UK I KESDM Terakreditasi Istimewa AA

"Menjemput penghargaan" tulis Karo Umum KESDM di Grup Media Sosial Team pelaksana kearsipan itu 17 Mei 2022. Tak berselang lama, foto sertifikat yang terbingkai menununjukkan bahwa Unit Kearsipan I Kementerian ESDM meraih predikat Istimewa dengan nilai AA.

Sebagaimana tersebut dalam sertifikat, masa akreditasi berlaku sejak September 2021 sampai dengan September 2027. Sertifikat akreditasi penyelenggara kearsipan yang diterbitkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia ditandatangani oleh Kepala yakni Bapak Imam Gunarto pada tanggal 2 September 2021.

Sampai disini, nalar dan mental pekerja kearsipan energi dan sumber daya mineral sudah sepantasnya terus terbangun. Menjadi bagian dari terakreditasi, arsiparis pada setiap level dan tiap jenjang organisasi kearsipan siap menunjukkan kontribusinya.

Menginjak tahun kedua, sudahkah sertifikat akreditasi tersebut dimaknai "kontribusi" oleh pelaksana kearsipan??? Tentu menyelami makna itu tak bisa dilepaskan dengan kata "kolaborasi" tiap lini dan struktur organisasi kementerian Pertambangan dan Energi.

Pun menukil refleksi akhir tahun dari instansi ANRI kepada pejuang kearsipan, kata kolaborasi diharapkan dapat menembus batas layanan kearsipan yang semakin dekat dengan pengguna arsip. Bahkan membangun kembali organisasi dan sistem kerja kearsipan pun perlu diinisiasi sejak lini terkecil di instansi.

Tradisional yang diidentikan dengan cara cara lama perlu diubah dengan cara baru. perubahan pola pikir (mindset) untuk pemanfaatan arsip sebagai data dukung pertumbuhan ekonomi perlu diselami oleh setiap insan kearsipan.

Akhirnya, tulisan ini aku tutup dengan mempertegas kepada diri atas tugas penataan dan penyimpanan 11.200 boks atau setara dengan 2.450 meter linear per 8 Maret 2023. 

Sekretaris Negara

Akbar Tandjung, Muladi

Menteri Bapak Sudi Silalahi dan Bapak Yusril Ihza Mahendra

Sekretaris Negara RI menjadi Menteri Sekretaris Negara. Meski sekilas terbaca sama namun penambahan kata "Menteri" tentu berdasarkan peraturan. Bapak Djohan Effendi, Bapak M Hatta Rajasa

Beban Kerja Arsiparis

Analisa Beban Kerja Kearsipan di Direktorat Jenderal Migas per Maret 2023 ini mencapai 28 orang. Setidaknya hasil konfirmasi antara arsiparis bersama analis Sumber Daya Manusia Ditjen Migas.

Satuan kinerja berupa nomor arsip, naskah, daftar dan laporan menjadi tangkapan setiap informasi yang terekam melalui berbagai media dalam pelaksanaan organisasi Ditjen Migas.

Analisa beban kerja berdasarkan bukti eviden dari pelaksanaan rincian tugas arsiparis pada tiap jejangnya akan dituangkan dalam peta jabatan yang ditetapkan melalui Keputusan Menteri.

Kondisi faktual peta jabatan di tahun 2022 menunjukkan angka lima orang arsiparis demi memberikan dukungan administrasi kepada Direktirat Jenderal Migas. masig adanya gap yang begitu tinggi antara jumlah arsiparis pada peta jabatan dengan jumlah perhitungan beban kerja kearsipan saat ini.

Beberapa tantangan yang mempengaruhi kondisi diatas adalah leveling unit pengelolaan sumber daya manusia dimana Kementerian ESDM sebagai pengguna JFT Arsiparis harus terlebih dahulu meyakinkan Intansi Pembina yakni Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kewenangan ANRI adalah memberikan rekomendasi ataa usulan kebutuhan arsiparis untuk instansi pemerintahan baik berbentuk Kementerian, Lembaga, Non Kementerian dan seterusnya. Infonya, sekitar 168 orang arsiparis menjadi total rekemendasi yang akan diajukan kembali oleh Kementerian ESDM.

Sampai disini, nalarku pun memberi kesimpulan bahwa keberadaan JFT Arsiparis disusun berdasarkan rincian tugas pada setiap jenjang. dari simpulan tersebut memunculkan pertanyaan, sejauh mana para pemangku JFT Arsiparis mempertanggungjawabkan pekerjaan yang sesuai dengan perhitungan beban kerja yang dijadikan dasar pengajuan formasi pada peta jabatan????

Apakah dari 168 orang yang telah direkomendasikan ANRI tersebut mendukung pekerjaan kearsipan? Tentu tulisan ini tidak akan menjawabnya.

Tantangan berikutnya yang dapat dijadikan isu adalah penambahan skuad arsiparis pada peta jabatan adalah rencana rekomendasi KemenPAN dan RB untuk pengadaan jabatan pengawas tata usaha pada direktorat. Perlu kita ketahui bahwa numenkelatur jabatan "tata usaha dan atau umum" dijadikan sandaran keberadaan JFT Arsiparis.

Kasubag Tata Usaha di Direktirat akan berjalan baik jika didukung staf pelaksana dalam hal ini dapat diisi oleh JFT Arsiparis. Rincian tugas arsiparis di kelompok keterampilan akan sangat membantu tugas dari Kasubag Tata Usaha.

Administrasi Perkantoran Era Digital

Kamis, 23 Februari 2023. Widya Iswara PPSDM Aparatur bertutur bahwa diklat dengan mata ajar administrasi perkantoran di era digital bertujuan membangun Awarness, dimana tidak surutnya berinovasi pembangunan aplikasi perkantoran dengan mengedepankan tata kelola data, pengolahan data, konsep Big data sampai dengan tingkatan data analisis.

Administrasi perkantoran bersifat pelayanan, dimana teknologi informasi sebagai alat bantu. Hasil akhirnya administrasi perkantoran berupa informasi yang dilakukan semua pihak demi mempermuda, dengan pendekatan datanya bisa kualitatif dan kuantitatif.

Kegiatan perkantoran tidak dapat dipisahkan dari manajemen sejak Planning Organizing, Actuating, dan Controlling. Bukan saja pengeloaan lokasi, gedung, bahkan sampai dengan peralatan, interior dan mesin kantor.

Data perkantoran yang identik dengan media arsip ramai ramai dialihmedia, menyulut pertanyaan, apakah memang media masih dipertahankan?. Tibalah satu kondisi dimana digitalisasi menjadi keharusan demi efisiensi.

Data perkantoran official seperti laporan kinerja mencerminkan fungsi kantor yang meliputi rutin, teknis, analisis, interpersonal, dan managerial.

Hal - hal tersebut diatas menjadi pengantar konsep kantor untuk mengawali diskusi sistem perkantoran. Nyatanya suatu data perlu sistem perkantoran, dimana saat ini ramai sekali dengan kehadiran Sistem Pemerintahan berbasis elektronik (kebijakan Perpres 95/2018)

Apa yang menjadi misi nya SPBE? Apakah tujuan dan sasaran SPBE? jika menilik berita kominfo ditahun 2020 sistem pemerintahan berbasis digital diterapkan pada tahun 2023.

WidyaIswara pun menegaskan bahwa target dari diklat dengan mata ajar Administrasi Perkantoran di Era Digital adalah Membangun kebersamaan dengan digital mindset diantara peserta diklat.

554 instansi pusat dan daerah perlu diintegrasikan ke dalam sistem pemerintahan berbasis elektronik. Sistem Ngantor Kementerian ESDM menjadi salah salah satu printilan. Namun demimian kehadiran Ngantor KESD menunjukkan tidak lagi ranah konsep atawa misi dan visi namun sudah praktek nyata menghadirkan administrasi perkantoran di Era Digital.

Pencatatan informasi menjadi data adalah inti administrasi perkantoran. Komputer di kantor mulai tahun 90 an dan satu unit bisa satu. Sekarang sudah mulai beranjak ke laptop meski setiap pegawai sudah memegang satu unit PC.

Konsep pakar yang menarik adalah saat ini di era globalisasi ekonomi kerja bukan lagi semata SOP, namun sistem yang dinamis dengan adaptasi.

Era komputerisasi itu untuk efisiensi, beda dengan globalisasi ekonomi yang harus adaptasi. Administrasi perkantoran bukan lagi monopoli namun partisipasi.

Desain konsep sistem, komputer didudukkan sebagai device yang memerlukan prosedur dan metode. Cara memakainya bagaimana? Subsistem dukungan SDM dan anggaran berapa?

Menjadi wawasan dasar bahwa regulasi, tatacara, dan SOP merupakan alat bantu pencapaian tujuan organisasi. Terkadang resistensi dari anggota organisasi membawa penolakan terhadap sistem untuk mencapai tujuan organisasi untuk itu perlu bungkusan regulasi, tatacara dan SOP yang rapi.

Misalnya resisten terhadap perubahan validasi untuk memperhatikan salah input guna menjaga prosesing dengan logika yang benar. Untuk itu diperlukan analisis proses dari yang sedang berjalan dan yang akan dikembangkan.

Bahkan pemahaman Jenis Sistem dari yang bersifat operasional sampai dengan yang strategis memerlukan bagan beban kerja. Belum usai memperdalam itu, munculah pendekatan produk perkantoran misalnya memulai buat surat memakai prosessing sendiri bukan office yang bersifat umum.

Selama ini proses perekaman data atau surat menyurat mempergunakan microsoft office , open office, evernote, slack, trello dan lain lain.

Ujung dari hal tersebut diatas adalah literasi digital (skil,culture,ethics,safety). Perubahan budaya kerja ke ranah digital, tata kelola dan etika digital.

beberapa kata kunci sesuai tahapan literasi digital antara lain

1. mengetahui, memahami, menggunakan

2. membaca, menguraikan, membiasakan,

3. memeriksa, membangun wawasan.

4. menyadari, mencontohkan,

5. menyesuaikan diri, merasionalkan,

6. mempertimbangkan.

7. mengenali, mempolakan, menerapkan,

8. menganalisis, menimbang dan meningkatkan kesadaran perlindungan data pribadi dan keamanan

Menteri Negara Koordinator

Menteri Koordinator, Bidang Perekonomian yang sebelumnya memiliki numenkelatur Bidang Ekonomi Keuangan dan Pengawasan Pembangunan. Menko Ekuwasbang merupakan singkatan yang kemudian lebih ringkas dengan sebutam menko perekonomian.

Menko Bidang Produksi dan Distribusi 

DKI Jakarta

Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Bapak Sutiyoso disusul Bapak Fauzi Bowo 

Menteri BUMN

Bapak Sugiharto, Ibu Rini M. Soemarno, Menteri Badan Usaha Milik Negara

Bapak Sofyan Djalil

Bapak Dahlan Iskan

Taman Wisata Pasir Putih Depok

Thole menjajal prosotan di air, menjadi edisi lanjutan setelah hiburan belajar renang di dua pekan lalu. Meski belum lama harus mendatangi Dokter Spesialis anak dengan vonis kadar darah putih diatas normal, namun ketertarikan bermain air mengantarkan ke Taman Wisat Pasir Putih.

Tiket seharga Rp.35K menjadi awal bertemunya arena bermain air dan kolam renang. Berjalan dari rumah VTB setelah Dzuhur, menapaki jalan pitara demi bermanjaan dengan anak anak. Cuaca hujan sejak pagi hari tak menyurutkan rasa sayang kepada anak.

Akhirnya, satu jam terlewati dengan kegelisahan Thole. Arena wisata harus bertarung dengan tangisan kala anak 7 tahun terus mencari perhatian bapaknya. Semoga menjadi pembelajaran buatku dan Thole.

Dokter Anak

"ini harus rawat inap y pak"....kata ibu dokter spesialis anak setelah mengecek fisik Thole. indikasi demam berdarah, dehidrasi akut mengantarkan alasan yang disampaikan kepadaku, sebagai wali anak.

Aku pun sedikit menyangkal untuk meminta rawat jalan dengam rekomendasi terbaik dari ahli kesehatan anak tersebut. Tak berapa lama setelah istri nimbrung di ruang periksa itu, formulir cek darah disampaikan oleh perawat. "nanti setelah selesai kasir trus ke lab,bawa hasilnya kesini y pak" kata suster itu.

Satu setengah jam setelah nya, hasil lab mengkuatkanku untuk tetap rawat jalan. upnormal Leukosit dan sedikit turun limfosit yang terbaca pada kertas itu telah menguatkan untuk putusan percaya kepada Thole. "kuat kuat nak, Allah maha Kuasa" lirihku dalam hati.

"aku diharuskan menandatangani penolakan rawat inap" kata istri setelah menyelesaikan urusan dengan dokter bernama Rini. meski terkesan memaksa dan menakuti wali pasien, saya menganggap bahwa yant terbaik untuk semua telah dilakukan dokter tersebut. Selain pasien, tentu kepentingan rumah sakit yang menanggung banyak tenaga kerja dan operasional rumah sehat di Depok.

Pengarsipan di Stikes

bagaimana untuk mendapatkan arsip yang cepat?" adalah satu dari pertanyaan yang sering mengemuka. Kemudian bagaimana trik pengendalian dokumen agar tidak tercecer di salah satu unit kerja?

Jawaban pertanyaan diatas diharap secara instan dapat terjawab. Meski setengah hari, nyatanya diklat menjadi tumpuan harapan agar terjadinya kecepatan penemuan arsip.

"tinggalkan cara cara lama, tempuh dengan transformasi digital" kesimpulan tatap muka dengan para tenaga non kependidikan. tentu tidak dapat terjadi tanpa adanya standar seperti Tata Naskah Dinas, Klasifikasi arsip, dan Retensi Arsip.

Akhirnya, Kesempatan emas untuk dapat memaparkan kearsipan di depan tenaga non kependidikan menjadi pengisi waktu hari Sabtu, 4 Februari 2023. Stikes Pertamedika Jakarta dengan dua puluh orang petugas yang tersebar di seluruh unit begitu antusias mengikuti acara diklat kearsipan.