PENATAAN ARSIP/DOKUMEN KEUANGAN (BERKAS SP2D) DI DITJEN MIGAS

A. Pendahuluan

1. Umum

Dokumen keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pertanggungjawaban keuangan.

Dokumen SP2D terkait dokumen dengan PPK antara lain: Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa , perjanjian/kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa , surat bukti mengenai hak tagih kepada negara , dokumen/surat keputusan yang menjadi persyaratan/kelengkapan pembayaran belanja pegawai , dan SPP.

v  Arsip pendukung SPP-GUP / SPP-GUP Nihil sebagai berikut:

a.    Daftar Rincian Permintaan Pembayaran;

b.    Bukti pengeluaran;

c.    SSP yang telah dikonfirmasi KPPN; dan

d.    faktur pajak (jika ada)

v  Arsip pendukung SPP-TUP meliputi:

a.  Rincian penggunaan dana yang ditandatangani oleh KPA/PPK dan Bendahara Pengeluaran;

b.  Surat Pernyataan dari KPA/PPK yang menyatakan bahwa TUP digunakan dan dipertanggungjawabkan paling lama 1 (satu) bulan sejak tanggal SP2D diterbitkan dan tidak digunakan untuk kegiatan yang harus dilaksanakan dengan pembayaran LS;

c.  Surat permohonan TUP yang telah memperoleh persetujuan TUP dari Kepala KPPN.

v Arsip pendukung SPP-PTUP:

a.  Daftar rincian penerimaan pembayaran;

b.  Bukti pengeluaran:

Ø Kuitansi/bukti pembelian yang telah disahkan PPK beserta fatur pajak dan SSP; dan

Ø Nota/bukti penerimaan barang/jasa atau dokumen pendukung lainnya yang diperlukan yang telah disahkan PPK

c.  SSP yang telah dikonfirmasi KPPN

2. Maksud dan Tujuan

a)      merapikan arsip di ruang bagian keuangan

b)      mengamankan fisik arsip keuangan

c)      memudahkan penemuan kembali

3. Ruang Lingkup

Penataan dilaksanakan pada dokumen pelaksanaan anggaran (belanja). Sesuai dengan klasifikasi dokumen keuangan, ruang lingkup penataan ini adalah dokumen pembayaran untuk pengadaan barang dan jasa Direktorat Jenderal Migas.

4. Dasar

• Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang menyebutkan bahwa kewajiban untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara yang menyebutkan bahwa kewajiban PPK menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan
• Peraturan MESDM nomor 056 tahun 2006 tentang Tata Persuratan dan Kearsipan yang mengatur Ditjen Migas merupakan unit kearsipan yang harus mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif)

B. Kegiatan yang Dilaksanakan

Penataan dokumen keuangan terdiri atas kegiatan pemindahan, pendataan, pemindaian, pengelompokkan, penyimpanan serta pembuatan daftar. Kegiatan pemindahan terdiri atas pemindahan dari ruang kerja bagian keuangan (Gd. Plaza centris lantai 16)  ke ruang pengolah (gd. Plaza centris lantai 12) dan pemindahan dari ruang pengolah ke ruang penyimpanan (gedung O lantai 4 Arsip Nasional RI Jl. Ampera Raya no.7 Cilandak jaksel).

Kegiatan pendataan disebut juga dengan kegiatan deskrepsi arsip. Deskrepsi arsip adalah menuangkan informasi arsip kedalam formulir yang telah ditentukan. Kegiatan deskrepsi dilanjutkan dengan entri data ke dalam aplikasi MS Excel.

Kegiatan penyimpanan terdiri atas penyimpanan di dalam boks arsip, dan di dalam rak atau roll opeck. Penyimpanan dilaksanakan secara berututan sesuai dengan nomor arsip dan nomor boks arsip.

Kegiatan pengelompokkan atau pengklasifikasian dilaksanakan dengan membuat skema penataan sesuai dengan metode pengadaan yakni pengelompokkan bidang Ke-PPK an.

Pengolahan data adalah kegiatan untuk mendapatkan data yang seragam baik dalam pengetikan. Setelah data dilakukan penyeragaman, maka dapat dikelompokkan sesuai dengan skema penataan yang telah ditetapkan.

Melaksanakan update daftar arsip dengan memverifikasi ulang data data serta fisik arsip yang telah disimpan di ruang penyimpanan arsip. Update daftar arsip merupakan verifikasi data arsip dan penyimpanan arsip.

Pelayanan peminjaman adalah kegiatan melakukan penelusuran sampai arsip yang diminta diketemukan, dalam peminjaman dipergunakan formulir peminjaman sebagai bukti keberadaan arsip. selama kegiatan penataan, arsip dibutuhkan dalam mendukung pemeriksaan yang dilaksanakan oleh BPK dan Itjen.

C. Hasil yang Dicapai

1.      Total jumlah boks sebanyak 1070 atau 214 meter Linear dalam bentuk boks arsip ukuran 20 X 40 cm dengan rincian sebagai berikut:

a)    Penataan Kelompok Arsip SP2D Tahun 2012 sebanyak 194 Boks

No.	Unit Pengolah	Pejabat Penandatangan	Jumlah Boks	Jumlah Folder/Data
1	PJDGB
2	PIGBT
3	LPG 3 Kg
4	Non Fisik
5	Fisik
6	Penunjang
Jumlah boks

b)    Verifikasi Kelompok arsip SP2D dengan metode pengadaan pelelangan yang disimpan di ANRI sebanyak 221 boks

No.	Kurun Waktu	Jumlah Data	Jumlah Boks	Keterangan
1	2010		28
2	2009		20
3	2008		41
4	2007		34
5	2006		98	Bercampur dengan dokumen lelang
Jumlah boks			221

c)    Verifikasi Kelompok arsip SP2D dengan metode pengadaan langsung yang disimpan di ANRI sebanyak boks 282 boks

No.	Seri Arsip	Kurun Waktu	Jumlah Boks	Keterangan
1	Belanja Inventaris Kantor	2008 - 2009	4
2	Belanja barang Pakai Habis	2007 - 2010	42
3	Belanja Honor	2007 – 2010	24
4	Belanja jasa Lainnya	2007 – 2010	79
5	Belanja Perjalanan	2007 – 2010	127
6	Belanja Sewa	2007 – 2010	6
Jumlah boks			282

d)    Verifikasi Kelompok Arsip SP2D yang disimpan di ANRI jumlah total sebanyak    ....... boks

e)    Verifikasi SP2D Tahun 2011

No.	Ruang simpan	Jumlah Boks	Keterangan
1	SP2D disimpan di Ruang Arsip Lantai 8
2	SP2D yang dipindahkan ke ruang Sewa (Gedung ANRI)
Jumlah boks

2.      Pemindaian atau scanning SP2D Tahun 2012 sebanyak 30.000 lembar;

3.      Penyimpanan sebanyak sebanyak 1070 buah boks arsip. Penyimpanan arsip berada di 3 ruangan yakni 2 ruang di Gedung Plaza Centris dan 1 ruang sewa di Gedung ANRI.

4.      Penyusunan skema Penataan dilaksanakan dengan mengikuti pembagian bidang ke-PPK an. PPK termaksud yakni Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi (PJDGB), Pembangunan Infrastruktur Gas Bumi untuk Transportasi (PIGBT). Jenis pekerjaan pada kedua PPK tersebut antara lain konsultan FEED, konsultan kontruksi/pembangunan, konsultan pengawasan, konsultan sosialisasi dan pelatihan, dan konsultan UKL-UPL

5.      Data Pelayanan peminjaman selama penataan adalah ........

6.      Skema penataan untuk PPK Penunjang mengikuti akun belanja yakni berikut:

       Pengurutan berdasarkan berdasarkan akun belanja barang / jasa kemudian unit kerja eselon III (sebagai penanggungjawab kegiatan). Dengan mendasarkan pada akun belanja didapatkan kelompok pengadaan barang habis pakai seperti ATK, dan belanja jasa lainnya (konsyinyering),

Pemakaian akun belanja adalah sebagai berikut:

-         52111 untuk pembayaran langganan dan jasa sebanyak 13 data SP2D

-         521211 untuk Belanja Bahan sejumlah 154 SP2D

-         521219 Belanja Barang Non Operasional Lainnya sebanyak 85 SP2D

-         522191 Belanja Jasa Lainnya sebanyak 505 SP2D

-         5231 Belanja Pemeliharaan sebanyak 22 SP2D

-         5321 Belanja Modal Peralatan dan Mesin sebanyak 7 SP2D

-         522141 Belanja Sewa sebanyak 36 SP2D

D. Simpulan dan Saran

Kesimpulan

Dari hasil penataan dokumen keuangan dapat diintepretasikan bahwa berkas arsip SP2D masih berantakan. Hal tersebut dapat dilihat dari keutuhan dokumen SP2D. masih adanya dokumen SP2D yang belum masuk dalam pendataan/penataan ini.

Saran

Kriteria arsip untuk menjamin akuntabilitas adalah keutuhan dokumen. Dalam penataan ini masih terdapat arsip yang belum diketemukan. Salah satu penyebab tidak utuhnya dokumen SP2D adalah tidak langsungnya dikelola setelah arsip tersebut tercipta. Oleh karena itu, saran yang diberikan adalah segera arsip setelah tercipta dapat dilakukan penataan, sehingga dapat menjamin keutuhan arsip.

Contohnya pembayaran per termin kegiatan, masih diketemukan dalam kondisi belum memberkas dan bahkan berkas SP2D yang menjadi tahap permbayaran/termin suatu kegiatan tidak terdeteksi keberadaannya.

Penyusunan standar operasional dalam pengelolaan dokumen SP2D merupakan satu langkah yang dapat dilaksanakan oleh bagian keuangan. Dengan adanya prosedur yang ditetapkan pimpinan maka para pejabat fungsional pengelola keuangan dapat memperhatikan. Sehingga dapat terwujud pengelolaan dokumen keuangan secara baik

Dalam rangka mempermudah pencarian, pengelompokan arsip sesuai dengan elemen data yang dibutuhkan di Sistem Infomrasi Kearsipan, maka format daftar disesuaikan dengan kolom kolom sebagai berikut:

1	2	3	4	5	6	7	8	9
No. Arsip	Kode Klasifikasi	Pencipta Arsip	Uraian Informasi	Kurun waktu	JML	KET	Jenis Naskah	Tingkat Perkembangan

10	11	12	13	14	15	16
Hal/Judul	Klasifikasi Akses	Klasifikasi Keamanan	terjaga/umum	vital/tidak vital	Media Arsip	Kategori Fungsi

17	18	19	20	21	22	23	24
Nomor Berkas	Judul Berkas	Aktif/inaktif	tanggal berkas	retensi aktif	retensi inaktif	Jabatan Unit Pengolah	Nama pimpinan pengolah

Jurnal Kearsipan Vol 7/ANRI/12/2012

     I.        PEMBANGUNAN KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI DI ERA NEW PUBLIC SERVICE Oleh Dra. Tri handayani, M.Si

PENDAHULUAN

Latar belakang

Permasalahan

Metode Penelitian

Tujuan

Pendekatan manajemen Layanan Publik

PEMBAHASAN

1. Lingkungan Internal dan eksternal
2. Manajemen Arsip Dinamis Perguruan Tinggi
3. Arti Penting Manajemen Arsip
4. Model Pengelolaan Arsip
5. Pendekatan daur Hidup Arsip
6. Pendekatan Record Continum Model
7. Aspek Perundang Undangan
8. Organisasi Kearsipan
9. Fungsi dan Pengorganisasian Arsip
10. Manajemen Arsip Perguruan Tinggi
11. Manajemen Arsip Statis
12. Manajemen Arsip statis Perguruan Tinggi di era New Public service
13. Faktor Pendukung dan Penghambat

SIMPULAN

REKOMENDASI

    II.        PEMBANGUNAN KEARSIPAN DALAM KERANGKA OTONOMI DAERAH DI INDONESIA Oleh Khoerun Nisa fadilah, S.IP.

A.       LATAR BELAKANG

B.       RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH

C.       MAKSUD DAN TUJUAN

D.       KERANGKA TEORI

1.        Memahami Konsep Pembangunan

2.        Pembangunan Kearsipan sebagai salah Satu bidang Pembangunan Nasional

3.        Memahami Konsep Otonomi daerah

4.        Otonomi daerah dalam wadah Negara Kesatuan RI

E.       METODOLOGI PENELITIAN

F.        HASIL DAN ANALISA

1.        Kebijakan Pembangunan kearsipan yang diterapkan pemerintah Indonesia di era Otonomi Daerah

a.       Penyerahan urusan kearsipan sebagai urusan wajib pemerintah daerah

b.       Penataan Kelembagaan Kearsipan

c.        Strategi Pembangunan Kearsipan

2.        Model Pembangunan Keasripan yang dapat dikembangkan untuk mendukung Pelaksanaan Otonomi daerah Di Indonesia

a.       Memiliki Standar Pelayanan Minimal

b.       Menempatkan daerah sebagai subyek pembangunan

c.        Memiliki prioritas focus sekaligis prioritas lokus

G.       KESIMPULAN DAN SARAN

  III.        PERAN ARSIP DALAM MENDUKUNG UPAYA DIPLOMASI GUNA PENYELESAIAN SENGKETA PERBATASAN CAMAR BULAN DAN TANJUNG BATU Oleh Purwo Mursito, S.Sos

A.   Latar Belakang

B.   Fokus Permasalahan

C.   Kerangka/Tinjauan Teori

1.    Arsip

2.    Negosiasi dan Diplomasi

3.    Sengketa

4.    Sengketa daerah perbatasan Indonesia dan Malaysia 9camar Bulan dan Tanjung datu)

D.   Metodologi Penelitian

E.   Pembahasan dan Analisis

1.    Sengketa Camar Bulan dan tanjung Datu

2.    Argumentasi Arsip terhadap Kasus Sengketa Camar Bulan dan Tanjung datu

F.    Kesimpulan

G.   Rekomendasi

  IV.        DUKUNGAN ARSIP DALAM KONFLIK BATAS WILAYAH Oleh Drs. Sumrahyadi, MIMS.

Latar Belakang

Perumusan masalah

LANDASAN TEORI

Pengertian Pulau

Wilayah Perbatasan dan batas wilayah

Arsip sebagai suatu Aset

METODOLOGI KAJIAN

PEMBAHASAN DAN ANALISIS

Dukungan arsip sebagai Bahan Bukti Autentik

   V.        STRATEGI PRESERVASU ARSIP STATIS DALAM RANGKA MENJAMIN KELESTARIAN ARSIP STATIS SEBAGAI MEMORI KOLEKTIF BANGSA PADA LEMBAGA KEARSIPAN Oleh Drs. Azmi, M.Si

A.             Pendahuluan

B.             Permasalahan

C.             Perumusan masalah

D.             Kerangka Konspetual

1.              Pengelolaan Arsip Statis

2.              Preservasi Arsip Statis

E.             Formulasi Strategi Preservasi Arsip Statis

1.              Pedoman/Standar

2.              Pembiinaan Stakeholder

3.              Metode Preservasi

4.              Pengembangan Sumber daya Manusia (SDM)

5.              Modernisasi Prasarana dan Sarana

6.              Sosialisasi

7.              Kerjasama

8.              Pendanaan

F.          Penutup

  VI.        ANOMALI DALAM KHASANAH ARSIP afdeeling Atjeh zaken dalam Algemene Secretarie Oleh Dharwis Widya Utama Yacob, S.S

A.   Latar Belakang Masalah

B.   Rumusan Masalah

C.   Maksud dan tujuan

D.   Manfaat

E.   Pembatasan masalah

F.    Metode Penelitian

G.   Kerangka teori

PEMBAHASAN DAN ANALISIS

A.   Gambaran Umum Algemene Secretarie

B.   Penataan Arsip Algemene Secretarie afdeeling Atjeh zaken

C.   Analisis afdeeling Atjeh zaken  dalam Algemene Secretarie

D.   Anomali afdeeling Atjeh zaken  dalam Algemene Secretarie

Berkas Surat Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Penyimpan Bahan Peledak

Peraturan MESDM tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi mempunyai seri/jenis Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hulu Migas. Seri tersebut salah satunya terdiri dari berkas Surat Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Penyimpan Bahan Peledak.

Berkas tersebut mempunyai masa simpan aktif selama 5 (lima tahun). Dengan dasar masa simpan tersebut subdit keselamatan hulu migas direktorat teknik dan lingkungan migas wajib menyimpan selama lima tahun. Masa simpan inaktif selama 1 tahun dan selanjutnya berkas tersebut dinilai kembali apakah diperlukan untuk disimpan atau dimusnahkan.

Pada prakteknya, subdit keselamatan hulu migas sudah tidak memerlukan lagi berkas tersebut. Hal tersebut diperoleh pada berkas tahun 2011 telah diserahkan kepada unit kearsipan Ditjen Migas.

Pemahaman kontek kegiatan yang menghasilkan berkas termaksud yakni:

Kegiatan eksplorasi dan eksploitasi migas memerlukan bahan peledak yang cukup besar antara lain sebagai sumber getar pada kegiatan survei seismik, untuk logging dan perforasi pemotongan konduktor serta pemotongan pipa, dll.  Mengingat keberadaan bahan peledak sensitif maka pada penyimpanannya perlu adanya usaha menjamin keselamatan migas.

Pembinaan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman terhadap peraturan mengenai keselamatan migas serta meningkatkan keterampilan, kewaspadaan dan rasa tanggung jawab menjadi dasar pemeriksaan keselamatan migas terhadap tata cara penyimpanan dan pemakaian bahan peledak dalam instalasi gudang bahan peledak secara berkala.

Pemeriksaan keselamatan migas termaksud meliputi: lokasi pendirian gudang/kontainer; konstruksi gudang/kontainer; dan sarana pengamanan gudang/kontainer.

Setelah diadakan pemeriksaan keselamatan migas dan evaluasi dokumen, Direktur Teknik dan Lingkungan Migas menerbitkan Surat Izin Mendirikan dan Menggunakan Gudang/Kontainer Penyimpan Bahan Peledak.