Kegiatan Arsiparis Penyelia

Salah satu kegiatan pelaksanaan tugas arsiparis penyelia yang menjadi Uraian kerja yakni melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif memiliki rincian yaitu memeriksa, mendeskrepsi, menyortir, menempatkan ke dalam folder, memberikan nomor definitive, menata folder dalam boks, membuat daftar arsip inaktif, membuat skema lokasi simpan, dan melakukan penyimpanan arsip.

Jika ruang arsip telah dilengkapi dengan sarana seperti lemari, rak atau mobile file mekanik/rol opeck maka seorang arsiparis penyelia dengan mudah melaksanakan kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif sebagaimana termaksud di atas.

Namun bagaimana jika arsiparis penyelia menemukan ruangan arsip telah penuh dengan arsip yang telah tertata di dalam boks. Apa yang akan dilakukan oleh arsiparis penyelia?. Dan bagaimana rincian pekerjaan sebagaimana tertuang di dalam perka anri tentang pelaksanaan tugas arsiparis pasal 11 ayat kedua poin b yang dari angka satu yang tertulis memeriksa sampai dengan melakukan penyimpanan dapat dilaksanakan?

Salah satu pilihan kegiatan yang dapat dilakukan menghubungi arsiparis pelaksana lanjutan untuk melaksanakan pemindahan arsip inaktif yang terdapat di ruang arsip tersebut. Penyelia menghubungi pelaksana lanjutan yang nota bene jabatan satu tingkat di bawah. Jika memilih kegiatan tersebut akan tidak ketemu solusinya karena kenapa ruang arsip penuh karena ketidaksesuaian jumlah arsip dengan kapasitas ruang arsip. Atau bukan karena kegiatan yang dimiliki oleh arsiparis pelaksana lanjutan tidak dijalankan.

Seandainya ruang arsip tersebut berada di unit kearsipan dua, maka dapat melaporkan kepada pimpinan unit kearsipan untuk mengusulkan pemindahan ke Pusat Arsip atau Record Center). Laporan kepada pimpinan dapat dituangkan dengan mengkonsep nota dinas ke pimpinan unit kerja yang sekaligus dilampirkan surat permohonan pemindahan yang ditujukan kepada pimpinan unit kearsipan satu atau yang menaungi pusat arsip/record center.

Sebagai data dukung konsep permohonan pemindahan arsip inaktif diperlukan daftar arsip yang akan dipindahkan. Maka kegiatan menghubungi arsiparis pelaksana lanjutan menjadi kegiatan kerjasama antar jenjang. Penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan menjadi tugas dari arsiparis pelaksana lanjutan.

Hasil arsip inaktif yang telah diseleksi oleh pelaksana lanjutan, dapat dilakukan penataan kembali oleh arsiparis penyelia. Meski dianggap tidak menggambarkan beban kerja yang sesuai dengan jenjang jabatan, namun hak tersebut tersebut dalam uraian pekerjaan arsiparis penyelia

Uraian Kerja dan Rincian Kerja Arsiparis

Uraian kerja Arsiparis tertuang pada Perka ANRI tentang Standar Kualitas Hasil Kerja (SKH) Tahun 2016 sedangkan Rincian Kerja arsiparis tertuang pada Perka ANRI tentang Pelaksanaan Tugas Arsiparis (Kegiatan Kearsipan) Tahun 2017.

Pada tulisan http://nurulmuhamad.blogspot.co.id/2016/09/rincian-kegiatan-arsiparis-pengelolaan.html penulis membuat matrik kegiatan arsiparis yang kemudian disebut sebagai Uraian Kerja Arsiparis. Sedangkan pada tulisan saat ini, penulis akan menjabarkan pelaksanaan tugas arsiparis (kegiatan kearsipan) sebagai penjabaran permen PAN dan RB No.13/2016 tentang perubahan Permen PAN dan RB No.48/2014 yang kemudian disebut sebagai rincian kerja arsiparis. (jenjang arsiparis pelaksana dan pelaksana lanjutan)

Kegiatan kearsipan untuk jenjang arsiparis pemula pada SKH 2016 disebut sebagai uraian kerja yang kemudian menjadi uraian kerja arsiparis pelaksana untuk lebih menggambarkan kegiatan penciptaan arsip.

Uraian Kerja : Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016 terdapat kegiatan dengan kategori “Melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip” oleh arsiparis pemula yang menghasilkan bukti kerja Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Kearsipan dan Registrasi Arsip/ Surat Masuk dan keluar di Unit Pengolah.

Rincian Kerja : Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan membuat dan menerima arsip. Kegiatan membuat arsip terdiri atas mengkonsep, meregister, mendistribusikan, dan mengendalikan oleh arsiparis pelaksana menghasilkan bukti kerja register arsip. Sedangkan kegiatan menerima arsip terdiri atas menyeleksi, meregister, mendistribusikan dan mengendalikan oleh arsiparis pelaksana menghasilkan bukti kerja register arsip.

Penulis berpendapat bahwa agak sulit untuk memahami uraian dengan rincian disebabkan karena pelaksana yang berbeda yakni jenjang arsiparis pemula dengan jenjang arsiparis pelaksana. Hal tersebut dapat difahami karena permen pan dan RB No.48/2014 telah dirubah dengan Permen PAN dan RB No.13/2016 yang menghilangkan jenjang pemula.

Kegiatan kearsipan disebutkan pada SKH 2016 merupakan uraian kerja sedangkan kegiatan kearsipan pada pelaksanaan tugas arsiparis 2017 merupakan rincian kerja yang menggambarkan kegiatan penggunaan arsip (arsip Aktif) sebagaimana berikut:

Uraian Kerja: Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016  terdapat kegiatan dengan  kategori ” Melakukan pemberkasan arsip aktif” oleh arsiparis Terampil yang menghasilkan tiga bukti kerja yakni Daftar Berkas, Daftar Isi Berkas, dan  Daftar Arsip Aktif

Rincian Kerja: Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan “pemberkasan arsip aktif” yang terdiri atas memeriksa, menyeleksi, mengindek, mengkode, melabel, tunjuk silang, menata, membuat daftar berkas dan isi berkas oleh arsiparis pelaksana.

Uraian Kerja: Pada standar kualitas kerja (SKH) arsiparis 2016 terdapat kegiatan dengan kategori “Melakukan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif oleh arsiparis Terampil menghasilkan tiga bukti kerja yakni Laporan Penyeleksian Arsip Inaktif yang Dipindahkan, Daftar Arsip In Aktif yang Dipindahkan ke Unit Kearsipan, dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Rincian Kerja: Pada tugas arsiparis 2017 diperinci menjadi kegiatan “menata arsip inaktif yang akan dipindahkan oleh arsiparis pelaksana. Sedangkan untuk kegiatan “menyeleksi arsip inaktif yang akan dipindahkan dilaksanakan oleh arsiparis mahir/pelaksana lanjutan. Demikian pula kegiatan “membuat daftar arsip usul pindah dan melaksanakan pemindahan arsip inaktif dilaksanakan oleh arsiparis mahir/pelaksana lanjutan.