BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR
BELAKANG
Arsip dan informasi merupakan
sumber daya suatu organisasi. Arsip merupakan dasar pelaksanaan organisasi,
akuntabilitas, compliance
with legislative requirements dan
pengembangan memori organisasi.
Pengertian arsip sebagai
informasi tertentu yang terekam dalam suatu media termasuk data di dalam sistem
infomasi komputer. Arsip merupakan hasil dari sebuah transaksi atau membuat
sebuah bukti dari sebuah aktivitas kerja.
Contoh Tipe transaksi yang menjadi
bagian dari aktivitas kerja yakni korespondensi (surat menyurat), pelaksanaan
dari kebijakan / peraturan / keputusan / SOP dan notulensi rapat. Notulensi
rapat haruslah ditandatangani oleh pimpinan rapat. Selain itu juga harus
didukung oleh bahan - bahan seperti bahan tayangan/file presentasi, daftar
hadir, dan berkas lain menjadi dasar terjadinya suatu rapat.
Hampir tidak ada satu sistem
kearsipan yang kompatibel atau dapat diterapkan untuk semua jenis arsip dan
atau semua institusi/organisasi. Bisa jadi satu institusi atau organisasi
memerlukan beberapa bahkan banyak sistem pengarsipan. Bahkan untuk satu
organisasi yang memiliki beberapa satuan kerja, pasti akan memerlukan banyak
sistem pengarsipan.
Jika suatu organisasi menggunakan
single sistem pengarsipan, akan menemukan kelemahan dalam teridentifikasi,
tertemukan kembali serta teraksesnya suatu arsip.
1.2 RUMUSAN DAN
BATASAN MASALAH
Rumusan dan
batasan masalah pada penulisan ini adalah “Apa
saja sistem pengarsipan yang dapat dilaksanakan oleh Ditjen Migas?”
1.3 TUJUAN
Tujuan
tulisan ini adalah
1.
melaksanakan kegiatan pengembangan profesi arsiparis
dengan membuat karya tulis yang dapat dipublikasikan atau tidak dipublikasikan
2.
merangkum sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan
3.
membandingkan antara jenis/seri arsip dengan khasanah
yang dikelola sampai dengan 2013
1.4 KERANGKA /TINJAUAN
TEORI
Melalui terjemahan bebas dari
Artikel internet yang berjudul “Records Management Policy And Procedures Manual
di University Of Melbourne Created: 28 November 2002, Last modified: Tuesday,
21-Oct-2003 05:35:45 AEST, Authorised by: Manager Records Services, Maintained by: Jon-Paul Williams, E-mail: jpmw@unimelb.edu.au penulis mendasarkan
analisa sistem pengarsipan pada ditjen Migas. Bagian dari artikel tersebut
antara lain adalah:
1.4.1. Manajemen arsip.
Manajemen arsip
terdiri beberapa kegiatan yang antara lain adalah:
1.
Kegiatan menampung arsip. arsip yang tidak komplit
harus dilengkapi di manajemen arsip. merekonstrksi agar arsip bersifat handal.
Menjaga keterkaitan antara isi, kerangka kegiatan dan struktur berkasnya.
Pemanfaatan arsip sehingga dapat berguna dalam hukum, pembuktian, dan referensi
2.
Pembahasan kebutuhan perlindangan kepentingan organiasi
terhadap suatu arsip
3.
Preservasi memori organisasi
4.
Memutuskan berapa lama atau jangka waktu arsip harus
disimpan, dipindahkan, dan diserahkan.
Ukuran dari
manajemen arsip yang baik adalah ketika arsip dapat teridentifikasi, arsip
dapat diketemukan kembali, dan arsip dapat diakses.
1.4.2 Modus – modus terciptanya arsip
Modus
terciptanya arsip dapat dilihat dari beberapa fakta yang antara lain adalah
1.
Kebutuhan dari seorang pelaksana kegiatan untuk
membuktikan hasil kerja contohnya fotokopi tanda terima surat, pertinggal surat/laporan
dan lain sebagainya
2.
Kepentingan menjadikan dasar suatu penagihan atau
pembayaran atau dasar pelaksanaan suatu kegiatan contohnya perjanjian kontrak
pengadaan, surat perjanjian sewa, klaim asuransi. SK Kenaikan pangkat,
rekomendasi impor dan lain sebagainya
3.
Pengesahan dari pelaku yang memiliki kewenangan.
Kewenangan biasanya dilindungi oleh peraturan perundangan.
4.
Akumulasi suatu proses dari beberapa dan bahkan banyak
pelaku untuk mendapatkan ouput dan outcome. Misalnya dikirim dan diterimanya suatu
surat untuk kepentingan tertentu. Ditindaklanjuti surat masuk dengan
dibuatkannya surat keluar dan lain sebagainya.
1.4.3. Sistem Pengarsipan yang baik
Kriteria untuk disebut “baik” maka sistem pengarsipan harus dapat
1.
Berstrukturkan komplet dan komprehensif dan yang utama
adalah mudah dilaksanakan oleh pelaksana
2.
Memperdayakan arsiparis sebagai operator sistem baik
dalam alih ketrampilan maupun manual book yang dapat dipergunakan oleh operator
lain (jika terdapat pergantian operator)
3.
Memastikan arsip terlindungi dan terdapat preservasinya
4.
Rendah beaya
5.
Kemungkinan mencegah missing file atau kesalahan
pemberkasan serta melebur duplikasi yang berlebihan
6.
Menjadi sarana bantu dalam kecepatan pencarian arsip
7.
Sistem pengarsipan harus mencerminkan tugas dan fungsi
serta uarain jabatan seorang pejabat, baik jabatan fungsional maupun jabatan
struktural
1.4.4. Desain Dan Mendesain Ulang Sistem Pengarsipan
Beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam membuat desain dan mendesaiin ulang sistem
pengarsipan yakni:
1.
Hubungan berkas dan file mempunyai perbedaan kategori
2.
Dilakukan desain ulang jika tingkat penemuan kembali
nya rendah
3.
Ketidaktepatan dalam penempatan / penyimpanan sehinga
menyebabkan lamanya penemuan arsip
4.
Terdapat beberapa ruangan yang dipergunakan untuk
penyimpanan arsip. macam ruang penyimpanan seperti records center, ruang
pengolahan, ruang simpan arsip inaktif, ruang simpan arsip aktif. Ruang ruang
tersebut mempunyai fungsi yang sama yakni penyimpanan, namun kategori
penyimpanannya berbeda beda
5.
Tinggnya angka duplikasi arsip
6.
Pergantian personel atau arsiparis sebagai operatir
sistem pengarsipan
7.
Keutuhan dan kelengkapan berkas arsip
8.
Rak statis atau rol opec yang penuh dan kelebihan
muatan
1.4.5. Survey Dan Pengumpulan Bahan
Dalam rangka
membuat dasar penentuan desain atau mendesain ulang sistem pengarsipan, perlu
didukung oleh data data sebagai berikut:
1.
Bagaimanakah arsip ditemukan kembali atau dipergunakan
oleh pengguna
Data dapat dikumpulkan dengan menanyakan kepada
pengguna arsip, apakah nomor menjadi dasar pencarian?, dan apakah pencarian
arsip dicari dengan menanyakan subyeknya?, bahkan tanggal dan tahunnya?
2.
Berapa banyak arsip yang tercipta
Volume yang banyak namun jenis yang sedikit, mungkin
tak mempergunakan sistem alphabetic. Jenis yang sedikit namun menyangkut
kepemilikan orang banyak, akan cocok dengan alpabetik mislnya arsip kenaikan
pangkat pegawai.
3.
Siapakah pengguna arsip
Karakteristik pengguna dan mengetahui maksud
penggunaan akan mempengarui penentuan sistem. Jika penggunaan arsip untuk memetakan
lokasi sumberdaya alam, kemungkinan yang cocok adalah sistem geografis.
Penggunanya adalah manajer, maka akan cocok jika sistem subyek (terkait dengan
manajemen)
4.
Berapa luas ruang simpan dan berapa jumlah ruangan
arsip
Pelaksanaan sistem pengarsipan nantinya akan dikontrol oleh
petugas, dengan sistem sentral atau desentralisasi tergantung dengan
karakteristik organisasi, jika organisasi terdiri dari satuan kerja, bahkan
satuan kerja terbagi unit kerja yang terpisah oleh letak dan alamat kantor.
BAB II PEMBAHASAN
2.1
Rangkuman Jenis
Arsip dan Sistem Pengarsipan pada Ditjen Migas
|
No
|
Jenis arsip
|
Desain sistem pengarsipan
|
|
1
|
Arsip konvensional
|
Berdasarkan unit eselon III yang menyerahkan arsip
Jika diketemukan bercanpur maka dijadikan per eselon 2
|
|
2
|
Arsip keuangan, Berkas SP2D (pembayaran pengadaan
barang / jasa)
|
Metode pangadaan (lelang, pengadaan langsung)
Bidang ke-PPK an yakni PJDGB, PIGBT, PLG 3 Kg, Non
fisik, dan penunjang
Berdasarkan unit kerja penanggungjawab kegiatan (untuk
PPK Penunjang
|
|
3
|
Arsip penggunaan tenaga kerja asing
|
Abjad berdasarkan perusahaan
Jenis Perizinan (IMTA, RPTKA, IKTA)
Proses (status permohonan ditolak)
|
|
4
|
Arsip dokumen UKL dan UPL
|
Geografi
Perusahaan
|
|
5
|
Laporan pekerjaan konstruksi Jaringan Gas Bumi
|
Per tahun
Geografi (daerah pembangunan)
Jenis pekerjaan (FEED, Konstruksi, Pengawasan, dan UKL
UPL)
|
|
6
|
Dokumen Lelang
|
Berdasarkan nama paket pekerjaan
Berdasarkan pokja (unit eselon II)
|
|
7
|
Korespondensi
|
Konseptor surat keluar (per eselon 2 yakni DJM.S,
DJM.E, DJM.B, DJM.O, dan DJM.T)
Surat masuk dengan system kronologis (agenda
diterimanya surat)
Surat masuk dengan system kronologis (surat masuk
diberikan nomor agenda)
Jenis internal dan eksternal
Bentuk (nota dinas, surat, keputusan)
|
|
8
|
Arsip surat keterangan terdaftar
|
Permohonan dan hasil evaluasi sedangkan untuk dokumen
permohonan dikembalikan kepada perusahaan yang bersangkutan
|
|
9
|
Arsip standarisasi teknik migas
|
|
|
10
|
Arsip keselamatan hulu migas
|
|
|
11
|
Arsip Harga dan Subsidi
|
Belum terdapat system pengarsipan (dideskrepsi sesuai
dengan judul dokumen)
|
|
12
|
Arsip Kerjasama Migas
|
Organisasi multilateral
Organisasi bilateral
Dalam negeri
|
|
13
|
Arsip hukum
|
|
|
14
|
Pengembangan investasi
|
|
|
15
|
Pengolahan
|
|
|
16
|
Work program & budget KKS
|
-
Perusahaan
-
Wilayah kerja
|
|
17
|
Penyiapan program
|
-
|
|
18
|
|
-
|
2.2 Jenis dan Seri sebagai Khasanah Arsip
Ditjen Migas yang wajib dikelola
Terdapat
80 jenis / seri arsip sebagaimana tersurat pada peraturan Menteri ESDM nomor 18
tahun 2011 tentang JRA Arsup Subtantif Migas. Pada kenyataannya data tentang
jenis dan seri yang tersebut di atas masih jauh dari 80 jenis dan seri yang
sudah ditetapkan pada permen ESDM.
Idealnya,
jenis dan seri arsip ditjen migas terdiri dari:
|
No
|
Jenis / Seri
|
|
1
|
Penyiapan dan Perencanaan Program Minyak dan Gas Bumi
|
|
2
|
Rekomendasi Penanaman Modal
|
|
3
|
Rencana dan Realisasi Investasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
4
|
Usulan Kebijakan Investasi Kegiatan Usaha Minyak dan
Gas Bumi
|
|
5
|
Layanan Informasi Peluang Investasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
6
|
Penetapan Harga Minyak Mentah
|
|
7
|
Monitoring Lifting
|
|
8
|
Bahan Penetapan PNBP dan Tarif Minyak dan Gas Bumi
|
|
9
|
Penetapan Bagi Hasil Penerimaan Negara Bukan Pajak
(PNBP) Minyak dan Gas Bumi
|
|
10
|
Pelaksanaan Pemeriksaan dan Pengujian PNBP
|
|
11
|
Penetapan Daerah Penghasil Minyak dan Gas Bumi
|
|
12
|
Ketenagakerjaan Minyak dan Gas Bumi
|
|
13
|
Pengelolaan Barang Operasi
|
|
14
|
Verifikasi Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
|
|
15
|
Rekomendasi Kemampuan Produksi Barang dan Jasa Dalam
Negeri
|
|
16
|
Penyaksian Proses Produksi (Witnessing)
|
|
17
|
Penyiapan Bahan Bilateral/Multilateral dan Regional
|
|
18
|
Pengurusan Kegiatan Kerja Sama Lembaga Internasional
|
|
19
|
Penyusunan Dokumentasi Kesepakatan atau Perjanjian
Kerja Sama Internasional
|
|
20
|
Pengelolaan Kerja Sama Dalam Negeri
|
|
21
|
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja (WK) Minyak dan
Gas Bumi Melalui Lelang Reguler
|
|
22
|
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas
Bumi melalui Studi Bersama dan Joint Evaluasi
|
|
23
|
Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana
Batubara
|
|
24
|
Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS
|
|
25
|
Fasilitasi Pelaksanaan Partisipasi Interest
|
|
26
|
Penyelesaian Tumpang Tindih Lahan
|
|
27
|
Perpanjangan Kontrak KKS
|
|
28
|
Penilaian Rencana Pengembangan Lapangan (POD Pertama)
|
|
29
|
Penetapan Harga Gas
|
|
30
|
Pelayanan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
31
|
Pemantauan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
32
|
Pelayanan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
33
|
Pemantauan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
|
|
34
|
Permohonan Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan,
Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar
Lain
|
|
35
|
Surat Izin Usaha Pengolahan, Pengangkutan, Penyimpanan,
dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar Lain
|
|
36
|
Laporan Berkala Badan Usaha Pengolahan, Pengangkutan,
Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar
Lain
|
|
37
|
Laporan Monitoring dan Pengawasan Usaha Pengolahan,
Pengangkutan, Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan
dan Bahan Bakar Lain
|
|
38
|
Laporan Sosialisasi Usaha Pengolahan Pengangkutan,
Penyimpanan, dan Niaga Minyak Bumi dan Gas Bumi, Hasil Olahan dan Bahan Bakar
Lain
|
|
39
|
SK Penetapan Spesifikasi BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar
Lain
|
|
40
|
Laporan Pemeriksaan Mutu BBM, BBG, LPG,dan Bahan Bakar
Lain
|
|
41
|
Dokumen Kajian Kerja Sama Teknik Pengolahan
|
|
42
|
Permohonan Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan
Pelumas Bekas, dan Pengemasan
|
|
43
|
Surat Pertimbangan Tertulis Pabrikasi, Pengolahan
Pelumas Bekas, dan Pengemasan
|
|
44
|
Permohonan Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi,
BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
|
|
45
|
Surat Rekomendasi Ekspor Impor Minyak Bumi,
BBM,LNG,LPG, Gas Bumi, Hasil Olahan, Bahan Bakar Lain, dan Pelumas
|
|
46
|
Permohonan Importir Pelumas
|
|
47
|
Surat Rekomendasi Importir Pelumas
|
|
48
|
Pemantauan Harga dan Subsidi Bahan Bakar
|
|
49
|
Harga dan Subsidi Bahan Bakar Minyak dan Gas Bumi
|
|
50
|
Laporan Proyek Sosialisasi dan Pengurangan Harga dan
Subsidi
|
|
51
|
Proyek Perlindungan Konsumen
|
|
52
|
Laporan Proyek Penetapan harga BBM, LPG dan BBG
|
|
53
|
Konversi Minyak Tanah ke LPG
|
|
54
|
Dokumen Perumusan RSNI (Rancangan Standar Nasional
Indonesia) / RSKKNI (Rancangan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia)
|
|
55
|
Dokumen Penerapan Standar Nasional Indonesia (SNI) /
Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
|
|
56
|
Dokumen Pembinaan Penerapan SNI/SKKNI
|
|
57
|
Registrasi Nomor Pelumas Terdaftar (NPT)
|
|
58
|
Buku Register Welding Procedure Specification (WPS) /
Procedure Qualification Record (PQR)
|
|
59
|
Register dan Sertifikat Kualifikasi Juru Las
|
|
60
|
Dokumen Persetujuan Penunjukkan Kepala/Wakil Kepala
Teknik Tambang Hulu dan Hilir
|
|
61
|
Pemberian Penghargaan Keselamatan Kerja
|
|
62
|
Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja
Hulu
|
|
63
|
Pengawasan Keselamatan Kegiatan dan Keselamatan Pekerja
Hilir
|
|
64
|
Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan
Peralatan Hulu Minyak dan Gas Bumi
|
|
65
|
Pemeriksaan Teknis dan Pengujian Instalasi dan
Peralatan Hilir Minyak dan Gas Bumi
|
|
66
|
Pemeriksaan Kalibrasi Teknis dan Kalibrasi Alat Ukur
Kegiatan Minyak dan Gas Bumi
|
|
67
|
Pengawasan Keselamatan Instalasi dan Peralatan Hulu
Minyak dan Gas Bumi
|
|
68
|
Pemeriksaan Rutin Keselamatan Operasi Hilir Minyak dan
Gas Bumi
|
|
69
|
Pengesahan Prosedur Penyerahan atau Pemindahan Minyak
dan Gas Bumi
|
|
70
|
Dokumen Sosialisasi Keselamatan Instalasi dan Peralatan
Minyak dan Gas Bumi
|
|
71
|
Dokumen Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)
|
|
72
|
Dokumen Upaya Pengelolaan Lingkungan (UKL) dan Upaya
Pemantauan Lingkungan (UPL)
|
|
73
|
Rekomendasi Bahan Kimia
|
|
74
|
Pengawasan Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemantauan
Lingkungan
|
|
75
|
Dokumen Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi
|
|
76
|
Pembinaan dan Pengawasan Usaha Penunjang Minyak dan Gas
Bumi
|
|
77
|
Dokumen Lisensi Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT)
Minyak dan Gas Bumi
|
|
78
|
Pembinaan dan Pengawasan Perusahaan Jasa Inpeksi Teknik
(PJIT)
|
|
79
|
Dokumen Rekomendasi Lembaga Sertifikasi
|
|
80
|
Pembinaan dan Pengawasan Lembaga Sertifikasi
|
2.3 Kapasitas simpan ditjen Migas sampai
dengan 2013
Permasalahan
ruang simpan di Ditjen Migas menjadi salah satu penyebab tidak lengkapnya
khasanah yang dimiliki sesuai dengan JRA subtantif Migas. Ruang penyimpanan arsip
ditjen migas terdiri atas
a.
Sewa ruang di arsip Nasional yang memiliki kapasitas
simpan 3400 boks
b.
Ruang simpan arsip di Gedung Plaza Centris Migas Lantai
8 terdiri atas 1000 boks arsip
c.
Kavling yang disediakan di Pusat Arsip KESDM terdiri
atas 2000 boks arsip
d.
Ruang Arsip Lantai 12 memiliki kapasitas 400 boks
Menilik dari nasib akhir arsip sibstantif
minyak dan gas bumi dan pertumbuhan arsip bahwa kapasitas 6800 boks arsip belum
memadai untuk melengkapi khasanah arsip.
2.4 Volume arsip konvensional ditjen migas
sampai dengan tahun 2013
a.
Jumlah arsip yang disimpan di ruang sewa ANRI
|
No
|
Jenis/seri arsip
|
Kode Unit
|
Jml Boks
|
|
1
|
Berkas Direktur Jenderal
|
DJM
|
91
|
|
2
|
Dok Lelang sebelum 2009
|
ULP
|
85
|
|
3
|
Dok.Lelang Jargas 2009
|
ULP
|
57
|
|
4
|
Dok.Lelang Jargas 2010
|
ULP
|
96
|
|
5
|
Duplikasi
|
|
16
|
|
6
|
Harga dan Subsidi
|
DMOH
|
79
|
|
7
|
Hukum
|
SDMH
|
23
|
|
8
|
Kerjasama
|
DMBK
|
81
|
|
9
|
Keselamatan Operasi hulu
|
DMTT
|
80
|
|
10
|
Keuangan (belum Manuver)
|
SDMK
|
47
|
|
11
|
Keuangan (dari lantai 4)
|
SDMK
|
8
|
|
12
|
Keuangan (data paket III)
|
SDMK
|
207
|
|
13
|
Keuangan (lap Lelang)
|
SDMK
|
9
|
|
14
|
Keuangan (MK)
|
SDMK
|
92
|
|
15
|
Keuangan (per pelaksana)
|
SDMK
|
19
|
|
16
|
Keuangan (PJDGB)
|
SDMK
|
22
|
|
17
|
Keuangan (SP2D Lelang)
|
SDMK
|
231
|
|
18
|
Keuangan (SP2D non lelang)
|
SDMK
|
305
|
|
19
|
Keuangan (WP)
|
SDMK
|
34
|
|
20
|
Keuangan (YD)
|
SDMK
|
90
|
|
21
|
Laporan Pekerjaan Jargas
|
DMON
|
237
|
|
22
|
Lindung dan Lingkungan
|
DMTL
|
77
|
|
23
|
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
|
DMBD
|
369
|
|
24
|
Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri
|
DMBD
|
30
|
|
25
|
Pembinaan Usaha Hulu
|
DME
|
57
|
|
26
|
Pengangkutan dan Penyimpanan
|
DMOP
|
26
|
|
27
|
Pengelolaan non bahan Bakar
|
DMOK
|
67
|
|
28
|
Pengembangan Investasi
|
DMBI
|
46
|
|
29
|
Pengolahan
|
DMOO
|
5
|
|
30
|
Pengurusan Paspor Dinas
|
SDMU
|
8
|
|
31
|
Penyiapan Program
|
DMBS
|
11
|
|
32
|
Persuratan
|
DMT
|
49
|
|
33
|
Persuratan
|
DJM
|
31
|
|
34
|
Persuratan
|
DJM
|
10
|
|
35
|
Rencana dan Laporan
|
SDML
|
246
|
|
36
|
Sekretariat Ditjen
|
SDM
|
52
|
|
37
|
Standarisasi
|
DMTS
|
50
|
|
38
|
Standarisasi
|
DMTS
|
47
|
|
39
|
Standarisasi
|
DMTS
|
122
|
|
40
|
Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)
|
SDMU
|
61
|
|
41
|
Umum dan Kepegawaian (MU/RT dan perleng)
|
SDMU
|
19
|
|
42
|
Usaha Penunjang
|
DMTP
|
27
|
|
43
|
Video Dialog TV
|
|
8
|
|
44
|
Wilayah Kerja Migas
|
DMEW
|
8
|
|
Jumlah Total Boks yang disimpan di ANRI
|
3335
|
||
b.
Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip lantai 8
gedung Plaza centris
|
No
|
Jenis/seri arsip
|
Kode Unit
|
Jml Boks
|
|
1
|
Persuratan
|
DJM
|
150
|
|
Persuratan
|
DMO
|
40
|
|
|
Persuratan
|
DMB
|
30
|
|
|
SP2D Tahun 2011 (metode pelelangan)
|
SDMK
|
105
|
|
|
Laporan Pekerjaan Pembangunan Infrastruktur gas untuk
Transportasi (PIGBT)
|
DMTE
|
100
|
|
|
|
Laporan proyek PJDGB
|
DMON
|
150
|
|
|
Dokumen lelang PIGBT
|
DMTE
|
80
|
|
|
Dokumen lelang
|
SDM
|
25
|
|
|
Berkas DJM
|
DJM
|
10
|
|
|
Dokumen Lelang LPG 3 Kg
|
DMOH
|
150
|
|
|
Space untuk boks hasil olahan
|
|
160
|
|
|
|
|
1000
|
c.
Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Pusat Arsip
KESDM
|
No
|
Jenis/seri arsip
|
Kode Unit
|
Jml Boks
|
|
1
|
Arsip migas (dikelola sebelum tahun 2008)
|
SDMU
|
400
|
|
2
|
Arsip hukum (pindahan ruang arsip hukum lantai 15)
|
SDMH
|
2000
|
|
3
|
Arsip non subtantif migas/fasilitatif
|
100
|
|
|
Jumlah Total Boks
|
2500
|
||
d.
Jumlah arsip yang disimpan di ruang arsip Arsip Lantai
12 gd. Plaza centris
|
No
|
Jenis/seri arsip
|
Kode Unit
|
Jml Boks
|
|
1
|
Berkas SP2D tahun 2012
|
SDMK
|
200
|
|
2
|
Space untuk boks hasil olahan
|
200
|
|
|
Jumlah total
|
400
|
||
BAB III KESIMPULAN
3.1 Kesimpulan
a.
sistem pengarsipan yang telah dilaksanakan pada ditjen
migas masih perlu banyak dikembangkan. System pengarsipan seperti abjad,
numeric, geografi, kronologis diadop untuk mendapatkan desain system
pengarsipan yang ideal. Yang sudah dikembangkan adalah penataan dokumen
keuangan pada tahun 2013.
b.
Perbandingan antara jenis/seri arsip dengan khasanah
yang dikelola dengan idealnya
Jika
dibandingkan antara keadaan ideal dengan keberadaan arsip, masih sangat jauh.
Terdapat delapan puluh jenis dan seri arsip substantive migas, namun masih 10%
jenis dan seri tersebut dapat dipelihara.
c.
Kebutuhan ruang menjadi kendala dalam pengelolaan dan
pemeliharaan arsip. kelengkapan khasanah ditentukan oleh kesadaran unit kerja
eselon III dalam menyerahkan arsip.
d.
Dari data pembahasan belum Nampak periodesasi atau
kurun waktu arsip arsip yang tercipta sehingga nilai dari khasanah arsip masih
kurang.
3.2 Saran
a.
Desain dari system pengarsipan disesuaikan dengan
kebutuhan pencarian. Selama ini masih dikelompookan berdasarkan unit kerja
eselon III. Ketika tidak diketemukan eselon III maka dikelompokkan berdasarkan
unit kerja eselon 2. Jenis dan seri di dalam JRA substantive dapat menjadi
acuan pertama dalam pengelompokkan. Dalam sub seri atau berkas harus
dikembangkan agar memudahkan dalam pencarian
b.
Mendasarkan pada data keberadaan arsip yang telah
dipelihara, masih dibutuhkan sosialisasi dan keaktifan dari unit kersipan.
Solusi kekurangan ruang harus segera diantisipasi mengingat tingginya
pertumbuhan arsip di ditjen migas.
c.
Mendata dan mengukur kapasitas simpan pada ruang arsip
di unit kerja eselon III. Selama ini ruang arsip tersebut tidak dipergunkan
sebagaimana mestinya. Dengan demikian diharapkan optimalisasi ruangan arsip di
Gedung Plaza centris Migas
3.3 Rekomendasi
a.
Mengkonsep surat Sesditjen migas yang ditujukan kepada
direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk mengelompokkan arsip sesuai jenis dan
seri yang ideal
b.
Konsep surat tersebut juga menganjurkan untuk
menyerahkan arsip yang telah selesai masa simpan aktifnya.
c.
Membuat program fasilitasi pendataan dan pengangkutan
dengan aktif oleh unit kearsipan (SDMU)
d.
Memberikan perhatian baik penganggaran, SDM dan support
kepada pelaksana kearsipan yakni arsiparis, petugas penataan dokumen
e.
Mengaktifkan kembali database sebagai sarana
penyimpanan data (daftar Arsip)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar