Krisis Arsiparis di Kementerian ESDM

Permasalahan kearsipan yang terjadi saat ini adalah keterbatasan jumlah arsiparis. Jumlah tersebut haruslah disesuaikan dengan volume arsip yang tercipta dari pelaksanaan kegiatan organisasi. Volume arsip tersebut menjadi beban kerja yang seyogyanya di imbangi dengan ketersediaan arsiparis.

Sekilas permasalahan ketersediaan jumlah arsiparis terkesan sebagai pendapat yang klasik. Selain itu juga adanya anggapan pekerjaan kearsipan dapat dilakukan disela sela pelaksanaan tugas yang lain. Namun dengan terbitnya peraturan Menteri ESDM Nomor 11 Tahun 2015 sebagai dasar bagai dasar penyusunan formasi, pengadaan pegawai, pengangkatan jabatan dan perencanaan karir, evaluasi jabatan, petunjuk kerja untuk pegawai seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian ESDM, pendapat klasik dan anggapan tersebut dapat dipatahkan.

Berdasarkan peraturan peraturan Menteri ESDM Nomor 11 tahun 2015 diketahui ketersediaan arsiparis di Kementerian ESDM kurang lebih 52 orang dengan kebutuhan 209 formasi. Hanya tersedia 25 persen dari kebutuhan jumlah arsiparis, menyebabkan dampak negatif.

Salah satu dampak negatif dari keterbatasan jumlah arsiparis adalah tidak terkelolanya arsip negara. Arsip negara harus dibuatkan program pengelolan yang baik yang salah satunya berasal dari ide dan gagasan soerang arsiparis.  Program kerja di bidang kearsipan pun membutuhkan arsiparis sebagai pelaksana.

Sebagai pelaksana di bidang kearsipan, seorang arsiparis dibatasi dengan kewenangan pada tiap jenjang jabatannya. Suatu unit kerja yang tidak terdapat arsiparis pada setiap jenjang kepangkatan, maka pelaksanaan program kerja kearsipan terkendala. Kendala inilah penulis menyebut dengan kendala dari sisi pelaksana.

Berikut jumlah arsiparis di Kementerian ESDM berdasarkan jenjang dan kepangkatan. Data berdasarkan Permen ESDM No.11 tahun 2015

No	Jenjang Jabatan	Jml Arsiparis	Jumlah Formasi
1	Arsiparis Utama	0	1
2	Arsiparis Madya	1	8
3	Arsiparis Muda	7	27
4	Arsiparis Pertama	3	48
5	Arsiparis Penyelia	26	38
6	Arsiparis Pelaksana Lanjutan	10	38
7	Arsiparis Pelaksana	6	49

Selain kendala dari sisi pelaksana kearsipan, pelaksanaan urusan kearsipan sering terkendala dengan tidak terkomunikasikan dengan pimpinan dan stakeholder kearsipan. Stakeholder kearsipan yakni unit kerja yang memindahkan pengelolaan arsip kepada unit pelaksana kearsipan. Seringnya pimpinan unit kerja memberikan stigma negatif bahwa jika arsip dipindahkan pengelolaannya kepada unit pelaksana kearsipan maka arsip tersebut susah untuk diketemukan kembali.

Untuk itulah unit pelaksana kearsipan haruslah didukung oleh arsiparis sehingga dapat mengeliminir stigma negatif tersebut di atas. Stigma ketidakpercayaan pelaksanaan kearsipan dapat diatasi dengan ketersediaan arsiparis yang memadai. Data menunjukkan bahwa formasi arsiparis belum dapat dipenuhi oleh organisasi hampir di seluruh unit kerja di lingkungan KESDM.

Berikut table Jumlah arsiparis berdasarkan unit kerja eselon I di lingkungan KESDM

No	Jenjang Jabatan	Jml Arsiparis	Jumlah Formasi
1	Sekretariat Jenderal	7	42
2	Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi	3	23
3	Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan	1	3
4	Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara	2	10
5	Direktorat Jenderal Energi Baru Terbarukan & Konservasi Energi	0	5
6	Inspektorat Jenderal	1	12
7	Badan Geologi	19	59
8	Badan Penelitian dan Pengembangan	11	33
9	Badan Pendidikan dan Pelatihan	8	20
10	Sekretarian Jenderal DEN	0	2

Pengisian formasi sebagaimana table di atas, penulis berpendapat dalam kurun waktu sepuluh tahun kedepan belum tentu dapat terpenuhi. Penulis berpendapat perlu upaya dalam menentukan persebaran arsiparis.

Persebaran jumlah arsiparis ke unit unit kerja di lingkungan KESDM seyogyanya diatur berdasarkan volume arsip dan potensi arsip permanen dan statis, serta alamat kantor/lokasi gedung.

Menurut identifikasi penulis, terdapat tiga tipe penempatan yang menggambarkan persebaran arsiparis. Tipe pertama adalah, arsiparis ditempatkan sesuai dengan permintaan unit kerja, unit kerja mengajukan permohonan untuk diperbolehkan menempatkan arsiparis di unit kerja yang bersangkutan kepada unit Pembina kepegawaian yakni biro kepegawaian KESDM.

Tipe yang kedua adalah penempatan berdasarkan analisa fungsi substantif organisasi. Tipe kedua ini tidak menempatkan arsiparis ke unit kerja teknis. Contohnya adalah pada unit kerja Direktorat Jenderal di lingkungan KESDM. Arsiparis berada di Sekretariat Direktorat Jenderal. Tidak ada satu pun arsiparis yang ditempatkan di unit direktorat. Hal ini juga berlaku di Insektorat Jenderal.

Tipe yang ketiga adalah pertimbangan jangkauan lokasi kantor atau lokal gedung. Contohnya pada Badan Geologi dimana lokasi gedung berpencar, hampir semua unit eselon II terdapat arsiparis.  Bahkan unit kerja level III seperti Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi yang berada di jogja, juga menempatkan arsiparis sebagai jabatan pelaksana.

Tipe yang keempat adalah penempatan berdasarkan analisa fungsi fasilitatif walau satu lokasi gedung atau satu alamat kantor. Contohnya adalah biro keuangan dan biro kepegawaian terdapat arsiparis sebagai pelaksana.

Keempat tipe penempatan tersebut di atas, mengambarkan bahwa persebaran arsiparis mengambarkan kebutuhan unit kerja sebagai pelaksana kearsipan dan  unit kerja pengatur kepegawaian. Sedangkan persebaran berdasarkan jejang kepangkatan arsiparis masih terjadi ketimpangan.

Berikut table ketersediaan arsiparis tingkat keahlian berdasarkan unit kerja

No	Unit Kerja	Jenjang Keahlian
		Arsiparis Madya	Arsiparis Muda	Arsiparis Pertama
1	Sekretariat Jenderal	0	1	0
2	Ditjen Minyak dan Gas Bumi	0	0	1
3	Badan Geologi	0	0	1
4	Badan Penelitian dan Pengembangan	1	4	1
5	Badan Pendidikan dan Pelatihan	0	2	0

Ketimpangan persebaran arsiparis dapat terlihat di jenjang arsiparis muda. Jenjang arsiparis muda seyogyanya disebar keseluruh unit sehingga mendapatkan satu orang arsiparis muda pada setiap unit eselon I. Dan untuk arsiparis pertama, harus segera dipenuhi pada setiap unit eselon I. Sedangkan arsiparis madya ditempatkan di unit Pembina kearsipan kementerian ESDM yakni Sekretarian Jenderal KESDM cq.Biro Umum.

Menurut penulis, beban kerja arsiparis madya terkait erat dengan kerja pembinaan dalam sekala kementerian. Seorang arsiparis madya dapat menjadi cermin kearsipan kementerian yang akan diakui oleh kementerian lain serta instansi Pembina kearsipan. Arsiparis madya juga dituntut untuk mengkomunikasikan permasalahan kearsipan kepada perumus regulasi kearsipan baik tingkat kementerian sampai dengan tingkat nasional.

Untuk itulah, Unit Pembina kearsipan cq. Biro umum KESDM yang seyogyanya memiliki formasi arsiparis madya yang lebih banyak, namun pada kenyataannya jumlah formasi masih minim. Berdasarkan peta jabatan tahun 2015 Biro Umum memiliki 2 formasi arsiparis madya sedangkan di Badan Geologi terdapat 6 formasi.

Berikut table ketersediaan arsiparis tingkat keterampilan berdasarkan unit kerja

No	Unit Kerja	Jenjang Keahlian
		Penyelia	Pelaksana lanjutan	Pelaksana
1	Sekretariat Jenderal	0	4	2
2	Ditjen Minyak dan Gas Bumi	0	1	1
3	Ditjen Ketenagalistrikan	1	0	0
4	Ditjen Minerba	0	0	2
5	Inspektorat Jenderal	0	0	1
6	Badan Geologi	18	0	0
7	Badan Penelitian dan Pengembangan	4	2	0
8	Badan Pendidikan dan Pelatihan	3	3	0

Berdasarkan hal - hal tersebut di atas, maka penulis merangkum dalam beberapa poin sebagai berikut:

1. Bukan alasan klasik jika mendasarkan data yang tersurat pada permen ESDM nomor 11 tahun 2015 bahwa Kementerian ESDM krisis arsiparis atau kekurangan arsiparis;
2. Kementerian ESDM mempunyai 52 orang arsiparis dan kekurangan 157 arsiparis yang merata di seluruh unit eselon I di lingkungan KESDM;
3. Agar urusan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan usaha untuk mengatasi kendala teknis sisi pelaksana;
4. Untuk mendukung kehandalan unit kerja pelaksana kearsipan diperlukan arsiparis pada setiap jenjang kepangkatan;
5. Persebaran arsiparis belumlah merata pada unit kerja di lingkungan KESDM;
6. Tipe penempatan arsiparis terdiri empat yakni tipe di sekretariat direktorat Jenderal, tipe di Biro, tipe di Pusat - Pusat, dan Tipe di Balai dan UPT;
7. Arsiparis muda yang tersedia belum mewakili keberadaan unit eselon I dan arsiparis pertama hanya terdapat 3 orang dan kurang 45 orang;
8. Arsiparis madya dapat difungsikan untuk mendukung pelaksanaan fungsi unit Pembina kearsipan tingkat kementerian.