Arsip Wajib Lapor

Seluruh rekaman kegiatan instansi pemerintah merupakan arsip atau dokumen negara. Kenapa? Kertas atau media perekam kegiatan menjadi satu diantara bukti lainnya dalam mempertanggung jawabkan anggaran negara. Pun tatkala itu menjadi tugas rutin yang dalam pelaksanaan intitusi layanan publik berlabel "gratis". Kenapa? Logisnya, rutinitas kementerian dan lembaga berjalan sesuai dengan kebijakan penguasa Negara (kepala pemerintahan dan kepala Negara),yakni Presiden.

Hal tersebut di atas merupakan konsepsi atau definisi? Belum lengkap dalam otaku memaknai konsepsi dan definisi arsip negara, menyeruak agenda setting " Arsip wajib lapor". Hanya setahun setelah era keterbukaan informasi publik yang diusung pada tahun 2008, tersirat kewajiban kementerian dan lembaga negara sebagai penerbit arsip untuk melaporkan ke lembaga negara urusan Kearsipan.

Sampai disini, muncul pertanyaan dalam benaku? Kenapa Arsip negara yang melekat nilai pertanggungjawaban anggaran negara dan bukti eksistensi kementerian dan lembaga masih diwajibkan lapor?

Dari sudut kota Bandung Jawa Barat, Auditorium Badan Geologi KESDM. Pada tanggal 25-26 Januari 2021, Kepala Bagian Umum pada Ditjen Migas memimpin langsung forum pembahasan Arsip wajib lapor. Apa itu? Yakni pembahasan daftar Arsip dalam kategori terjaga.

Forum yang secara apik terjalin pertukaran pemahaman atas mitigasi pengamanan rekaman kegiatan negara melalui pengusahaan sumber daya alam Indonesia. Tak ayal, sejak ditetapkan persetujuan DPR RI bersama Pemerintah melalui UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, rekaman kegiatan pengelolaan sumber daya alam menjadi satu diantara tujuh klaster informasi terekam bernilai nasional.

Nilai informasi berskala nasional dan bakal warisan generasi penerus bangsa itulah yang kemudian dibungkus dengan nama "arsip terjaga" dan kelak akan menerima amanat perundang-undangan sebagai "arsip wajib lapor"

Setidak tidaknya telah dinormakan pula dalam Permen ESDM no.2/2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM, bahwa unit organisasi penerbit arsip terjaga kudu menginternalisasi mitigasi pengamanan rekaman kegiatan bernilai informasi skala nasional.

Forum yang diselenggarakan oleh Sekretariat Ditjen Migas selalu Unit Kearsipan dibawah komando Biro Umum pada Sekretariat Jenderal KESDM, merupakan kelanjutan dari forum diskusi yang telah terlaksana pada tahun 2021. Mendasarkan pada pengorganisasian kearsipan, makan klaster arsip terjaga yang masih berstatus arsip dinamis aktif (dipergunakan dalam pelaksanaan fungsi unit kerja) perlu dikembalikan pada fungsi penyusunan dan penerbit arsip.

Akhirnya, nalarku pun bergelut pada presisi melayani dan mengarahkan sampai pada dukungan manajemen. Secara norma, Sekretariat Jenderal lah yang ditagih atas kwajiban arsip lapor ke Lembaga Negara urusan Kearsipan. Namun demikian, Sekretariat Ditjen sebagai unit kearsipan dua yang memiliki peran langsung mengarahkan dan fasilitasi unit kerja penerbit arsip wajib lapor/klaster terjaga.

#mikirBundhet