Layanan Kearsipan, UKL&UPL Depot BBM Rewulu

Upaya Pengelolaan Lingkungan dan Upaya Pemantauan Lingkungan, disingkat UKL dan UPL kembali dilayankan kepada Inspektur Migas. Kali ini pada depot BBM Rewulu yang berada di Kecamatan Sedayu, Kabupaten Bantul provinsi DIY. Arsip bertahun 1996 tersebut cukup lama, 25 lima tahun yang lalu. Ibaratnya manusia, cukup berumur / dewasa. 

"Mas Nurul, klo mau dokumen ukl upl taun lama, di pusat arsip dgn siapa ya? Ada kah yg bisa dikontak? Maturnuwun " Tulis WA Sigit DMTL. 

Permintaan Mas Sigit selaku JFT IM tersebut, menghidupkan peran Unit Kearsipan Ditjen Migas. Dokumen lama tersebut, bisa jadi melebihi masa kerja pegawai sebagai penggunanya. 

Akhirnya, tulisan ini menjadi bukti kinerja layanan kearsipan. Tim Arsip Ditjen Migas melayangkan file PDF kepada Inspektur Migas sebagai pengguna internal. Selain bukti formulir penelusuran, nyatanya bentuk layanan jarak jauh dengan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi telah merubah wajah kearsipan. 

Dokumen UKL dan UPL Depot BBM Rewulu Tahun 1996 yang masih dalam bentuk cetak buku, dialihmediakan bersamaan dengan permintaan layanan peminjaman. Sampai di sini, terdapat tiga layanan yakni menelusuri daftar, mengambil dokumen cetak, dan mengalihmedia ke format PDF. 

Dari tulisan di atas, makan dapat dikatakan kesunyian birokrasi yang tergambar pada Unit Kearsipan Ditjen Migas masih mengkontribusi pelaksanaan intansi pembina industri Migas di Indonesia. Semoga berguna. 

Penyimpanan, Pusjakar ANRI.

P3TKEBTKE Gunung Sindur Bogor, 5 November 2021. Melalui surat Kepala Unit Kearsipan tingkat II Kementerian ESDM, Sekretariat Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi ke Kepala Pusat Jasa Kearsipan ANRI, dilaksanakan persiapan teknis perpanjangan kerjasama penyimpanan Arsip. 

Ibu Ike, Sub Koordinator Tata Usaha pada Ditjen Migas menyampaikan bahwa melalui kerjasama, pemeliharaan arsip Ditjen Migas dapat terlaksana dengan baik tatkala volume arsip simpan telah melebihi kapasitas ruangan di Gedung Ibnu Sutowo. 

Beliau pun menambahkan sehubungan belum tersedia records center yang memadai, kerjasama yang telah terbina sejak tahun 2012 akan berakhir di tanggal 31 Desember tiap tahunnya, berharap dapat di perpanjang. Jika memungkinkan dapat meningkatkan nilai kerjasama. 

Pak Wijiyanto Koordinator  layanan jasa penyimpanan Pusjakar ANRI, menanggapi dengan baik. Namun demikian, kedepan lokasi gedung bangunan dan layanan jasa penyimpanan, kemungkinan bergeser dari Jakarta ke Luar Kota Jakarta. Misalnya di daerah penyangga seperti Cikampek. 

Peningkatan nilai kerjasama penyimpanan yang telah mencapai 5.200 bok arsip inaktif atau setara dengan 1.020 meter linear antara Ditjen Migas Kementerian ESDM dengan Pusat Jasa Kearsipan Arsip Nasional pada tahun 2021, merupakan bagian dari total 116 ribu. Volume arsip yang setara 58.000 meter linear tersebut telah memenuhi kapasitas layanan penyimpanan yang tersedia. 

Pusjakar ANRI terpaksa belum mampu menerima seluruh Kementerian dan lembaga yang mengajukan permohonan kerjasama penyimpanan. Hal tersebut ditambahkan oleh Kasubag Tata Usaha, pak Jumadi. Kedepan, ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Nasional berencana meningkatkan layanan untuk menjawab kebutuhan kerjasama penyimpanan, imbuh pak Jumadi. 

Akhirnya, pemeliharaan arsip pun dapat dilaksanakan dengan baik tatkala mekanisme kerjasama memperhitungkan efisiensi pengeluaran anggaran. Ketersediaan layanan penyimpanan arsip secara kerjasama sewa memantik pengukuran efisiensi kebutuhan anggaran operasional Record Center. 

Records Center PPATK

Sejuknya udara pagi hari Ciloto Cianjur dan keramahan arsiparis PPATK mengiringi perkenalanku dengan Records Center. Daerah Ciloto, menjadi peristirahatan arsip intelejen keuangan. Melalui surat dari kepala Unit Kearsipan tingkat II Kementerian ESDM kepada Biro Umum PPATK Jakarta, Arsiparis dan pengelola Arsip Migas berkenalan dengan "Records Center PPATK"

Diterima oleh Bapak Rachmat Sadikin, Kabag Tata Usaha PPATK, saat ini bertransformasi jabatan arsiparis madya. "Saya bangga sebagai arsiparis, pentingnya arsip, Helpfull di bisnis proses PPATK" sambutnya mengenang aplikasi persuratan elektronik. 

Records Center PPATK merupakan bangunan intelejen keuangan yang terletak di Ciloto Cianjur sejak tahun 2008. Latar belakang berdirinya adalah kebutuhan data recovery center pada proses intelejen untuk memastikan perkantoran tetap berjalan.

Untuk itu diperlukan perkantoran sebagai miniatur PPATK di luar Jakarta. Penamaan ruangan pun sesuai nomenklatur organisasi seperti Direktorat pencegahan dan Direktorat Pencegahan. Seiring perpindahan data center di tahun 2017, Gedung tersebut secara full sebagai penyimpanan Arsip.

Dalam usaha memaksimalkan pemanfaatan aset negara, Records Center dilengkapi dengan 4 petugas keamanan, 5 petugas kebersihan, 1 orang petugas teknisi. Sedangkan tim arsip secara bergiliran mengontrol dan remote dari jakarta dan mengunjungi sesuai kebutuhan.

Sebagaimana perencanaannya, peruntukan bangunan data center dan arsip ini menjadi menarik. Tanpa papan nama gedung, sesuai dengan core bisnis intelejen. Sarana lengkap layaknya bangunan modern antara lain Lift barang, loding dock, pintu akses terkunci, CCTV,  instalasi keamanan kebakaran dengan springkel penghisap api. 

Melengkapi sarana lain seperti ruang pengolahan arsip, ruang transit, tamu, rapat, aula, sampai dengan asrama. Kami tdak mendikotomikan urusan untuk mengelola records center yang menjadi tugas urusan rumah tangga" jelas pak Didik, panggilan dari Rachmat Sadikin. 

Akhirnya, kunjungan ke records center PPATK melintas batas keramahan dan kebaikan aparatur sipil negara urusan kearsipan. Terimakasih pak didi (arsiparis madya PPATK) dan mas abid (arsiparis muda PPATK). Semoga keberkahan atas sambutan karedok dan ayam untuk santap siang. 

Pun cerita membangkitkan karakter bangsa Indonesia yang kuat, bersumber otak waras berpegang nilai dan konsepsi diri atas keajaiban Allah Tuhan Yang Maha Esa. 

Dirjen Migas di Ruang Arsip

Gedung Ibnu Sutowo,  3 November 2021. Dirjen Migas, Prof. Ir. Tutuka Ariadji, M.Sc., Ph.D., IPU menyambangi ruang arsip Migas. "Tadi dadakan, kirain pak dirjen mau pulang, taunya minta ke arsip" tulis Ganjar menjawab tanyaku via gawai. Bersama Protokol dan petugas sekretariat, sidak ke ruang arsip hari ini menjadi surprise dan momentum semangat ngarsip untuk arsiparis dan pengelola arsip. 

Unsur unit kerja dalam penyediaan dukungan manajemen Direktorat Jenderal, Unit Kearsipan dalam hal ini Arsip Migas menjadi muara dari aliran rekaman kegiatan. Para JPT sebagai nahkoda organisasi, meninggalkan legacy yang terekam secara lengkap dalam arsip. 

Meski sebagai muara dan merekam legacy pimpinan secara organisatoris, tak jarang  kondisi kearsipan kurang mengalir dengan baik. Alhasil, arsip kurang terdokumentasi dengan baik. Ruang arsip tidak mampu menyimpan bahkan demi tujuan kearsipan dalam penyediaan informasi bernilai tinggi. Kenapa? Mengapa?

"Td di tanyakan prosedur penyimpanan arsip pak.. contoh kasus td kalau mau cari kontrak PSC dengan chevron bgmn prosedur ny.." Info via gawai dari petugas sekretaris yang mendampingi beliau. 

Sampai disini, nalarku terlindas pada jalan kegiatan kearsipan yang penuh tantangan. Meski demikian, dengan kehadiran JPT Madya sebagai pimpinan tinggi di kantorku itu telah menancapkan semangat pengabdian jalur fungsional kearsipan.

Akhirnya, arsiparis pun tak harus mendayu biru. Konsistensi dalam penjagaan memori kolektif organisasi negara, sarat dengan enggel/sudut pandang dan metodologi serta konsesus bersama. Standarisasi pengelolaan kearsipan secara nasional masih menjadi diskusi bagi komunitas dan lembaga kearsipan. Pun secara makro akan mempengaruhi mahzab kearsipan Indonesia yakni prinsip aturan asli (original order) dan prinsip asal usul (provenance) 

Dirjen ke Ruang Arsip, Isyarat Apa?

Tanya JPT Madya (Dirjen) atas keberadaan ruang belakang Masjid Al Ikhlas kepada Protokol, mengisyaratkan berbagai hal. "Jam satu, nanti kita lihat ruangan itu" Tutur Ganjar menirukan kalimat pak Dirjen kepada Yogi, petugas Protokol. 

Rencana kedatangan Pimpinan kantorku itu di Hari Jumat, 29 Oktober 2021. Meski urung terlaksana karena telepon dari Sang Menteri sebagai pimpinan tertinggi di Kementerian yang menaungi status PNSku, namun mengisyaratkan banyak hal. 

Apa Isyarat itu? Bagi PNS secara umum, ruang arsip menjadi hamparan kesunyian birokrasi. Sunyi yang banyak disalahartikan sebagai lautan kertas usang tanpa guna apapun. Bisa jadi, tiada suara ruang arsip karena terpendam sucinya data dan informasi diatas kertas dan kegiatan yang telah berlalu. Di atas arsip, data dan informasi itu apa adanya. 

"Data dan informasi yang telah mati suri", dalam media kertas bermuara di ruang arsip. Arsip dianggap sebagai data primer dan sumber informasi birokrasi, bagi yang sepaham dengan kesucian data dan informasi. Setiap transaksi unit kerja terekam apik dan bermuara di ruang Arsip. Ribuan odner dan jutaan map yang menghiasi keseharian petugas arsip, merupakan dokumentasi resmi dari para pejabat dan pegawai di birokrasi. 

Isyarat apa yang dapat dituliskan, tatkala Dirjen Migas berniat menengok "Kuburan" rekaman kegiatan regulator industri Migas itu? Anganku pun me reka-reka. Pada era kepemimpinan sebelumnya, tercatat JPT Madya yang memiliki kesamaan latar belakang akademisi, pernah menengok ruang arsip. Lima tahun lalu, ruang arsiparis itu menjadi bascame beberapa programer aplikasi persuratan untuk Dirjen.

Lokasi yang bersebelahan dengan ruang tim infrastruktur Migas yang menjadi program prioritas, tentu tak menyulitkan Dirjen bersama sesditjen dan kabag Umum untuk menyambangi ruang arsip. 

Kedatangan JPT Madya di ruang arsip yang masih belum berpindah ke Lantai 4 atau berada di lantai 10 Gedung Ibnu Sutowo, mencuatkan program anggaran digitalisasi. Lumbung data primer dan sumber informasi birokrasi seketika mengemuka tanpa pengajuan tertulis dari level staf. 

Meski akhirnya beliau mutasi ke Badan Diklat, namun aku merasa diri diberikan isyarat untuk mendedikasikan diri atas keberadaan arsip dengan jutaan file PDF yang tersimpan di aplikasi arsip digital secara internal. Bukan saja karena program anggaran, tapi sebagai bentuk tarikat arsiparis atas konsen JPT Madya kepada urusan Arsip. 

Bagiku, legacy arsiparis adalah penjagaan rekaman kegiatan yang mampu terbaca dan tersimpan dengan baik. Jutaan file PDF itu miroring dari kuburan kertas usang, rekaman kegiatan birokrasi unit organisasi. 

Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi catatan kecil diri arsiparis. Menangkap isyarat inginnya Dirjen meninjau Ruang Arsip Migas. Apa isyarat itu???? Dirjen Memanggil

Konservasi dan preservasi informasi

Sambutan Kepala Pusat Survey Geologi sebagai Koordinator Pustakawan di Kementerian ESDM, mengawali catatan perjalanan sehari di Kota Bandung.

Penjagaan informasi oleh pejuang melawan lupa, menatap perubahan peradaban. Belum tuntas pada area preservasi, pengaturan pustaka berada pada dunia tanpa batas. Pelayanan prima dan keterbukaan informasi publik menjadi triger pustakawan. 

Penemuan pdf, membawa perubahan dunia. Termasuk di area bahan pustaka. Kecepatan akses dan keterbacaan pdf telah memukau pencari bahan bacaan. Bahkan bisa jadi mengubur konsep sajian ratusan ribu koleksi konvensional di perpustakaan. 

Cerita yang tak luput dari perhatian ku adalah tatkala Jepang sebagai negara maju, mencuri koleksi Pustaka dari Pusat Survey Geologi Bandung. Tentu dalam banyak tanda kutip. Penuturan kisah perjalanan dinas luar negeri di tahun 2005 dari seorang ASN, menjadi insight nyata betapa penting nya informasi yang terawat dengan baik. 

Hal yang lain ialah, mencuatnya klaim bahwa informasi dalam bentuk peta menjadi obyek material pustaka. Sajian informasi berformat gambar atau peta itu sangat diminati oleh publik. 

Peran Sekretariat

Rabu, 27 Oktober 2021, tim petugas sekretariat pada Direktorat Jenderal Migas bertatap muka di Ruang rapat A, Gedung Arsip KESDM. Arahan Pimpinan Tinggi Madya sepeka lalu mendasari bersua antar sekretaris dengan sub koordinator tatausaha Menteri. 

Sub Koordinator tatausaha Ditjen Migaa membuka forum, dilanjutkan dengan pemaparan pengisian log book disposisi menteri. Format tabel Excel yang menggambarkan perjalanan naskah dinas dari hari ke hari menjadi fokus forum tersebut. Alur turun/disposisi turun dari TU Menteri sampai dengan Staf pelaksana. 

Alur turun pun bergabung sambut dengan alur naik. "Fokus bapak ibu adalah history surat" Adalah arahan Bapak Tetuko yang terngiang di memoriku. Sedangkan untuk urusan substansi penyelesaian tindak lanjut surat menjadi domain pekerjaan substansial. 

Selama lebih dari dua jam, diskusi persuratan berjalan. Diskusi pun mengerucut pada penyesuaian fitur aplikasi untuk pengguna "Sekretaris". Monitoring penyelesaian tindak lanjut surat menjadi enggel peningkatan kinerja organisasi. 

Sertifikasi Arsiparis

LSP, Lembaga Sertifikasi Profesi kearsipan versi Badan Nasional Sertifikasi Profesi merupakan satu diantara pilar Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi. Menurut Ibu Henny S. Widyaningsih, LSP tersebut berkategori P1 untuk UI, P2 untuk Polri, Dinkes DKI, dan Kemendikbud. Sedangkan untuk P3 untuk Asosiasi Profesi dipegang oleh APSI.

Ibu Henny selaku Komisioner BNSP menyampaikan hal tersebut dalam Seminar Kearsipan bertajuk "Kompetensi kearsipan mengahadapi Transformasi Digital" diselenggarakan oleh Kantor Arsip dan Program Studi Rekod dan Arsip Universitas Indonesia. 

Seminar secara virtual digelar pada tanggal 18 Oktober 2021 diikuti ratusan peserta. Sejak jam 9 pagi, aku pun mulai terhanyut dengan jalannya acara. Selain menghadirkan pihak BNSP, lembaga Kearsipan Nasional pun turut menjadi pembicara tamu. 

Tulisan ini hanya sekedar catatan kecilku, arsiparis yang berada dalam komunitas pembelajaran. Hari ini mulai memahami apa itu sertifikasi. Selembar kertas berwujud sertifikat sebagai bukti kompetensi. Apa itu Kompetensi ?? merupakan kemampuan tiap arsiparis yang mencakup pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja sesuai standar yang disepakati dan disiarkan Kementerian Ketenagakerjaan RI. 

Sampai disini, otaku terlumuri nuansa peran Lembaga Sertifikasi Profesi yang sering disingkat dengan LSP. Peran dalam pengujian serta menerbitkan sertifikat sebagai tanda penguasaan kompetensi pada tiap okupasi jabatan. 

Apa itu okupasi? Jika menengok KBBI, arti kata yang paling relevan adalah "penggunaan". Dalam paparan Komisioner BNSP digambarkan bahwa penggunaan kompetensi utama profesi arsiparis yang didasarkan pada kesepakatan yakni SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia). Dari peta okupasi dan SKKNI atau SKKI kemudian terskemakan sertifikasi yang menyasar kepastian kemampuan dan pemeliharaan kompetensi dari hasil pembelajaran formal dan non formal, pelatihan kerja dan pengalaman kerja para arsiparis yang dibuktikan di depan assesor. 

Pembenahan Arsip Keuangan

Jumat, 15 Oktober 2021. Naila, Nabila, Nurmaini, dan Wardah mulai membenahi arsip keuangan. berkas pembayaran yang diberikan identitas Nomor SPM, tak juga mampu bertahan. Nomor SPM atau dulu di kenal SP2D yang mengendalikan urutan arsip pembayaran, ditinggal begitu saja seiring dengan pergantian tahun anggaran.

Petugas anggaran tak terhubung dengan petugas kearsipan. Disaat itulah muncul kebutuhan baru dalam pendokumentasian bukti rekaman kegiatan. Meski butuh, faktanya hanya mengisi ruang kosong hingga tak ditengok hingga memenuhi ruang simpan arsip. 

"Kunci kunci 📍❓" Kata dua orang staf unit keuangan yang mencari akses pembuka ruangan kecil ukuran 4 meter X 1 Meter. Perintah atasan yang sebelumnya berbincang denganku, mengawali bertemunya ruangan yang lama tak terjamah.

Ruang tambahan berdinding kaca tepat pada koridor tangga otomatis, dipenuhi kontainer plastik dan berkas kertas. Tak jauh dari ruang itu, kami disiapkan satu ruang kecil sebagai tempat pengolahan arsip sementara. 

"Kira kira berapa lama, arsip dalam ruangan tersebut dapat terselesaikan" tanya pemilik kerja kepadaku. Gelagapan pun melingkupi otaku. Aku kurang yakin dapat segera terselesaikan. Ketidakteraturan arsip bercampur dengan bahan lain yang akan menyukitkan proses pendataan bagi mereka yang masih bersemangat kerja saja.

Namun setidaknya,dengan modal ijazah kuliah di diploma sekretaris, diploma keuangan dan pendidikan matematika, menjadi modal untuk  pendalaman pendataan arsip inaktif. "Nomor SPM, Jenis Belanja, Uraian Pembayaran, Penerima pembayaran, urutan folder, urutan boks, tahun, asli dan copy" Arah ku kepada mereka berempat untuk menyusun daftar arsip. 

Akhirnya tulisan ini mengiring episode pembenahan arsip inaktif di instansi jantung demokrasi Indonesia. Bersamaan itu, nyatanya kearsipan telah membuka lapangan pekerjaan. Semoga menjadi bagian pembangunan manusia indonesia seutuhnya. 

Penilaian Arsip

Wisma Energi Bogor, 14 Oktober 2021. Unit kearsipan tingkat 2 pada Kementerian ESDM menginisiasi diskusi untuk menghidupkan kembali babak akhir dari roda kehidupan Arsip. Penyusutan menjadi enggel ketiga setelah penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan.

Wakil Biro Umum KESDM memaparkan taktis penyusutan yang harus dilewati. Sejak pembentukan panitia penilai, penyeleksian arsip dan nanti akan menghasilkan surat pertimbangan penilaian yang disiarkan melalui tanda tangan.

Tim Arsip Ditjen Migas memaparkan kondisi 10.172 boks yang menjadi koleksi Arsip simpan. Arsip yang tersusun sejak fond, seri, dan item menjadi perhatian para pekerja kearsipan. Susunan berkas menjadi indikator kemudahan analisa nilai guna Arsip. 

Pada bagian lain, ongkos penyimpanan yang mencapai ratusan juta berhadapan dengan manfaat faktual penelusuran informasi rekaman kegiatan. Pun standar penyusutan Arsip yang berada pada lima tahun sebelumnya, mendasari terkumpulnya bukti penilaian kinerja kearsipan dari lembaga kearsipan. 

Akhirnya, Siklus hidup Arsip perlu sentuhan manusia. Arsip yang bukan sekedar media rekam, menjadi permasalahan manusia. Media rekam konvensional seperti kertas, memantik manusia mengintervensi bergeraknya siklus hidup Arsip. Tersisa tanya dalam diri "akankah perlu keabadian? di saat informasikan menakhodai peradaban manusia"