Exit Meeting Pengawasan Kearsipan Internal

Senin, 27 Juni 2022. Konfirmasi pengisian formulir penilaian pengawasan kearsipan internal untuk objek pengawasan direktorat di lingkungan Ditjen Migas diselenggarakan di ruang rapat Pusat Penelitian dan Pengembangan EBTKE Gunung Sindur Bogor Jawa Barat.

Konfirmasi format dan penomoran Surat Edaran atau yang biasa di kenal dengan SE, Surat Tugas dengan Kode.Tug dan surat undangan dengan berkode.Und, mencuat seiring diskusi pemaparan tabulasi nilai sementara pengawasan yang rata rata bernilai Baik.

Forum pengawasan kearsipan diikuti oleh pegawai atau ASN untuk lima direktorat yakni Program, Hulu, Hilir, Teknik dan Infrastruktur Migas. Seluruhnya terdapat 26 unit pengolah (kelompok kerja) dimana backup platform zoom sebagai alternatif menjaga kuarom perwakilan unit kerja di lingkungan Ditjen Migas.

Lepas pembukaan, pemaparan terkait sampel kesalahan naskah dinas menunjukkan rendahnya efektivitas edukasi dan sosialisasi. Peserta yang seluruhnya sebagai petugas administrasi tidak berperan sebagai konseptor surat. Tak pelak pelaku penyusun naskah dinas yang notabene analis atau jabatan fungsional tertentu yang mendapat penugasan pimpinan tak terinfokan dengan apik.

Konseptor surat terlihat melakukan kesalahan yang sama seperti pemilihan jenis naskah dinas, kode klasifikasi, pengetikan tujuan surat saat penginputan konsep surat dinas ke aplikasi nadine. Hal tersebut memerlukan peran petugas sekretaris untuk mengkoreksi. Berikut ini merupakan poin poin rekomendasi tim pengawasan kearsipan internal yakni

1. Penentuan format naskah dinas saat pengetikan konsep ke MS word dan di simpan ke dalam format pdf, disesuaikan pula saat penginputan di aplikasi nadin

2. Jenis naskah dinas menentukan benar tidaknya penomoran Surat

3. Pengekitan hal Surat edaran pada Surat dinas keluar, menimbulkan persepsi orang untuk mempergunakan format Surat Edaran

4. Begitu pula hal Surat tugas atau penugasan inspektur Migas yang menjawab undangan Badan Usaha dapat dipersepsikan kebutuhan format Surat tugas (selama ini masih mempergunakan format Surat dinas)

5. Format Nota Dinas yang selama ini diterapkan untuk penuangan Surat Undangan perlu diubah sejak konseptor Surat.

6. Penginputan konsep Surat undangan pada aplikasi Surat nadine agar memilih jenis naskah undangan

7. Klasifikasi masalah dan tujuan surat dapat diperiksa kembali oleh sekretaris pimpinan sebelum proses tanda tangan elektronik

8. Klasifikasi arsip telah ditentukan melalui keputusan menteri ESDM nomor 167 tahun 2022 sesuai informasi isi Surat (bukan berdasarkan unit kerja penandatanganan

Aspek pengelolaan arsip yang menjadi obyek penilaian sebagaimana tersebut diatas merupakan sub aspek penciptaan arsip. Meski terdapat sampel kesalahan dalam penciptaan atau penyusunan naskah, nilai yang diberikan oleh tim pengawasan rata rata nyaris 90 untuk seluruh direktorat. Artinya kurang lebih 10 persen memiliki kesalahan yang perlu perbaikan.

Nilai tersebut tentu memantik kembali Internalisasi sudut pandang naskah dinas sebagai komunikasi kedinasan sebagaimana Permen ESDM 2/2020 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan KESDM. Kesamaan persepsi dalam implementasi tata naskah dinas memerlukan ketelitian sejak tataran staf pelaksana.

Dari lima direktorat, Nilai Sangat Baik diraih oleh direktorat pembinaan usaha hulu migas. Satu pengungkit nilai di Direktorat tersebut ialah mulai meningkatnya kesadaran untuk menjaga siklus dokumen sampai dengan muara kearsipan yakni Sekretariat Ditjen cq. Bagian Umum. Di triwulan pertama, satu kelompok kerja telah menandatangani berita acara pemindahan arsip inaktif.

Pengelolaan arsip secara fisik diharapkan berpindah sejak ruang kerja ke ruang arsip sampai nantinya ke gedung pusat arsip KESDM. Terlebih nantinya untuk arsip bernilai sumber daya alam berpotensi menjadi memori kolektif kebangsaan.

Peningkatan nilai pengawasan kearsipan internal dapat dilakukan pada sub aspek pemeliharaan arsip. Aspek tersebut seperti pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas sampai nantinya berpengaruh pada tingkat kerapihan di ruang kerja pada tiap kelompok kerja. Pun menjadi pijakan dalam peningkatan dukungan administrasi bagi unit kerja dengan adanya daftar informasi yang terolah secara tematik.

Akhirnya, forum kearsipan Ditjen Migas pada hari ini mengulik helikopter view penerapan standarisasi pengelolaan arsip. Ketersediaan rekaman kegiatan perlu aksi nyata dari unsur ketatausahaan. Selain memastikan dokumen negara terkelola dengan baik, nilai informasi terekam pada institusi pemerintahan perlu desiminisasi dan konservasi sampai di abad generasi berikutnya.