Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (5)

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Laporan

Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (5)

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Sejak februari 2015, kami sebagai arsiparis mengawal pelaksanaan elektronik persuratan di Ditjen Migas. Tahun 2015 mempergunakan aplikasi tpdk.pusdatin.esdm.go.id dalam pengelolaan surat. Kemudian pada akhir tahun 2015, kami dipercaya pimpinan untuk mempresentasikan pelaksanaan e-surat yang di hotel JW Luwansa Jakarta.

Untuk itulah pada tahun 2016 sejak bulan desember, unit tata usaha Ditjen migas ditugaskan untuk membangun aplikasi e-surat. Kami ditunjuk pimpinan untuk mengawal pembangunan aplikasi termaksud.

Kami berpendapat bahwa aplikasi elektronik surat merupakan bagian dari sistem informasi kearsipan. Hal tersebut menjadi salah satu obyek pekerjaan fungsional arsiparis.

Dapat kami sampaikan bahwa kepercayaan pimpinan unit mempromosikan kami untuk penugasan monitoring aplikasi pada unit lain seperti contohnya di unit DMTS, Surat di PTSP sampai dengan aplikasi pengurusan perijinan pengangkutan.

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan adalah untuk menyampaikan perkembangan pembangunan aplikasi e-surat dan monitoring aplikasi terkait dokumen dan surat - surat

WAKTU PELAKSANAAN

Kegiatan penyeleksian arsip yang akan disusutkan dilaksanakan pada bulab Februari sampai dengan April 2016

ISI LAPORAN

Sebagaimana yang telah disebutkan di dalam latar belakang dapat kami laporkan bahwa monitoring kami susun berdasarkan hari pelaksanaan sebgaimana tabel dibawa ini;

No	Tanggal	Hari	Kegiatan
1	07-Jan-16	kamis	presentasi undangan DMTS mengenai aplikasi dokumen
2	13-Jan-16	rabu	konsep nodin Monitoring dan Evaluasi PTSP di BKPM
3	19-Jan-16	selasa	mengikuti rapat persiapan FGD PTSP
4	25-Jan-16	senin	studi banding apikasi surat di ditjen ketenagalistrikan
5	01-Feb-16	senin	konsep surat SDM ke kadinas Kominfo Surabaya
6	03-Feb-16	rabu	rapat penyiapan software persuratan
7	11-Feb-16	kamis	konsep nodin laporan bencmark e-surat ke surabaya
8	15-Feb-16	senin	konsep tor dan RAB tim teknis penyiapan sistem persuratan dinas berbasis TIK(e-surat)
9	16-Feb-16	selasa	diskusi e surat bersama tenaga analis sistem
10	23-Feb-16	selasa	diskusi e surat bersama tenaga analis sistem
11	24-Feb-16	rabu	rapat e office di lantai 15, membuat notulen, asrot, memandu diskusi
12	02-Mar-16	rabu	brainstorming aplikasi surat ditjen migas kepada programmer
13	07-Mar-16	senin	menyusun struktur data aplikasi e - surat, dan analisa desain sistem
14	08-Mar-16	selasa	jendela tampilan sekretaris
15	10-Mar-16	kamis	penentuan urutan user, jendela tampilan Pimpinan
16	14-Mar-16	senin	mengkonsep nota dinas laporan e-surat dari SDM ke DJM
17	28-Mar-16	senin	presentasi aplikasi surat di depan kabag SDML
18	29-Mar-16	selasa	tampilan jurnal disposisi pimpinan
19	31-Mar-16	kamis	presentasi aplikasi surat di depan DJM
20	12-Apr-16	selasa	koordinasi aplikasi ijin pengangkutan
21	22-Apr-16	jumat	pelatihan aplikasi e – surat

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi kepala Subag Tata Usaha dan Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada Sasaran Kinerja Pegawai.

Jakarta, 25 April 2016

Pelapor,

Nurul Muhamad

penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor

PENDAHULUAN

1.     Latar Belakang

Pada laporan yang telah lalu, bentuk laporan kami sampaikan dalam bentuk hasil kerjasama penyimpanan arsip sampai dengan 3500 boks. Pada laporan ini, kami sampaikan dalam bentuk proses. Sebagai arsiparis kami sampaikan, proses penataan arsip yang dimulai dari pemilahan arsip.

2.     Maksud dan tujuan

Tujuan menyimpan dan melakukan penataan untuk menjamin ketersediaan arsip. Jumlah boks yang dapat disediakan adalah 812 boks

ISI LAPORAN

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada bulan januari sampai dengan April tahun 2016 dilaksanakan sebagaimana table di bawah ini

No	Tanggal	Hari	Kegiatan
1	05-Jan-16	selasa	cetak daftar arsip laporan jargas 2014
2	07-Jan-16	kamis	pemilahan arsip DMTO
3	13-Jan-16	rabu	menyusun boks yang ditarik dari anri
4	15-Jan-16	jumat	pemilahan arsip SDMH
5	27-Jan-16	rabu	pemilahan dmte, mengontrol scanning, penyusunan boks arsip surat
6	01-Feb-16	senin	penyusunan Boks arsip di lantai 12
7	02-Feb-16	selasa	penataan ruang arsip lantai 12
8	05-Feb-16	jumat	penataan arsip SDMH
9	10-Feb-16	rabu	pemilahan DMON dan SDMH
10	11-Feb-16	kamis	pemilahan DMON
11	12-Feb-16	jumat	pemilahan SDML, DMON, usul musnah
12	12-Feb-16	jumat	duplikasi, dan non arsip
13	15-Feb-16	senin	pemilahan arsip DMBK
14	22-Feb-16	senin	Pemilahan dan Deskrepsi DMTS
15	23-Feb-16	selasa	Pemilahan arsip DMTS
16	25-Feb-16	kamis	penguruman boks ke anri,
17	29-Feb-16	senin	penyusunan boks arsip keuangan di ruang arsip lantai 12 (ruangan baru)
18	14-Mar-16	senin	pemilahan arsip SDMK, PPL, DMTS
19	15-Mar-16	selasa	pemilahan arsip lelang DMBI
20	04-Apr-16	senin	pemilahan arsip, SDMUP, SDMK, DMBK
21	14-Apr-16	kamis	pemilahan dan perapihan arsip di ruang arsip lantai 12

Adapun boks – boks arsip termaksud adalah sebagaimana dalam table dibawah ini;

No	Seri Arsip	Unit	Boks	Jml Boks
1	keselamatan operasi hilir migas	DMTO	35 – 71	37
2	Hukum	SDMH	1 - 38	38
3	Niaga migas	DMON	5 – 152	148
4	Rencana dan laporan	SDML	24 - 64	41
5	Kerjasama Migas	DMBK	4 – 43	40
6	Standarisasi	DMTS	150 – 295	146
7	Keuangan	SDMK	93 – 125	33
8	Arsip Pengadaan (lelang)	DMBI	363 – 691	329
Total				812

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi kearsipan. dan bukti kerja arsiparis dalam melaporkan penyimpanan arsip sebanyak 812 nomor boks selama bulan januari sampai dengan april

Jakarta, 15 April  2016

Pembuat Laporan

Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas