Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip ke-6 Periode Februari s.d. Mei 2015

Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip ke-6

Periode Februari s.d. Mei 2015

I.        PENDAHULUAN

Sebelum menyampaikan laporan, terlebih dahulu pelapor akan mengurai menurut sudut pandang arsiparis dalam mengenali bidang pekerjaan yang diembannya. Pelapor memulai identifikasi dengan mencoba mendefinisikan Kearsipan. Kearsipan sebagai bidang pekerjaan terdiri dari hal yang teknis dan non teknis. Secara teknis pekerjaan, kearsipan terdiri dari kegiatan penciptaan, penggunaan, perawatan, pemeliharaan dan penyusutan. Sedangkan sisi non teknis, kearsipan harus diisi dengan kegiatan memperdayakan man, material, dan method (3M) untuk mencapai tujuan kearsipan.

        Pada sisi method atau metodologi dalam manajemen inilah, laporan pemantauan pengelolaan disusun. Tujuannya adalah memberikan informasi capaian kearsipan. Capaian kearsipan akan menopang tugas sekretariat dalam memberikan pelayanan administrasi kepada pimpinan dan organisasi.

II.      ISI LAPORAN

Berikut capaian unit kearsipan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi antara lain adalah:

1.    Capaian Bulan Februari 2015 untuk alihmedia naskah dinas yang bertandatangan Direktur Jenderal. Jumlah dan rincian dapat terlihat pada table berikut ini:

No	Unit Pengkonsep	Jenis naskah	Bentuk Naskah	Kurun Waktu	Jumlah Arsip
1	DMO	Izin	Keputusan	2014	417
2	SDM		Keputusan	2014	115
3	DMT		Keputusan	2014	52
4	DME		Keputusan	2014	14
5	DJM		Nota Dinas	2014	402
6	DME	Rekomendasi	surat	2014	245
7	DJM		surat	2014	757
8	DMO	Rekomendasi	surat	2014	42

Hasil alihmedia telah tersimpan di database.

2.    Capaian bulan Maret 2015 adalah mengawal kebijakan Plt. Dirjen mengenai penggunaan aplikasi persuratan dari PUSDATIN KESDM. Sampai dengan bulan Mei, jumlah surat yang telah discan dan diregistrasi dengan mempergunakan aplikasi termaksud sebanyak 2316 surat;

3.    Capaian April 2015 adalah mendapat ruangan arsip di lantai 10 Gedung Plaza centris Migas. Keberadaan ruang baru mempunyai dampak positif.  Peningkatan kapasitas simpan yang semula 800 boks menjadi 1200 boks;

4.    Capaian bulan Mei 2015 adalah semangat unit kerja untuk memindahkan atau menitipkan arsip mereka ke ruang arsip lantai 10.

5.    Data upload pada aplikasi penyimpanan

Bentuk Arsip	Jumlah
Berkas	12,984
Surat Dinas	5,871
Nota Dinas	5,477
Laporan	4,056
Surat Administrasi Keuangan, Kepegawaian dan Perlengkapan	3,401
Keputusan	2,106
Dokumen Pembayaran	2,045
Berita Acara	1,124
Peraturan	534

6.    Jumlah Data berdasarkan unit kerja

Kode	Unit Kerja	Jumlah
DMTS	Subdirektorat Standardisasi Minyak dan Gas Bumi	1,263
DMTT	Subdirektorat Keselamatan Operasi Hulu Minyak dan Gas Bumi	872
DMBP	Subdirektorat Penerimaan Negara Minyak dan Gas Bumi	708
DMBI	Subdirektorat Pengembangan Investasi Minyak dan Gas Bumi	685
SDML	Bagian Rencana dan Laporan	588
SDMK-N	Subbagian Kekayaan Negara	555
DMTO	Subdirektorat Keselamatan Operasi Hilir Minyak dan Gas Bumi	513
DMBK	Subdirektorat Kerja Sama Minyak dan Gas Bumi	433
DMBD-T	Seksi Penggunaan Ketenagakerjaan Minyak dan Gas Bumi	432
DMON	Subdirektorat Niaga Minyak dan Gas Bumi	426

SDMU-T	Subbagian Tata Usaha	412
DMON-G	Seksi Niaga Gas Bumi	374
DMT	DIREKTORAT TEKNIK DAN LINGKUNGAN MINYAK DAN GAS BUMI	299
DMEN	Subdirektorat Wilayah Kerja Non Konvensional	278
DMBS	Subdirektorat Penyiapan Program Minyak dan Gas Bumi	248
DMOS	Subdirektorat Penyimpanan	226
DMOH	Subdirektorat Harga dan Subsidi Bahan Bakar	128
DMB	DIREKTORAT PEMBINAAN PROGRAM MINYAK DAN GAS BUMI	82
DMOA	Subdirektorat Pengangkutan	32
DMTP	Subdirektorat Usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi	31

Kode	Unit Kerja	Jumlah
DMOO	Subdirektorat Pengolahan Minyak dan Gas Bumi	23
SDMK-B	Subbagian Perbendaharaan	10
DMEW	Subdirektorat Wilayah Kerja Konvensional	10

III.     PENUTUP

Demikian laporan ini disusun. Pelapor menganggap, laporan ini masih banyak kekurangan, namun demikian isi laporan semoga dapat dimanfaatkan pihak terkait untuk mendukung keandalan kinerja kearsipan. sehingga kearsipan dapat menopang tugas sekretariat Ditjen Migas dalam menyajikan pelayanan administrasi bagi organisasi.

Jakarta, 8 Mei 2015

Pelapor

Nurul Muhamad