 |
Nomor
SOP
|
:
|
Tgl
Pembuatan
|
: Desember 2014
|
|
Tgl
Revisi
|
:
|
|
Tgl
efektif
|
:
|
|
KEMENTERIAN
ENEGERI DAN SUMBER DAYA MINERAL
DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI
SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL
|
Disahkan
oleh
|
:
Sekretaris Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi
[INSERT:
NAMA]
[INSERT:
NIP]
|
Nama SOP
|
: PEMINDAHAN ARSIP
|
|
DASAR HUKUM
|
KUALIFIKASI PELAKSANA
|
|
1. Peraturan MESDM No. 052 TAHUN 2006 tanggal 20
Oktober 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan DESDM
2. Peraturan MESDM Nomor 18 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian ESDM
3. Keputusan Dirjen Migas No.: 19990.K/04/DJM/2007
tentang petunjuk Teknis Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Di Lingkungan
Ditjen Migas
|
1.
Memahami
dan menguasai manajemen kearsipan
2.
Mampu
melakukan pendataan asrip (survei.
3.
Memahami
Klasifikasi Arsip Migas
4.
Mampu
mengoperasikan software dan input data pada data basi (Sistem Informasi
Persuratan)
|
|
KETERKAITAN
|
PERALATAN/PERLENGKAPAN
|
|
1.
SOP
Pengurusan Surat Masuk di Sub Bagian TU
2.
SOP
Pengurusan Surat Investasi Migas
3.
SOP
Pengurusan Disposisi Pimpinan
4.
SOP
Pengurusan Konsep Surat Keluar Pimpinan
5.
SOP
Pengurusan Pengiriman Surat Keluar
6.
SOP
Pemindahan Arsip
|
1.
Box
Arsip
2.
Folder
3.
Sistem
Informasi Kearsipan Elektronik
4.
Personal Computer (PC)
5.
Label
Box
6.
Printer
|
|
PERINGATAN
|
PENCATATAN DAN PENDATAAN
|
|
Apabila
terjadi salah penyimpanan (Filling)
dokumen, maka dokumen tersebut sulit untuk ditemukembalikan untuk mendukung
proses pekerjaan.
|
Disimpan
sebagai data elektronik dan manual
|
|
|
NO
|
KEGIATAN
|
PELAKSANA
|
MUTU BAKU
|
KET
|
||||
|
Unit Pengolah
|
Tenaga
Administrasi
|
Arsiparis
|
KELENGKAPAN
|
WAKTU
|
OUTPUT
|
|||
|
1
|
Melakukan
pendataan arsip yang akan dipindahkan
|
  |
  |
|
Pulpen,
Kertas, PC dan Sistem kearsipan |
4 Hari
Kerja |
Daftar Arsip Inaktif
|
|
|
2
|
Menyeleksi
arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebih
|
|
  |
|
Daftar Arsip
JRA
Boks Arsip
|
5 Hari Kerja
|
Arsip yang akan di simpan
|
|
|
3
|
Menilai arsip
inaktif yang akan dipindahkan
|
|
|
  |
JRA
Daftar Arsip
|
7 Hari Kerja
|
Arsip yang akan di simpan
|
|
|
4
|
Membuat daftar
arsip yang dipindahkan
|
|
|
 |
PC, Printer
Sistem Kearsipan
|
1 Hari Kerja
|
Daftar Arsip Siap Pindah
|
|
|
5
|
Memberkaskan
Arsip
|
|
 |
 |
Folder,
Boks Arsip
|
Arsip sesuai Folder
|
|
|
|
6
|
Menata ke dalam
boks berdasarkan klasifikasi
|
|
  |
|
Folder,
Boks Arsip,
Daftar Klasifikasi
|
3 Hari
Kerja
|
Boks Arsip sesuai klasifikasi
|
|
|
7
|
Membuat dan
menempel label boks arsip
|
|
  |
|
Boks Arsip
Label
PC+Printer Spidol
|
1 Hari Kerja
|
Label Boks
|
|
|
8
|
Menata boks
arsip pada arak/Role opac
|
|
  |
|
Trolly
|
2 hari Kerja
|
Arsip Tertata Pada Rak
|
|
|
9
|
Membuat berita
acara
|
|
|
 |
Daftar Arsip Pindah, Jumlah boks dan
folder
|
2 Jam
|
Berita Acara
|
|
