surat elektronik

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)

14 April 2020

Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19, berbagai inisiasi agar terus melakukan administrasi pemerintahan. Inisiasi tersebut seperti yang dilaksanakan oleh Kementerian ESDM. Inisiasi pembangunan dan pengembangan Aplikasi naskah dinas elektronik perlu mendapat apresiasi dalam rangka mempertahankan capaian kinerja instansi.

Meski demikian bisa saja seharusnya dikoordinasikan oleh Kementerian aparatur negara yang memiliki domain koordinasi aplikasi kategori umum. 

Sebagai aplikasi umum, aplikasi naskah dinas elektronik bisa disebut menjadi bagian dari kearsipan sebagai layanan administrasi pemerintahan berbasis elektronik lainnya bersama perencanaan, penganggaran, keuangan, pengadaan, Kepegawaian, BMN, Pengawasan, akuntabilitas, merupakan kategori aplikasi umum dikoordinasikan oleh Menteri PAN&RB

Berbeda dengan kategori aplikasi Khusus dimana seluruh instansi pusat dapat membangun dan mengembangkan sebagai sarana layanan publik. Hal tersebut sebagaimana yang tersebut dalam peraturan presiden nomor 95 tahun 2018.

Meski demikian, dengan terus merujuk pada evaluasi berkelanjutan atas hadirnya SPBE oleh otoritas yang berwenang, kehadiran aplikasi naskah dinas elektronik perlu diikuti pemahaman bersama seperti misalnya terkait keamanan.

Keamanan SPBE instansi meliputi jaminan kerahasiaan (pembatasan akses dan klasifikasi keamanan) , keutuhan (pendeteksian modifikasi), ketersediaan (penyediaan cadangan dan pemulihan), keaslian (verifikasi dan validasi) , dan kenirsangkalaan(tanda tangan digital yabg bersertifikat) Sumber Daya SPBE. 

Akhirnya semoga hikmah kondisi darurat Kesehatan COVID 19 membawa suatu percepatan implementasi SPBE yang telah ditetapkan pada tahun 2018. Berjibun pekerjaan rumah sistem pemerintahan berbasis elektronik antara lain tata kelola, layanan, manajemen, rencana induk, arsitektur, peta rencana, proses bisnis, infrastruktur, pusat data, jaringan intra, sistem penghubung layanan, aplikasi umum dan khusus, audit teknologi informasi, keamanan, pengguna, prinsip, ruang lingkup sampai nanti di jangka panjang, 25 tahun mendatang. 

Semoga bermanfaat. 

Mengawal persuratan elektronik 

17 April 2020

Catatan persuratan elektronik Ditjen Migas termaksud antara lain:

1. Suasana Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19 dan metode kerja WFH memberikan landasan kuat terkait penerapan Digital Signature (Tanda Tangan Elektronik bersertifikat BSre pada BSSN) pada layanan administrasi perkantoran pemerintahan. 
2. Metode penyusunan surat secara elektronik dapat dijalankan secara sebagian yakni untuk bentuk surat dinas dan nota dinas yang disahkan oleh Plt. Dirjen dan para direktur serta Sesditjen Migas
3. Merubah kebiasaan lama yang awalnya pengajuan konsep surat atau nota dinas pada poin 1 dengan menyertakan nota dinas bertanda tangan pejabat setingkat di bawahnya
4. Alur pengajuan konsep surat bermula dari staf atau Pejabat administrator yang menyusun konsep surat
5. Konsep surat disusun dengan aplikasi MS Word dan disimpan dalam format Pdf untuk nantinya diunggah pada database
6. Untuk kepentingan hasil tampilan surat elektronik, agar ketikan nomor dan tanggal surat dikosongkan (hanya diketik baris "Nomor:" tanpa ketikan seperti DJM/2020 atau 14/DMO/2020 atau ketikan bulan dan tahun pada kepala surat
7. Secara berjenjang, Otoritasi para digantikan dengan klik persetujuan data surat (tombol diteruskan) 
8. Surat yang dikembalikan oleh Otoritas persetujuan diatasnya, maka data surat kembali pada akun pembuat surat pertama kali (staf/pejabat administrator) 
9. Sebelum surat disahkan oleh pejabat yang berwenang, data surat akan dikoreksi oleh operator pusat (dalam hal ini para sekretaris sesuai dengan kedudukan pejabat) 
10. Tugas operator pusat adalah memastikan kebenaran isian tujuan surat (berwarna biru sesuai dengan kode jabatan) dan isian lain seperti klasifikasi masalah
11. Pejabat yang berwenang melakukan Pengesahan surat dengan Pasword yg telah di otorisasi oleh Balai Sertifikat Tanda Tangan Elektronik pada Badan Siber dan Sandi Nasional sebagai bagian keamanan sistem pemerintahan berbasis elektronik
12. Nota dinas bertanda tangan eselon 3 dan pejabat fungsional pelaksana anggaran masih mempergunakan metode sebelumnya (belum secara elektronik) 

Kesebelas poin catatan termaksud merupakan bagian kecil untuk mengawal pelaksanaan persuratan elektronik di lingkungan Ditjen Migas. Berharap menjadi catatan yang dapat diperhatikan bagi para pelaku persuratan.

Lepas dari rapat televideo, yang juga diakhiri sambutan oleh Bapak Sesditjen, berbagai pertanyaan pun meluncur ke gawai ku. Perubahan sistem persuratan yang menjadi topik rapat televideo di rabu kemaren (15 April 2020), masih harus dimonitor dari kesiapan sarana aplikasi. 

Di kamis sore, 16 April 2020, melelalui informasi dari petugas surat di Sekretariat Sesditjen Migas, telah diterima konsep surat elektronik. Konsep surat dinas yang akan dimintakan persetujuan pimpinan tinggi pratama urusan dukungan manajemen internal di Ditjen Migas. 

Begitu pula di petang hari, saat petugas persuratan di Sekretariat Direktur Jenderal menyampaikan bahwa telah masuk konsep surat yang akan disyahkan oleh Plt. DIRJEN. 

Selain koordinasi dengan para operator sebagai gerbang sebelum konsep surat masuk ke akun pejabat tinggi, aku pun mengkonfirmasi alur penyusunan surat ke Pranata Komputer unit Pusdatin. 

Hasil koordinasi memastikan kembali sistem penomoran dan alur keluar konsep surat. Berikut poin penomoran surat yang berlaku selama ini di Ditjen Migas

1. Penomoran Naskah dinas di lingkungan Ditjen Migas berurut terkecuali bentuk Korespondensi internal (Nota Dinas) 
2. Landasan pengurutan nomor dari unit informasi jenis naskah dinas
3. Argo nomor dimulai sejak pimpinan tinggi melakukan Pengesahan naskah dinas 
4. Asas sentralisasi persuratan pada Ditjen Migas diterjemahkan melalui pembagian peran operator pusat dan pejabat pengawas urusan ketatausahaan ke peran para petugas surat pada sekretariat pimpinan tinggi. 
5. Sebagai wujud pelaksanaan fungsi sentralisasi persuratan, maka user pengawas berhak atas data arsip surat keluar yang telah diterbitkan otomatis secara database. 

Kamis, 22 April 2020

Komunikasi KEDINASAN (SURAT DINAS) yang belum terakomodir oleh sistem elektronik pada Nadine Kementerian ESDM antara lain:

Bentuk naskah dinas yg bertanda tangan lebih dari satu pihak

Naskah dinas yg sebelumnya tidak diberikan nomor melalui aplikasi ketatausahaan. Contohnya sertifikat PLO pada Direktorat Teknik Migas. Jenis naskah bertanda tangan Direktur tersebut oleh pemilik bisnis proses (Subdit di lingkungan Direktorat Teknik Migas) diregistrasi melalui database keteknikan. 

Naskah dinas yg mengharuskan pembubuhan materai pada tanda tangan. 

Nota dinas yang ditanda tangani oleh pejabat administrator (belum tersedia sertifikat tte untuk pejabat administrator) 

Alur surat elektronik keluar yang diajukan bersamaan dengan pengantar berupa laporan (format nota dinas) dari pimpinan di bawah kepada pimpinan atau atasan. Contoh pada surat keluar bentuk konvensional adalah penyampaian konsep surat keluar yang akan ditanda tangani dirjen, dengan sekaligus melampirkan laporan (format nota dinas ttd Direktur) sebagai pertimbangan isi substansi dalam surat 

Alur sebagaimana poin ke-5 tersebut dapat disiasati dengan terlebih dahulu melaksanakan proses komunikasi satu arah oleh pimpinan setingkat dibawah kepada atasan. Contoh : konsep nota dinas ber tte pimpinan tinggi pratama untuk melaporkan substansi tindak lanjut atas surat dan mendapatkan arahan Direktur Jenderal melampirkan konsep surat keluar namun belum akan diTTE(diterbitkan) 

Setelah nota dinas di tte sebagaimana poin ke - 6 telah diterima dan mendapatkan arahan maka oleh Dirjen, maka proses selanjutnya mengajukan konsep surat yang akan di tte oleh pimpinan tinggi madya (proses penerbitan Surat ber tte) . 

Tujuh poin diatas merupakan beberapa hasil diskusi "surat elektronik via aplikasi Nadine Kementerian ESDM" pada lingkungan Ditjen Migas pada hari Rabu, 22 April 2020. 

Kurang lebih 30 orang dalam kedudukan pejabat pengawas, petugas sekretariat pimpinan eselon 1 dan 2 serta pejabat fungsional lintas unit kerja di Ditjen Migas mengikuti acara termaksud. 

Selain poin poin diatas, monitoring pemanfaatan TTE via nadine Kementerian ESDM cq atas data surat keluar yang telah melewati user Operator (Sekretariat pimpinan) di Ditjen Migas antara lain pada surat DMB, DMI, Plt. DIRJEN, SDM. Sedangkan DMO, DMT dan DME masih belum. 

Beberapa rekomendasi yang perlu disampaikan kepada pihak develop aplikasi (Pusdatin Kementerian ESDM) antara lain:

Filtering data konsep surat sesuai dengan kedudukan petugas Sekretariat pimpinan 

Pengaturan tampilan referensi surat masuk yang menjadi trigger inisiasi penyusunan konsep surat keluar pada beberapa user level (misalnya pada user pengawas penerima/tujuan surat dan akun pejabat terkait) 

Penjelasan atas enkripsi surat, apakah berlaku pada satu data (batang tubuh konsep surat keluar). Contoh: apakah referensi surat (tidak disertakan pada batang tubuh file surat keluar) dapat menyatu pada satu kesatuan enkripsi pada file surat keluar yang telah di TTE 

Mengakomodir alur penyusun surat keluar yang terdapat komunikasi bertingkat dalam satu arah komunikasi. Contoh: penyusunan konsep surat bertanda tangan Plt. DIRJEN dengan menyertakan pengantar berupa nota dinas TTE Direktur sekaligus dalam satu arah komunikasi.

Penerbitan panduan pengguna sesuai kedudukan dalam manajemen pengguna, seperti alur tindak lanjut surat TTE yg terlanjur terbit namun dibatalkan, dan akses data surat keluar pada user pengawas (tujuan kearsipan) 

Pembedaan data surat yg telah diatur spesimen tte oleh user operator masih berupa status dapat menjadi warna dan status

Help Desk Persuratan Online

6 Mei 2020 

Kemajuan produk dapat ditinjau dari umpan balik para pengguna. Bisa jadi 14 pena berikut menjadi bahan positif yang berguna dalam pengembangan aplikasi persuratan di Lingkungan Kementerian ESDM.

Diingat orang sebagai ASN di urusan persuratan, gawai ku pun dihiasi pena terkait penggunaan aplikasi persuratan. Meski sebetulnya, pertanyaan terkait aplikasi lebih tepat dilayangkan langsung kepada pihak terkait yakni helpdesk Pusdatin Kementerian ESDM. 

Namun demikian, pena yang datang pada gawai ku kumaknai sebagai sarana silaturahmi mempererat perkenalan sesama ASN. Pun kiranya turut mengawal produk teknologi yang menjadi sarana akselerasi perubahan birokrasi (khususnya dukungan administrasi perkantoran) 

Pena ke1 6/5 13.40] pengawas penerimaan negara Migas : Helpdesk Nadine Yth. menanyakan status proses Nota Dinas sbb. Ada pengajuan dari staf, namun tidak ada di desknya Esl. IV,  Tobi sdh upload beberapa hari yang lalu. 

Pena ke2[6/5 13.32] statistik niaga migas : Pak Nurul, saya staf kirim konsep nodin ke atasan kok g nyampe y?, Sdh 2 x td, Jenis naskah :Nota dinas, penandatangan Kasubdit niaga, tidak muncul pada akun keaala seksi 

Pena ke3[6/5 11.34] Sekretaris Dir/user operator: Mas Nurul , mau tanya Di Nadine utk ubah jenis naskah tdk bisa ya ? Ada surat keluar saya kembalikan utk merubah jenis naskahnya ternyata di pengonsep juga tdk bisa merubah, Jika seperti itu apa pengonsep buat ulang lagi, Kemarin saya masih bisa utk ubah jenis naskah nya ,, hari ini tdk b isa

Pena ke4 [5/5 10.06] pengawas informasi hukum Migas : Rul, nadine lg ga bs d pake kah?

Pena ke5[5/5 08.43] administrator Wilayah Kerja /Brur ak cek nadine yg konsep srt keluar kok gk muncul catatan yg dibikin tmn2 yo..kmrn2 muncul, Uwis refresh dan uwis logout tetep gak muncul, Wah yg catatan tmn2 konsep sblm nya yg skrng sdh dittd Djm muncul.tp skrng di cek gk muncul lg

Pena ke6[4/5 12.27] Analis Penerimaan negara Migas : terkait konsep undangan rekonsiliasi data Liftibg Di tujuan internal, mau tulis ppk dmb gak ada.

Solusinya aapa?, kalau di undangan di tulis kasubdit di lingkungan .....Maka di nadine kudu satu satu ya inputnya

Pena ke7[30/4 15.49] pengawas perencanaan infrastruktur Migas : apa yg salah ya? apa file lampiran ke gedean/

Pena ke8[29/4 09.22] petugas surat hilir Migas : Assalamualaikum Pak Nurul.. mau tanya terkait tte, utk antar eselon 3 atau surat yg dittd eselon 3 sudah pakai tte blm ya? Tapi di nadine sudah bisa Pak.. ini contohnya DMON

Pena ke9[29/4 12.55] analis kebijakan Hilir Migas: skrg sama es 3, status di aku di es 3, usah bisa skrg

[27/4 20.01]  : saya kirim nodin via nadine...di status sudh di es 4, tapi di es 4 ga kebaca, g jadi..kak elvi klik nya surat..bukan nodin..pantes ga ktemu.., maaaf yaa..baru soalnya 🙏

Pena ke10[28/4 09.37] perancang Perundangan-Undangan : mas, gimana kalo sk djm? apa bisa tte?, tp klo tte hrs lewat nadine ya? ini sk tim kan banyak dan email2an antara sdmk dan sdmh aja..gak ada di nadine, Tp berarti hrs lewat nadine ya mas?

Pena ke11(24/4 20.45] petugas surat Hulu Migas : ini ada surat untuk ttd menteri pak, apa bisa dikirim lewat nadine untuk ttd elektronik nya, pak jungjungan mau input surat pak, berarti masih manual ya pak nurul?

Pena ke12[23/4 15.19] analis keselamatan Migas : Om ini di arsip surat keluar kok gaada file nya ya? Di nadine ku ga ana arsipe brarti. Harusnya di kita jg ada arsip, jadi bisa ditrace surat udh sampe mana🤭

Pena ke13[22/4 16.10] pengelola BMN: mau tanya terkait surat keluar di nadine, Saat mau kirim dokumen surat keluar kan ada 2 pilihan utk upload, di bagian surat dan lampiran.. jika saya terdapat lampiran dokumen yg jg membutuhkan tandatangan, maka saya lampirkan di bagian lampiran atau di surat nya ya?

Pena ke14[17/4 15.06] Sekretaris eselon 2: tp ini log in dari laptop dari hp pun sama, sudah di update terbaru, sudah bisa lagi

Optimis me pemanfaatan TIK pun semakin terlihat. Sebelumnya, persuratan hanya menjadi domain petugas surat, sekretaris, pengadministrasi umum, kini berkembang ke user sebenarnya. Hal itu ditunjukkan pena melalui gawaiku berasal dari pejabat administrator dan pejabat pengawas. Misalnya saja dari pena tersebut diatas dari administrator WK, pengawas informasi hukum, pengawas perencanaan infrastruktur Migas, pengawas penerimaan negara Migas. 

Pun tak lupa pena dari kelompok jabatan fungsional seperti statistik, analis kebijakan dan Perancang Peraturan Perundangan-Undangan. Juga pena kelompok staf pelaksana seperti analis penerimaan negara, analis keselamatan Migas, pengelola BMN

Akhirnya, babak baru persuratan KESDM telah berada pada jalur percepatan dalam kerangka mewujudkan elektronik government atau sistem pemerintahan berbasis elektronik 

Tantangan e surat

Jumat, 15 Mei 2020

Cluster jaringan internet yang menjadi jalur aplikasi naskah dinas bermasalah. Layanan Persuratan elektronik, terhenti sementara waktu. Sejak jam 10 pagi sampai dengan 18.30 WIB, aplikasi belum dapat diakses. Kehandalan sarana teknologi informasi komunikasi pun diuji. Berikut kutipan informasi terusan dari Pejabat Administrator urusan Umum Kepegawaian dan Organisasi pada Ditjen Migas 

[15/5 12.35] "Selamat siang kawan-kawan semua, seluruh aplikasi ESDM yang diletakkan di Data Center ESDM di gandul saat ini sedang mengalami gangguan (termasuk nadine), saat ini sedang ada proses penggantian switch dan tdk tahu kenapa clusternya nadine bermasalah karena network putus nyambung. Mohon sabar, ini ujian "

Tidak dipungkiri, kondisi Pandemi COVID 19 telah merubah dari kekhawatiran teknologi menjadi kebutuhan teknologi. Urusan komunikasi kedinasan atau persuratan merasa sangat terbantu dengan kehadiran aplikasi berbasis Internet. 

Seolah memasuki babak baru Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, aplikasi yang diberi nama NADINE telah banyak merubah wajah Birokrasi. Meski dibilang masih seumur jagung, NADINE patut mendapat apresiasi terkait inisiasi mempertahankan capaian kinerja sektor energi dan sumber daya mineral Indonesia. 

Berharap, otoritas teknologi informasi pada Kementerian cepat mengatasi kendala teknis penggantian Switch. Akhirnya, kita pun sampai pada penyikapan kebutuhan layanan surat berbasis elektronik dengan kesiapan mitigasi kendala teknik.