Cumen cerita, Menyibak hikmah, ngaji, serba serbi, syukur, keseharian, hiburan, mikir, kearsipan

Kamis, 09 Juli 2015

DRAFT PEMINDAHAN ARSIP KE UNIT KEARSIPAN


Nomor SOP
:
Tgl Pembuatan
:   Desember 2014
Tgl Revisi
:
Tgl efektif
:




KEMENTERIAN ENEGERI DAN SUMBER DAYA MINERAL
DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI
SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL
Disahkan oleh
: Sekretaris Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi



[INSERT: NAMA]
[INSERT: NIP]

Nama SOP
:  PEMINDAHAN ARSIP
DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANA

1.     Peraturan MESDM No. 052 TAHUN 2006 tanggal 20 Oktober 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan DESDM
2.     Peraturan MESDM Nomor 18 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian ESDM
3.     Keputusan Dirjen Migas No.: 19990.K/04/DJM/2007 tentang petunjuk Teknis Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Di Lingkungan Ditjen Migas
1.     Memahami dan menguasai manajemen kearsipan
2.     Mampu melakukan pendataan asrip (survei.
3.     Memahami Klasifikasi Arsip Migas
4.     Mampu mengoperasikan software dan input data pada data basi (Sistem Informasi Persuratan)
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1.     SOP Pengurusan Surat Masuk di Sub Bagian TU
2.     SOP Pengurusan Surat Investasi Migas
3.     SOP Pengurusan Disposisi Pimpinan
4.     SOP Pengurusan Konsep Surat Keluar Pimpinan
5.     SOP Pengurusan Pengiriman Surat Keluar
6.     SOP Pemindahan Arsip
1.     Box Arsip
2.     Folder
3.     Sistem Informasi Kearsipan Elektronik
4.     Personal Computer (PC)
5.     Label Box
6.     Printer
PERINGATAN
PENCATATAN DAN PENDATAAN
Apabila terjadi salah penyimpanan (Filling) dokumen, maka dokumen tersebut sulit untuk ditemukembalikan untuk mendukung proses pekerjaan.
Disimpan sebagai data elektronik dan manual

NO
KEGIATAN
PELAKSANA
MUTU BAKU
KET
Unit Pengolah
Tenaga Administrasi
Arsiparis
KELENGKAPAN
WAKTU
OUTPUT
1
Melakukan pendataan arsip yang akan dipindahkan


Pulpen,
Kertas,
PC dan Sistem kearsipan
4 Hari
Kerja
Daftar Arsip Inaktif

2
Menyeleksi arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebih



Daftar Arsip
JRA
Boks Arsip
5 Hari Kerja
Arsip yang akan di simpan

3
Menilai arsip inaktif yang akan dipindahkan



JRA
Daftar Arsip
7 Hari Kerja
Arsip yang akan di simpan

4
Membuat daftar arsip yang dipindahkan



PC, Printer
Sistem Kearsipan
1 Hari Kerja
Daftar Arsip Siap Pindah

5
Memberkaskan Arsip


Folder,
Boks Arsip
3 Hari
Kerja
Arsip sesuai Folder

6
Menata ke dalam boks berdasarkan klasifikasi



Folder,
Boks Arsip,
Daftar Klasifikasi
3 Hari
Kerja
Boks Arsip sesuai klasifikasi

7
Membuat dan menempel label boks arsip



Boks Arsip
Label
PC+Printer Spidol
1 Hari Kerja
Label Boks


8
Menata boks arsip pada arak/Role opac


Trolly
2 hari Kerja
Arsip Tertata Pada Rak

9
Membuat berita acara



Daftar Arsip Pindah, Jumlah boks dan folder
2 Jam
Berita Acara


Tidak ada komentar: