Bukan hanya tentang Arsip

Jesica mendapatkan tugas menata Arsip perseorangan pegawai Ditjen Migas. Desi mengkonsep denah ruang penyimpanan arsip di Gedung Ibnu Sutowo. Widya melakukan pengolahan data sebanyak 457 nomor berkas hukum berkode HK. Azra memulai melakukan deskrepsi Arsip Hukum dengan menginput data mempergunakan aplikasi Arsip digital.

Praktek Kerja Lapangan para mahasiswa Diploma IV Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi di lantai empat Gedung Ibnu Sutowo menambah kemeriahan ruang peristirahatan rekaman kegiatan Ditjen Migas. Pun dengan kehadiran pegawai yang menelusuri bukti pertanggungjawaban keuangan untuk tahun anggaran 2020 dan 2021 untuk kebutuhan data audit internal.

Penampakan ruang Arsip yang meriah itu menjadi bukti memgawal tujuan ketersediaan Arsip yang terkuat dalam Undang Undang dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tentang kearsipan. Ratusan ribu berkas inaktif dan tiga belas ribu boks Arsip koleksi unit kearsipan Ditjen Migas.

Realitas pekerja Arsip di instansi pemerintah harus bergelut dan berkompetisi dengan jabatan lain dalam rumpun manajemen organisasi birokrasi. Mahasiswa diajak melek bukan sekedar teknis pengelolan arsip saja namun terkait dengan unsur manajemen yang lain seperti pemanfaatan sumber daya di birokrasi demi pencerahan informasi yang terekam di dalam arsip negara.

Sampai disini nalarku teringat pada penentuan tujuan bekerja di bidang kearsipan. Selain demi mengawal konstitusi (landasan Undang Undang-undang Republik Indonesia) seperti diantaranya dalam menjamin ketersediaan arsip untuk organisasi melalui penggunaan oleh pegawai dan pejabat yang membutuhkan referensi, bahan bacaan, bukti pertanggungjawaban kerja, maka perlu mengetahui tujuan kearsipan sesuai peran tugas organisasi yang menyatu dalam manajemen birokrasi. 

Tentu terkait dengan penyelenggaraan pemerintahan yang efektif, efisien, transparan, akuntabel. Akhirnya melalui core value Aparatur Sipil Negara (ASN) : Berorientasi pada Pelayanan, Akuntabel, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaborasi, pekerjaan kearsipan berderu demi memberikan dukungan manajemen organisasi birokrasi pemerintahan. 

Mahasiswa PARI UGM

Jesica, Azra, Widya, Desi, dan Elen, Mahasiswa Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta pada Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi (PARI) melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Unit Kearsipan Tingkat II Direktorat Jenderal Migas. Mereka menjalani pengenalan habitat pekerjaan kearsipan yang berada di Gedung Ibnu Sutowo Jalan HR Rasuna Said Kav B5 Jakarta Selatan. 

Pekan pertama, mahasiswa menerim pengenalan aktivitas penataan arsip keuangan pada seri Belanja Negara. Selain itu mengenali Proses digitasi dari arsip kertas ke format Pdf. Pengelolaan kearsipan di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mengacu pada Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. 

Evaluasi terhadap para mahasiswa tersebut dilaksanakan dengan penugasan penyusunan laporan. Mahasiswa PKL diharapkan mampu mendeskripsikan pekerjaan dan dapat memberi masukan atas praktek kearsipan di unit kearsipan.

Masukan dari mentor PKL adalah menambahkan pada laporan terkait kedudukan organisasi Ditjen Migas sebagai bagian dari entitas industri Migas Nasional. Terdapat entitas organisasi yang mewakili negara dalam pengelolaan sumber daya alam fosil Migas. Pengenalan organisasi mengantarkan mahasiswa PKL memahami konsepsi Organisasi Kearsipan yang terdiri dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah. 

Selain itu, pemahaman organisasi Ditjen Migas akan mengantarkan wawasan mahasiswa atas kedudukan atau fungsi kearsipan di instansi pemerintahan. Fungsi kearsipan yang tidak tertulis pada struktur dan organisasi tata kerja (SOTK) dilekatkan pada fungsi "tata usaha" Atau "umum". Berada pada lini Unit kerja Sekretariat Direktorat Jenderal yang memberikan dukungan manajemen teknis untuk organisasi Ditjen Migas. 

Pekan kedua, mahasiswa PKL menerima pengenalan aktivitas Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif. Langkah langkah teknis aktivitas tersebut dipresentasikan dihadapan mentor untuk membekali para mahasiswa saat terjun langsung menangani penataan Arsip inaktif secara teratur. Pengenalan aktivitas penyimpanan secara offstorage dan onstorage menjadi bahan untuk laporan ketiga setelah pendalaman kebijakan organisasi tentang kearsipan di lingkungan Ditjen Migas. 

Memasuki pekan keempat PKL di Unit Kearsipan, mahasiswa mendapatkan arahan agar lebih teliti dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan langkah langkah teknis kearsipan di Ditjen Migas. Tantangan kepada Mahasiswa DIV PARI sebagai embrio calon arsiparis tingkat keahlian adalah bagaimana mengkritisi sistem dan menjawab tantangan dunia industri informasi berbasis Arsip negara. 

Memori Jargas di Pusat Arsip KESDM

Memori kolektif energi⚡, cq. gas untuk rumah tangga bisa dilihat dengan program pemerintah tentang konversi minyak tanah ke gas Lpg 3 Kg sejak tahun 2007. Direktorat Jenderal Migas sebagai satu diantara entitas kemigasan Indonesia terus mengawal program diversivifikasi energi. Pengaturan komoditas untuk hajat hidup orang banyak pun diintervensi dengan APBN demi mendekatkan prinsip keadilan untuk seluruh rakyat Indonesia.

Sambungan Gas Rumah Tangga yang diawali dari konsep City Gas melalui APBN yang kemudian banyak dikenal dengan istilah "Jargas", menjadi inisiasi pembangunan infrastruktur migas. Munculnya periodesasi Jargas APBN sejak 2008 yang melengkapi kegiatan Perusahaan Gas Negara dalam penyediaan sumber energi gas untuk rumah tangga di tahun tahun sebelumnya.

Rekaman informasi tentang konversi, diversifikasi atau penganekaan usaha untuk menghindari ketergantungan terkategori arsip permanen yang harus mengendap ke Pusat Arsip Kementerian Emergi dan Sumber Daya Mineral. Untuk itu Tim Arsip Ditjen Migas melalui rekomendasi Sesditjen Migas dan Biro Umum telah berhasil memindahkan fisik kertas arsip sebagai media rekaman memori kolektif energi.

Otoritas penyimpanan di Gedung Pusat Arsip yang beralamat di Tangerang Selatan, melalui surat tertanggal 1 September 2020 dengan mendasarkan pada Keputusan Menteri ESDM nomor 187 tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Kementerian ESDM, memfasilitasi penyimpanan memori kolektif energi dan sumber daya mineral.

Endapan informasi perencanaan pipanisasi atau Feed dan DEDC yang berlokasi di Bekasi, Depok, Medan, Palembang, Semarang, Surabaya, bermula pada tahun 2008. Setahun berikutnya setelah ada dokumen perencanaan yakni FEED dan DEDC atau Feasibility Studi dan dokumen UKK dan UPL untuk jaringan atau instalasi pipa dibawah 100 KM berproses kontruksi. Kota Palembang diantaranya berada di siring agung dan lorok pakjo. Untuk Kota Depok diantarnya di kelurahan Beji Timur, Kota Bekasi diantara ada di Kelurahan Bojong Rawalumbu dan seterusnya.

Hal - hal tersebut diatas menjadi pengantar tulisan kegiatan pemindahan arsip dari Unit Kearsipan Tingkat II Ditjen Migas ke Pusat Arsip KESDM dibawah naungan Unit Kearsipan Tingkat I Sekretariat Jenderal KESDM. Secara total sejak beberapa tahun lalu, pemindahan arsip dengan tema Jargas mencapai 788 boks dengan 1.494 nomor arsip.

Kurun waktu arsip jargas yang telah berhasil diendapkan di Pusat Arsip KESDM adalah 2008 sampai dengan 2012 dan sebagian tahun 2013 dan 2014. Sampai disini perlu diberikan catatan bahwa terdapat penugasan pertamina dan PGN dalam program jargas APBN. Setidaknya Untuk tahun 2015 sampai dengan 2021. Untuk itu perlu penelusuran dan penarikan arsip dari entitas kemigasan lainnya sehingga dapat menjamin kelengkapan memori kolektif energi cq. Gas Bumi.