pemantauan Pengelolaan Arsip ke-8

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

  Laporan  pemantauan Pengelolaan Arsip ke-8 Periode Januari sampai dengan april 2016

1.    PENDAHULUAN

Butir kegiatan pemantauan pengelolaan arsip merupakan potret terhadap kondisi kearsipan yang terbaru. Potret tersebut dapat memperlihatkan pencapaian unit kearsipan dalam melaksankan pelayanan. Bentuk pelayanan yang didukung oleh arsiparis dan petugas kearsipan.

Kami sebagai arsiparis mengalami kendala dalam melaksanakan kegiatan pemantauan pengelolaan arsip. Kendala tersebut adalah identifikasi butir kegiatan yang kami laksanakan pada tiap harinya.

Untuk mengatasi kendala tersebut kami membutuhkan petunjuk arahan terkait ruang dan lingkup kegiatan pemantauan pengelolaan arsip. Selain petunjuk arahan dapat juga berupa kegiatan pembinaan berupa seminar yang diadakan oleh unit Pembina kepegawaian.

Status sampai dengan bulan Mei 2016, jumlah arsip inaktif di Ditjen Migas adalah 2809 di gd. Migas, 3500 di Gedung Penyimpanan dan 400 di Gd. Lemigas.

2.    ISI LAPORAN

Terdapat tiga poin yang dapat disampaikan dalam laporan ini yaitu:

a)    Rincian bukti kerja untuk kegiatan pemantauan pengelolaan arsip yang telah kami laksanakan sebagaimana table di bawah ini

No	Tanggal	Hari	kegiatan
1	05-Jan-16	selasa	pengarahan input data jargas ke aplikasi
2	07-Jan-16	kamis	konsep nota dinas permintaan jasa penyimpanan
3	18-Jan-16	senin	arahan untuk scan sp2d
4	19-Jan-16	selasa	arahan untuk penataan arsip surat
5	26-Jan-16	selasa	arahan scanning, deskrespsi arsip surat
6	01-Feb-16	senin	Pengarahan scan SPM, penataan DMBD, input data SDMK di ANRI
7	19-Feb-16	jumat	pengecekan jumlah boks di ANRI, manuver berkas SDM
8	23-Feb-16	selasa	deskrepsi Dok. Lelang, Scan SPPD Rampung
9	25-Feb-16	kamis	rekap jumlah boks
10	26-Feb-16	jumat	pengurusan tagihan sewa penyimpanan di ANRI
11	29-Mar-16	selasa	laporan sosialisasi TND,
12	05-Apr-16	selasa	laporan kearsipan ke SDM
13	15-Apr-16	jumat	Rapat penilaian arsip migas

b)    Konsep laporan sosialisasi Tata Naskah Dinas

o    Sebagaimana undangan Sesditjen Migas Nomor: 778.Und/04/SDM/2016 tanggal 30 Maret 2015 perihal Undangan , telah dilaksanakan sosialisasi Pedoman Tata Naskah Dinas KESDM  yang dilaksanakan pada;

Hari/Tanggal : Selasa, 7 April 2016, Pukul: 10.00 WIB - selesai Tempat                       : Wisma Bayu KESDM Jl. Raya Puncak Bogor

o    Sosialisasi di hadiri oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian Ditjen Migas, Kepala Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas, Kepala Bagian Tata Usaha Biro Umum KESDM, pengadministrasi dan sekretaris di lingkungan Ditjen Migas;

o    Sosialisasi termaksud merupakan pertemuan antara narasumber dari unit Pembina yaitu Biro Umum selaku konseptor peraturan menteri ESDM tahun 2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas KESDM dengan para pengadministrasi di lingkungan ditjen migas;

o    Berikut rangkuman paparan narasumber antara lain sebagai berikut;

-       Perubahan tata persuratan kepada tata naskah dinas dapat ditinjau dari sistematika sebagaimana table di bawah ini;

Tata persuratan dinas 2006	Tata naskah dinas 2015
Tata Penyelenggaraan Persuratan	Penyusunan Naskah Dinas
Tata Persuratan Dinas	Tata Surat Dinas
Surat Dinas Mengatur	Jenis dan Format Naskah Dinas
Penggunaan Lambang Negara dan Logo	Penggunaan Lambang Negara, Logo dan Cap
Pembatalan, Pencabutan, Perubahan, Ralat dan Penggandaan	Pembatalan, Pencabutan, Perubahan, Ralat dan Penyebarluasan

c)    Konsep laporan rapat penilaian arsip

o    Sebagaimana undangan Sesditjen Migas Nomor: 842.Und/04/SDM/2016 tanggal 6 April 2015 perihal Undangan , telah dilaksanakan Rapat Penilaian Arsip Minyak dan Gas Bumi yang dilaksanakan pada;

Hari/Tanggal            : Jumat, 15 April 2016

Pukul                      : 09.30 WIB - selesai

Tempat                   : Gedung Pusat Arsip KESDM

                                Jl. Yaktapena Ciputat Tangerang Selatan

o    Rapat di hadiri oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian, Kepala Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas, pengelola arsip di lingkungan Ditjen Migas serta dihadiri pula Arsiparis Madya dan Muda mewakili Biro Umum KESDM;

o    Rapat termaksud merupakan pelaksanaan skema prosedur pemusnahan arsip yaitu 1. Pembentukan panitia penilai, 2. penyeleksian arsip berdasarkan JRA, 3. pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah, dan penilaian oleh Panitia Penilai.

 Berikut rangkuman paparan dan hasil rapat penilaian arsip minyak dan gas bumi sebagai berikut;

-       Landasan kegiatan;

                  i.              Pasal 5 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

                 ii.              Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

                iii.              Peraturan Menteri ESDM Nomor 18 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian ESDM pasal 110 yang berbunyi Sekretariat Direktorat Jenderal minyak dan Gas Bumi mempunyai tugas pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit di lingkungan Ditjen Migas yang dilaksanakan Bagian Umum dan kepegawaian (ps. 125) yakni bertugas melaksanakan urusan ketatausahaan, perlengkapan dan rumah tangga serta kepegawaian

                iv.              Peraturan Menteri ESDM Nomor 052 tahun 2006 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Departemen ESDM pasal 1 yang menyebutkan tercantum dalam lampiran yang berisikan tata laksana kearsipan, organisasi kearsipan, penyusutan arsip dan kode klasifikasi instansi dan masalah

-       Peraturan terkait kearsipan minyak dan gas bumi

              i.                  Perka ANRI Nomor 20 tahun 2012 Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara di pasal 4 bahwa sekretariat Ditjen merupakan unit kearsipan II;

             ii.                  Peraturan MESDM No.18 Tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Migas, No.03 Tahun 2009 tentang JRA Kepegawaian KESDM, No.26 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian ESDM;

            iii.                  Peraturan MESDM No.13 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif KEDM (perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan,humas, teknologi infomasi, pengawasan dan perlengkapan);

            iv.                  Perka ANRI nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip pada pasal 5 yang menyebutkan penilaian oleh tim penilai.

-       Agenda Penilaian Arsip

              i.                  Dokumen pembayaran LS kategori non lelang tahun 2007 s.d. 2010

             ii.                  Dokumen pengadaan /dokumen lelang sampai dengan 2006

            iii.                  Permohonan izin usaha niaga migas 2003 s.d. 2010

            iv.                  Pemberdayaan Potensi DN 2002 s.d. 2012

-       Surat pertimbangan tim penilai

SURAT PERTIMBANGAN

PANITIA PENILAI ARSIP

Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi berdasarkan Surat …….(Pejabat Pengirim Surat)………Nomor:…………….tanggal……., dalam hal ini telah dilakukan penilaian pada  tanggal 15 April 2016 terhadap:

a.     Arsip pembayaran, pengadaan, niaga migas, pemberdayaan potensi Dalam Negeri Migas yang terdiri antara lain:

1)     Dokumen pembayaran LS kategori non lelang tahun 2007 s.d. 2010 (honor, perjalanan, konsyinyering, non operasional, gaji, sewa)

2)     Dokumen pengadaan/dokumen lelang sampai dengan  Tahun 2006

3)     Permohonan izin usaha niaga migas 2003 s.d. 2010

4)     Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri Migas (IMTA s.d tahun 2013, RPTKA, RIB s.d. 2012, dan RKBI 2002 s.d. 2012)

b.     Milik instansi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi

Dengan menghasilkan pertimbangan menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir, namun ada beberapa berkas yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan karena mempunyai nilai sekunder sebagaimana terlampir.

Demikian pertimbangan panitia penilai, dengan harapan permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui prosedur yang telah ada.

Jakarta, 15 April 2016

1.         Chaerul A. Djalil                                                                       ...…………………………………

            (195805141980091002, Kabag. Umum dan Kepegawaian)

2.         Muhamad Cholid                                                                     ……………………………………

(196108131981031001, Kasubag. Tata Usaha)

3.         Tukiran Heru Susanto                                                             ……………………………………

            (196010101980031002, Biro Umum, KESDM)

4.         Imam Mulyantono                                                                    ……………………………………

            (196512011994031, Arsip Nasional RI)

5.         Mariani                                                                                     ……………………………………

            (197409102005022001, Arsiparis Ditjen Migas)

6.         Eny Nurwianty                                                                         ……………………………………

            (197008081994032001, Biro Umum, KESDM)

7.         Nurul Muhamad                                                                       ……………………………………

            (19820628 200901 1003, Arsiparis Ditjen Migas)

-       Hasil penilaian oleh tim penilai arsip ini akan menjadi lampiran untuk ditindak lanjuti dengan surat permintaan persetujuan arsip kepada unit kearsipan I (biro umum) untuk disampai teruskan kepada ANRI.

o    Kesimpulan Rapat penilaian arsip adalah pelaksanaan prosedur pemusnahan arsip sebagaimana ketentuan kearsipan yang berlaku. Tim arsiparis Ditjen Migas mengajukan daftar arsip usul musnah yang diseleksi berdasarkan Jadwal Retensi Arsip untuk kemudian dinilai oleh tim penilai.

d)    Konsep Laporan Kearsipan ke Bapak Sesditjen (SDM)

NOTA DINAS

Nomor :                /04/SDMU/2015

                                                                             

Yang terhormat                                : Sekretaris Direktorat Jenderal                                 April  2016

D a r i                                     : Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian

Hal                                          : Kearsipan

                                                 

          Dalam pelaksanaan urusan kearsipan tahun 2016 bersama ini kami laporkan hal - hal sebagai berikut;

1.      Tujuan kearsipan adalah menjamin ketersediaan arsip Ditjen Migas. Dalam pelaksanaannya, kami mengambil moto “Arsip Aman, Kerja Nyaman”. Hal tersebut untuk mendorong seluruh unit dapat memindahkan arsip inaktif ke ruang arsip sehingga dapat mewujudkan ruang kerja Ditjen Migas yang lebih kondusif.

2.      Kemampuan gedung Migas dalam penyediaan ruangan arsip baru 35% dari kebutuhan  arsip Ditjen Migas. Untuk itulah dilaksanakan kerjasama sewa ruang simpan senilai 115,5 juta dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kami berharap mendapat alokasi ruangan sehingga terjadi penghematan anggaran;

3.      Selain kurangnya ruang simpan, ketersediaan pelaksana Kearsipan Ditjen Migas  baru mencapai 24% dari yang seharusnya dibutuhkan (5 orang). Untuk itulah masih kami alokasikan anggaran 148 juta untuk mendukung penataan arsip. Kami berharap mendapat alokasi arsiparis pada tahun mendatang;

4.      Arsip tidak selamanya disimpan, untuk itulah peran kami sebagai pelaksana manajemen kearsipan yang modern, sehingga penyelamatan arsip minyak dan gas bumi dapat terus dilaksanakan;

5.      Terlampir konsep surat – surat dalam melanjutkan program kearsipan Ditjen Migas untuk mendapat persetujuan dari Bapak SDM.

Demikian laporan ini kami sampaikan. Atas persetujuan dan pengarahan Bapak SDM kami ucapkan  terima kasih.

Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian,

                                                                                                                                 Chaerul. A. Djalil

3.    PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadi bahan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis yang telah dilaksanakan arsiparis pada bulan Januari s.d. April 2016.

18 April 2016

Pelapor

Nurul Muhamad

Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (5)

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Laporan

Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (5)

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Sejak februari 2015, kami sebagai arsiparis mengawal pelaksanaan elektronik persuratan di Ditjen Migas. Tahun 2015 mempergunakan aplikasi tpdk.pusdatin.esdm.go.id dalam pengelolaan surat. Kemudian pada akhir tahun 2015, kami dipercaya pimpinan untuk mempresentasikan pelaksanaan e-surat yang di hotel JW Luwansa Jakarta.

Untuk itulah pada tahun 2016 sejak bulan desember, unit tata usaha Ditjen migas ditugaskan untuk membangun aplikasi e-surat. Kami ditunjuk pimpinan untuk mengawal pembangunan aplikasi termaksud.

Kami berpendapat bahwa aplikasi elektronik surat merupakan bagian dari sistem informasi kearsipan. Hal tersebut menjadi salah satu obyek pekerjaan fungsional arsiparis.

Dapat kami sampaikan bahwa kepercayaan pimpinan unit mempromosikan kami untuk penugasan monitoring aplikasi pada unit lain seperti contohnya di unit DMTS, Surat di PTSP sampai dengan aplikasi pengurusan perijinan pengangkutan.

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan adalah untuk menyampaikan perkembangan pembangunan aplikasi e-surat dan monitoring aplikasi terkait dokumen dan surat - surat

WAKTU PELAKSANAAN

Kegiatan penyeleksian arsip yang akan disusutkan dilaksanakan pada bulab Februari sampai dengan April 2016

ISI LAPORAN

Sebagaimana yang telah disebutkan di dalam latar belakang dapat kami laporkan bahwa monitoring kami susun berdasarkan hari pelaksanaan sebgaimana tabel dibawa ini;

No	Tanggal	Hari	Kegiatan
1	07-Jan-16	kamis	presentasi undangan DMTS mengenai aplikasi dokumen
2	13-Jan-16	rabu	konsep nodin Monitoring dan Evaluasi PTSP di BKPM
3	19-Jan-16	selasa	mengikuti rapat persiapan FGD PTSP
4	25-Jan-16	senin	studi banding apikasi surat di ditjen ketenagalistrikan
5	01-Feb-16	senin	konsep surat SDM ke kadinas Kominfo Surabaya
6	03-Feb-16	rabu	rapat penyiapan software persuratan
7	11-Feb-16	kamis	konsep nodin laporan bencmark e-surat ke surabaya
8	15-Feb-16	senin	konsep tor dan RAB tim teknis penyiapan sistem persuratan dinas berbasis TIK(e-surat)
9	16-Feb-16	selasa	diskusi e surat bersama tenaga analis sistem
10	23-Feb-16	selasa	diskusi e surat bersama tenaga analis sistem
11	24-Feb-16	rabu	rapat e office di lantai 15, membuat notulen, asrot, memandu diskusi
12	02-Mar-16	rabu	brainstorming aplikasi surat ditjen migas kepada programmer
13	07-Mar-16	senin	menyusun struktur data aplikasi e - surat, dan analisa desain sistem
14	08-Mar-16	selasa	jendela tampilan sekretaris
15	10-Mar-16	kamis	penentuan urutan user, jendela tampilan Pimpinan
16	14-Mar-16	senin	mengkonsep nota dinas laporan e-surat dari SDM ke DJM
17	28-Mar-16	senin	presentasi aplikasi surat di depan kabag SDML
18	29-Mar-16	selasa	tampilan jurnal disposisi pimpinan
19	31-Mar-16	kamis	presentasi aplikasi surat di depan DJM
20	12-Apr-16	selasa	koordinasi aplikasi ijin pengangkutan
21	22-Apr-16	jumat	pelatihan aplikasi e – surat

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi kepala Subag Tata Usaha dan Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada Sasaran Kinerja Pegawai.

Jakarta, 25 April 2016

Pelapor,

Nurul Muhamad