Kearsipan KESDM Pasca Perpres No.68 tahun 2015 tentang Kementerian KESDM

I.             PENDAHULUAN

Definisi arsip secara umum yaitu rekaman kegiatan organisasi negara. Dengan definisi tersebut maka setiap media rekam baik berupa kertas maupun yang lainnya yang merekam tugas dan kegiatan organisasi menjadi arsip Negara. Organisasi Negara yang berbentuk kementerian yang diatur dengan Undang – Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara.

Jika kita tengok perjalanan sejarah, kementerian ESDM merupakan hasil perubahan reformasi dari Departemen Pertambangan. Menurut Peraturan Presiden Nomor 7 tahun 2015 tentang organisasi kementerian Negara, KESDM merupakan organisasi kelompok II dimana urusan pemerintahan yang ruang lingkup ditangani disebutkan di UUD 1945.

Terbitnya Peraturan Presiden Nomor 68 Tahun 2015 tentang Kementerian ESDM merupakan pelaksanaan amanah UU RI 39/2008 tentang Kementerian Negara. Aturan termaksud sebagaimana untuk mengimplementasikan penataan tugas dan fungsi kabinet kerja (Prepres 165/2014).

Dari pendahuluan di atas maka pengelolaan rekaman kegiatan organisasi  mutlak harus memahami kedudukan, tugas dan kegiatan organisasi, susunan organisasi, unit pelaksana teknis, tata kerja, kelompok kerja, dan pendanaan. Kedudukan Kementerian ESDM di bawah dan bertanggungjawab kepada Presiden.

II.            RUMUSAN MASALAH

Rumusan masalah pada tulisan ini adalah sebagai berikut;

1.      Apa saja rekaman kegiatan organisasi kementerian ESDM?

2.      Unit kerja apa yang memiliki fungsi kearsipan?

3.      Bagaimanakah agar fungsi kearsipan dapat berjalan secara maksimal?

III.          PEMBAHASAN

1.   Tugas Kementerian ESDM

Diundangkan pada lembaran Negara pada tanggal 10 Juni 2015 tentang Peraturan Presiden No.68 tahun 2015, tugas Kementerian ESDM menangani urusan pemerintah bidang energi dan sumber daya mineral yang memiliki fungsi antara lain perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan, penelitian dan pengembangan, pengembangan SDM, pemberian dukungan substantive, pembinaan dan pemberian dukungan administrative, pengelolaan barang milik/kekayaan Negara, pengawasan atas pelaksanaan tugas, pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi, pelaksanaan kegiatan teknis yang berskala nasional.

Menurut  Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015, susunan organisasi kementerian kelompok II terdiri dari unsur pemimpin (menteri), unsur pembantu pemimpin (Sekretariat Jenderal), unsur pelaksana (Direktorat Jenderal), unsur pengawas (Inspektorat Jenderal), unsur pendukung (Badan dan Pusat).

2.   Apakah kegiatan Kementerian ESDM?

Urusan Energi dan Sumber Daya Mineral terdiri dari pelaksanaan fungsi pada kegiatan pengusahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, pembangunan sarana dan prasarana tertentu, serta pengelolaan penerimaan Negara Bukan Pajak di bidang Minyak dan gas bumi serta mineral dan batubara.

Untuk mengetahui yang diurusi pada kegiatan termaksud diatas, tercermin pada numenkelatur susunan organisasi. Dalam menjalankan tugas dan fungsi kementerian ESDM memiliki susunan organisasi yang mencerminkan kekhasan yakni Ditjen Migas, Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Mineral dan Batubara, Ditjen EBTKE.

3.    Fungsi Kearsipan.

Menurut Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009,  definisi Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Unit kearsipan lembaga negara dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas unit kearsipan I berada di lingkungan sekretariat lembaga negara dan unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan lembaga negara.

Berikut matrik satuan kerja yang memiliki tugas kearsipan

Prepres No. 7 tahun 2015 tentang Kementerian Negara	Perpres No. 68 tahun 2015 tentang Kementerian ESDM
Sekretariat Jenderal memiliki fungsi pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip, dan dokumentasi Kementerian	Sekretariat Jenderal KESDM memiliki fungsi pembinaan dan pemberian dukungan administrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip dan dokumentasi Kementerian ESDM
Tata Usaha Pimpinan pada sekretariat jenderal memberikan dukungan administrasi kepada unsur pemimpin, unsur pembantu pemimpin, dan staf ahli.	Pelaksanaan administrasi direktorat jenderal, Inspektorat Jenderal, Badan dan pusat Pusat
Bagian pada sekretariat jenderal yang menangani fungsi arsip dapat terdiri atas Kelompok Jabatan Fungsional	Belum ditentukan pada level eselonering III dan IV
Bagian pada Sekretariat Direktorat Jenderal yang menangani fungsi arsip dapat terdiri atas Kelompok Jabatan Fungsional.
Sub bagian tata usaha di direktorat

4.    Unit Kearsipan.

Dalam peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 20 tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara mengamanahkan bahwa setiap lembaga Negara berkewajiban membentuk unit kearsipan yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan.

Kesepakatan penamaan unit kearsipan I berada pada struktur organisasi secretariat jenderal atau sekretariat utama atau sebutaan sejenisnya. Unit kearsipan II berada pada struktur organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal.

Fungsi tugas unit kearsipan diletakkan pada numenkelatur organisasi yang mempunyai kesamaan jenis.

IV.          KESIMPULAN

1.        Rekaman kegiatan energi dan sumber daya mineral seluruh endapan informasi dalam pelaksanaan tugas dan kegiatan Kementerian ESDM yakni

1.a. perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan pada bidang Minyak Bumi, Gas Bumi, Ketenagalistrikan, Panas Bumi, Mineral, Batubara, Konservasi Energi, Bio Energi, Aneka Energi Baru dan Energi terbarukan antara lain:

- pengusahaan

- keteknikan

- keselamatan kerja

- lingkungan

1.b. pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi Minyak Bumi, Gas Bumi, Ketenagalistrikan, Panas Bumi, Mineral, Batubara, Konservasi Energi, Bio Energi, Aneka Energi Baru dan Energi terbarukan antara lain:

- pengusahaan

- keteknikan

- keselamatan kerja

- lingkungan

1.c. pelaksanaan kegiatan teknis yang berskala nasional.

1.d. pembangunan sarana dan prasarana tertentu

1.e. Pengelolaan penerimaan Negara Bukan Pajak Migas dan Mineral Batubara

2.        Unit kerja yang mempunyai fungsi kearsipan adalah Sekretariat Jenderal.

Selama ini telah kita dengan Sekretariat Jenderal mengusulkan unit level eselon III yang menangani arsip dan dokumentasi. Namun pada hasilnya fungsi kearsipan masih diterjemahkan level eselon IV yakni kasubag kearsipan pada bagian tata usaha, Biro Umum KESDM). Untuk mensiasati hal tersebut, kementerian ESDM dapat melihat di kementerian pendidikan nasional bahwa fungsi kearsipan dilaksanakan oleh Pusat Komunikasi, bukan biro umum. Penulis berpendapat bahwa dengan meletakkan fungsi kearsipan dibawah puskom, maka fungsi kearsipan akan lebih berkembang. (kesamaan fungsi arsip sebagai sumber informasi publik)

3.        Diperlukan kesepakatan untuk menentukan unit kearsipan I dan unit kearsipan jenjang berikutnya. Dalam mendukung kelancaran fungsi kearsipan, penulis berpendapat perlu diperjelas penjenjangan unit kearsipan sebagaimana telah disebut pada Permen ESDM nomor 056 tahun 2006 tentang TPDK. Misalnya Istilah Unit kearsipan kementerian perlu disesuaikan dengan istilah unit kearsipan I.

4. Fungsi kearsipan dapat berjalan maksimal jika fungsi kearsipan diletakkan pada numenkelatur organisasi yang sesuai dengan fungsi kearsipan. fungsi arsip bukan hanya terletak pada manajemen pengaturan rekaman kegiatan, namun juga terletak pada pemanfaatan rekaman kegiatan organisasi. Untuk itulah fungsi kearsipan perlu diberikan perhatian dengan penempatan dalam organisasi yang tepat.