Rencana Penyimpanan

Pada tulisan sebelumnya http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2014/02/rencana-penyimpanan-arsip.html penulis memaparkan sekelumit pentingnya dan bagaimana rencana penyimpanan arsip harus disusun. Rencana penyimpanan merupakan poin pekerjaan untuk arsiparis ahli, sedangkan untuk arsiparis terampil adalah “penyimpanan dan penataan”.

Sejak fase penciptaan, arsip terkait erat dengan media penuangan dan metode pelaksanaan administrasi birokrasi. Media kertas sebagai bentuk penuangan komunikasi kedinasan akan berdampak pada kebutuhan kertas dan kebutuhan ruangan. Terlebih lagi dengan adanya teknologi informasi, penggandaan dan pertumbuhan arsip semakin cepat.

Metode persuratan secara elektronik masih menjadi hal yang masih di dalam angan angan. Padahal metode tersebut akan mengeliminasi atau setidaknya menggeser kebutuhan ruang peyimpanan menjadi media penyimpanan (berupa server sampai dengan cloud computing).

Penulis berpendapat bahwa kondisi saat ini merupakan masa transisi yang menuntun kearsipan ke arah dua penyimpanan yakni penyimpanan berbetuk ruangan dan lemari arsip serta penyimpanan berbentuk media seperti server, hard disk sampai dengan cloud computing.

Untuk itulah rencana penyimpanan arsip disusun untuk mengantisipasi kedua hal tersebut di atas. Penyimpanan merupakan hal yang vital dalam kearsipan. Tidak adanya ruang penyimpanan akan mengghambat pekerjaan kearsipan. Rusaknya penyimpanan akan merusak pula sistem kearsipan (metode elektronik).

I.             PENYIMPANAN ARSIP KONVENSIONAL

Jumlah arsip di Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi sampai dengan bulan ferbruari 2016 menunjukkan 6735 boks atau setara dengan 1347 meter linear. Ketersediaan ruang simpan di gedung migas masih menunjukkan 33% dari yang seharusnya tersedia.

Kurangnya ketersediaan ruang penyimpanan harus diantisipasi jalan keluarnya. Beberapa solusi yang telah dilakukan antara lain adalah melakukan kerjasama penyimpanan dengan pihak ketiga. Salah satu pihak ketiga yang menyediakan jasa layanan penyimpanan adalah Pusat jasa Kearsipan ANRI.

Sampai dengan tahun 2016, kerjasama tersebut dapat memberikan penyimpanan sekitar 52% arsip yang seharusnya disimpan. Dan sekitar 16% dari jumlah arsip Ditjen Migas telah dipindahkan ke Unit Pusat Arsip KESDM.

Dalam hal penyimpanan arsip konvensional, masih harus mengalokasikan ruang untuk proses penataan arsip dan ruang kerja.

II.            PENYIMPANAN ARSIP DIGITAL

Kapasitas penyimpanan arsip digital yang tersedia masih cukup memungkinkan untuk mengantisipasi pertumbuhan. Keberadaan server dan PC serta laptop sampai dengan hardisk eksternal masih dapat mengakomodir kebutuhan penyimpanan arsip digital. Namun demikian yang belom terencana adalah integrasi penyimpanan. Pada PC yang dipergunakan untuk aplikasi arsip sudah terdapat memori 29 GB dari total  yang terpakai keseluruhan 106 GB pasitas memory. sedangkan kapasitas server masih dapat menyimpan arsip digital sampai dengan 2 tahun mendatang.

Dalam hal penyimpanan arsip digital, harus memperhatikan space sistem operasi serta aplikasi untuk membaca arsip. ketergantungan alat ini yang kemudian mendefinisikan perangkat keras merupakan bagian arsip yang tidak terpisahkan.

Berkas Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana Batubara

Daftar isi berkas Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana Batubara salah satunya adalah penetapan wilayah kerja dan bentuk kontrak kerjasama dan ketentuan pokok kerja sama serta mekanisme penawaran wilayah kerja gas. Arsip tersebut berisikan bentuk kontrak kerjasama dan ketentuan pokok kerja sama serta mekanisme penawaran wilayah kerja gas metana batubara blok tertentu dan peta dan deskripsi yang termuat dalam lampiran.

Bentuk naskah berupa keputusan yang ditandatangani oleh Menteri ESDM. Sejak april tahun 2009, kewenangan penandatanganan didelegasikan kepada Dirjen Migas. Naskah ditandatangani oleh Dirjen Migas atas nama Menteri.

Pada bulan Februari 2016, salah seorang staf subdit penyiapan wilayah kerja non konvensional, direktorat pembinaan usaha hulu migas mencari dokumen tersebut di ruang arsip ditjen Migas. pegawain tersebut berbekal daftar nama wilayah kerja gas metana batubara tahun 2008 yang dijadikan kata kunci pencarian.

Yang ditemukan hanyalah surat pengantar dari Dirjen Migas ke MESDM tentang penyampaian draft keputusan menteri tersebut. Sedangkan produk hukum berupa keputusan yang telah ditandatangani Menteri ESDM tidak diketemukan. Menurut pengakuan arsiparis, bahwa kearsipan ditjen migas tidak akan menyimpan keputusan tersebut, karena secara prinsip kearsipan, keputusan tersebut diarsipan di Sekretariat Jenderal Cq. Biro Hukum KESDM.

Bentuk naskah yang termasuk ke dalam produk hukum, menjadi fokus unit kerja yang menangani bidang hukum dalam mengarsipkan. Dan sering kita jumpai di website instansi pemerintah menyediakan koleksi produk produk hukum. Yang menjadi informasi yang wajib untu di publikasikan.

Pegawai yang mencari arsip tersebut semakin penasaran untuk menemukan. Alasannya adalah dokumen menjadi vital untuk badan usaha terkait. Berdasarkan analisa prinsip kearsipan, maka penelusuran mengarah ke unit kerja yang menangani hukum (biro Hukum)

Melalui website di www.jdih.esdm.go.id yag digawangi oleh Biro Hukum KESDM, diketemukan lah arsip yang dicari. Selain web tersebut, arsip tersebut dapat ditemukan di website http://www.hukumonline.com/pusatdata/view.

Dari gambaran cerita di atas, alihmedia arsip dipergunakan sebagai backup dan kepentingan kecepatan akses. File hasil alihmedia dapat ditempatkan ke dalam database (berbentuk website) yang dapat diakses secara online.

Selain alih media, analisa yang mendasarkan prinsip asal usul, dapat membantu dalam penelusuran. Bahwasanya unit kerja dimana pejabat yang menandatangani adalah tempat pengarsipan. Dengan kata lain, kearsipan Ditjen Migas akan mengarsipkan rekaman kegiatan yang menjadi kewenangan Ditjen MIgas. kearsipan Ditjen Migas mengarsipkan rekaman yang dihasilkan serta disyahkan oleh pimpinan di Ditjen Migas.

Laporan Tahunan

Artikel yang terkait yakni http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2014/03/jra-fasilitatif-1.html dan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2014/07/jenis-seri-arsip-fasilitatif.html  http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2013/01/rekaman-kegiatan-perencanaan-dan.html

Salah satu jenis arsip fasilitatif adalah laporan. Salah satu jenis laporan adalah laporan periodik seperti halnya laporan tahunan instansi pemerintah. Apakah kegunaan dari laporan tahunan. Dengan mengetahui kegunaan suatu jenis arsip, maka penjiwaan terhadap kecintaan literasi dapat semakin baik. Dengan memahami konten, konteks dan struktur laporan tahunan, maka dapat mempermudah dalam menjalankan manajemen kearsipan.

Laporan tahunan merupakan gambaran capaian kinerja suatu unit kerja dalam satu tahun. Selain itu juga dapat berguna sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas fungsi kepada stakeholder. Arsip laporan tahunan sesuai dengan Peraturan menteri ESDM nomor 13 tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip fasilitatif memiliki umur simpan kurang lebih 6 tahun sejak diterbitkan. Arsip tersebut menjadi permanen jika diberikan nama laporan tahunan kementerian ESDM.

Unit kerja yang melaksanakan tugas fungsi penyusunan laporan tahunan menyimpan selama 2 tahun sejak diterbitkan. Setelah itu maka arsip tersebut dapat dipindahkan ke unit kearsipan yang akan disimpan selama kurang lebih 3 tahun.

Laporan tahunan unit kerja pada tahun ke-6 akan musnah dengan syarat telah menjadi laporan tahunan kementerian. Penulis berpendapat, lengkapnya jenis arsip berupa laporan tahunan kementerian ESDM dapat menjadi gambaran capaian kinerja yang lengkap pula. Untuk menuju kelengkapan suatu literasi, dibutuhkan ruang simpan dan perhatian pada setiap jenis arsip termasuk arsip laporan tahunan unit kerja.