Rapat Kearsipan

LAPORAN PEMANTAUAN PENGELOLAAN KEARSIPAN KE-7

PERIODE AGUSTUS S.D. SEPTEMBER 2015

1. PENDAHULUAN

    Laporan pemantauan pengelolaan kearsipan ke-7 merupakaan kelanjutan pelaporan ke-6 periode Februari s.d. Mei 2015. jenis pelaporan ini sesuai dengan rincian bukti kerja arsiparis pada permenpan dan RB tahun 2009 tentang arsiparis. pada tahun 2014, peraturan menpan dan RB tersebut direvisi yang mengakibatkan perubahan rincian bukti kerja butir "laporan pemantauan pengelolaan kearsipan" menjadi "evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis"

Meskipun demikian, laporan pemantauan pengelolaan kearsipan ke-7 tetap dilaksanakan dikarenakan pemberlakuan permen PAN dan RB Tahun 2014 tentang Arsiparis yang masih menunggu pemberlakuan.

2. ISI LAPORAN

Laporan ini berisi mengani kegiatan rapat atau konsinyering yang dilakukan unit kerasipan Ditjen Migas. rapaat tersebut antara lain adalah pemindahan arsip ke Gedung Pusat Arsip KESDM, bimbingan penyimpanan arsip untuk kegiatan pemeriksaan, dan rapat penyusunan SOP Kearsipan.

I. Rapat Koordinasi Pemindahan Arsip Ditjen Migas 

•     Pelaksanaan kegiatan pada hari Selasa, tanggal 4 Agustus 2015, pada Pukul 09.30 WIB sampai dengan selesai, bertempat di Gedung Pusat Arsip KESDM Jl. Yakpenta Raya Pondok Ranji, Tangerang Selatan
• 
  
•      Dalam sambutan sekaligus pengarahan oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian, menyampaikan pentingnya arsip dalam suatu organisasi, meskipun sampai saat ini banyak yang memandang sebelah mata terhadap arsip. Arsip juga diperlukan untuk mengamankan pribadi dan organisasi seperti diperlukan saat ada pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan, audit/pemeriksaan, sampai dengan bukti dihadapan penegak hukum. Beliau juga menyarankan untuk membuat program kearsipan yang jelas, yang ada target waktunya serta perlunya SOP pelaksanaan arsip di unit-unit pencipta arsip (unit eselon III) di lingkungan Ditjen Migas, sehingga unit-unit lebih perhatian terhadap arsip.
• 
  
•     Dalam sambutan Kepala Sub Bagian Kearsipan, Biro Umum KESDM, menyampaikan rasa terima kasih dan apresiasi yang besar kepada Ditjen Migas yang sangat perhatian terhadap arsip. Dalam hal pemindahan arsip ini, memang sudah beberapa kali dilaksanakan oleh Ditjen Migas, walaupun kapasitas yang tersedia di Gedung Pusat Arsip KESDM ini masih belum memadai (saat ini masih tersisa 239 boks dari kapasitas sekitar 1600 boks).
• 
  
•     Pemaparan dan tanya jawab tentang pemindahan arsip Ditjen Migas ke Pusat Arsip KESDM yang dipandu oleh Arsiparis Ditjen Migas. Dalam paparan ini disampaikan tentang lokasi dan kondisi penyimpanan arsip Ditjen Migas, serta khasanah/koleksi arsip Ditjen Migas. Disampaikan pula, melihat kondisi penyimpanan arsip Ditjen Migas, diperlukan tempat penyimpanan yang lebih besar, sehingga arsip-arsip yang bersifat permanen di serahkan ke Pusat Arsip KESDM.
• 
  
•    Kesimpulan rapat ke-1 bahwa diperlukan koordinasi yang baik dari unit kerja (subdit/bagian di Lingkungan Ditjen Migas) untuk penyimpanaan arsip inaktif.
• 
  
•      Kesimpulan rapat ke-2 adalah diperlukan koordinasi yang baik dari dari Biro Umum KESDM sebagai Pembina kearsipan dengan Pelaksanaan kearsipan Ditjen Migas untuk penyimpanan arsip permanen di gedung Pusat Arsip KESDM.

II. Konsinyering Kearsipan dengan tema " penyimpanan arsip untuk kepentingan pemeriksaan"

•       Pelaksanaan pada Hari Selasa, Tanggal 1 September 2015 Pukul : 10.00 WIB sampai dengan selesai bertempat  di Gedung Pusat Arsip KESDM Jl. Yakpenta Raya Nomor Pondok Ranji, Tangerang Selatan
• 
  
•      Rapat di hadiri oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian Ditjen Migas, Kepala Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas, Auditor Inspekorat Jenderal KESDM, perwakilan pelaksana kearsipan di lingkungan Ditjen Migas serta arsiparis Lemigas dan Biro Umum KESDM.
• 
  
•    Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian, menyampaikan pentingnya dokumentasi kegiatan yang dibiayai oleh APBN, dimana diperlukan koordinasi/sinergi dalam pendokumentasiannya sehingga menjadi efektif dan efisien. 
• 
  
•    Auditor Madya Inspektorat IV ITJEN KESDM memberikan pembekalan terkait pemeriksaan, yaitu: Pemeriksaan di lakukan minimal 2 kali dalam satu tahun, untuk awal tahun pemeriksaan, data-data yang diperlukan adalah data kegiatan tahun sebelumnya. Sedangkan pemeriksaan di pertengahan tahun, data-data yang diperlukan adalah data kegiatan tahun sebelumnya dan data kegiatan tahun berjalan. Untuk pemeriksaan, kegiatan-kegiatan baik secara Swakelola maupun yang melibatkan pihak ke-3 dipersiapkan dengan baik oleh unit yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut. Arsip yang diperlukan untuk pemeriksaan diminta sesuai dengan jabatan, sebagai contoh proses lelang diminta di pokja, kontrak di PPK, data SPM dan SP2D ada pejabat penandatangan SPM dan bendahara, serta unit penanggungawab kegiatan (bagian/subudit)
• 
  
•      Auditor Muda Inspektorat IV ITJEN KESDM. Beliau menyampaikan hal-hal sebagai berikut: Kegiatan pemeriksaan beranjak dari dokumen sumber yang diperlukan dalam pemeriksaan, yaitu RKAKL, POK, dan SPM/SP2D. Dokumen sumber tersebut, haruslah yang update, baik dokumen yang awal maupun revisi yang terakhir. Untuk dokumen RKAKL dan POK, setiap unit harus menyimpan dokumen tersebut sedangkan untuk SPM/SP2D disimpan copy dokumen tersebut; Dokumen-dokumen pelelangan lebih baik dibuatkan soft file nya sebagaimana Pokja DMT tahun 2014; Dokumen backup invoice untuk pekerjaan konsultan menjadi tanggung jawab PPK dalam penyimpanannya. Kegiatan swakelola yang terdapat unsur Orang/Bulan seperti honor harus lengkap disimpan oleh subdit/bagian. Standar operasional prosedur mengenai pencairan dan pemindahan berkas SPM/SP2D merupakaan kebijakan internal Ditjen Migas, sisi pemeriksa berharap pada kecepatan penyajian dokumen terkait ketika dibutuhkan. Untuk pertanggungjawaban yang bersifat habis pakai harus terdapat tandatangan pemakai, contohnya konsumsi rapat. Pada setiap perjalanan dinas yang dilaksanakan haarus terdapat laporan sebagai arsip kegiatan yang tak terpisahkan dari SPPD rampung (diperlukan SOP/pengaturan internal mengenai pelaksanaan perjalanan dinas). Belum adanya monitoring realisasi kegiatan yang dikirim kepada APIP pada per triwulannya, untuk itu dianjurkan untuk mengirimkan ke Inspektorat IV sebagai bahan permulaan dalam kegiatan pemeriksaan.
• 
  
•       Kesimpulan rapat ke-1 bahwa penyajian arsip untuk kegiatan pemeriksaan dilaksanakan bukan hanya unit yang melaksanakan fungsi kearsipan atau arsiparis namun semua jabatan (PPK, POKJA, PPSPM, Bendahara), dan unit penanggungjawab kegiatan (subdit/bagian)
• 
  
•      Kesimpulan rapat ke-2 adalah diperlukan pengaturan internal terkait penyimpanan dokumen atau arsip pelaksanaan APBN, baik dalam bentuk SOP dan atau backup yang menyeluruh oleh seluruh subdit/bagian sebagai penanggungjawab kegiatan yang tercantum pada RKAKL. Sehingga penyajian arsip untuk kepentingan pemeriksa dapat berjalan dengan baik.
• 
  

III. Konsinyering Penyusunan SOP Kearsipan

•       Pelaksanaan pada Hari Selasa, Tanggal 17 - 18 September 2015 bertempat  Wisma Lemigas yang beralamat di Jl. Raya Puncak Bogor;
• 
  
•       Rapat di hadiri oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian Ditjen Migas, Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas, Kasubag Kepegawaian Ditjen MIgas, Kasubag Busines Proses UPRB, perwakilan pelaksana kearsipan di lingkungan Ditjen Migas serta arsiparis-arsiparis Biro Umum KESDM serta arsiparis Lemigas;
• 
  
•     Dilanjutkan dengan sambutan oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian, Bapak Chaerul A. Djalil. Dalam sambutannya beliau menyampaikan: Area perubahan reformasi birokrasi dimana salah satu urusan ketatalaksanaan adalah kearsipan. Kearsipan di Direktorat Jenderal dilaksanakan oleh ketatausahaan, Dalam rangka mendukung percepatan Reformasi Birokrasi bidang ketatalaksanaan perlu dievaluasi keberadaan sub bagian tata usaha di lingkungan Direktorat Jenderal. Kabag SDMU menyampaikan pesan kepada Unit Pengeola Reforasi Birokrasi perlu adanya tambahan kasubag tata usaha, yakni  di bawah direktorat/direktur. Ketatausahaan yang berada di unit direktorat akan menjadi solusi akselerasi reformasi birokrasi dengan alasan unit tersebut menambah naungan kewenangan urusan kearsipan yang selama ini masih berada di kasubag tata usaha Sesditjen, arsiparis, sekretaris pimpinan, dan pengadministrasi data;
• 
  
•       Pemaparan kondisi kearsipan oleh Tim Kearsipan Ditjen Migas dan menyajikan daftar kebutuhan SOP kearsipan, SOP eksisting, inventarisasi kegiatan kearsipan untuk kemudian dibahas oleh para pembicara;
• 
  
•    Kasubag Kepegawaian Ditjen Migas menanggapi antara lain, yaitu: Aktor pada SOP perlu disebutkan numenkelatur jabatan fungsional umum / tertentu sesuai dengan permen ESDM nomor 11 tahun 2015 tentang peta jabatan. Aktor “petugas arsip sebagaimana yang tertulis pada SOP tidak dapat masuk dalam fungsi pelaksana (Aparatur Sipil Negara) akan tidak dapat pula mempertanggungjawabkan pekerjaan. Perlu dievaluasi kembali penyebutan pengguna pada actor. Penyampaian surat harus memperhatikan kewenangan penandatangan surat;
• 
  
•   Pembahasan dari Kasubag Proses Bisnis Unit Pelaksana Reformasi Birokrasi, yang menyampaikaan antara lain: Penyusunan SOP dimulai dengan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap SOP yang telah ada; Pada tahap pengembangan dapat dilakukan dengan benchmarking ke instansi yang lebih maju atau ke negara lain;
• 
  
•      Kesimpulan rapat ke-1 bahwa penyusunan SOP kearsipan pada tahun 2015 ini merupakan hasil monitoring dan evaluasi serta pengembangan SOP kearsipan yang telah ada;
• 
  
•       Kesimpulan rapat ke-2 prioritas SOP kearsipan yang dibutuhkan Ditjen Migas antara lain adalah SOP registrasi dan Dokumentasi Persuratan, SOP Pemberkasan, SOP Pemindahan arsip, SOP Penataan Arsip, SOP Pemeliharaan (alihmedia) arsip, SOP Penilaian arsip, dan SOP Peminjaman Arsip