Sistem Pengarsipan di Ditjen Migas

BAB I PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Arsip dan informasi merupakan sumber daya suatu organisasi. Arsip merupakan dasar pelaksanaan organisasi, akuntabilitas, compliance with legislative requirements dan pengembangan memori organisasi.

Pengertian arsip sebagai informasi tertentu yang terekam dalam suatu media termasuk data di dalam sistem infomasi komputer. Arsip merupakan hasil dari sebuah transaksi atau membuat sebuah bukti dari sebuah aktivitas kerja.

Contoh Tipe transaksi yang menjadi bagian dari aktivitas kerja yakni korespondensi (surat menyurat), pelaksanaan dari kebijakan / peraturan / keputusan / SOP dan notulensi rapat. Notulensi rapat haruslah ditandatangani oleh pimpinan rapat. Selain itu juga harus didukung oleh bahan - bahan seperti bahan tayangan/file presentasi, daftar hadir, dan berkas lain menjadi dasar terjadinya suatu rapat.

Hampir tidak ada satu sistem kearsipan yang kompatibel atau dapat diterapkan untuk semua jenis arsip dan atau semua institusi/organisasi. Bisa jadi satu institusi atau organisasi memerlukan beberapa bahkan banyak sistem pengarsipan. Bahkan untuk satu organisasi yang memiliki beberapa satuan kerja, pasti akan memerlukan banyak sistem pengarsipan.

Jika suatu organisasi menggunakan single sistem pengarsipan, akan menemukan kelemahan dalam teridentifikasi, tertemukan kembali serta teraksesnya suatu arsip.

1.2  RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH

Rumusan dan batasan masalah pada penulisan ini adalah “Apa saja sistem pengarsipan yang dapat dilaksanakan oleh Ditjen Migas?”

1.3  TUJUAN

Tujuan tulisan ini adalah

1.      melaksanakan kegiatan pengembangan profesi arsiparis dengan membuat karya tulis yang dapat dipublikasikan atau tidak dipublikasikan

2.      merangkum sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan

3.      membandingkan antara jenis/seri arsip dengan khasanah yang dikelola sampai dengan 2013

1.4  KERANGKA /TINJAUAN TEORI

Melalui terjemahan bebas dari Artikel internet yang berjudul “Records Management Policy And Procedures Manual di University Of Melbourne Created: 28 November 2002, Last modified: Tuesday, 21-Oct-2003 05:35:45 AEST, Authorised by: Manager Records Services,  Maintained by: Jon-Paul Williams, E-mail: jpmw@unimelb.edu.au penulis mendasarkan analisa sistem pengarsipan pada ditjen Migas. Bagian dari artikel tersebut antara lain adalah:

1.4.1. Manajemen arsip.

Manajemen arsip terdiri beberapa kegiatan yang antara lain adalah:

1.    Kegiatan menampung arsip. arsip yang tidak komplit harus dilengkapi di manajemen arsip. merekonstrksi agar arsip bersifat handal. Menjaga keterkaitan antara isi, kerangka kegiatan dan struktur berkasnya. Pemanfaatan arsip sehingga dapat berguna dalam hukum, pembuktian, dan referensi

2.    Pembahasan kebutuhan perlindangan kepentingan organiasi terhadap suatu arsip

3.    Preservasi memori organisasi

4.    Memutuskan berapa lama atau jangka waktu arsip harus disimpan, dipindahkan, dan diserahkan.

Ukuran dari manajemen arsip yang baik adalah ketika arsip dapat teridentifikasi, arsip dapat diketemukan kembali, dan arsip dapat diakses.

1.4.2 Modus – modus terciptanya arsip

Modus terciptanya arsip dapat dilihat dari beberapa fakta yang antara lain adalah

1.             Kebutuhan dari seorang pelaksana kegiatan untuk membuktikan hasil kerja contohnya fotokopi tanda terima surat, pertinggal surat/laporan dan lain sebagainya

2.             Kepentingan menjadikan dasar suatu penagihan atau pembayaran atau dasar pelaksanaan suatu kegiatan contohnya perjanjian kontrak pengadaan, surat perjanjian sewa, klaim asuransi. SK Kenaikan pangkat, rekomendasi impor dan lain sebagainya

3.             Pengesahan dari pelaku yang memiliki kewenangan. Kewenangan biasanya dilindungi oleh peraturan perundangan.

4.             Akumulasi suatu proses dari beberapa dan bahkan banyak pelaku untuk mendapatkan ouput dan outcome. Misalnya dikirim dan diterimanya suatu surat untuk kepentingan tertentu. Ditindaklanjuti surat masuk dengan dibuatkannya surat keluar dan lain sebagainya.

1.4.3. Sistem Pengarsipan yang baik

Kriteria untuk disebut “baik” maka sistem pengarsipan harus dapat

1.             Berstrukturkan komplet dan komprehensif dan yang utama adalah mudah dilaksanakan oleh pelaksana

2.             Memperdayakan arsiparis sebagai operator sistem baik dalam alih ketrampilan maupun manual book yang dapat dipergunakan oleh operator lain (jika terdapat pergantian operator)

3.             Memastikan arsip terlindungi dan terdapat preservasinya

4.             Rendah beaya

5.             Kemungkinan mencegah missing file atau kesalahan pemberkasan serta melebur duplikasi yang berlebihan

6.             Menjadi sarana bantu dalam kecepatan pencarian arsip

7.             Sistem pengarsipan harus mencerminkan tugas dan fungsi serta uarain jabatan seorang pejabat, baik jabatan fungsional maupun jabatan struktural

1.4.4. Desain Dan Mendesain Ulang Sistem Pengarsipan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat desain dan mendesaiin ulang sistem pengarsipan yakni:

1.      Hubungan berkas dan file mempunyai perbedaan kategori

2.      Dilakukan desain ulang jika tingkat penemuan kembali nya rendah

3.      Ketidaktepatan dalam penempatan / penyimpanan sehinga menyebabkan lamanya penemuan arsip

4.      Terdapat beberapa ruangan yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. macam ruang penyimpanan seperti records center, ruang pengolahan, ruang simpan arsip inaktif, ruang simpan arsip aktif. Ruang ruang tersebut mempunyai fungsi yang sama yakni penyimpanan, namun kategori penyimpanannya berbeda beda

5.      Tinggnya angka duplikasi arsip

6.      Pergantian personel atau arsiparis sebagai operatir sistem pengarsipan

7.      Keutuhan dan kelengkapan berkas arsip

8.      Rak statis atau rol opec yang penuh dan kelebihan muatan

1.4.5. Survey Dan Pengumpulan Bahan

Dalam rangka membuat dasar penentuan desain atau mendesain ulang sistem pengarsipan, perlu didukung oleh data data sebagai berikut:

1.      Bagaimanakah arsip ditemukan kembali atau dipergunakan oleh pengguna

Data dapat dikumpulkan dengan menanyakan kepada pengguna arsip, apakah nomor menjadi dasar pencarian?, dan apakah pencarian arsip dicari dengan menanyakan subyeknya?, bahkan tanggal dan tahunnya?

2.      Berapa banyak arsip yang tercipta

Volume yang banyak namun jenis yang sedikit, mungkin tak mempergunakan sistem alphabetic. Jenis yang sedikit namun menyangkut kepemilikan orang banyak, akan cocok dengan alpabetik mislnya arsip kenaikan pangkat pegawai.

3.      Siapakah pengguna arsip

Karakteristik pengguna dan mengetahui maksud penggunaan akan mempengarui penentuan sistem. Jika penggunaan arsip untuk memetakan lokasi sumberdaya alam, kemungkinan yang cocok adalah sistem geografis. Penggunanya adalah manajer, maka akan cocok jika sistem subyek (terkait dengan manajemen)

4.      Berapa luas ruang simpan dan berapa jumlah ruangan arsip

Pelaksanaan sistem pengarsipan nantinya akan dikontrol oleh petugas, dengan sistem sentral atau desentralisasi tergantung dengan karakteristik organisasi, jika organisasi terdiri dari satuan kerja, bahkan satuan kerja terbagi unit kerja yang terpisah oleh letak dan alamat kantor.

BAB II PEMBAHASAN

2.1  Rangkuman Jenis Arsip dan Sistem Pengarsipan pada Ditjen Migas

No	Jenis arsip	Desain sistem pengarsipan
1	Arsip konvensional	Berdasarkan unit eselon III yang menyerahkan arsip Jika diketemukan bercanpur maka dijadikan per eselon 2
2	Arsip keuangan, Berkas SP2D (pembayaran pengadaan barang / jasa)	Metode pangadaan (lelang, pengadaan langsung) Bidang ke-PPK an yakni PJDGB, PIGBT, PLG 3 Kg, Non fisik, dan penunjang Berdasarkan unit kerja penanggungjawab kegiatan (untuk PPK Penunjang
3	Arsip penggunaan tenaga kerja asing	Abjad berdasarkan perusahaan Jenis Perizinan (IMTA, RPTKA, IKTA) Proses (status permohonan ditolak)
4	Arsip dokumen UKL dan UPL	Geografi Perusahaan
5	Laporan pekerjaan konstruksi Jaringan Gas Bumi	Per tahun Geografi (daerah pembangunan) Jenis pekerjaan (FEED, Konstruksi, Pengawasan, dan UKL UPL)
6	Dokumen Lelang	Berdasarkan nama paket pekerjaan Berdasarkan pokja (unit eselon II)
7	Korespondensi	Konseptor surat keluar (per eselon 2 yakni DJM.S, DJM.E, DJM.B, DJM.O, dan DJM.T) Surat masuk dengan system kronologis (agenda diterimanya surat) Surat masuk dengan system kronologis (surat masuk diberikan nomor agenda) Jenis internal dan eksternal Bentuk (nota dinas, surat, keputusan)
8	Arsip surat keterangan terdaftar	Permohonan dan hasil evaluasi sedangkan untuk dokumen permohonan dikembalikan kepada perusahaan yang bersangkutan
9	Arsip standarisasi teknik migas
10	Arsip keselamatan hulu migas
11	Arsip Harga dan Subsidi	Belum terdapat system pengarsipan (dideskrepsi sesuai dengan judul dokumen)
12	Arsip Kerjasama Migas	Organisasi multilateral Organisasi bilateral Dalam negeri
13	Arsip hukum
14	Pengembangan investasi
15	Pengolahan
16	Work program & budget KKS	-          Perusahaan -          Wilayah kerja
17	Penyiapan program	-
18		-

2.2 Jenis dan Seri sebagai Khasanah Arsip Ditjen Migas yang wajib dikelola

Terdapat 80 jenis / seri arsip sebagaimana tersurat pada peraturan Menteri ESDM nomor 18 tahun 2011 tentang JRA Arsup Subtantif Migas. Pada kenyataannya data tentang jenis dan seri yang tersebut di atas masih jauh dari 80 jenis dan seri yang sudah ditetapkan pada permen ESDM.

Idealnya, jenis dan seri arsip ditjen migas terdiri dari:

No	Jenis / Seri
1	Penyiapan dan Perencanaan Program Minyak dan Gas Bumi
2	Rekomendasi Penanaman Modal
3	Rencana dan Realisasi Investasi Minyak dan Gas Bumi
4	Usulan Kebijakan Investasi Kegiatan Usaha Minyak dan Gas Bumi
5	Layanan Informasi Peluang Investasi Minyak dan Gas Bumi
6	Penetapan Harga Minyak Mentah
7	Monitoring Lifting
8	Bahan Penetapan PNBP dan Tarif Minyak dan Gas Bumi
9	Penetapan Bagi Hasil Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Minyak dan Gas Bumi
10	Pelaksanaan Pemeriksaan dan Pengujian PNBP
11	Penetapan Daerah Penghasil Minyak dan Gas Bumi
12	Ketenagakerjaan Minyak dan Gas Bumi
13	Pengelolaan Barang Operasi
14	Verifikasi Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
15	Rekomendasi Kemampuan Produksi Barang dan Jasa Dalam Negeri
16	Penyaksian Proses Produksi (Witnessing)
17	Penyiapan Bahan Bilateral/Multilateral dan Regional
18	Pengurusan Kegiatan Kerja Sama Lembaga Internasional
19	Penyusunan Dokumentasi Kesepakatan atau Perjanjian Kerja Sama Internasional
20	Pengelolaan Kerja Sama Dalam Negeri
21	Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi Melalui Lelang Reguler
22	Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas Bumi melalui Studi Bersama dan Joint Evaluasi
23	Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana Batubara
24	Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS
25	Fasilitasi Pelaksanaan Partisipasi Interest
26	Penyelesaian Tumpang Tindih Lahan
27	Perpanjangan Kontrak KKS
28	Penilaian Rencana Pengembangan Lapangan (POD Pertama)
29	Penetapan Harga Gas
30	Pelayanan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
31	Pemantauan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
32	Pelayanan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
33	Pemantauan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
34	Permohonan Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
35	Surat Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
36	Laporan Berkala Badan Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
37	Laporan Monitoring dan Pengawasan Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
38	Laporan Sosialisasi Usaha Pengolahan Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
39	SK Penetapan Spesifikasi BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar Lain
40	Laporan Pemeriksaan Mutu BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar Lain
41	Dokumen Kajian Kerja Sama Teknik Pengolahan
42	Permohonan Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan Pelumas Bekas, dan Pengemasan
43	Surat Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan Pelumas Bekas, dan Pengemasan
44	Permohonan Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi, BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
45	Surat Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi, BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
46	Permohonan Importir Pelumas
47	Surat Rekomendasi Importir Pelumas
48	Pemantauan Harga dan Subsidi Bahan Bakar
49	Harga dan Subsidi Bahan Bakar  Minyak dan Gas Bumi
50	Laporan Proyek Sosialisasi dan Pengurangan Harga dan Subsidi
51	Proyek Perlindungan Konsumen
52	Laporan Proyek Penetapan harga BBM, LPG dan BBG
53	Konversi Minyak Tanah ke LPG
54	Dokumen Perumusan RSNI (Rancangan Standar Nasional Indonesia) / RSKKNI (Rancangan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia)
55	Dokumen Penerapan Standar Nasional Indonesia (SNI) / Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
56	Dokumen Pembinaan Penerapan SNI/SKKNI
57	Registrasi Nomor Pelumas Terdaftar (NPT)
58	Buku Register Welding Procedure Specification (WPS) / Procedure Qualification Record (PQR)
59	Register dan Sertifikat Kualifikasi Juru Las
60	Dokumen Persetujuan Penunjukkan Kepala/Wakil Kepala Teknik Tambang Hulu dan Hilir
61	Pemberian Penghargaan Keselamatan Kerja
62	Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hulu
63	Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja Hilir
64	Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
65	Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan Peralatan Hilir Minyak dan Gas Bumi
66	Pemeriksaan Kalibrasi Teknis dan Kalibrasi Alat Ukur Kegiatan Minyak dan Gas Bumi
67	Pengawasan Keselamatan Instalasi dan Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
68	Pemeriksaan Rutin Keselamatan Operasi Hilir Minyak dan Gas Bumi
69	Pengesahan Prosedur Penyerahan atau Pemindahan Minyak dan Gas Bumi
70	Dokumen Sosialisasi Keselamatan Instalasi dan Peralatan Minyak dan Gas Bumi
71	Dokumen Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)
72	Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Upaya Pemantauan Lingkungan (UPL)
73	Rekomendasi Bahan Kimia
74	Pengawasan Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemantauan Lingkungan
75	Dokumen Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
76	Pembinaan dan Pengawasan Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
77	Dokumen Lisensi Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT) Minyak dan Gas Bumi
78	Pembinaan dan Pengawasan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik (PJIT)
79	Dokumen Rekomendasi Lembaga Sertifikasi
80	Pembinaan dan Pengawasan Lembaga Sertifikasi

2.3 Kapasitas simpan ditjen Migas sampai dengan 2013

Permasalahan ruang simpan di Ditjen Migas menjadi salah satu penyebab tidak lengkapnya khasanah yang dimiliki sesuai dengan JRA subtantif Migas. Ruang penyimpanan arsip ditjen migas terdiri atas

a.       Sewa ruang di arsip Nasional yang memiliki kapasitas simpan 3400 boks

b.      Ruang simpan arsip di Gedung Plaza Centris Migas Lantai 8 terdiri atas 1000 boks arsip

c.       Kavling yang disediakan di Pusat Arsip KESDM terdiri atas 2000 boks arsip

d.      Ruang Arsip Lantai 12 memiliki kapasitas 400 boks

Menilik dari nasib akhir arsip sibstantif minyak dan gas bumi dan pertumbuhan arsip bahwa kapasitas 6800 boks arsip belum memadai untuk melengkapi khasanah arsip.

2.4  Volume arsip konvensional ditjen migas sampai dengan tahun 2013

a.       Jumlah arsip yang disimpan di ruang sewa ANRI

No	Jenis/seri arsip	Kode Unit	Jml Boks
1	Berkas Direktur Jenderal	DJM	91
2	Dok Lelang sebelum 2009	ULP	85
3	Dok.Lelang Jargas 2009	ULP	57
4	Dok.Lelang Jargas 2010	ULP	96
5	Duplikasi		16
6	Harga dan Subsidi	DMOH	79
7	Hukum	SDMH	23
8	Kerjasama	DMBK	81
9	Keselamatan Operasi hulu	DMTT	80
10	Keuangan (belum Manuver)	SDMK	47
11	Keuangan (dari lantai 4)	SDMK	8
12	Keuangan (data paket III)	SDMK	207
13	Keuangan (lap Lelang)	SDMK	9
14	Keuangan (MK)	SDMK	92
15	Keuangan (per pelaksana)	SDMK	19
16	Keuangan (PJDGB)	SDMK	22
17	Keuangan (SP2D Lelang)	SDMK	231
18	Keuangan (SP2D non lelang)	SDMK	305
19	Keuangan (WP)	SDMK	34
20	Keuangan (YD)	SDMK	90
21	Laporan Pekerjaan Jargas	DMON	237
22	Lindung dan Lingkungan	DMTL	77
23	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	DMBD	369
24	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	DMBD	30
25	Pembinaan Usaha Hulu	DME	57
26	Pengangkutan dan Penyimpanan	DMOP	26
27	Pengelolaan non bahan Bakar	DMOK	67
28	Pengembangan Investasi	DMBI	46
29	Pengolahan	DMOO	5
30	Pengurusan Paspor Dinas	SDMU	8
31	Penyiapan Program	DMBS	11
32	Persuratan	DMT	49
33	Persuratan	DJM	31
34	Persuratan	DJM	10
35	Rencana dan Laporan	SDML	246
36	Sekretariat Ditjen	SDM	52
37	Standarisasi	DMTS	50
38	Standarisasi	DMTS	47
39	Standarisasi	DMTS	122
40	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	SDMU	61
41	Umum dan Kepegawaian (MU/RT dan perleng)	SDMU	19
42	Usaha Penunjang	DMTP	27
43	Video Dialog TV		8
44	Wilayah Kerja Migas	DMEW	8
Jumlah Total Boks yang disimpan di ANRI			3335

b.      Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip lantai 8 gedung Plaza centris

No	Jenis/seri arsip	Kode Unit	Jml Boks
1	Persuratan	DJM	150
	Persuratan	DMO	40
	Persuratan	DMB	30
	SP2D Tahun 2011 (metode pelelangan)	SDMK	105
	Laporan Pekerjaan Pembangunan Infrastruktur gas untuk Transportasi (PIGBT)	DMTE	100
	Laporan proyek PJDGB	DMON	150
	Dokumen lelang PIGBT	DMTE	80
	Dokumen lelang	SDM	25
	Berkas DJM	DJM	10
	Dokumen Lelang LPG 3 Kg	DMOH	150
	Space untuk boks hasil olahan		160
			1000

c.       Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Pusat Arsip KESDM

No	Jenis/seri arsip	Kode Unit	Jml Boks
1	Arsip migas (dikelola sebelum tahun 2008)	SDMU	400
2	Arsip hukum (pindahan ruang arsip hukum lantai 15)	SDMH	2000
3	Arsip non subtantif migas/fasilitatif		100
Jumlah Total Boks			2500

d.      Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Arsip Lantai 12 gd. Plaza centris

No	Jenis/seri arsip	Kode Unit	Jml Boks
1	Berkas SP2D tahun 2012	SDMK	200
2	Space untuk boks hasil olahan		200
Jumlah total			400

BAB III KESIMPULAN

3.1  Kesimpulan

a.       sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan pada ditjen migas masih perlu banyak dikembangkan. System pengarsipan seperti abjad, numeric, geografi, kronologis diadop untuk mendapatkan desain system pengarsipan yang ideal. Yang sudah dikembangkan adalah penataan dokumen keuangan pada tahun 2013.

b.      Perbandingan antara jenis/seri arsip dengan khasanah yang dikelola dengan idealnya

Jika dibandingkan antara keadaan ideal dengan keberadaan arsip, masih sangat jauh. Terdapat delapan puluh jenis dan seri arsip substantive migas, namun masih 10% jenis dan seri tersebut dapat dipelihara.

c.       Kebutuhan ruang menjadi kendala dalam pengelolaan dan pemeliharaan arsip. kelengkapan khasanah ditentukan oleh kesadaran unit kerja eselon III dalam menyerahkan arsip.

d.      Dari data pembahasan belum Nampak periodesasi atau kurun waktu arsip arsip yang tercipta sehingga nilai dari khasanah arsip masih kurang.

3.2  Saran

a.       Desain dari system pengarsipan disesuaikan dengan kebutuhan pencarian. Selama ini masih dikelompookan berdasarkan unit kerja eselon III. Ketika tidak diketemukan eselon III maka dikelompokkan berdasarkan unit kerja eselon 2. Jenis dan seri di dalam JRA substantive dapat menjadi acuan pertama dalam pengelompokkan. Dalam sub seri atau berkas harus dikembangkan agar memudahkan dalam pencarian

b.      Mendasarkan pada data keberadaan arsip yang telah dipelihara, masih dibutuhkan sosialisasi dan keaktifan dari unit kersipan. Solusi kekurangan ruang harus segera diantisipasi mengingat tingginya pertumbuhan arsip di ditjen migas.

c.       Mendata dan mengukur kapasitas simpan pada ruang arsip di unit kerja eselon III. Selama ini ruang arsip tersebut tidak dipergunkan sebagaimana mestinya. Dengan demikian diharapkan optimalisasi ruangan arsip di Gedung Plaza centris Migas

3.3  Rekomendasi

a.       Mengkonsep surat Sesditjen migas yang ditujukan kepada direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk mengelompokkan arsip sesuai jenis dan seri yang ideal

b.      Konsep surat tersebut juga menganjurkan untuk menyerahkan arsip yang telah selesai masa simpan aktifnya.

c.       Membuat program fasilitasi pendataan dan pengangkutan dengan aktif oleh unit kearsipan (SDMU)

d.      Memberikan perhatian baik penganggaran, SDM dan support kepada pelaksana kearsipan yakni arsiparis, petugas penataan dokumen

e.       Mengaktifkan kembali database sebagai sarana penyimpanan data (daftar Arsip)

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Arsip penetapan Terms and Conditions (T&C) yang nantinya akan dituangkan dalam Kontrak Kerja Sama (KKS) / kontrak karya Di Ditjen Migas

I. PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Identifikasi arsip vital merupakan kebutuhan untuk menyusun program arsip vital / prioritas perlindungan dari ancaman bencana. Program arsip vital mendasarkan pada kebutuhan unit pengolah terhadap informasi dalam menjalankan tugas dan fungsi / pengelolaan trasaksi aktivitas kerja pada kondisi yang tidak normal. Program arsip vital juga membuat perlindungan terkait hukum dan kerugian financial serta memberikan arahan agar unit pengolah mengarahkan pegawai dalam bentuk sistem kerja / intruksi kerja.

Dalam rangka memulai dan menjalankan pengusahaan gas di suatu wilayah kerja maka perlu dibuat bentuk syarat dan ketentuan (Terms and Conditions) pokok kontrak kerja sama berupa bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi. Terms and Conditions akan ditungkan ke dalam KKS dan sifatnya mengandung hak dan kewajiban kontraktor.

Adapun hak yang didapat kontraktor adalah bagi hasil, biaya cost recovery dari kegiatan eksplorasi, serta biaya investasi dan operasional pada masa eksploitasi. Adapun kewajiban kontraktor adalah ketentuan yang tertuang di dalam terms and conditions serta pembangunan sarana umum atau comunity development.

Untuk menentukan terms and conditions terlebih dahulu Ditjen Migas mengevaluasi kembali hasil studi/evaluasi bersama potensi pada wilayah yang akan ditawarkan. Evaluasi diutamakan pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik. Berdasarkan asumsi perhitungan keekonomian akan ditentukan bagi hasil atau split sehingga perbandingan penerimaan negara dan penerimaan kontraktor serta besaran ceiling cost untuk membayar biaya cost recovery dapat dihitung. Dalam hal ini juga ditjen Migas mengundang pihak SKMIGAS untuk dapat memberikan bahan pertimbangan mengingat SKMIGAS adalah suatu badan yang melakukan pengendalian kegiatan usaha hulu bidang minyak dan gas bumi. Hal-hal lain yang akan dituangkan juga adalah sanksi-sanksi untuk kontraktor apabila kontraktor lalai dalam melaksanakan kewajiban-kewajiban yang tertuang di dalam KKS atau pemutusan kontrak secara sepihak oleh Pemerintah.

Rangkaian aktivitas kerja yang harus dilakukan agar proses penetapan T&C dan KKS dapat dilakukan setelah ditentukan syarat-syarat dan segala ketentuan yang berlaku dengan memperhatikan keuntungan bagi negara juga keuntungan untuk kontraktor atau bagi hasil (split), komitmen-komitmen yang wajib dilakukan kontraktor baik masa eksplorasi maupun masa eksploitasi, pengembalian sebagian wilayah kerja kepada Pemerintah dan peraturan yang terkait dengan perpajakan disamping tetap memberikan iklim investasi yang kondusif bagi investor migas

.

1.2. Rumusan Masalah

Pada penulisan ini dapat dirumuskan “Apakah arsip penetapan T&C merupakan arsip Vital?”

II. Pembahasan

2.1 Hasil dan Analisa

Analisa untuk mengidentifikasi arsip vital dapat dilihat dari poin poin sebagai berikut:

1.	Organisasi / unit pengolah serta keterkaitan dengan unit pencipta yang lain	:	1.  Menteri ESDM cq. Biro Hukum dan Kerjasama beralamat di medan Merdeka Selatan no.18 2.  Ditjen Migas cq. Direktorat Pembinaan Usaha hulu Migas beralamat di Gedung Plaza centris Jl HR Rasuna Said 3.  Satuan Kerja Khusus Miga (SKK Migas) beralamat di gedung Wisma Mulia Jl. Gatot Subroto 4.  Perusahaan minyak (K3S) atau Kontraktor beralamat sesuai dengan kontraktor yang telah ditetapkan
2.	Nasib akhir di Jadwal Retensi Arsip	:	Jangka waktu simpan aktif adalah 2 tahun setelah disetujui, Jangka waktu simpan inaktif adalah 5 tahun dan nasib akhirnya Permanen
3.	Bentuk Ancaman / Kelas	:	Hukum dan Kerugian Negara
4.	Fungsi organisasi yang tidak dapat bekerja	:	Pemerintah sebagai kuasa pertambangan
5.	Konsekuensi dari kehilangan arsip	:	Kehilangan dasar perhitungan bagi hasil, biaya cost recovery dari kegiatan eksplorasi, serta biaya investasi dan operasional pada masa eksploitasi.
6.	Kesulitan yang akan dihadapi	:	Rusaknya iklim investasi bagi investor migas.
7.	Berapa beaya dan waktu serta tenaga yang dibutuhkan untuk penciptaan arsip, dapat dijadikan dasar untuk merekonstruksi kembali jika arsipnya hilang/rusak	:	Terdapat 4 unit yang terkait dengan penciptaan arsip untuk mendapatkan kembali arsip tersebut, Waktu yang dibutuhkan 63 hari kerja yakni: 1.    21 hari kerja untuk mereview oleh ditjen migas 2.    21 hari kerja untuk pembahasan bersama 3.    7 hari kerja untuk melakukan rekomendasi dan pelaporan 4.    14 hari kerja untuk mendapat pertimbangan dari SKKMIGAS dan pelaporan ke Menteri ESDM
8	Informasi yang dapat mengganti	:	1.      Review /Evaluasi pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik. 2.      Berupa data bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi
9	System apakah yang dipergunakan Computer, disc,	:	Sistem informasi computer / database dan MS Excel
10	Hubungan arsip dengan arsip lain	:	1.    Jenis / seri arsip: Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja 2.    Laporan Final studi Wilayah Kerja 3.    Dokumen Kontrak Kerja Sama 4.    Arsip / berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja

III. Kesimpulan

Presentase arsip vital atau jumlah arsip vital sangat sedikit yakni terbagi dalam tiga kategori yakni essential, usefull, dan non essential. Kategori essential jika arsip tidak dapat digantikan dengan arsip lain dan untuk mendapatkan kembali informasi memerlukan beaya mahal dan tingkat kesulitan tinggi. Kategori usefull jika informasi dapat tergantikan dan arsip dapat diketemukan pada lokasi dan unit pencipta lainnya. Kategori non essential jika berupa catalog, brosur sebagai data pendukung

Arsip penetapan T&C yang akan dituangkan di dalam kontrak karya sumber daya alam, secara umum dikategorikan di dalam arsip vital. Arsip tersebut menjadi vital karena sifat yang tidak dapat digantikan oleh sumber lain jika sudah disetujui. Arsip tersebut menjadi bagian dari dokumen kontrak karya yang termasuk kategori arsip terjaga.

Dari hasil analisa dapat disimpulkan, tidak semua seri arsip penetapan T&C memiliki kategori essential, karena jika berupa hasil pembahasan, laporan rekomendasi dapat diketemukan di Kantor Menteri ESDM cq. Biro Hukum dan Kerjasama, diketemukan di Perusaan minyak/kontraktor. Sedangkan untuk pertimbangannya dapat diketemukan di kantor SKMIGAS

Kategori essential terletak pada bahan Review /Evaluasi pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik, Berupa data bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi. Bahan atau data ini merupakan data olahan yang berada di basisdata yang telah diolah dan memerlukan waktu bertahun tahun. Walau dapat diketemukan sumber data lain yakni sumber daya laporan studi bersama wilayah kerja dan berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja namun memerlukan waktu yang lama yakni 21 hari kerja dan beaya yang tinggi.

Kategori non essential yakni berupa data dukung yakni laporan final studi bersama wilayah kerja dan berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja

Sumber:

1.    Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011 tentang JRA Substantif Minyak dan Gas Bumi

2.    SOP Ditjen Migas diberlakukan di Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas tahun 2009 tentang penetapan Terms and Conditions (T&C)

3.    Vital Records and Records Disaster Mitigation and Recovery: An Instructional Guide tahun 1999 Web Edition Washington University

4.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 035 Tahun 2006 tentang Tatacara Penetapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas Bumi.

5.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 036 Tahun 2008 tentang Pengusahaan Gas Metana Batubara.

6.    Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 1203K/10/MEM/2009 tanggal 29 April 2009 tentang Pelimpahan Sebagian Wewenang Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral di Bidang Minyak dan Gas Bumi.