Kearsipan Digital

"Tinjaulah kebijakan kearsipan dengan perspektif digital" Kalimat yang melekat dalam memori otaku setelah mengikuti pemaparan kebijakan kearsipan digital oleh Direktur Kearsipan Pusat ANRI, Pak Imam Mulyantono. Bisa jadi pemahamanku akan berbeda dengan arsiparis lain yang mengikuti forum peningkatan kompetensi sumber daya kearsipan Kementerian ESDM.

Selasa, 26 Juli 2022 bertempat di Gedung Pusat Arsip Ponji Tangsel adalah ceritaku dalam komunitas kearsipan Kementerian ESDM. Komitmen pada kearsipan terus ditunjukkan oleh Kepala Biro Umum selaku pembina arsiparis dengan menyelenggarakan Forum Komunikasi pejabat Fungsional Arsiparis. Pun misalnya cerita sosialisasi arsiparis yang digawangi Biro Kepegawaian Dan Organisasi pada tahun 2014 (delapan tahun yang lalu) baca 👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2014/04/cerita-dari-sosialisasi-jabatan.html?m=1

"Narasumber yang kemaren, cukup bagus" Kata pak Sabdo, arsiparis madya pada waktu rehat siang. Ya..menarik kiranya untuk menelisik satu dari berbagai pendekatan memahami arsip sebagai entitas. Bisa jadi pendekatan tersebut akan memudahkan agar arsiparis mempunyai perspektif digital.

Dulu, ada pendekatan kontek-konten-struktur dalam memaknai arsip. Pendekatan tersebut terafirmasi dengan memahami arsip sebagai entitas terkecil pembentuk fakta yang memintal peristiwa. 

Suatu peristiwa sebagai gambaran fakta, berisikan data, informasi, dan dokumen yang terbentuk dari arsip. Untuk itu, arsip menjadi entitas terkecil dari fakta. Arsip yang apa? Tentu arsip yang utuh, terpercaya, autentik, dan dapat digunakan. 

Bisa jadi kita tidak sependapat, karena selama ini yang menyelubungi pemahaman arsiparis bahwa arsip bukan saja dokumen. Arsip bisa berupa gedung, pelaku sejarah, naskah, dan format lainnya. Trus nalar kita diajak bingung, karena selama ini secara umum nalar kita akan mengatakan dokumen itu ya arsip atau sebaliknya arsip itu ya dokumen. 

Akhirnya, kebijakan kearsipan digital sesuai judul ceramah dari narasumber yang berasal dari Direktorat Kearsipan Pusat pada Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI itu berhasil menyibak nalar transformasi digital. 

Bukankankah jelas dengan pembagian aplikasi Umum dengan Srikandi dan khusus sesuai substansi sektor urusan pemerintahan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Presiden tentang SPBE yang diluncurkan pada tahun 2018. Kenapa perlu meninjau kembali konstruksi berfikir digital???. Baca 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/10/22/aubkd-e-arsip-terintegrasi/

#bingungKokAjakAjak #angelAngel

"Membingkai Kembali Profesi Kearsipan"

"kiprah arsiparis perlu disuarakan sehingga dapat menyentuh dukungan peningkatan kinerja sektor energi" Tutur Bu Upik Jamil, Karo Umum sekaligus sebagai Pejabat Tinggi Pratama Kearsipan Kementerian ESDM. Pidato pembukaan sekaligus suntikan motivasi kepada arsiparis, seolah medesak nalar ke dalam pendekatan komunitas.

Jumat, 22 Juli 2022. Lebih dari seratus insan Arsip ESDM berada di Auditorium Balai Pengujian Teknologi Mineral dan Batubara Bandung. "Seratus lima puluh orang yang mengkonfirmasi undangan Biro Umum", kata petugas penjaga absensi. Komunitas arsiparis energi beranjangsana dalam membingkai kembali profesi kearsipan Kementerian ESDM.

Derap kearsipan ESDM pun terkonfirmasi dengan kehadiran langsung Jabatan Pimpinan Tinggi yakni Ibu Karo Umum dan Pak Karo Ortala. Kehadiran JPT Pratama tersebut adalah bukti laik akreditasi Istimewa atau AA yang berlaku enam tahun sejak tahun 2022. Status Akreditasi yang diraih KESDM dari Arsip Nasional RI, buah komitmen pimpinan akan keberadaan arsiparis di Kementerian teknis.

Forum yang bertajuk reframing sumber daya kearsipan yang diusung unit kearsipan tingkat 1 di kementerian menargetkan kemeriahan nuansa penjaga memori kolektif sumber daya mineral termasuk didalamnya migas, batubara, tenaga listrik, panas bumi, biomassa, sampai konservasi energi. Penjaga memori kolektof organisasi negara dari pelaksanaan fungsi pemerintahan dalam mengawal pembangunan sektor energi dan sumber daya mineral.

106 orang dari kebutuhan 169 PNS di KESDM telah duduk dalam jabatan fungsional arsiparis sebagai basis potensi sumber daya kearsipan. Tambahan lain berasal dari petugas arsip melalui penugasan pimpinan yang notabene sebagai pengadministrasi umum, pengentri data, dan sekretaris pimpinan.

"Segera hidupkan forum komunikasi para arsiparis" Tegas karo Umum. "Membingkai kembali (reframing) sumber daya manusia kearsipan, bukan saja krn akreditasi bagus dan penghargaan Pengawasan, namun perlu muncul output nyata dalam menjaga memori kolektif bangsa, tambah Bu Upik.

Sebagai motor penggerak kearsipan, Kepala Biro Umum memiliki harapan yang realistis atas keberadaan arsiparis. Informasi tematik seperti potensi minyak pertama kali dimana? Mineral dan batubara pertama, emas pertama di Indonesia. Geologi kita banyak sekali yang dapat di naikan sebagai memori kolektif bangsa Indonesia seperti ciletu dapat menghiasi gedung Pusat Arsip KESDM di Pondok Ranji Ciputat, Banten.

Bagian Tata Usaha di Direktorat

Berapa harga atau Job Prize Kepala Sub Bagian Tata Usaha kemudian di tulisan ini kita singkat menjadi "TU". Seberapa banyak beban kerja nya? Berbagai pertimbangan organisasi dipergunakan untuk menjustifikasi pengajuan ke KemenPAN dan RB untuk dapat ditempatkan di unit bentuk Biro dan Direktorat.

Kita ketahui bersama bahwa SOTK Kementerian ESDM versi 2021 setidaknya telah menempatkan tiga kasubag TU diantaranya TU Menteri, TU Sekjen, dan TU Staf Ahli. Gelombang aspirasi akan suntikan dukungan administrasi dan manajemen pimpinan melalui pendekatan organisasi termuat dengan pengusulan jabatan Kasubag Tata Usaha.

Hal tersebut diatas menjadi sekelumit isi diskusi yang digawangi Biro Ortala KESDM. Pro dan kontra akan agenda setting tersebut pun muncul bukan saja dari insan ketatausahaan. Para punggawa ortala di kesekjenan dan unit organisasi utama pun begitu cair untuk mendalami dan mengelaborasi.

Dari sudut kota Bandung, 20 Juli 2022 aku pun mengutarakan pendapat dalam forum dengan menyambut suka cita akan agenda setting adanya pengusulan jabatan TU di Direktorat. Menurutku, kondisi eksisting dimana dukungan dari sekretaris pimpinan yang notabene non PNS di ruang sekretariat pimpinan membutuhkan penguat posisi secara organisasi.

Aku pun menambahkan bahwa keberadaan jabatan TU di Sekretariat Pimpinan pada direktorat dapat menjadi tool mitigasi atau pengendalian resiko internal. Sebagai contoh terkait kearsipan dimana nuansa ketatnya kaidah masih menjadi ciri penyelamatan dokumen negara.

Pada setiap harinya, pengawasan (verifikasi) surat yang masuk ke Direktorat Jenderal tak lepas dari ratusan surat. Dokumentasi persuratan menjadi hal mendasar agar rekaman kegiatan dapat tersaji puluhan tahun mendatang. Tentu yang lebih mendesak adalah follow up atau tindak lanjut surat demi dukungan peningkatan kinerja unit organisasi. 

Sesditjen Migas KESDM

Lantai 6, Ibnu Sutowo. "Kita tidak pernah berpisah, karena hanya pindah tugas dalam mengawasi migas" Kata setyorini, Sesditjen Migas perempuan pertama dalam sejarahnya. Disaksikan pak Ismu, Direktur Program Migas (DMB), bu Rini menyampaikan bahwa kedatangan pak Ali pada tahun 2016, seperti Pahlawan. Krn saat itu nersamaan penugasan di argas dan lain lain, dg kehadiran pak Ali, sangat blessing. Pak Ali membawa Infrastruktur Migas, pungkasnya.

Selalu penerus Jabatan Pimpinan Tinggi Urusan Dukungan Manajemen Direktorat Jenderal, kalimat yang terucap "Sosok yang membekas adalah pejabat yang rajin, teladan bagi bawahan, sebagai kolega Migas sebagai Irat IV dalam melayani teman teman direktorat, menyiratkan berbagai harapan dan penghargaan.

Terlebih ditambah dengan kalimat "Alhamdulillah, sepeninggal pak Ali, jalan Sesditjen Migas lancar. Atas nama keluarga besar migas, meminta maaf jika ada kesalahan dan terimakasih"

Di akhir sambutan, pantun pun mencairkan suasana perpisahan Bapak Alimuddin Baso. "Ikan dicuci biar agar tidak amis, dimakannya pake sambal terasi, wahai pak ali yang manis, jangan lupakan di sini"

Lepas ucapan dari penerusnya, Pak Ali pun menyampaikan ke forum. "Saya ke Migas, juga bukan disengaja... Kesempatan banyak belajar di Migas, dimana Migas bisa dibilang unit paling senior. Pengalaman di Migas memberikan perspektif lebih banyak. Penugasan kementerian baik sebagai Sesditjen dan sebelumnya direktur infrastruktur adalah melayani orang, bangun respek dan kolaborasi.

Beliau pun berpesan terkait resiko, dimana pengendalian dan batasan keinginan pribadi akan meminimalisir dan meringankan. Mengemban Nama Migas yang terlalu besar, perlu presisi yang tepat dimana Direktorat Jenderal hanya satu entitas saja. Bangunan komunikasi diperlukan agar lebih siap.

Lanjut bercerita bahwa 11 April 2022 keluar Migas agak jetlek. Di Irat lebih banyak tidur. Ternyata Tuhan memberikan irama hidup. Dan percaya respon hidup dengan bersyukur, akan menyuntikkan keseimbangan dan kekuatan. Kesan selama memimpin Sekretariat Direktorat Jenderal, teman teman telah lebih memahami resiko dg share ke direktorat.

Akhirnya, perpisahan pak Ali meninggal pelajaran mendalam buatku. Terlebih tiga kali beliau secara langsung membuka acara tata usaha. Acara yang dalam sepuluh tahun terakhir tak mampu disentuh oleh JPT Pratama. 

Idul Adha Mushola VTB

Ustad Suhailid, Imam dan Khotib Iedul Adha di VTB mengisahkan kembali kebijaksanaan Nabi Ibrahim kepada anaknya Nabi Ismail pada hari Ahad 10 Juli 2022. Diskusi antara bapak dan anak si mata wayang dari Siti Hajar itu menjadi rangkaian pengingat muslim di seluruh dunia atas perintah berkurban.

Ceramah sholat Ied yang kudengarkan bersanding Dipta, anak lelakiku. Dari ceramah itu, aku mencoba belajar kembali dengan menguntai kata demi kata. Begitu pula mengelus dada karena merasa menjadi bapak yang harus terus berdiskusi dengan anak.

Kumandang takbir, tahlil, dan tahmid mengiringi berkumpulnya warga VTB dari lapangan VTB. Aku yang turut persiapan tempat dengan menggelar karpet dan terpal sebagai alas para jamaah sholat Iedul Adha, setelah sholat Subuh bersiap pukul 6.20 WIB untuk menyambangi bersama anak anak.

Tak kurang dari seratus kepala ✋👨☝menjadi peserta sholat tahunan dzulhijah. Meski konsentrasi masa harus terpecah karena perbedaan pendapat penentuan tanggal 1 Dzulhijah, namun lebih dari separo keterisian kapasitas lapangan VTB.

Lepas sholat Ied, enam ekor kambing 🐐, dari warga mengisi tata cara pelaksanaan doktrin berkurban. Tukang Jagal internal yang fasih di empat tahun terakhir ,menjadi andalan terselesaikan penyembelihan hewan kurban. Tujuh pulih kantong dengan setengah kilo daging ditambah tulang dan jeroan terdistribusi sampai ke petugas security. 

Akhirnya, Qurban di tahun 2022 bersamaan wabah penyakit sapi berjuluk PMK telah mengasah pintalan peradaban dunia. Bukan karena perspektif mudharat, nyatanya diperlukan ke'tengilan' untuk terus menjunjung nilai pengorbanan. 

Sinergitas Arsiparis dan Pengelola BMN

Arsip Vital bukti kepemilikan Asset Kementerian ESDM

"Monitoring kesiapan pendokumentasian Arsip Vital bukti kepemilikan Asset Kementerian ESDM merupakan inisiasi menuju pengakuan Memori Kolektif Bangsa (MKB) Sektor Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM)" Tutur Karo Umum, Ibu Upik Jamil. Hal tersebut disampaikan beliau saat pengarahan kepada para arsiparis yang hadir offline di Auditorium BPPTKG Yogyakarta pada 2 Juli 2022.

"Sumbangkan Inovasi kearsipan, tidak terlena dengan tugas rutin dan mengedepankan hal yang prinsip" tutur JPT Kearsipan Kementerian ESDM. Setelah Fungsional bidang keuangan negara, arsiparis memiliki lingkungan strategis untuk berkontribusi dalam tata kelola pemerintahan yang baik khususnya mengawal kebijakan penyediaan energi, tambahnya.

Minyak dan Gas Bumi, Listrik, Mineral dan Batubara serta panas bumi merajut peradaban manusia dan meninggalkan memori kolektif bangsa sektor energi. Mesra dalam telinga jargon "Arsip Hilang, Asset Melayang" menemui realitas sinergitas fungsional arsiparis dan pengelola Barang Milik Negara. Arsip Negara dan Asset Negara diantara labirin menuju pengakuan Memori Kolektif Bangsa Sektor Energi.

Pada forum tersebut, Bapak Sumartono, Kapus PBMN KESDM hadir secara langsung. "terdapat tiga hal yakni administrasi, fisik, dan legal sebagai bukti kepemilikan BMN" Tutur JPT Pratama yang yang sebelumnya berdinas di Kementerian Keuangan.

Bahkan penuturan pengalaman beliau, dokumen penetapan status penggunaan BMN dan berkas pembayaran seperti kuitansi pembayaran pun dapat memenangkan legalitas dikala persidangan melawan pihak tanpa bukti kepemilikan yang syah.

Arsip bukti kepemilikan tanah BMN antara lain sertifikat, letter C, akta jual beli, akta pelepasan hak. Adalah kewenangan DJKN Kementerian Keuangan dalam penyimpanannya. Namun demikian pelaksanaan secara teknis ialah agar disimpan oleh masing masing Kementerian, dan secara berjenjang ke masing masing unit organisasi.

Berita Negara RI Tahun 2015 Nomor 1837, PMK Nomor 218 tentang Tata Cara Penyimpanan Dokumen Kepemilikan BMN menjadi aturan pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 27 tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.

Pada sesi waktu pemaparan oleh arsiparis, pedoman perlindungan pengamanan dan penyelamatan dokumen arsip vital Negara masih menunjukkan kebijakan di tahun 2005. Padahal kita tahu bahwa pola kearsipan terbarui pada tahun 2009 dengan adanya UU RI tentang Kearsipan.

Undang Undang RI bernomor 43 tersebut menyebutkan bahwa prasarat dasar operasional, tak terbarukan serta tergantikan menjadi prasarat/batasan arsip vital. Sontak ditengah pemaparan kriteria dan jenis arsip vital versi 2005 terjadi interupsi pimpinan rapat untuk lebih mendapat kejelasan dalam penyelaman kriteria vital yang terkesan masih terlalu luas.

Baca juga 👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/04/program-arsip-vital.html?m=1&zx=51170164894e1270

Pada sesi diskusi, penulis sebagai peserta wakil Direktorat Jenderal Migas menyampaikan terkait sebagai tindak lanjut program Arsip vital. Kebutuhan unit organisasi ialah tempat penyimpanan yang memenuhi standar keamanan dan perlindungan arsip yang krusial atas keberadaan sektor ESDM. Gedung, ruangan, brankas menjadi faktor penting penjagaan ancaman kehilangan dan kerugian akibat hilangnya Arsip vital.

Dinamika renovasi ruang kerja n, perpindahan, perubahan organisasi, mutasi dan rotasi membersamai eksistensi arsip vital. Arsip bukan saja daftar, melainkan fisik kertas dan hasil alih media yang masih terkait erat dengan media. Program identifikasi Arsip vital dengan keluaran daftar Arsip vital pun memerlukan penilaian secara periodik atau rekonsiliasi data antara arsiparis dan pengelola BMN.

"Kegelapan di muara rekaman kegiatan institusi" menjadi ungkapan untuk petugas penyimpanan Arsip tanpa sinergitas petugas pengelola BMN. Proses bisnis BMN seperti pemindahan tanganan, hibah, penyertaan modal pemerintah menjadi penting untuk mengupdate penyimpanan arsip.

Akhirnya, untuk mencegah kemungkinan penyalahgunaan, kehilangan, kemusnahan, dan kerusakan arsip kepemilikan asset, diperlukan sinergitas arsiparis dan pengelola barang Milik Negara. Hasil pertemuan dua JPT urusan kearsipan dan BMN di Yogyakarta memperlihatkan komitmen pihak manajemen untuk menelorkan aturan pelaksanaan teknis yang menjadi afirmasi program arsip vital.

Bukan saja proses identifikasi, namun faktanya hasil identifikasi dan pendataan memerlukan penilaian dengan rekonsiliasi data arsip untuk menjamin nilai administrasi, legal dan fisik yang terbukti.