Asa penyelenggaraan kearsipan

Sesuai UU nomor 43 tahun 2009, asas penyelenggaraan kearsipan adalah kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal-usul (principle of provenance), aturan asli(principle of original order), keamanan dan keselamatan, keprofesionalan, keresposifan, keantisipatifan, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum.

asas kepastian hukum adalah adanya landasan bagi penyelenggaraan kegiatan kearsipan oleh karena setiap kegiatan pemerintahan harus dilandasi dengan peraturan perundangan.

asas keautentikan dan keterpercayaan, menyangkut tingkat perkembangan arsip, yakni asli, jika copy maka harus terpercaya. dan dalam pelaksanaan arsip dapat dijadikan bahan akuntabilitas.

asas keutuhan arsip yakni, arsip tidak dapat dikurangi, ditambahkan baik dari fisik maupun informasinya. arsip yang utuh akan mendukung keautentikan dan keterpercayaan.

asas asal usul yakni arsip difile sesui dengan penciptanya, tidak dicampur dengan pencipta yang lain gitu loh.....nah setelah dikumpulkan berdasarkan penciptanya, silahkan saja kalo mau dikelompokkan berdasar permasalahan. ini terlihat ketika arsip di kumpulkan atau di simpan di pusat arsip. jadi yang nampak jelas terlihat pembagian kavling penyimpanan adalah nama pencipta.

asas aturan asli. nah apa tuh aturan asli. lihatlah ketika arsip digunakan dan difile dikala masih dinamis. ini menjadi repot, kerena di lapangan, arsiparis mendapatkan arsip yang belum tertata. oleh karenanya kepentingan pengguna dalam penentuan aturan penyimpanan arsip aktif, dapat diperhatikan sehingga ketika melaksanakan aktivitas pengelolaan arsip inaktif, dapat dikembalikan kepada asal usul atau aturan asli.

asas keamanan adalah asas yang akan diberikan kepada pengelola arsip terhadap pemilik arsip. aman secara informasinya, maupun secara fisiknya.

asas keselamatan adalah antisipasi dari bencana yang tidak terduga seperti bancana alam, bencana karena kesalahan manusia seperti kebakaran, pencurian, dlsb.

asas keprofesionalan yakni kompetensi dari pengelola kearsipan mulai dari manajer arsip, arsiparis, petugas arsip, serta pembinaan kearsipan. akreditasi profesi kearsipan dan organisasi profesi arsip hars selayaknya juga untuk segera digaungkan.

asas keantisipasifan, bahwa perkembangan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara semakin pesat, salah satunya perkembangan dunia informasi, ketatanegaraan, manajemen, dan budaya. antisipasi dari dunia kearsipan dalam menyediakan dan mengelola rekaman informasi menjadi pijakan adanya asas ini.

asas kepartisipasifan, bahwa selaras dengan paradigma penyelenggaraan negara yang berdaya saing yakni adanya partisipasi dari seluruh elemen bangsa. dunia akademik perpartisipasi, organisasi profesi arsip ikut berperan, instansi pemerintahan dengan arsiparisnya pun menjadi manajer pemperdayaan masyarakat dalam pengelolaan arsip, dan masyarakat dengan media masa nya menggaungkan kegiatan kearsipan.

Publikasi Arsip

Pengguna arsip mencari arsip dikala membutuhkan. Pengguna arsip akan meninggalkan arsip ketika tidak membutuhkan lagi. Pada kondisi ini, arsip ibarat barang rongsokan atau sampah yang tak dilihat lagi oleh penggunanya. Ibarat kata habis manis sepah dibuang.

Nilai informatif yang terkandung di dalam arsip, kurang menarik lagi bagi pengguna arsip, karena pengguna arsip membutuhkan arsip untuk mencari nilai administratif, nilai keuangan, dan nilai hukum.

Peran publikasi lah yang dapat memasarkan nilai informatif yang terkandung di dalam arsip. publikasi Arsip yang terlihat selama ini ada sseperti Pameran Arsip Foto, Pameran Khasanah Arsip, Penerbitan Arsip di Kalender, pameran monografi arsip, penerbitan buku juklak dan juknis pengelolaan kearsipan, penerbitan buletin arsip, penerbitan company profile, penerbitan buku sejarah perjalanan organisasi, penerbitan jurnal kearsipan, dan penerbitan naskah sumber.

Non Arsip dan tindak lanjutnya

Yang termasuk berkategori non arsip adalah;
1. Copy dokumen/arsip jika terdapat aslinya.
Tindak Lanjut: Simpan satu dan hancurkan yang lain.
2. Amplop surat jika alamat surat yang tertulis di amplop tertulis sama dengan yang ada di surat.
Tindak Lanjut: buang/singkirkan.
3. Bahan Cetakan seperti buku, majalah, buletin, dan brosur.
Tindak Lanjut: serahkan ke Bagian Pustaka.
4. Arsip Pribadi Pegawai/Pejabat.
Tindak Lanjut: Jika Pejabat setingkat Eselon I dan II, harap diteliti dulu.
Jika Pegawai Biasa, segera hancurkan.
5. Sampul dan Map, serta odner yang tak memberikan informasi penjelasan dari arsip/dokumen.
Tindak Lanjut : Buang jika pake aturan Fungsi arsip
Pertahankan jika pake aturan penataan aturan asli

PENILAIAN ARSIP

Pengertian Penilaian Arsip

Analisa informasi yang terkandung di dalam arsip yang bertujuan menentukan nasib arsip setelah dipergunakan dalam kegiatan administrasi (nilai primer) dan pertanggungjawaban hukum dan informasi (nilai skunder). Nasib arsip tersebut berakhir pada dimusnahkan, tetap disimpan, dan dapat diserahkan ke Lembaga Kearsipan Negara.

Peralatan yang digunakan

1. Produk perundang-undangan mengenai kearsipan yakni UU No.7 th 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, PP No.34 Tahun 1979 dan SE. Ka. ANRI Nomor SE/02/1983

2. Peraturan-peraturan organisasi terkait dengan masalah tata persuratan dan kearsipan

3. Formulir inventarisasi arsip

4. Kepanitiaan

5. Daftar Penilaian

Langkah-langkah Penilaian

1. Inventarisasi arsip (Volume, jenis, informasi, lokasi, kondisi, unit pencipta, jumlah berkas, fungsi arsip, pengguna arsip secara langsung dan tidak langsung, kelompok berkas, aturan penyimpanan, aturan pemberkasan, dan media simpan)

2. Pembentukan panitia yang terdiri dari pimpinan organisasi atau yang mewakili unsur organisasi, arsiparis atau manager arsip sebagai pelaksana pengelola arsip

3. Pembuatan daftar penilaian yang berupa daftar dengan kolom kelompok berkas, sub berkas, dan su-sub berkas, umur simpan aktif, umur simpan inaktif, waktu musnah, pertimbangan serah ke lembaga kearsipan negara

4. Sosialisasi produk penilaian arsip ke unit pencipta

5. Perbaikan daftar nilai jika diperlukan

5. Pengesahan penilaian oleh pimpinan organisasi

Gugurnya Pakar Arsip

Setahu penulis, Bapak Sauki adalah ahli arsip. Aliran klasik yang mempertahankan bentuk arsip yang sebenarnya adalah ciri khasnya. Bapak Sauki, tak mau jika kearsipan disamakan dengan penyajian informasi lain seperti dokumentasi atau perpustakaan. Bapak sauki juga gencar memperjuangkan faham bahwa pengelompokkan dan penamaan berkas harus sesui dengan tupoksi organisasi. Berkas kegiatan dari unit kerja dari harus dikembalikan pada fungsi organisasi pencipta. Pengelommpokan arsip dengan logika kehidupan organisasi pencipta arsip. penamaan kelompok berkas tingkat primer harus sama dengan fungsi organisasi tingkat eselon II, kemudian berkas tingkat skunder sama dengan fungsi organisasi tingkat eselon III, dan berkas tingkat tersier sama dengan fungsi organisasi tingkat eselon IV.

Semoga diberikan Alam yang lebih Indah oleh Nya.

Semoga perjuangan bapak, menjadikan terang dan indahnya alam sana.

PENERIMAAN CALONAR SIPARIS

Tahun 2008 ini banyak penerimaan CPNS untuk mengisi jabatan arsiparis di beberapa instansi pemerintahan. Sebut saja seperti departemen ESDM, Depdag, Dephut, Depnakertrans, menko polkam, BKPM, Setneg mencantumkan formasi arsiparis yang direkrut dari lulusan D3 Kearsipan. Merupakan angin yang baik untuk berkembangnya dunia kearsipan Indonesia. Angin yang baik itu terletak pada minimal di instansi tersebut mengetahui bahwa di perguruan tinggi terdapat program studi kearsipan. Masih begitu banyak yang memandang rendah kearsipan karena meraka tidak mengetahui bahwa di perguruan tinggi atau akademik terdapat Program studi D3 kearsipan sejak tahun 90-an. Seperti halnya pepatah "Tak kenal maka tak sayang" mudah-mudahan bidang kearsipan mulai di sayang di Instansi Pemerintahan.

Pengetahuan Arsiparis

Memberikan kode klasifikasi diperlukan pengetahuan mengenai jenis format, kegiatan, dan isi. Pengetahuan mengenai isi arsip berkaitan dengan pengetahuan umum. Pengetahuan umum ini yang akan menggiring kita untuk mencocokkan dengan kode klasifikasi arsip.

Klasifikasi arsip deplu edisi 2007 adalah klasifikasi berorientasi kepada kegiatan. Maka pemberkasan atau pengisian kode klasifikasi selalu dititik beratkan kepada kegiatan. Namun untuk mengetahui kegiatan departemen luar negeri dibutuhkan sedikit kerja keras mengingat luasnya cakupan politik luar negeri. Oleh karena itu, dibutuhkan pengetahuan umum dan pengetahuan analisa dokumen.

Pengetahuan umum di kegiatan politik luar negeri diantaranya dalam bidang teknik politik, ekonomi, keamanan, keuangan, pembangunan, sosial budaya, pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi. Di dalam klasifikasi, bidang-bidang terbagi dalam kelompok-kelompok besar. Coba lihat kode LM, LA. Dalam Tupoksi deplu, tidak akan mungkin lepas dengan kegiatan diplomasi dan kekonsuleran.

Untuk mengetahui kegiatan diplomasi, para arsiparis harus faham kerangka pelaksanaan kegiatannya. Yakni kerangka hubungan bilateral, multilateral, dan regional, organisasi regional, dan organisasi internasional. Di dalam kode klasifikasi terdapat BK(kerangka bilateral, MA(kerangka regional), TI(kerangka multilateral dan organisasi internasional, dan KA(kerangka organisasi regional ASEAN)

Keahlian analisa dokumen. Walaupun arsiparis tidak melaksanakan kegiatan yang menghasilkan arsip secara langsung, akan tetapi arsiparis dibekali dengan keahlian menganalisa dokumen. Analisa dokumen antara lain, analisa keaslian, analisa pencipta atau pemilik arsip / dokumen, analisa keterkaitan hubungan kerja, analisa pelaksanaan kegiatan atau proses administrasi.

foto cah arsip 2002

Deskrepsi arsip dan kode klasifikasi arsip
Pemberian kode klasifikasi dimaksudkan untuk memberkaskan sesuai dengan pengelompokkan berkas yang terdapat dalam klasifikasi arsip/dokumen.

Deskrepsi arsip yang seyogyanya memenuhi kriteria konten, konteks, dan struktur demi memudahkan menganalisa dan kemudian memudahkan mengeksekusi pemberian kode klasifikasi.

Deskrepsi arsip adalah penuangan informasi arsip yang memenuhi unsur format atau bentuk arsip, kontek atau kegiatan yang menghasilkan arsip, dan konten atau isi dari arsip tersebut. Format arsip seperti surat, kawat, laporan, kwitansi, faksimili Penuangan konten dapat dilihat dari perihal atau meringkas isi arsip/dokumen jika memang perihal belum mewakili. Penuangan konten arsip mengacu dengan what, why, who, when, dan how/4W+1H.

Deskrepsi Arsip yang memenuhi unsur struktur, konteks, dan konten, dapat membantu pengelompokkan berkas sesuai dengan selera pemberkasan/sistem pemberkasannya.

Contohnya arsip dapat dikelompokkan sesuai dengan jenisnya/formatnya, dapat dikelompokkan sesuai dengan kegiatannya, dan dikelompokkan sesuai dengan isinya/konten informasinya.

Sehingga reabilitasi arsip dapat dijaga, artinya ketika arsip dilihat dari jenis atau format arsip, dapat terdeteksi. Ketika arsip dilihat dari konteks atau kegiatannya, dapat terdeteksi. Dan ketika dilihat dari kontennya, arsip pun mudah dideteksi.

catatan:
Hasil pengolahan data yang tidak ada kode klasifikasinya terdapat beberapa kemungkinan
1. deskrepsinya kurang lengkap
2. termasuk non arsip
3. pelaksana tidak paham

Deskrepsi Arsip

Deskrepsi Arsip adalah penulisan keterangan yang terkandung dalam arsip yang terdiri dari penulisan format, penulisan konten, dan penulisan konteksnya. Deskrepsi arsip minimal terdiri dari uraian, media simpan, kurun waktu arsip, jumlah berkas, dan tingkat perkembangan.
penuangan kata menjadi kalimat yang terdapat dalam uraian harus memperhatikan beberapa hal berikut ini
1. format arsip atau jenis arsip seperti; surat, laporan, faksimili, kwitansi,dll.
2. konten yakni isi informasi yang terkandung di dalam arsip atau dokumen. dapat dilihat dari perihal jika berformat surat. jika perihal tidak memberikan informasi yang jelas maka dibaca isi dan diringkas. penuangan konten arsip dapat mempergunakan rumus 4W dan 1H(What,Why,Who,When, dan How)
3. konteks yakni kegiatan yang menghasilkan dokumen tersebut. dilihat pula fungsi organisasi yang menjalankan kegiatan tersebut.