Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor s.d. September 2016

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor

PENDAHULUAN

1.     Latar Belakang

Meskipun telah terbit aturan tentang standar kualitas hasil kerja arsiparis kategori keterampilan yang termuat dalam peraturan kepala ANRI nomor 5 tahun 2016, namun keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara belomlah diterbitkan. Maka dari itu butir kegiatan sebagaimana laporan kami, masih akan dipergunakan sebagai bahan penilaian arsiparis.

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada bulan Januari sampai dengan April tahun 2016 adalah sejumlah 812 boks arsip. Kami ajukan nilai 0.33 dengan asumsi 812 boks dibagi dengan 100 kemudian dikalikan 0,04. Angka 100 diperoleh dari judul rincian kegiatan sedangkan angka 0,04 adalah nilai tiap laporan.

Sesuai dengan Perka ANRI no.5 tahun 2016, butir kegiatan ini hanya akan menjadi kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif dengan hasil kerja daftar arsip in aktif.

Terjadi pergeseran hasil kerja yang semula bentuk laporan menjadi bentuk daftar arsip. Perka tersebut sudah tidak lagi mengakomodir penataan dan penyimpanan arsip dengan tujuan ketersediaan arsip. Namun untuk tujuan arsip mudah diketemukan.

Menurut pendapat kami bahwa perlu ditegaskan kembali bahwa butir kegiatan penyimpanan dan penataan mempunyai batasan terhadap unit kearsipan?. Butir ini mempunyai makna ganda yakni sebagai jalan agar arsip mudah diketemukan, ataukah sebagai jalan menjamin ketersediaan arsip.

2.     Maksud dan tujuan

Tujuan penyimpanan dan penataan setiap 100 nomor menjamin ketersediaan arsip di unit kearsipan. Jumlah boks yang dapat disediakan adalah 1007 boks

ISI LAPORAN

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor mempunyai batasan kegiatan yakni pengaturan fisik arsip di unit kearsipan. Kegiatan ini dapat berupa penataan arsip tidak teratur, penataan arsip teratur, pemindahan tempat simpan  masih dalam satu unit kearsipan, penataan kembali arsip yang telah ditata (sebelumnya arsip tidak teratur). Dapat pula berupa pengaturan fisik arsip inaktif saat persiapan dalam rangka penyusutan di unit pengolah ke dalam suatu tempat yang ditentukan.

Secara realitas, kami melaksanakan kegiatan sebagaimana table dibawah ini:

No	Tanggal	Hari	Kegiatan
1	09-Jun-16	Kamis	pemantauan penataan arsip di Ruang sewa ANRI
2	13-Jun-16	senin	arahan ke petugas arsip untuk mengedit data arsip pembayaran
3	20-Jun-16	senin	Pengarahan  ke petugas arsip Penataan Dokumen Keuangan
4	22-Jun-16	rabu	pengarahan penataan dan pemilahan arsip kepegawaian non arsip
5	20-Jul-16	rabu	pemilahan dokumen pembayaran 2016
6	27-Jul-16	rabu	pemilahan arsip bagian umum (SDMUL)
7	25-Agust-16	kamis	uji petik arsip usul musnah oleh tim biro umum
8	29-Agust-16	senin	konsep surat permohonan transip arsip usul musnah ke SJU
	30-Agust-16	selasa	konsep surat permohonan stock opname
9	08-Sep-16	kamis	pemindahan arsip ke ruang sewa (arsip DMBD)
10	09-Sep-16	jumat	penataan dalam rangka stok opname arsip (dmbd usmun)
11	13-Sep-16	selasa	Manuver usul musnah di ANRI (non lelang usmun SDMK)
12	22-Sep-16	kamis	penataan dalam rangka stok opname arsip (dmbd simpan)
13	23-Sep-16	jumat	Manuver arsip simpan di ANRI (pembayaran non lelang SDMK)

Adapun boks – boks arsip termaksud adalah sebagaimana dalam table dibawah ini;

No	Seri Arsip	Unit	Boks	Jml Boks	Lokasi simpan
1	Kepegawaian	SDMUP	70 – 79	9	Gd. Migas
2	Arsip pembayaran non lelang (usul musnah)	SDMK	1 – 84	84	Ruang Sewa
3	Arsip pembayaran non lelang (simpan)	SDMK	1 – 181	181	Ruang Sewa
4	Niaga migas	DMON	153 – 183	30	Gd. Migas
5	Arsip pembayaran (SPM) 2016	SDMK		45	Gd. Migas
6	Pemberdayaan Potensi DN (usul musnah)	DMBD	1 – 242	242	Ruang Sewa
7	Pemberdayaan Potensi DN (simpan)	DMBD	1 – 342	342	Ruang Sewa
8	Keuangan	SDMK	126 – 162	36	Gd. Migas
9	Rumah tangga dan perlengkapan	SDMUL	1 – 38	38	Gd. Migas
Total				1007

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi kearsipan. dan bukti kerja arsiparis dalam melaporkan penataan dan penyimpanan arsip sebanyak 1007 nomor boks selama bulan Mei sampai dengan bulan September 2016.

Jakarta, 23 September  2016

Pembuat Laporan

Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

RINCIAN KEGIATAN ARSIPARIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (Perka ANRI 5/2016)

Uraian Kegiatan	Kategori	Bukti Kerja
Melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip	Pemula	Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Kearsipan Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Pengolah
Melakukan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta	Mahir	Daftar verifikasi arsip yang autentik/ autentikasi arsip
Melakukan pemberkasan arsip aktif	Terampil	Daftar Berkas Daftar Isi Berkas Daftar Arsip Aktif
Melakukan identifikasi arsip vital	Mahir	Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Vital Daftar Arsip Vital
Melakukan pengelolaan arsip vital	Terampil	Daftar Arsip Vital
Melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip terjaga	Pertama, Muda,	Daftar Berkas Arsip Terjaga Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Terjaga
Melakukan identifikasi salinan autentik arsip terjaga	Muda	Laporan Identifikasi Salinan Autentik Arsip Terjaga Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga Berita acara pelaporan arsip terjaga
Melakukan pengelolaan arsip terjaga	Mahir	Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga
Melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis	Penyelia	Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang Di Alih Media Daftar Arsip Dinamis yang di Alih Media Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis
Melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan di autentikasi	Penyelia	Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang akan diautentikasi Daftar Arsip Dinamis yang akan di Autentifikasi
Melakukan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif	Terampil,	Laporan Penyeleksian Arsip Inaktif yang Dipindahkan Daftar Arsip In Aktif yang Dipindahkan ke Unit Kearsipan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif	Penyelia	Daftar Arsip Inaktif
Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta menyusun daftar arsip usul musnah Pelaksana	Muda, Pertama,	Laporan/Proceding Penilaian Arsip yang Diusulkan Musnah Daftar Arsip Usul Musnah
Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi persetujuan/ pertimbangan pemusnahan arsip	Madya	Telaah Persetujuan/Pemusnahan Arsip Daftar Arsip Musnah
Melakukan pembuatan daftar arsip yang dimusnahkan	Pertama	Daftar Arsip yang Dimusnahkan Berita Acara Pemusnahan Arsip
Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis	Mahir Penyelia (Unit Kearsipan dan PPID)	Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di Unit Pengolah Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi dan penyusunan naskah persetujuan/pertimbangan Jadwal Retensi Arsip (JRA)/ Jadwal Retensi Dokumen (JRD)	Madya	Telaah/ Laporan Proceding Pembahasan JRA/JRD Naskah JRA/JRD Daftar Arsip Musnah Daftar Arsip Usul Musnah
Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta menyusun daftar arsip usul serah	Muda	Laporan/Proceding Penilaian Arsip yang akan Diusulkan Serah Arsip Statis Daftar Arsip Statis Usul Serah
Melakukan pelayanan arsip dinamis (di Unit Kearsipan/PPID)	Muda	Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
Melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis	Utama	Laporan Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Dinamis