MANAJEMEN KEARSIPAN DI DITJEN MIGAS

1.                   LATAR BELAKANG

Sumbangsih bidang kearsipan dalam memberikan dukungan manajemen teknis ditjen migas semakin dibutuhkan. Hal tersebut akan terlihat dengan perkembangan birokrasi dengan tuntutan keterbukaan informasi. Sejak diundangkannya Keterbukaan Informasi Publik, suatu satuan kerja harus siap untuk dokumen bisa diakses oleh publik (mengantisipasi permintaan iformasi publik).

Dokumen / arsip hasil pelaksanaan satuan kerja ditjen migas harus didata, disimpian dan dirawat untuk beberapa waktu, serta selanjutnya akan dinilai sesuai dengan kemampuan dan bobot informasinya.

2.                   BATASAN MASALAH

Tulisan ini mempunyai batasan masalah yakni, bagaimanakah ditjen migas melaksanakan manajemen kearsipan?

3.                   KERANGKA BERPIKIR

Pada tulisan ini, penulis mempergunakan pendekatan manajemen dalam bukunya T Hani Handoko berjudul MANAJEMEN cetakan tahun 1997 dengan memerinci fungsi fungsi manajemen yakni Perencanaan, Pengorganisasian, penyusunan personalia, Pengarahan dan Pengawasan. Fungsi perencanaan  dilaksanakan dalam penentuan strategi, proyek, prosedur, metode, system, anggaran dan standar. Pengorganisasian dilaksanakan dengan menetapkan kelompok kerja dan penugasan tanggungjawab tertentu. Penyusunan personalia menentukan untuk persyaratan mental. Phisik, emosional sesuai dengan umur, pendidikan, latihan dan pengalaman. Fungsi pengarahan untuk membuat para pegawai melakukan apa yang ingin dilakukan dan harus mereka lakukan. Fungsi pengawasan dilaksanakan dengan rindakan koreksi ketika terjadi penyimpangan.

4.                   PEMBAHASAN

4.1. Proyek kearsipan

Rencana Kerja Anggaran satuan kerja Ditjen Migas telah menetapkan belanja jasa lainnya berupa penataan arsip dan sewa penyimpanan arsip untuk mendukung sub ouput  dari program dukungan manajemen internal Ditjen Migas. Sub output program pengelolaan tata usaha  didukungan dari pelaksanaan kegiatan kearsipan.

Kegiatan belanja jasa lainnya penataan arsip dilaksanakan per paket dengan asumsi per catur wulan (menjadi 3 paket). Ukuran dari tiap paket pekerjaan adalah tertatanya arsip dalam boks boks. Target Jumlah boks yang dihasilkan pada paket 1 adalah 900 boks untuk arsip sedang dan paket ke-2 2222 boks arsip biasa (lebih teratur) dan paket ke-3 verifikasi penataan arsip sejumlah 6700 boks pada 3 gedung penyimpanan.

Metode pelaksanaan dengan mempergunakan penyedia jasa (perusahaan bidang kearsipan) dalam penarikan anggaran serta pertanggungjawabannya. Perusahaan ini yang kemudian akan melaksanakan penataan dengan bekerjasama dengan arsiparis ditjen migas. Standar yang dipergunakan adalah jasa penataan arsip dengan ukuran per meter linear (1 Ml terdiri dari 5 boks arsip) disertai dengan data hasil deskrepsi / daftar arsip

4.2. Kelompok kerja berupa tim yang terdiri arsiparis dan para petugas kearsipan

Penugasan dan tanggungjawab pada manajer berada di pundak arsiparis ditjen migas. Arsiparis Ditjen Migas yang menentukan penentuan skema penataan, penentuan elemen data deskrepsi serta arsip manakah yang dikerjakan. Kualifikasi arsiparis ditjen migas masih dalam posisi terampil(belum ahli). Arsiparis terampil mempunyai peranan kepada teknis pengerjaan sehingga kearsipan ditjen Migas masih berkutat pada teknis teknis kearsipan, belum menuju kepada pengembangan system kearsipan yang dikendalikan dengan baik. Kualifikasi arsiparis ini sangat terasa ketika harus mengembangkan system kearsipan yang terprogram dengan baik. Dikarenakan batasan sasaran kinerja dari arsiparis terampil, sering pekerjaan dilaksanakan sporadic sesuai dengan keadaan kearsipan yang ada.

Pada level atasan langsung dari arsiparis, yakni uraian jabatan dari kepala subag tata usaha belum dapat dilaksanakan dengan baik. Ketika level atasan langsung masih bersifat pasif, maka kurang memberikan dorongan motivasi bagi arsiparis untuk mendukung pelaksanaan fungsi subag Tata Usaha.

Kelompok kerja kearsipan terdiri 4 orang petugas kearsipan yang memiliki kualifikasi pendidikan SLTA. Jenis pekerjaan petugas kearsipan bersifat klerikal dan hanya membutuhkan ketrampilan. Ketrampilan tersebut adalah mengetik dengan komputer, mempergunakan kekuatan fisik (angkat beban), mengelompokkan jenis arsip, serta melaksanakan pengarahan dari arsiparis ditjen migas sebagai koordinator lapangan.

4.3. Penyusunan personalia bidang kearsipan

Sebagai persyaratan dari petugas arsip dan arsiparis dapat digambarkan antara lain adalah mempunyai ketelitian dalam membaca, penguasaan teknologi komputer yakni MS Excel, mempunyai rasa tanggungjawab kepada keamanan informasi arsip. ketrampilan petugas arsip yakni dapat memilah, menuangkan isi informasi dalam lembar deskrepsi, dapat mengurutkan boks, dapat mengangkat beban, mengikat arsip dengan kencang, menulis dengan rapi, mengelompokkan data, mengelompokkan fisik arsip, memisahkan bahan arsip dan non arsip, memahami maneuver berkas, memahami pemberkasan, mengetik, melakukan scanning, melakukan upload, dapat mengoperasionalkan internet, melakukan fotokopi.

Fisik petugas arsip menjadi penting untuk pekerjaan pemindahan arsip, penyusunan boks ke dalam rak, memasukan bahan non arsip kedalam karung. Mentalitas petugas arsip harus memiliki filosofi yang dalam mengenai arti bekerja, konsep beribadah dalam bekerja, kebiasaan bangun pagi, tidak menuntut dan mengharap penghargaan yang berlebih, sikap ulet, tahan untuk diremehkan orang lain karena apresiasi masyarakat mengenai kearsipan masih rendah, mempunyai kepuasan untuk memberikan informasi berdasarkan arsip, menghargai sejarah, suka dengan dokumentasi dan bertanggungjawab atas isi informasi arsip.

Pengalaman dalam proyek proyek penataan dan pembenahan arsip di Pusat Jasa Kearsipan ANRI, di Perusahaan penyedia jasa kearsipan, pernah ditempatkan di beberapa dan mengetahui kondisi gudang penyimpanan arsip.

4.4. Pengarahan dari Koordinator

Di Ditjen Migas, Pengarahan berdasarkan Standar Operasional Prosedur Kearsipan, belum dilaksanakan dengan baik. Selain keberadaan SOP Kearsipan, juga peranan organisasi tata laksana serta leading dari kepala sub bagian tata usaha yang kurang. Selama ini pengarahan dilaksanakan arsiparis untuk petugas kearsipan. Itu pun jika arsiparis tidak mendapatkan penugasan lain dari pimpinan.

Jenis pengarahan adalah teknis pengerjaan pemilahan, deskrepsi, pengetikan, pengolahan data, pemindahan arsip. Pengarahan untuk dapat berangkat kerja pagi, berdisiplin serta bertanggungjawab. Belum adanya forum brefing rutin dari koordinator maupun suba bag tata usaha.

4.5. Koreksi terhadap penyimpangan

Koreksi dilakukan jika dalam pekerjaan terjadi kesalahan. Koreksi pengetikan yang salah, koreksi informasi yang belum terketik, koreksi penyusunan boks arsip, koreksi salah dalam memberkaskan, koreksi dalam  penanganan duplikasi arsip. Koreksi teknis ini belum tersistem dan belum dijalankan dengan rutin.

Petugas arsip sering meninggalkan arsip dalam keadaan yang belum terattur dan terdata. sebisa mungkin pada tiap harinya perlu dikoreksi sehingga pada akhir masa kerja kelompok kerja tidak terdapat arsip yang sisa (belum dikerjakan)

5.                   REKOMENDASI

5.1. Dalam menjalankan manajemen untuk bidang kearsipan, ditjen migas belum bersungguh sungguh. Hal tersebut perlu diberikan perhatian dari pimpinan. Komitmen kepala sub bagian tata usaha dalam melaksanakan tugas nya untuk memberikan dukungan manajemen teknis untuk ditjen Migas.

5.2. Image bahwa sub bagian TU di Ditjen Migas merupakan posisi yang terbuang menjadikan level eselon IV ini kurang berfungsi dengan baik. Menurut catatan penulis, pergantian kepala sub bagian tata usaha yang kedua ini, malah kurang memberikan dorongan motivasi buat arsiparis. Untuk itu diperlukan orang untuk menjabat yang mau bekerja dan memahami posisi tata usaha sehingga dapat memberikan perhatian kepada bidang kearsipan

5.3. Keterbatasan jumlah arsiparis menjadikan kelompok kerja hanya berjumlah satu. Walaupun tingkat arsiparis berada di dalam jabatan terampil, penambahan arsiparis akan menambah kelompok kerja sehingga  lebih menampakkan manfaat dari bidang kearsipan di ditjen Migas.

5.4. Proyek kearsipan memerlukan dukungan anggaran sehingga dapat terawatnya arsip arsip dalam satuan boks. Semakin bertambah unit kerja eselon III yang dilayani, semakin memunculkan dukungan manajemen teknis ditjen migas. Keadaan saat ini, belum semua koleksi arsip menyentuh seluruh unit kerja. 40% seri arsip yang terkoleksi merupakan keadaan yang di[ergunakan untuk memacu agar bidang kearsipan lebih aktif dalam menarik hasil kegiatan administrasi yang 99% dalam bentuk kertas.

5.5. Masih banyak dijumpainya tumpukan arsip di ruangan unit unit kerja memperlihatkan kapasitas dari manajemen kearsipan di ditjen migas perlu diperbesar. Baik dalam perencanaan (anggaran), penambahan kelompok kerja, pengarahan dari setditjen Migas, pengawasan dari coordinator lapangan pada tiap harinya serta kualifikasi petugas arsip dengan pelatihan pelatihan

5.6. Perlu dilaksanakan pengkaderan dan menarik para peñata usaha, entri data di unit kerja eselon II lingkungan ditjen migas dalam jabatan arsiparis. Saat ini lebih dari 30 pegawai m jika mereka masuk dalam rumpun jabatan arsiparis akan lebih memberikan manfaat bidang kearsipan.

5.7. Belum dilaksanakan sasaran Kinerja Pegawai menjadikan par arsiparis mandul dalam memberikan kontribusi di bidang kearsipan. Pengkondisian kebutuhan manajemen teknis ditjen migas perlu dipikirkan sehingga para arsiparis tidak ditugaskan untuk jenis pekerjaan selain kearsipan.

5.8. Membawa perubahan paradigma archive management kepada paradigma pengelolaan informasi dan data secara menyeluruh. Sehingga bidang kearsipan bukan lagi sebagai unit penerima donor berupa arsip arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung. Jika yang ditangani adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung, maka bidang kearsipan akan lebih diapresiasi.

Tak Ada Dokumen Rahasia

Pada Bulan Juli 2012, Majelis Komisioner Komisi Informasi Pusat menjatuhkan putusan bahwa Daftar kontrak pertambangan yang beroperasi dinIndonesia dan salinan kontrak karya kerjasama pemerintah RI dengan PT Freeport Indonesia, PT Kalimantan Trimur Prima Coal, dan PT. Newmont Mining Cooperation, dan PT Chevron Pacific Indonesia, menyatakan sebagai informasi terbuka seluruhnya Pemohon, Yayasan Pusat Pengembangan Informasi Publik (YP2IP). 

Dalil informasi yang tertutup, Kementerian ESDM Republik Indonesia, menyatakan kontrak karya kerjasama tersebut merupakan:

1. Informasi yang dikecualikan (tertutup) berdasarkan Pasal 17 huruf d UU KIP juncto Pasal 1338 Kitab Undang-undang Hukum Perdata (KUHPerdata) yang berbunyi Semua persetujuan yang dibuat secara sah dengan Undang-undang berlaku sebagai Undang-undang bagi mereka yang membuatnya.     
2. “Kontrak kerjasama pemerintah dengan pihak ketiga bersifat confidential atau dirahasiakan berdasarkan Pasal 1338 KUHPerdata yang berlakulex specialis terhadap UU KIP dan isi kontrak dibuat oleh para pihak sebagai Undang-undang bagi pembuatnya.”
3. Apabila kontrak kerjasama ini dibuka dapat mengungkapkan kekayaan dan atau cadangan sumber daya alam sektor ESDM yang tersedia, dapat  merugikan ketahanan ekonomi nasional dan hubungan dengan luar negeri, dan dapat membuka perioda  studi kelayakan (FS) yang sudah dilakukan oleh badan usaha.

Dalil dapat diakses/ketertutupan atas informasi tersebut, Mejelis Komisioner Komisi Informasi Pusat yang diketuai Ramly Amin Simbolon serta beranggotakan Henny S. Widyaningsih dan Amirudin, menyatakan bahwa:

1. Pasal 1338 KUHPerdata, Majelis berpendapat pasal tersebut bukan mengatur mengenai kerahasian dokumen.  
2. “Pasal 1338 KUHPerdata tersebut mengatur tentang berlakunya mengikat bagi para pihak bukan mengatur tentang kerahsiaan dokumen atau informasi terkait kontrak karena itu dalam kontrak tidak ada secara eksplisit menyatakan bahwa keseluruhan dokumen kontrak kerjasama yang dimohon tertutup bagi pihak ketiga,” terang Ramly Amin Simbolon.
3. ketentuan yang ada dalam UU KIP tetap berlaku untuk informasi yang ada dalam kontrak kerjasama sepanjang tidak menyangkut informasi yang bersifat privat dan terikat ketentuan hukum perdata. 
4. Alasan pengecualian informasi terkait cadangan sumberdaya yang terkandung di bumi Indonesia bila dibuka dapat mengungkapkan kekayaan alam, bukan termasuk kedalam pokok permohoan informasi terkait dokumen kontrak kerjasama,  sehingga tidak relevan dengan pertimbangan pasal 17 huruf d UU KIP.

sumber: www.komisiinformasi.go.id

AKSES ARSIP

Sudah tidak ada alasan lagi bagi badan pulik untuk tidak memberikan salinan dokumen terkait penyelenggaraan badan publik kepada pemohon informasi. 

Dalil untuk menangkis keterbukaan informasi buat publik, banyak dipatahkan. Misalnya dalil mengenai akan menimbulkan gangguan terhadap persaingan usaha yang sehat, tidak serta merta langsung mematahkan akan sifat keterbukaan informasi tersebut. contohnya angka prosentase hasil negosiasi yang tertuang dalam kontrak kerjasama bersifat terbuka karena tidak dalam proses negosiasi.

Berikut merupakan catatan mengenai arsip atau salinan dokumen yang akan diakses oleh pemohon informasi.

1. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dan berita acara serah terima I dan berita acara serah terima II Kegiatan desa Mandiri Energi Tahun Anggaran 2010 pada Ditjen Ketenagalistrikan KESDM;
2. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dan berita acara serah terima I dan berita acara serah terima II serta Rekapitulasi realisasi pengadaan, nama pelaksana ,lokasi  untuk jenis Kegiatan Sumur Pantau Tahun Anggaran 2010  pada Ditjen Minerba;
3. Daftar Kontrak Pertambangan dan Migas yang beroperasi di Indonesia, Salinan Kontrak Karya Pemerintah Indonesia dengn Freeport, Kaltim Prima Coal, Newmont, Chevron Pacific Indonesia pada Sekretariat Jenderal KESDM;
4. Daftar Kontrak Pertambangan dan Migas yang beroperasi di Indonesia, Salinan Kontrak Karya Pemerintah Indonesia dengan Chevron Pacific Indonesia pada SKK Migas (eks BPMigas) dengan menghitamkan informasi lokasi yang menyebut nama tempat.

PENGOLAHAN DAFTAR ARSIP SECARA TEMATIK

1. 1.   DASAR HUKUM

Peraturan Kepala ANRI nomor 26 tahun 2011 tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Pubik mendasarkan pada ketentuan perundangan tentang keterbukaan informasi publik dan tentang kearsipan.

1. 2.   LATAR BELAKANG

Selama ini penataan arsip hanya menghasilkan daftar arsip inaktif. Penataan belom dimanfaatkan secara optimal. Arsip ditata untuk disimpan kurun waktu tertentu sebelum dihapuskan. Daftar arsip dipergunakan untuk mencari jika sewaktu waktu dibutuhkan. Di Ditjen Migas, rata-rata penelusuran arsip sering ditemukan pada arsip SP2D (arsip Keuangan) untuk kebutuhan pemeriksa baik auditor internal atau eksternal. Daftar arsip inaktif belom diolah arsip secara tematik untuk kebutuhan pelayanan informasi publik.

1. 3.   HASIL YANG DIHARAPKAN

Hasil yang diharapkan adalah menyerahkan pengolahan daftar arsip inaktif ke pusat pelayanan informasi publik. Melalui nota dinas dari unit kearsipan ke unit infomasi hukum dan pengelolaan informasi Ditjen Migas menyampaikan hasil pengolahan secara tematik untuk dijadikan referensi dalam pelayanan informasi publik.

1. 4.   TELAAHAN

Terdapat tiga hal yang perlu diperhatikan dalam pengolahan isi informasi arsip yakni mengenai penentuan tema, keberadaan arsip, dan menguraikan isi informasi serta pembatasan  selama enam bulan dalam anggaran berjalan.

4.1.       Penentuan Tema

Berdasarkan isu yang berkembang terdapat salah satu contoh kasus berikut. Pernyataan untuk melindungi hak- hak bisnis atau persaingan usaha, Ditjen Migas masih menutup informasi mengenai perusahaan yang telah mendapatkan ijin atau rekomendasi. Jika menilik bentuk naskah, perijinan berbentuk Surat Keputusan. Klasifikasi naskah dinas penetapan adalah terbuka untuk publik. Contoh lain adalah kontrak kerjasama minyak saja disengketakan untuk terbuka, maka ijin dan rekomendasi tersebut bisa jadi dapat bersifat terbuka. Keputusan komisi informasi mengenai sengketa informasi mengenai kontrak kerjasama masih dalam proses. Saat ini kepentingan bisnis saja masih belum dapat mematahkan hak mendapatkan informasi publik.

Isu apakah yang menarik sehingga dapat merumuskan tema. Selama ini isu paling hangat di kearsipan adalah adakah arsip yang tertua. Isu isu mengenai akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan pengelolaan keuangan Negara.

Tema apakah yang menarik yang dapat dikonsumsi oleh publik. Publik Ditjen Migas ada dua, yakni publik di luar kantor dan publik di dalam kantor (pegawai pejabat sampai dengan auditor).

4.2.       Keberadaan Arsip

Keberadaan arsip Ditjen Migas berada di central file masing masing direktorat, di bagian umum dan kepegawaian sebagai record center 2, di ruang sewa, dan di Pusat Arsip KESDM.  Memperhatikan keberadaan arsip berarti mengkaitkan dengan keutuhan informasi. Untuk itu keberadaan arsip Ditjen Migas, masih memerlukan perhatian dari segi tenaga pelaksana karena yang ada di unit pengolah hanya berupa daftar surat masuk dan surat keluar. Untuk daftar isi berkas, belum terdapat pelaksana yang menanganinya.

4.3.       Mengurai isi informasi

Yang ketiga dalam telaah ini adalah melakukan penguraian isi informasi arsip. Karangan apa yang perlu dituangkan sehingga dapat menyajikan informasi yang sesuai dengan tema. Penulis berusaha mencontohkan mengenai dokumen pengadaan. Dalam dokumen pengadaan terdapat beberapa hal tentang keberadaan maupun fungsi fungsi yang menjalankan sehingga menjadi datu pertanggungajwaban yang utuh. Jika standarnya kalimat terdapat subyek, predikat dan obyek sampai dengan keterangan. Maka karangan tentang uraian infomasi harus menjelaskan hal tersebut.

Dokumen pengadaan yang berada di pejabat pengadaan/pokja. Informasi apakah yang terkait proses pemilihan penyedia jasa. Kemudian dokumen pengadaan serta pekerjaan beralih ke pejabat pembuat komitmen. Memang memerlukan banyak waktu dan perhatian sehingga setiap lembar per lembar dokumen yang dihasilkan harus lengkap. Siapakah pemenang untuk pekerjaan A, apakah dasar pemenangan, bukti apakah yang memenangkan, bagaimanakah bentuk kontrak perjanjian pekerjaan, dan sampai dengan ke pejabat penandatangan SPM terkait dengan permbayaran.

Proses pengolahan intinya adalah menghubungkan keutuhan informasi. Satu keutuhan informasi itu indikatornya apa y? jika satu surat bersama lampirannya trus ditindaklanjuti menjadi naskah yang diharapkan, apakah sudah menjadi satu kesatuan informasi?

4.4.       Pembatasan enam bulan anggaran berjalan

Pembatasan waktu selama 6 (enam) bulan terhitung selama anggaran berlangsung ini menjadi menarik. Karena untuk arsip inaktif yang diserahkan ke record center terkait dengan tingkat kesadaran unit kerja dalam menyerahkan arsipnya.  Bahkan untuk penyerahan tidak beserta daftar arsipnya. Disini sangat dibutuhkan ketersediaan pegawai untuk dapat memenuhi pembatasan waktu tersebut.

Selain itu stigma diantara para pegawai untuk menyimpan arsipnya masih sangat tinggi. Para pejabat dan pegawai masih mempertahankan arsipnya berada di kolong kolong meja untuk mengantisipasi kebutuhan akan informasi.

1. 5.   REKOMENDASI

Tulisan ini merekomendasikan bahwa untuk mendukung pelayana public yang optimal, maka diperlukan perhatian dari para pejabat. Perhatian tersebut dalam bentuk alokasi pembeayaan dan atau tenaga untuk membuat daftar isi berkas di unit kerja atau tiap direktorat. Berkas yang selesai dalam tindak lanjut, sebaiknya untuk segera di serahkan ke records center.