenkelatur jabatan antara "Direktur Jenderal" atau Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi".
Arahan tersebut diatas tentu memantik diskusi yang juga memerlukan konfirmasi atas kesepakatan yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri ESDM yang mengatur tentang persuratan atau tata naskah dinas. Adalah Permen ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, lampiran pertama menjadi pedoman dan acuan dalam penyusunan naskah dinas sebagai komunikasi tertulis pada instansi KESDM.
Arahan pada forum Pembinaan persuratan yang diikuti lebih dari empat puluh peserta. Forum pembinaan menyasar staf yang beperan pada urusan administrasi persuratan. Berada di ruang pertemuan Katili pada Pusat Pengembangan Penelitian Geologi Kelautan Cirebon Jawa Barat,terjalin diskusi antar peserta yang berasal dari seluruh unit kerja atau direktorat di lingkungan Ditjen Migas.
Akhirnya,tulisan ini akan menjadi dokumentasi kegiatan pada urusan ketatausahaan. Nyatanya penyamakan persepsi dan pemahaman persuratan bukan saja mengidentifikasi persepsi dokumen palsu. Lebih dari itu, mitigasi resiko dan peningkatan kinerja organisasi menjadi enggel lebih dari pembinaan persuratan.
Last, sebagaimana yang disebut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang RI No. 43 Tahun 2009, bahwa penomoran atawa registrasi naskah/dokumen menjadi gerbang keabsyahan, autentik dan tingkat keterpercayaan dokumen negara. Sebagaimana topik pembinaan persuratan yang telah terlaksana pada hari Juma-Sabtu 17-19 Maret 2022 di Cirebon oleh Sekretariat Ditjen Migas Cq. bagian Umum pada urusan ketatausahaan. Semoga bermanfaat.
Bike to work, atau sepedaan ngantor untukku adalah berkah pandemi Covid. Bermula Agustus 2021, mendapati keberanian menembus 20 kilometer di pagi hari menuju Gedung Migas Ibnu Sutowo Jakarta Selatan. Terlebih dengan adanya aplikasi strava versi gratisan, seolah menjadi mentor dalam mengukur kebugaran fisik.
Enam hari kerja di bulan Februari 2022, kulewati dengan naik sepeda. Berapa hari untuk bulan ini, Maret? Tentu berharap terus meningkat sampai seluruh hari dapat naik sepeda ke kantor. Rute Raden Sanim ke Kahfi satu, lanjut Herman susilo ke cilandak KKO.
Jalan Ampera Raya, dengan kenangan berjalan kaki menuju tempat training bekerja. Bangka tengah ke pasar buncit raya, dan memori kemacetan di mampang prapatan sampai perempatan kuningan. Berujung ke HR Rasuna Said.
40 kilometer pulang pergi menjadi keasyikan untuk dinikmati. Sepedaan ngantor menunggangi seli tern D8. Sampai kapan mulai mereda, tentu mengikuti perkembangan fisik dan kondisi jalan raya.
27 Februari 2022 sepanjang 59 kilometer berdurasi 3 jam 12 menit, sepedaan di Yogyakarta. Berada di wilayah dalam provinsi tempat kelahiran, aku pun tak asing menentukan rute bersepeda sendirian. Mengawali pedal dari Sucen Triharjo Sleman Yogyakarta bertemu Jalan Letkol Subadri dimana melewati kalakijo, ngangkrik, cimpling dan terhubung dengan Jalan cebongan.
Tak lupa menengok dimana dokter Kadir, langganan suntik tatkala badan sakit dimasa kecilku. Jalan mengarah pundong dan bedingin melintasi sekolah mataram, sungai buatan zaman belanda yang membelah kota Yogyakarta. Kenangan dan jajanan belut goreng di pasar godean mengantarku mengarah ke pasar bibis di gamping.
Pemandangan persawahan pagi hari itu dengan beberapa penampakan mobil plat non AB menunjukkan Yogyakarta satu diantara tujuan pelancong domestik. Pun terlihat Wisata kuliner di pinggiran kota Jogja begitu menjamur. Tak jarang pesepeda kutemukan sebelum akhirnya sampai ke warung Soto Kadipiro.
Lurus dari jajanan khas sarapan pagi para penikmat soto, jepretan di depan gedung Bank Indonesia sebagai cagar budaya kukirimkan ke istri. Keriuhan jalan Malioboro yang terlihat di KM 0 Jogja itu menunjukkan kembali bahwa kota budaya dan pelajar tetap menjadi destinasi wisata.
Segment Blok O ke Janti melewati Gembira Loka menyisakan kenangan yang telah terkubur dalam dalam. Detak jantung pun berdegup kencang kalaumengejar rombongan sepeda onthel yang melewati Flyover. Sampailah di jalan ringroud utara sebelum sampai ke Bandara Adisutjipto yang kini telah sepi. Ya... Karena Bandara Yogyakarta berpindah ke YIA di Kulonprogo.
Sepedaan pagi itu pun terhenti dengan warung soto di pinggir jalan, tepatnya selatan SMPN I Kalasan. Tak berapa lama semangkuk soto dan es teh manis seharga dua belas ribu rupiah, arah roda berbelok menuju ke Pakem. Arah utara dimana akan bertemu di daerah Indekost kampus UII.
Angan pun melayang, andai mampu membeli sepetak tanah dan kubangun rumah kost mahasiswa. Atau kemudian belajar berdagang seperti membuka warkop atau warung makan untuk pelajar yang datang dari luar Jawa.
Terik matahari dan jalan menanjak arah kaliurang itu tak mampu aku taklukkan. Jalan tembus ke pandanaran segera mempertemukan tujuan akhir Jabung Pandowo Harjo Sleman Yogyakarta.
Sejak Tugu Tanah Baru menginjak ke Kahfi2, rantai ternyata D8 sempat terlepas. Persis di depan tempat pemakaman itu, rantai berlumur oli harus sedikit berpindah ke tanganku. Jalan Kahfi 2 pun terlewati dengan adanya plang Rumah Sakit Zahira.
Segment Jakartamiles mengantarkan roda Vit ke jalan Cilandak KKO. Aku dan Pak Baderi segera meluncur ke jalan TB Simatupang arah Lebak Bulus. Tatkala melewati Arsa hiscope Fly Over, detak jantung cukup kencang. Begitu melihat ke belakang, rekan roda Vit terhenti.
"Foto foto pak" Celetuknya persis sebelum pom bensin Shell. Ya... Foto foto menjadi alasan penting, setidaknya penting untuk memberi jeda pada detak jantung yang terpacu dari jalan tanjakan.
Dadi MRT Fatmawati ke Jalan Adhiyaksa sedikit santai. Pepohonan tinggi di sepanjang jalan komplek kejaksaan RI cukup memanjakan paru paru. Udara segar di pagi hari bersamaan sepedaan di sepanjang Adhiyaksa itu menjadi kenangan roda Vit.
Sebulan sejak 7 Februari 2022, Aldhi Budi Lunanto Mahasiswa semester 7 pada Program Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi melaksanakan magang di Gedung Ibnu Sutowo. Habitat perkantoran Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi cq. Kearsipan menjadi keseharian untuk mempraktekkan teori dari bangku kuliah selama satu semester.
Pengenalan lingkungan pekerjaan seperti pada instansi pemerintahan yang dilakoni Aldhi sebulan ini menjembatani antara idealisme dan kondisi lapangan pekerjaan. Sejak praktik teknis kearsipan sampai pada pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana dalam pekerjaan.
Setiap tahun, Ditjen Migas Cq. unit Kearsipan senantiasa menerima mahasiswa magang sebagai program pengayaan dalam mengkontribusi dunia pendidikan bagi generasi penerus. Sebut saja si Ayu Mahasiswi asal Aceh yang telah menempuh KP pada tautan berikut 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/08/19/kp-mahasiswa-u/?preview=true
"Tersedianya data persuratan dari Badan Usaha" tutur pak Ardhi Krisnanto, Kepala Bagian Umum yang melakukan pendalaman tugas ketatausahaan direktorat jenderal pada acara Virtual penyusunan SKP. Sebagai unsur dari layanan umum, ketatausahaan di tuntut untuk menyediakan satu diantara seabrek kinerja Kepala Bagian yakni meningkatnya layanan internal melalui "Layanan Umum".
Ketatausahaan direktorat jenderal dipenuhi rutinitas penerimaan dan pencatatan surat. Ratusan surat setiap hari kerja menjadi tumpukan data yang perlu disikapi demi peningkatan layanan internal. Seperti halnya dalam kecepatan dan ketepatan dalam pencatatan sistem buku agenda, harus di chalange dengan keberadaan aplikasi atau agenda elektronik.
Pun tatkala pergeseran pengiriman surat melalui caraka atau kurir surat dengan kehadiran penyedia jasa layanan pengiriman surat. Lagi lagi terbersit batas awal argo berjalan suatu penyelesaian pekerjaan administrasi. Validitas data yang terekam bersamaan waktu sesuai alur persuratan dinas memerlukan dimensi dokumentasi.
Aktivitas menyediakan data surat melalui aplikasi berbasis internet diawali dari para pengadministrasi umum melakukan pemasukan data surat dan pemindaian dokumen. Sudah barang tentu kehandalan data tercermin dari adanya verivikator yang dilakukan oleh sub koordinator ketatausahaan.
Sampai disini, ketersediaan data surat memerlukan pengolahan dan analisa oleh analis tata usaha. Meski petugas penerima surat telah dibekali dengan cap penerima surat, nyatanya penyesuaian jam kerja PNS sebagai dampak pandemi menuntut penerimaan surat via email.
PIC penerimaan surat memerlukan kejelasan Standar Operasional Prosedur untuk memperjelas maklumat pelayanan. Beberapa komplain atas layanan umum cq. persuratan memerlukan kehandalan data surat. Tersedianya data surat bukan semata list berdasarkan klasifikasi pihak pengiriman.
Lebih dari itu, bisa jadi seorang analis tata usaha mempergunakan dimensi dokumentasi persuratan sejak diterima, teregistrasi atau tercatat dalam aplikasi persuratan sampai dengan ditindaklanjuti sebagai umpan balik dalam komunikasi kedinasan.
Pembinaan Kearsipan oleh arsiparis bukan saja turut menggerakkan petugas admin untuk melakukan pengarsipan. Lebih dalam dari itu, mempercayakan data perkantoran ke petugas admin sehingga tersedia dukungan manajemen pimpinan. Dan ujungnya, terengkuh pula prinsip dan azas kearsipan sesuai amanat konstitusi.
Masuk kali ketiga, Klinik Virtual Arsip Migas terus mengundang acara Zoom meeting.Jumat, 24 Februari 2022 dengan keterlibatan 17 participants mengusung Topic:
Daftar Berkas dan Isi Berkas pada Pokja Usaha Penunjang Migas oleh Novi
Review Digitasi Kearsipan Ditjen Migas
Diskusi
Lepas satu jam, respon positif yang melingkupi forum menjadi bentuk motivasi. Pun apresiasi dalam penyediaan informasi demi dukungan manajemen pimpinan dalam organisasi. Bukankah peningkatan kinerja melalui administrasi Cq. kearsipan akan terus dibutuhkan?
Bahkan di era serba digital dan transformasi birokrasi, pesatnya pertumbuhan transaksi yang merekam segala jenis informasi membutuhkan penguasaan kondisi lapangan untuk menjamin ketersediaan arsip. Alih alih tersedia, pun tuntutan informasi berbasis arsip menjadi tuntutan di segala masa/era.
Siapa yang tidak kenal istilah autentik dan terpercaya? Analoginya, jika informasi masih sangat terbatas, bisa jadi tinggi tingkat ketepercayaaan. Bagaimana dengan kondisi banjirnya informasi?????
Belum disisi pertanggungjawaban kinerja organisasi yang berbasis arsip. Hampir di pastikan auditor dan para penegak hukum mendasarkan fakta atas keberadaan arsip. Informasi yang melekat pada arsip bernilai autentik dan terpercaya.
Akhirnya, klinik Virtual arsip migas menjadi satu bentuk inovasi pembinaan demi merengkuh ketersediaan arsip demi manajemen pimpinan, memori organisasi dan semoga demi generasi mendatang.
