Program Arsip Vital

Auditorium Badan Geologi Kementerian ESDM, 14 April 2022. Puluhan ASN Ditjen Migas dan arsiparis di lingkungan KESDM mengikuti Rapat Pembahasan Program Arsip Vital secara hibrid (dalam dan luar jaringan) . Gelaran kearsipan tersebut diselenggarakan Sekretariat Direktorat Jenderal Migas sebagai unit kearsipan tingkat dua yang bertujuan melakukan pendalaman dan koordinasi awal pada tataran pegawai. 

Unit Kearsipan pada Ditjen Migas menindaklanjuti surat Biro Umum KESDM bernomor B-91/KA.04/SJU.1/2022 tanggal 18 Maret 2022 tentang Program Arsip Vital Kementerian ESDM, dimana diperlukan Identifikasi dalam rangka pendataan atau penyusunan daftar. 

Identifikasi tersebut dengan mengelompokkan arsip-arsip instansi kepada empat kategori. 

1. Arsip vital adalah arsip yang memiliki kandungan informasi krusial suatu instansi sehingga tidak dapat tergantikan dan mengancam eksistensi instansi bila hilang atau rusak, 

2. Arsip penting adalah arsip yang memiliki kandungan informasi penting dan operasional perusahaan akan terganggu tanpa keberadaannya namun masih bisa diganti. 

3. Arsip berguna adalah arsip yang selalu dimobilisasikan dalam instansi, menunjang operasional instansi, dan mudah digantikan bila hilang atau rusak. 

4. Arsip tidak berguna adalah arsip yang memiliki kontribusi sedikit atau bahkan tidak memiliki kontribusi terhadap operasional instansi.

Sumber:https://youtu.be/rhehoMcvWzk

https://youtu.be/rhehoMcvWzk

Jalannya acara pembahasan sejak pembukaan pada jam 9 pagi, menghadirkan pembicara yang diisi oleh arsiparis madya Direktorat Kearsipan Pusat pada Deputi Pembinaan ANRI, Ibu Susanti. Secara panel, sebagai pembicara kedua oleh Arsiparis Muda Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian ESDM, yakni Bapak Sofyan. Kedua pembicara mengetengahkan lokus nasional dan level Kementerian yang apik.

Dari sudut pembinaan kearsipan nasional, Program Arsip Vital termasuk dalam kategori kebijakan setelah keberadaan empat instrumen dasar yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis. 

Kementerian ESDM telah memenuhi prasarat kebijakan terkait Program Arsip Vital dimana tertuang dalam penilaian tim pengawas kearsipan ekternal oleh ANRI berkriteria seratus persen. Melalui Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020, Kementerian ESDM telah menetapkan program Arsip vital. Isi program sejak prosedur, perlindungan dan pengamanannya, penyelamatan dan pemulihannya, dan pelayanan.

Namun demikian, catatan tim pengawas kearsipan eksternal di tahun 2021 merekomendasikan agar Kementerian ESDM menyusun tabel daftar arsip vital yang kemudian ditetapkan oleh pimpinan.

Nalar pun sedikit terusik tatkala kebijakan secara nasional terbaca tahun 2005. Tahun dimana belum update setelah terbitnya Undang Undang tentang Kearsipan tahun 2009. Tentu keberadaan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 6 Tahun 2005 merupakan yuridis pelaksanaan kegiatan sebelum adanya aturan baru setelah Peraturan Pemerintah yang ditetapkan di tahun 2012.

Sejauh mana batasan program arsip vital???? Apakah kata "vital" memendam informasi terkait eksistensi suatu entitas instansi yang bilamana hilang atau rusak, tidak akan bisa diganti dan dapat mengancam eksistensi instansi yang bersangkutan.

Informasi dalam arsip vital terkait fundamental keberlangsungan operasional instansi, bukti kepemilikan asset instansi, dasar hukum, dan kebijakan strategis instansi.

Setidaknya dua kata kunci yakni fundamental dan tidak /sulit tergantikan. Atau setidaknya berbiaya mahal untuk menggantikan arsip dokumen negara. Atau ancaman kerugian negara berupa aset negara yang berpindah ke pihak lain. Atau kerugian pada pendapatan negara?

Arsip vital masih berstatus aktif tentu berada di unit kerja. Arsip yang masih melekat sebagai bahan atau data pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Status aktif ini berjalan seiring jangka waktu pelaksanaan kegiatan. Untuk itu perlu penetapan masa atau jangka waktu selama masa vital.

Setelah nantinya teridentifikasi dalam suatu daftar dan ditetapkan oleh pimpinan unit kearsipan, dilanjutkan dengan penetapan prosedur pengelolaan, perlindungan dan pengamanan, evakuasi dan recovery, serta pelayanan. 

#Perlindungan arsip vital dilakukan untuk menjaga konten informasi dan fisik, metode yang dapat diterapkan adalah duplikasi atau penyalinan, dispersal atau penyebaran arsip hasil duplikasi ke unit-unit lain. Penyimpanan dengan pendukung khusus seperti brankas. 

#Pengamanan arsip dengan memperhatikan lokasi penyimpanan dan penempatan arsip.

#Evakuasi dan recovery dilakukan untuk mencegah kerusakan dan kehilangan fisik dan informasi saat terjadi bencana.

#Tim evakuasi arsip dan prosedur evakuasi arsip sesuai dengan jenis-jenis bencana

#Recovery adalah memulihkan arsip setelah terkena dampak bencana diantaranya dekontaminasi atau pembersihan arsip dari zat kontaminan seperti debu, lumpur, dan kotoran lainnya.

#Pelayanan hanya oleh orang-orang tertentu, metode temu balik secara aman dan mudah mencakup pemberian ketentuan akses untuk internal dan eksternal instansi.

Ramadhanku

Pengajian anak anak menjelang berbuka puasa di Mushola Al Ukhuwah Perumahan Villa Tanah Baru pada Hari Sabtu, 9 April 2022. Gelaran perdana sejak berdiri nya bangunan Ibadah pada tahun 2019.

Tarawih dan Tadarus merupakan kebiasaan yang dianggap baik untuk menjalani doktrin agama. Kurang lebih 30 jamaah putra dan 20 jamaah putri 

peringatan Nuzulul Quran, diakhiri makan bersama. Menu nasi kebuli dan nasi liwet, tidak lupa lele goreng dengan sambelnya. 

Sabtu 16 april, pengajian takjil untuk anak, dan Minggu, 17 April dengan peserta Remaja. 

ada sahur bersama dan penerimaan zakat fitrah

Munggahan

Sejak berada di Ibukota, aku mengenal kata munggahan. Komunitas ASN menikmati hidangan prasmanan /makan bareng menjelang Ramadhan. Hanya makan saja, tak ada saling salaman. Apa itu munggahan?. Kenapa menjadi ajang saling memaafkan menjelang bulan puasa.

Rabu, 30 Maret 2022 di Lantai 15 Gedung Ibnu Sutowo Jakarta Selatan. Pak Agus dengan sigap memulai acara. Susunan acara disampaikan dengan runtut. Begitu juga pak Ardhi, Kabag Umum segera menyampaikan permohonan kepada Sesditjen Migas. Pak Ali pun segera mengawali sambutan sebagai Sesditjen. 

"Apa itu pensiun? ASN itu banyak yang mengatur, semua aktivitas teratur,... " Tutur nya membuka acara munggahan atau makan bersama. 

Akhirnya, munggahan kali ini terselip agenda perpisahan purnabhakti untuk Ibu Evy (pengelola kepegawaian). Permohonan maaf atas lupa dan khilaf menjelang bulan suci ramadhan terbalut harmonis dalam suasana akrab sembari makan bersama. 

Evaluasi Pengawasan Kearsipan Migas

Dari sudut kota Bandung, di Gedung C lantai 4 Pusat Sumber Daya Mineral Batubara dan Panas Bumi, anjangsana lebih dari 50 orang ASN pengadministrasi umum, staf admin, arsiparis dan sekretaris pada forum evaluasi Pengawasan Kearsipan Internal Direktorat Jenderal Migas.

Forum diawali dengan pembacaan sambutan Sekretaris Ditjen Migas oleh Bu Ike selaku Sub Koordinator Tata Usaha mewakili Kabag Umum.

Assalamu'alaikum wr wb, Salam Sejahtera untuk Kita Semua. Yth wakil Biro Umum KESDM selaku unit pembina kearsipan di lingkungan Kementerian, khususnya yang hadir adalah Bu Eny Arsiparis. Ysh wakil Direktorat di lingkungan Ditjen Migas yang hadir luar jaringan dan dalam jaringan (daring).

Pengawasan Kearsipan Migas merupakan Helikopter View atas pelaksanaan kearsipan di Ditjen Migas yang dilakukan oleh Biro Umum pada setiap tahun. Pada tahun 2021, Ditjen Migas mendapat nilai memuaskan dengan nilai 87 (obyek Setditjen) . Sedangkan nilai pengawasan dengan obyek Direktorat pada tahun 2021 adalah 68.

Pengawasan Kearsipan merupakan kerangka pembinaan pengelolaan arsip dan sumber daya kearsipan. Pembinaan terhadap praktik kearsipan diharapkan mendekati atau sesuai dengan Kaidahnya yakni Permen ESDM nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.

Instrumen pertama penilaian pengawasan antara lain penyusunan surat, dokumentasi berkas kerja, dan maintenance penyimpanan arsip sampai pengurangan kapasitas demi terlaksana konservasi dan preservasi memori kolektif Energi dan Sumber Daya Mineral sektor Migas.

Instrumen kedua adalah sarana prasarana, program anggaran, serta petugas arsip. Kurang lebih terdapat 60 an ASN di Ditjen Migas yang mendukung kearsipan baik PNS dan Non PNS. Pemgadministrasi Umum, Sekretariat Pimpinan, dan staf admin yang tersebar per koordinator di lingkungan Direktorat dan sekretariat Ditjen.

Atas nama Bapak Sekretaris Ditjen Migas selaku Kepala Unit Kearsipan Tingkat II, kami mengucapkan terimakasih atas kehadiran nya dan selamat mengikuti forum pengawasan kearsipan yang nanti akan disampaikan oleh tim Biro Umum sebagai Unit vertikal kearsipan (Unit kearsipan tingkat I).

Terakhir, kami sampaikan bahwa....Demi ketersediaan data dukung dan berkas kerja serta referensi pelayanan sektor Migas yang handal, kami berharap forum pengawasan kearsipan di Bandung hari ini dapat dimanfaatkan dengan baik. menjadi sarana bertukar pikiran, memperlancar berkomunikasi dan koordinasi dalam tugas Bapak Ibu dalam dukungan administrasi Ditjen Migas.

Semoga arsip Migas dapat berperan dalam menjamin ketersediaan rekaman kegiatan sehingga mendukung akuntabilitas organisasi sampai dengan penyelamatan warisan intelektual sektor Migas yang terekam dalam dokumen negara.Sekian, wassalamu'alaikum wr wb.

............... 

Sesi pemaparan oleh Tim Biro Umum menyampaikan beberapa rekomendasi antara lain ketelitian dalam pengetikan konsep surat, pembuatan daftar berkas, pemindahan arsip dari ruang kerja ke ruang arsip, sampai dengan ketersediaan petugas yang secara khusus menangani berkas dan arsip. 

Rekomendasi penilaian dari Biro Umum KESDM kepada Direktorat dan koordinator sebagai unit pengolah agar dapat memperbaiki nilai pengawasan. Satu diantar yang penting ialah bukti dukung seperti surat surat, daftar arsip aktif, dokumentasi, serta peralatan pendukungnya. 

Berlanjut pada sesi pemaparan oleh tim arsip migas yang menyampaikan potret pengawasan kearsipan internal tahun 2021. Inti dari pembinaan kearsipan melalui instrumen penilaian dalam pengawasan ialah ketersediaan program kearsipan yang handal dan berkelanjutan. 

Akhirnya, forum evaluasi pengawasan kearsipan berujung pada schedule yang telah ditetapkan melalui Keputusan Menteri ESDM bertanda tangan Sekretaris Jenderal KESDM. Medio Maret - Juli 2022 membutuhkan koordinasi yang ekstra antar petugas administrasi di lingkungan Ditjen Migas dalam pengumpulan bukti penilaian yang nanti akan diverifikasi di bulan Agustus 2022

Pembinaan Persuratan

Cirebon P3Geologi Kelautan Kementerian ESDM, 17-19 Maret 2022, terlaksana konsinyasi pembinaan praktik persuratan dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. " Kop Surat seperti perubahan email yang saat ini menjadi tu.migas@esdm.go.id, sempat memunculkan pertanyaan dari badan usaha" Ungkap Bapak Ardhi Krisnanto, Kabag Umum saat pembukaan forum pembinaan persuratan.

Pernyataan tersebut menjadi satu diantara dalih kuat terkait perlunya ketelitian dan konsistensi persuratan sebagai bentuk komunikasi tertulis resmi pada instansi pemerintahan. Terlebih Beliau sampaikan persuratan akan menjadi dokumen resmi pimpinan.

Selain alamat email pada kertas kop yang menjadi kepala surat, Beliau juga sampaikan pemilihan antara kata "hal" atau "perihal". Pun dalam penulisan lampiran dengan tidak menulis angka arab sampai dengan sebelas. Kemudian di bagian kaki surat pemilihan tulisan numenkelatur jabatan antara "Direktur Jenderal" atau Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi".

Arahan tersebut diatas tentu memantik diskusi yang juga memerlukan konfirmasi atas kesepakatan yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri ESDM yang mengatur tentang persuratan atau tata naskah dinas. Adalah Permen ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, lampiran pertama menjadi pedoman dan acuan dalam penyusunan naskah dinas sebagai komunikasi tertulis pada instansi KESDM.

Arahan pada forum Pembinaan persuratan yang diikuti lebih dari empat puluh peserta. Forum pembinaan menyasar staf yang beperan pada urusan administrasi persuratan. Berada di ruang pertemuan Katili pada Pusat Pengembangan Penelitian Geologi Kelautan Cirebon Jawa Barat,terjalin diskusi antar peserta yang berasal dari seluruh unit kerja atau direktorat di lingkungan Ditjen Migas.

Akhirnya,tulisan ini akan menjadi dokumentasi kegiatan pada urusan ketatausahaan. Nyatanya penyamakan persepsi dan pemahaman persuratan bukan saja mengidentifikasi persepsi dokumen palsu. Lebih dari itu, mitigasi resiko dan peningkatan kinerja organisasi menjadi enggel lebih dari pembinaan persuratan.

Last, sebagaimana yang disebut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang RI No. 43 Tahun 2009, bahwa penomoran atawa registrasi naskah/dokumen menjadi gerbang keabsyahan, autentik dan tingkat keterpercayaan dokumen negara. Sebagaimana topik pembinaan persuratan yang telah terlaksana pada hari Juma-Sabtu 17-19 Maret 2022 di Cirebon oleh Sekretariat Ditjen Migas Cq. bagian Umum pada urusan ketatausahaan. Semoga bermanfaat.

Sepedaan Ngantor

Bike to work, atau sepedaan ngantor untukku adalah berkah pandemi Covid. Bermula Agustus 2021, mendapati keberanian menembus 20 kilometer di pagi hari menuju Gedung Migas Ibnu Sutowo Jakarta Selatan. Terlebih dengan adanya aplikasi strava versi gratisan, seolah menjadi mentor dalam mengukur kebugaran fisik.

Enam hari kerja di bulan Februari 2022, kulewati dengan naik sepeda. Berapa hari untuk bulan ini, Maret? Tentu berharap terus meningkat sampai seluruh hari dapat naik sepeda ke kantor. Rute Raden Sanim ke Kahfi satu, lanjut Herman susilo ke cilandak KKO.

Jalan Ampera Raya, dengan kenangan berjalan kaki menuju tempat training bekerja. Bangka tengah ke pasar buncit raya, dan memori kemacetan di mampang prapatan sampai perempatan kuningan. Berujung ke HR Rasuna Said.

40 kilometer pulang pergi menjadi keasyikan untuk dinikmati. Sepedaan ngantor menunggangi seli tern D8. Sampai kapan mulai mereda, tentu mengikuti perkembangan fisik dan kondisi jalan raya. 

Sepedaan Jogja

27 Februari 2022 sepanjang 59 kilometer berdurasi 3 jam 12 menit, sepedaan di Yogyakarta. Berada di wilayah dalam provinsi tempat kelahiran, aku pun tak asing menentukan rute bersepeda sendirian. Mengawali pedal dari Sucen Triharjo Sleman Yogyakarta bertemu Jalan Letkol Subadri dimana melewati kalakijo, ngangkrik, cimpling dan terhubung dengan Jalan cebongan.

Tak lupa menengok dimana dokter Kadir, langganan suntik tatkala badan sakit dimasa kecilku. Jalan mengarah pundong dan bedingin melintasi sekolah mataram, sungai buatan zaman belanda yang membelah kota Yogyakarta. Kenangan dan jajanan belut goreng di pasar godean mengantarku mengarah ke pasar bibis di gamping.

Pemandangan persawahan pagi hari itu dengan beberapa penampakan mobil plat non AB menunjukkan Yogyakarta satu diantara tujuan pelancong domestik. Pun terlihat Wisata kuliner di pinggiran kota Jogja begitu menjamur. Tak jarang pesepeda kutemukan sebelum akhirnya sampai ke warung Soto Kadipiro.

Lurus dari jajanan khas sarapan pagi para penikmat soto, jepretan di depan gedung Bank Indonesia sebagai cagar budaya kukirimkan ke istri. Keriuhan jalan Malioboro yang terlihat di KM 0 Jogja itu menunjukkan kembali bahwa kota budaya dan pelajar tetap menjadi destinasi wisata.

Segment Blok O ke Janti melewati Gembira Loka menyisakan kenangan yang telah terkubur dalam dalam. Detak jantung pun berdegup kencang kalaumengejar rombongan sepeda onthel yang melewati Flyover. Sampailah di jalan ringroud utara sebelum sampai ke Bandara Adisutjipto yang kini telah sepi. Ya... Karena Bandara Yogyakarta berpindah ke YIA di Kulonprogo.

Sepedaan pagi itu pun terhenti dengan warung soto di pinggir jalan, tepatnya selatan SMPN I Kalasan. Tak berapa lama semangkuk soto dan es teh manis seharga dua belas ribu rupiah, arah roda berbelok menuju ke Pakem. Arah utara dimana akan bertemu di daerah Indekost kampus UII.

Angan pun melayang, andai mampu membeli sepetak tanah dan kubangun rumah kost mahasiswa. Atau kemudian belajar berdagang seperti membuka warkop atau warung makan untuk pelajar yang datang dari luar Jawa.

Terik matahari dan jalan menanjak arah kaliurang itu tak mampu aku taklukkan. Jalan tembus ke pandanaran segera mempertemukan tujuan akhir Jabung Pandowo Harjo Sleman Yogyakarta. 

Sepedaan Roda Vit

Sejak Tugu Tanah Baru menginjak ke Kahfi2, rantai ternyata D8 sempat terlepas. Persis di depan tempat pemakaman itu, rantai berlumur oli harus sedikit berpindah ke tanganku. Jalan Kahfi 2 pun terlewati dengan adanya plang Rumah Sakit Zahira.

Segment Jakartamiles mengantarkan roda Vit ke jalan Cilandak KKO. Aku dan Pak Baderi segera meluncur ke jalan TB Simatupang arah Lebak Bulus. Tatkala melewati Arsa hiscope Fly Over, detak jantung cukup kencang. Begitu melihat ke belakang, rekan roda Vit terhenti.

"Foto foto pak" Celetuknya persis sebelum pom bensin Shell. Ya... Foto foto menjadi alasan penting, setidaknya penting untuk memberi jeda pada detak jantung yang terpacu dari jalan tanjakan.

Dadi MRT Fatmawati ke Jalan Adhiyaksa sedikit santai. Pepohonan tinggi di sepanjang jalan komplek kejaksaan RI cukup memanjakan paru paru. Udara segar di pagi hari bersamaan sepedaan di sepanjang Adhiyaksa itu menjadi kenangan roda Vit.

Magang Kearsipan di Migas

Sebulan sejak 7 Februari 2022, Aldhi Budi Lunanto Mahasiswa semester 7 pada Program Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi melaksanakan magang di Gedung Ibnu Sutowo. Habitat perkantoran Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi cq. Kearsipan menjadi keseharian untuk mempraktekkan teori dari bangku kuliah selama satu semester.

Pengenalan lingkungan pekerjaan seperti pada instansi pemerintahan yang dilakoni Aldhi sebulan ini menjembatani antara idealisme dan kondisi lapangan pekerjaan. Sejak praktik teknis kearsipan sampai pada pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana dalam pekerjaan.

Setiap tahun, Ditjen Migas Cq. unit Kearsipan senantiasa menerima mahasiswa magang sebagai program pengayaan dalam mengkontribusi dunia pendidikan bagi generasi penerus. Sebut saja si Ayu Mahasiswi asal Aceh yang telah menempuh KP pada tautan berikut 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/08/19/kp-mahasiswa-u/?preview=true

Dialog kinerja Kabag Umum

"Tersedianya data persuratan dari Badan Usaha" tutur pak Ardhi Krisnanto, Kepala Bagian Umum yang melakukan pendalaman tugas ketatausahaan direktorat jenderal pada acara Virtual penyusunan SKP. Sebagai unsur dari layanan umum, ketatausahaan di tuntut untuk menyediakan satu diantara seabrek kinerja Kepala Bagian yakni meningkatnya layanan internal melalui "Layanan Umum".

Ketatausahaan direktorat jenderal dipenuhi rutinitas penerimaan dan pencatatan surat. Ratusan surat setiap hari kerja menjadi tumpukan data yang perlu disikapi demi peningkatan layanan internal. Seperti halnya dalam kecepatan dan ketepatan dalam pencatatan sistem buku agenda, harus di chalange dengan keberadaan aplikasi atau agenda elektronik.

Pun tatkala pergeseran pengiriman surat melalui caraka atau kurir surat dengan kehadiran penyedia jasa layanan pengiriman surat. Lagi lagi terbersit batas awal argo berjalan suatu penyelesaian pekerjaan administrasi. Validitas data yang terekam bersamaan waktu sesuai alur persuratan dinas memerlukan dimensi dokumentasi.

Aktivitas menyediakan data surat melalui aplikasi berbasis internet diawali dari para pengadministrasi umum melakukan pemasukan data surat dan pemindaian dokumen. Sudah barang tentu kehandalan data tercermin dari adanya verivikator yang dilakukan oleh sub koordinator ketatausahaan.

Sampai disini, ketersediaan data surat memerlukan pengolahan dan analisa oleh analis tata usaha. Meski petugas penerima surat telah dibekali dengan cap penerima surat, nyatanya penyesuaian jam kerja PNS sebagai dampak pandemi menuntut penerimaan surat via email.

PIC penerimaan surat memerlukan kejelasan Standar Operasional Prosedur untuk memperjelas maklumat pelayanan. Beberapa komplain atas layanan umum cq. persuratan memerlukan kehandalan data surat. Tersedianya data surat bukan semata list berdasarkan klasifikasi pihak pengiriman.

Lebih dari itu, bisa jadi seorang analis tata usaha mempergunakan dimensi dokumentasi persuratan sejak diterima, teregistrasi atau tercatat dalam aplikasi persuratan sampai dengan ditindaklanjuti sebagai umpan balik dalam komunikasi kedinasan.